آشنایی با بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری

امروزه در بسیاری از مشاغل، چه کوچک و چه بزرگ، ممکن است با چالش‌ های متعددی همچون مدیریت لیست حقوق و دستمزد، افزایش بهره‌ وری منابع و کاهش هزینه‌ های جانبی مواجه شوید. در چنین شرایطی، یکی از بهترین راهکارها برای حل این مشکلات، استفاده از نرم ‌افزارهای اتوماسیون اداری است. این نرم ‌افزارها با قابلیت‌ ها و امکانات بی ‌نظیری که ارائه می ‌دهند، می‌ توانند به افزایش بهره‌وری و سرعت بخشیدن به فرایند های کسب‌ و کار و سازمان شما کمک کنند.

با توجه به تنوع بالای نرم ‌افزارهای اتوماسیون اداری، انتخاب بهترین گزینه ممکن است چالش‌ برانگیز باشد. بنابراین، در این مطلب به بررسی بهترین نرم ‌افزارهای اتوماسیون اداری می‌پردازیم تا بتوانید با اطمینان، مناسب ‌ترین نرم ‌افزار را برای کسب ‌و کار خود انتخاب و خریداری کنید.

بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری ایرانی

نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر

یکی از بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری، نرم افزار اتوماسیون فراگستر است که ساخت ایران بوده و با توجه به محیط کاربری دوستانه و ساده و همچنین دارا بودن سطح بالای امنیت، توانسته است عنوان بهترین شرکت پیشرو در زمینه طراحی و تولید نرم افزار اتوماسیون اداری را از آن خود کند. نرم افزار اتوماسیون فراگستر، با برخورداری از ویژگی ها و قابلیت های منحصر به فردی همچون مدیریت ارتباطات، مدیریت اسناد، مدیریت فرآیند و همچنین انجام انواع مکاتبات اداری و دبیرخانه به خوبی و در بهترین شکل ممکن، این قابلیت را دارد تا فرآیند های سازمانی را مدیریت نماید. از دیگر ویژگی های نرم افزار فراگستر، می توان به زیر سیستم ها و ابزارهای مختلف آن اشاره کرد که این امکان را به سازمان های مختلف می دهد تا بتوانند با توجه به نیاز خود، آن ها را انتخاب و مورد استفاده قرار دهند.

نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه سافت

از دیگر نرم افزارهایی که توانسته است عنوان بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری را از آن خود کند، می توان به نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه سافت اشاره کرد که استفاده از آن، سبب افزایش سرعت و دقت و همچنین به میزان زیادی صرفه جویی در زمان کارمندان می شود. این نرم افزار نیز دارای ویژگی هایی نظیر نرم افزار تحت وب، قابلیت جستجوی پیشرفته گزارش های مختلف، کارتابل الکترونیک اتوماسیون اداری است. همچنین با خرید این نرم افزار اتوماسیون اداری با قیمتی ارزان، می توانید از خدمات پشتیبانی کامل نیز بهره مند شوید.

نرم افزار اتوماسیون اداری چارگون

یکی دیگر از نرم افزارهای اتوماسیون اداری که با تجربه ای حدود دو دهه، امروزه توانسته است نظر افراد بسیاری را به خود جذب کند، نرم افزار چارگون می باشد. از این نرم افزار نیز می توان در حوزه های مختلفی مانند منابع انسانی، منابع مالی، لجستیک و اتوماسیون اداری و… مورد استفاده قرار می گیرد. نرم افزار اتوماسیون چارگون، دارای کارتابلی تحت وب است که همچون دستیاری الکرونیکی مدیران و پرسنل سازمان های گوناگون آن را برای انجام امور مختلفی نظیر گردش مکاتبات سازمانی و انجام امور سازمانی، انجام امور سازمانی پرسنل، مکاتبات رسمی با شرکت های بیرونی و… مورد استفاده قرار می دهند. از دیگر ویژگی های حائز اهمیت این نرم افزار اتوماسیون اداری، می توان به انعطاف پذیری و مقیاس پذیری آن با دیگر سازمان ها نیز اشاره کرد.

