یکی از بهترین راهکارها برای سرعت بخشیدن به انجام دادن وظایف مربوط به دبیرخانه، استفاده از نرم افزار دبیرخانه است که با تکیه بر فناوری های کامپیوتری و خودکار سازی فرآیند ها سبب شده است تا نیاز به نیرو انسانی روز به روز کمتر و کمتر شود. در مقابل سازمان های مختلف با بهره گیری از نرم افزارهای دبیرخانه، می توانند از نیروهای انسانی خود در بخش های مختلف دیگر استفاده کرده و کارایی شرکت و سازمان خود را به میزان زیادی افزایش دهند.
امروزه، تعداد نرم افزار های دبیرخانه بیشتر و بیشتر شده است، بنابراین انتخاب یکی از بهترین نرم افزارهای دبیرخانه ممکن است به چالشی سخت تبدیل شود. از این رو، در ادامه این مطلب نیز قصد داریم تا به بررسی نکات مهم و همچنین برخی از بهترین نرم افزارهای دبیرخانه را معرفی کنیم تا بتوانید مناسب ترین نرم افزار دبیرخانه را به راحتی انتخاب و خریداری کنید.
نرم افزار دبیرخانه فراگستر
فراگستر، از بهترین نرم افزارهای دبیرخانه به شمار می رود که از قابلیت ها و وظایف بسیاری همچون ارسال و دریافت، شماره گذاری، ثبت و رهگیری مکاتبات اداری مختلف برخوردار است و می تواند آن ها را به صورت خودکار و دیجیتالی انجام داد. با انجام خودکار این وظایف، مدیریت امور دبیرخانه بسیار آسان تر می شود. علاوه بر آن، نرم افزار دبیرخانه فراگستر، نرم افزاری تحت وب است که می تواند فرآیند ثبت نامه های وارده و صادره و همچنین دیگر فرآیند های مرتبط با دبیرخانه را با سرعت بسیار بالایی انجام دهد. شما با خرید این نرم افزار دبیرخانه می توانید اسناد و مکاتبات خود را به راحتی بایگانی و طبقه بندی کنید.
همچنین با نرم افزار دبیرخانه فراگستر می توانید از امکاناتی نظیر فهرست نامه، ثبت انواع بسته ها، ثبت سریع نامه ها از روی فکس های دریافت شده، مجزاسازی آدرس پست الکترونیکی های تعریف شده برای سازمان به ازای دبیرخانه های مختلف، ثبت سریع نامه از روی ECE های دریافت شده و ارجاع و گردش آن ها در سطح سازمان، ارجاع خودکار نامه های صادره از کارتابل کاربران به فهرست توزیع و… بهره مند شوید.
نرم افزار دبیرخانه یگانه
نوعی دیگری از نرم افزارهای دبیرخانه، می توان به نرم افزار دبیرخانه یگانه سافت اشاره کرد که با دارا بودن قابلیت های مختلفی نظیر ثبت و بایگانی اسناد، جستجوی نامه های اداری و…، در بین سازمان ها به عنوان یکی از بهترین نرم افزارهای دبیرخانه معرفی شده است. رابط کاربری ساده و آسان این نرم افزار، این امکان را فراهم کرده است تا همه افراد بتوانند به راحتی با آن کار کنند. طراحی نرم افزار بر اساس قوانین و شرایط مکاتبات اداری در ایران، یکی از مزایای ویژه این نرم افزار نسبت به دیگر نرم افزارهای دبیرخانه است. علاوه بر آن، تحت وب بودن نرم افزار دبیرخانه یگانه، ارتباط با نرم افزار اداری تحت وب، ارتباط با سایر سیستم ها در سازمان، پیاده سازی به صورت هلدینگ، قابلیت تعیین سطوح سازمانی، مدیریت فکس و ایمیل، قابلیت پشتیبانی از پروتکل ECE، امکان پشتیبانی از کاربران زیاد، قابلیت تهیه گزارشات متنوع و… از دیگر امکانات این نرم افزار دبیرخانه به شمار می روند که در اختیار شما قرار می گیرند.