نرم افزار اتوماسیون اداری همکاران سیستم

همکاران سیستم، نرم افزار اتوماسیون اداری مبتنی بر وب است که فعالیت خود را در سال 1366 شروع کرده است. این نرم افزار، با کمک فناوری Java EE سرعت بالا، امنیت کامل، کاربری ساده و آسان و… از جمله ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری همکاران سیستم است. همچنین این نرم افزار در سازمان ها، برای حوزه های مختلف همچون انجام مکاتبات اداری، مدیریت فرآیند های سازمانی و… مورد استفاده قرارمی گیرد. نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب همکاران سیستم از کاربری بسیار آسانی برخوردار بوده و همچنین در حین کار می توانید کار خود را با سرعت و امنیت بالا انجام دهید.

سیستم اتوماسیون اداری پیوست

سیستم اتوماسیون اداری پیوست، از دیگر نرم افزارهای اتوماسیون اداری که با تجربه ای نزدیک به سه دهه است که مجموعه ‌ای جامع از نرم ‌افزارهای اتوماسیون را برای پوشش دادن به جنبه‌ های مختلف عملیات سازمانی طراحی و توسعه داده است. نرم ‌افزار اتوماسیون اداری پیوست، با بهره‌گیری از یک کارتابل تحت وب، به عنوان یک دستیار الکترونیکی قابل اعتماد، مدیران و کارکنان سازمان را در انجام اموری مانند مکاتبات رسمی با شرکت ‌های بیرونی، گردش مکاتبات داخلی و مدیریت وظایف سازمانی یاری می ‌دهد. از ویژگی‌ های برجسته این نرم ‌افزار می‌توان به مقیاس ‌پذیری و انعطاف ‌پذیری آن اشاره کرد که به خوبی با نیاز های متنوع سازمان ‌ها سازگار می ‌شود.

بهترین نرم افزار های اتوماسیون اداری خارجی

در بین انواع نرم افزارها که توانسته اند عنوان بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را از آن خود کنند، نرم افزارهای دیگری هستند که ساخت کشور های مختلف بوده و با دارا بودن قابلیت های ویژه بسیاری نظیر زیر سیستم های کاربردی، کارایی بالا، کاربری آسان و راحت و… مورد توجه سازمان ها و موسسات مختلف قرار گرفته اند. در ادامه نیز به معرفی برخی از بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری خارجی می پردازیم:

نرم افزار اتوماسیون اداری zapier

Zapier، یکی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری است که از آن می توان برای ایجاد ارتباط بین چندین نرم افزار مختلف و همچنین همگام سازی دادها در نرم افزار ها و برخی از سیستم های متصل به هم استفاده کرد. این سیستم از قابلیت های بسیاری برخوردار است که از مهم ترین آن ها می توان به مدیریت فرآیند ها و تعیین قوانین و قواعد اتوماسیون، ساخت زنجیره ای از فرآیند های مختلف، ایجاد فرآیند های خودکار و شخصی سازی شده، امکان طراحی فرم های الکتریکی مختلف و… اشاره کرد. همچنین شما با خرید این نرم افزار، این امکان را خواهید داشت تا بتوانید آن را به نرم افزارهای دیگری همچون Gmail، Slack، Google Calendar و غیره متصل نمائید.

نرم افزار اتوماسیون اداری Microsoft Power Automate

دومین نرم افزار اتوماسیون اداری که توانسته است با عملکرد بی نظیر خود و همچنین ایجاد ارتباط بین نرم افزارهای مختلف، عنوان بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را از آن خود کند، نرم افزار اتوماسیون اداری Microsoft Power Automate است. این نرم افزار، یک نرم افزار تخصصی است که توانایی اتصال و یکپارچگی با دیگر سیستم ها و سرویس های شرکت مایکروسافت را دارد و همین امر آن را به یک نرم افزار محبوب تبدیل کرده است. مدیریت مکاتبات با اتصال به سیستم outlook، مدیریت جلسات مختلف با اتصال به تقویم مایکروسافت، مدیریت فروش، خدمات مشتریان، مدیریت اطلاعات و داده ها با اتصال به سیستم onedrive و… از جمله کاربرد های نرم افزار Power Automate به شمار می روند.

نرم افزار اتوماسیون اداری Google Workspace

سامانه google workspace، نرم افزاری است که از آن به عنوان یک پلتفرم متمرکز و یکپارچه، دارای زیر سیستم های مختلفی است که کاربرد ها و قابلیت های متنوع و متفاوتی را دارا می باشند. این نرم افزار اتوماسیون اداری، سرویس های آنلاینی دارد که امکانات متنوع خود را به کاربران، سازمان ها و کسب و کارهای مختلف ارائه می دهد. از مهم ترین این امکانات و سرویس های اتوماسیون اداری google workspace می توان به مدیریت مکاتبات، مدیریت اطلاعات و ذخیره سازی، مدیریت جلسات و تقویم سازمانی، طراحی انواع فرم های الکتریکی مانند google forms و… اشاره کرد.

یکی از ویژگی های منحصر به فردی که افرادی که نرم افزار اتوماسیون اداری google workspace  را خریداری می کنند از آن برخوردار می شوند، آنلاین بودن است که این امکان را فراهم می سازد تا افرادی که به اینترنت دسترسی ندارند، بتوانند در هر زمان که می خواهند از آن استفاده کنند. لازم به ذکر است که این نرم افزار برای سازمان ها و کسب و کارهایی که می خواهند از سرویس های تحت وب و بر بستر سبکه های داخلی سازمان استفاده کنند، بهتر است که برای خرید اتوماسیون goolge workspace اقدام نکنند.

نرم افزار اتوماسیون اداری RicohDocs

یکی دیگر از نرم‌افزارهای اتوماسیون پرکاربرد، نرم ‌افزار اتوماسیون اداری RicohDocs است. این نرم ‌افزار در ابتدا برای مدیریت اسناد و مدارک سازمانی طراحی شد، اما با گذشت زمان، تمرکز خود را بر رقابت با سایر محصولات این حوزه و پاسخگویی به نیازهای مشتریان قرار داد. RicohDocs از امکانات متعددی برخوردار است که از جمله مهم ‌ترین آن‌ ها می‌ توان به مدیریت انواع اسناد سازمانی تا پایان تاریخ انقضا، یکپارچگی با نرم ‌افزارهای مجموعه MS Office، دسترسی به اتوماسیون از طریق نسخه موبایل، امکان کار گروهی روی اسناد و اشتراک‌گذاری آن ‌ها در هر لحظه اشاره کرد. به ‌طور کلی، با توجه به ویژگی ‌ها و قابلیت‌ های این نرم ‌افزار، RicohDocs انتخاب مناسبی برای سازمان ‌ها و شرکت‌ هایی است که با حجم بالای اسناد و نیازمندی ‌های اتوماسیون فرآیند های کسب ‌و کار مواجه هستند.

ویژگی های بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری

قبل از این که بتوانید بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را برای خود انتخاب کنید، بایستی با ویژگی هایی که سبب برتری آن ها نسبت به دیگر نرم افزارها می شود، آشنا شوید. در ادامه نیز مهم ترین ویژگی هایی که باید یک نرم افزار اتوماسیون اداری داشته باشد را معرفی می کنیم:

• نرم افزار اتوماسیون اداری که قصد خرید آن را دارید، بایستی توانایی مدیریت انواع وظایف دفتری همچون ارتباطات ایمیلی، برنامه ریزی زمانی، مدیریت اسناد و… را داشته باشد.
• از دیگر ویژگی هایی که باید این نرم افزار اتوماسیون اداری داشته باشد، رابط کاربری ساده و کاربر پسند است که این امکان را فراهم کند تا کاربر بتواند به راحتی به نرم افزار و اجزای مختلف آن بدون نیاز به آموزش دسترسی پیدا کند.
• نرم افزار اتوماسیون بایستی به خوبی ویژگی های امنیتی مانند کنترل دسترسی، به روز رسانی های منظم برای رفع مشکلات و آسیب پذیری ها، رمز نگاری داده ها، دسترسی پایدار به اطلاعات مهم ذخیره شده در نرم افزار و… را تضمین کند.
• تنظیم و شخصی‌سازی الگوها، جریان‌های کاری و تنظیمات براساس نیازها و خواسته‌های ویژه سازمان، منجر به بهبود سازگاری و افزایش انعطاف‌پذیری می‌شود.

سخن آخر

در پایان، انتخاب نرم ‌افزار اتوماسیون اداری مناسب می‌ تواند تأثیر چشمگیری بر کارایی و بهره‌ وری سازمان شما داشته باشد. با در نظر گرفتن نیازها و اهداف خاص کسب‌ و کار خود، می‌ توانید بهترین ابزار را برای مدیریت بهتر فرایندها، کاهش هزینه‌ ها و افزایش سرعت و دقت در انجام امور روزمره انتخاب کنید. نرم‌افزارهای معرفی‌شده در این مطلب، هرکدام با ویژگی ‌ها و قابلیت ‌های منحصر به‌ فرد خود، می ‌توانند شما را در مسیر دستیابی به این اهداف یاری کنند.