نرم افزار دبیرخانه آدا
یکی از انواع نرم افزارهای دبیرخانه، نرم افزار آدا می باشد که با برخورداری از ویژگی های بی نظیری همچون سرعت بالا، محیط کاربری بسیار آسان و ساده، امکانات فوق العاده و… عنوان پر قدرت ترین و بهترین نرم افزار دبیرخانه را از آن خود کرده است. خدمات پس از فروش، امکان ثبت و گردش مکاتبات سازمان به صورت الکترونیکی بدون نیاز به جا به جا شدن، آرشیو انواع سند و اصل نامه ها و… از جمله مهم ترین قابلیت های نرم افزارهای دبیرخانه به شمار می روند. سیستم دبیرخانه الکترونیکی با حذف روش های سنتی و افزایش سرعت در انجام امور اداری، باعث ارتقاء دقت و اطمینان شده و از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد جلوگیری می‌کند.
این سیستم با ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات، گامی در جهت تطبیق با استانداردهای پیشرفته فناوری جهانی برداشته است. علاوه بر قابلیت های اساسی که یک نرم افزار دبیرخانه باید داشته باشد، ویژگی های برجسته ای نظیر سرور ایمیل، قالب بندی نامه ها، آلارم های خاص، گزارش‌گیری پیشرفته و… را نیز ارائه می‌دهد.
نرم افزار مدیریت دبیرخانه کارا
اگر می خواهید در سریع ترین زمان ممکن به اعضا تحت پوشش خود دسترسی داشته باشید، نرم افزار دبیرخانه کارا با دارا بودن قابلیت هایی چون ارسال پیام به اعضا به صورت گروهی و یا تکی، امکان ثبت سابقه تمامی افراد و همچنین صدور آن ها، بهترین انتخاب برای شما خواهد بود. از دیگر کاربرد های این نرم افزار می توان به امکان چاپ انواع نامه با لوگوی سازمان، ارسال نامه و بایگانی نامه های دریافتی، قابلیت ایجاد نسخه پشتیبان به صورت خودکار و دستی، ارسال پیامک به صورت گروهی به اعضا سازمان، امکان ایجاد کاربر با تخصص و گروه مورد نظر و… اشاره نمود. با آشنایی با امکانات نرم افزار دبیرخانه کارا، حال اگر قصد خرید یکی از بهترین نرم افزارهای دبیرخانه را دارید، این نرم افزار می تواند بهترین گزینه برای شما به شمار رود.
نرم افزار دبیرخانه آیکن
از دیگر نرم افزارهای دبیرخانه، می توان از نرم افزار آیکن نام برد که یکی از محصولات گروه مهندسی آیکن است. با این نرم افزار این امکان را خواهید داشت تا بتوانید با دیگر نرم افزارهای سازمان ارتباط برقرار کنید. لازم است بدانید که این نرم افزار، یک نرم افزار تحت وب به شمار می رود که با هدف کاهش هزینه های مربوط به ثبت اسناد و نامه ها و همچنین هزینه های اختصاص فضای کافی برای نگهداری این اسناد روی کار آمده است. نرم افزار دبیرخانه آیکن، دارای امکاناتی نظیر ایجاد دبیرخانه های مستقل، امکان ثبت و صدور نامه های وارده و صادره، امکان ارائه کد رهگیری به مشتریان، امکان استفاده از شماره های رزرو برای ثبت نامه و… می باشد که آن را به یک نرم افزار محبوب تبدیل کرده است.
نرم افزار دبیرخانه برید
شرکت برید سامانه نوین با بیش از ۲۵ سال تجربه، به عنوان یکی از پیشگامان برجسته در ارائه نرم‌افزارهای فناوری اطلاعات و راهکارهای سازمانی، به ویژه در حوزه اتوماسیون اداری، شناخته می‌شود. این شرکت با تکیه بر دانش و تخصص خود، به ارائه راهکارهای نوآورانه‌ای می‌پردازد که نیازهای سازمان‌ها را در زمینه‌های مختلف فناوری اطلاعات برآورده می‌سازد. نرم افزار مکاتبات اداری پرگار، که بخشی از محصولات این شرکت است، به منظور خودکارسازی فرآیند های تکراری و بهینه سازی گردش کارهای سازمانی طراحی شده است.
این نرم افزار با ارائه قابلیت های پیشرفته در حوزه دبیرخانه، به سازمان ها کمک می‌کند تا مکاتبات اداری خود را با سرعت و دقت بیشتری مدیریت کرده و بهره‌وری را به طور قابل توجهی افزایش دهند. از کاربرد ها و امکانات این نرم افزار، می توان به شماره گذاری خودکار، ایجاد دبیرخانه های تحت وب، ثبت مکاتبات به صورت یک یا چند مرحله ای، امکان پشتیبانی از مدل های مختلف سازماندهی دبیرخانه های سازمان به صورت متمرکز، نیمه متمرکز و غیر متمرکز و… اشاره نمود.
نرم افزار دبیرخانه همکاران
شرکت همکاران سیستم، که در سال ۱۳۶۶ تأسیس شده است، با بیش از ۳۰ سال تجربه، یکی از پیشگامان در ارائه راهکار های هوشمند نرم افزاری به کسب و کارها در اندازه های مختلف، از شرکت های کوچک تا سازمان های بزرگ در صنایع گوناگون، محسوب می شود. این شرکت با تخصص در مکانیزه کردن فرآیند های سازمانی، سیستم اتوماسیون اداری مبتنی بر وب خود را طراحی کرده است که امکان مدیریت فرآیند ها و انجام مکاتبات اداری را به صورت دیجیتال و از هر نقطه جغرافیایی فراهم می‌کند.
نرم افزار دبیرخانه همکاران با امکانات و ویژگی های پیشرفته ای مانند تعریف ساختارهای متنوع دبیرخانه با سریال های متعدد، خودکارسازی فرآیند های ثبت و شماره‌گذاری نامه ها، جایگزینی کارتابل ها و زونکن های فیزیکی با کارتابل الکترونیکی، دسترسی های انعطاف پذیر در سطح رکورد ها و پیگیری دقیق وضعیت مکاتبات و گزارش های مرتبط، توانسته است جایگاه برتری در بین سازمان های مختلف به دست آورد.
دبیرخانه چیست؟
نرم افزار دبیرخانه، از پرکاربرد ترین نرم افزارهایی است که امروزه شرکت ها و سازمان های مختلف از آن برای بایگانی و طبقه بندی اسناد و اطلاعات اداری استفاده می کنند. همانطور که می دانید، هر سازمان دارای حجم زیادی از اطلاعات می باشند که نمی توان آن ها را با روش های سنتی طبقه بندی کرد، بنابراین با بهره گیری از نرم افزار دبیرخانه، می توان اطلاعات زیاد را به خوبی مدیریت کرد. ثبت انواع نامه ها، اسناد، انواع مدارک و فرم ها و… از جمله مهمترین امکانات این نرم افزار به شمار می روند.
معیارهای انتخاب بهترین نرم افزار دبیرخانه
انتخاب بهترین نرم افزار دبیرخانه برای یک سازمان نیازمند بررسی و ارزیابی معیارهای مختلفی است که بتواند نیازها و اهداف سازمان را به بهترین شکل ممکن پوشش دهد. در زیر به برخی از مهمترین معیارهای انتخاب بهترین نرم‌افزار دبیرخانه اشاره می‌کنم:
- قابلیت ثبت و مدیریت کامل مکاتبات سازمان
- مدیریت یکپارچه فکس و ایمیل
- پشتیبانی از پروتکل ECE
- بایگانی و دسته بندی هوشمندانه نامه‌ها
- تحت وب بودن نرم‌افزار
- امکان تعیین سطح دسترسی کاربران
- ارائه گزارشات جامع و کاربردی
- پشتیبانی از ارسال و دریافت پیوست‌های متعدد
- توانایی پشتیبانی از حجم بالای مکاتبات
