یکی از موارد مهم برای همه شرکت ها موضوع پلمپ دفاتر است. از این دفترها استفاده می شود تا امور مختلف مالی و مالیاتی شفاف و روشن باشد و از بین نرود. اشخاص حقوقی ملزم هستند هر ساله قبل از پایان سال مالی، دفاتر خود را پلمپ نمایند. پلمپ دفاتر در هر صورت لازم است حتی اگر در طول سال فعالیتی نداشته باشند یا این که فعالیت شان محدود باشد. دقت کنید که عدم توجه به پلمپ درست و به موقع دفاتر می تواند باعث جریمه های سنگینی برای شما شود.
پلمپ دفاتر برای دفاتر روزنامه و کل
پلمپ دفاتر تنها برای امورمالی نیست. اصلی ترین و مهم ترین کاربرد پلمپ دفاتر برای امور مختلف مالیاتی است. دفاتر پلمپ شده توسط اداره مالیاتی بررسی شده و برای متخلفان جریمه های مختلفی در نظر گرفته می شود.
دریافت کارت بازرگانی هم از دیگر کاربردهای پلمپ دفاتر است. برای این که بتوانید این کارت را دریافت کنید باید مدارک مختلفی را آماده کنید که پلمپ دفاتر یکی از موارد لازم در این زمینه است.
نکته مهم: پلمپ دفاتر 1403 فقط تا آخر اسفند مهلت دارد اما با توجه به تاخیر در صدور دفاتر حتما 3 ماه قبل از پایان سال برای گرفتن دفاتر خود اقدام کنید.
پلمپ دفاتر در چه زمانی انجام می شود؟
پس از ثبت شرکت هر سال تا اسفند همان سال وقت دارید که دفاترتان را پلمپ کنید البته شما می توانید دفاتر سال آینده را هم پلمپ نمایید. در صورتی که تا تاریخ مشخص شده این کار را انجام ندهید دیگر امکان انجام آن را ندارید و جریمه خواهید شد.
دقت کنید که در روزهای پایانی سامانه شلوغ است و ممکن است از این نظر به مشکل بربخورید بنابراین توصیه می کنیم حتما از قبل این کار را انجام دهید.
**توجه کنید که پلمپ دفاتر قانونی یک ضرورت است حتی اگر در آن سال فعالیتی نداشته اید.
مدارک لازم برای پلمپ دفاتر
مدارک لازم برای انجام این کار به نوع شخص بستگی دارد. اشخاص حقیقی و حقوقی هر کدام باید مدارک مربوط به خودشان را ارائه دهند.
مدارک لازم برای اشخاص حقیقی
- ارائه کپی کارت ملی لازم است.
- کپی شناسنامه را باید ارائه دهید.
- نیاز به ارائه اصل اظهارنامه دریافت شده از سامانه دارید.
- اظهارنامه باید تکمیل و ارائه شود.
- داشتن امضای الکترونیک
مدارک لازم برای اشخاص حقوقی
- باید کپی کارت ملی مدیرعامل را ارائه دهید.
- اصل اظهارنامه لازم است.
- کپی روزنامه رسمی آخرین تغییرات را باید ارائه دهید.
- اصل و یا کپی وکالت نامه لازم است.
- داشتن امضای الکترونیک
انواع مختلف پلمپ دفاتر
دفاتری که باید پلمپ شود عمدتا در دو گروه دفتر روزنامه و کل قرار می گیرد.
دفتر روزنامه
منظور از دفتر روزنامه دفتری است که باید در آن تمامی معاملات و مرادوات مالی ثبت شود. ثبت در این دفتر به صورت روزانه انجام می شود. موارد مختلفی مثل معاملات اوراق تجاری، امور وارداتی و صادراتی و غیره در این دفتر ثبت می شود.
دقت کنید که همه رویدادها باید با تاریخ دقیق و همراه با همه جزئیات ثبت شود. نهایت مهلتی که برای تاخیر در ثبت معاملات دارید، تا 7 روز است.
دفتر کل
یکی از انواع پلمپ دفاتر، پلمپ دفتر کل است. منظور از دفتر کل دفتری است که هفته ای یک بار معاملات درج شده در دفتر روزنامه استخراج شده و در آن وارد می شود. دقت کنید که دو دفتر گفته شده باید با هم هماهنگ باشند.
بسته به این که میزان فعالیت شما چقدر است می توانید از دفاتر روزنامه و کل 50، 100 و یا 200 برگی استفاده نمایید.
عواقب عدم پلمپ دفاتر
شاید برایتان سوال باشد که اصلا چرا پلمپ دفاتر الزامی است و عدم انجام آن عواقب دارد؟ پلمپ دفاتر فعالیت های مالی افراد مختلف را مشخص می کند و علاوه بر مشخص کردن وضعیت مالیات برای آن ها، جلوی بسیاری از موارد مربوط به فساد اقتصادی را هم می گیرد. در صورتی که دفاتر را پلمپ نکنید نمی توانید کارت بازرگانی بگیرید یا اظهارنامه مالیاتی ارائه دهید.
- در صورتی که اظهارنامه را به درستی ثبت کنید و پلمپ دفاتر را هم انجام دهید می توانید از معافیت های مالیاتی بهره مند شوید.
- دقت کنید که نگهداری صحیح از دفاتر الزامی است به شکلی که خط خوردگی، خیس خوردگی، خراشیده شدن و غیره می تواند برایتان دردسرساز باشد.
چرا دفاتر رد می شود؟
رعایت نکردن برخی موارد باعث می شود پلمپ دفاتر شما تایید نشود. آشنایی با این موارد می تواند کمک کند از اتلاف وقت تان جلوگیری کنید.
- اگر از دفاتر سال های قبل استفاده کرده اید، تایید نخواهد شد.
- نگارش اطلاعات غیر واقعی، مشخص شده و باعث عدم تایید می شود.
- اگر فعالیت شعبه و یا شعبه ها را ثبت نکرده باشید تایید صورت نمی گیرد.
- اگر صفحات سفید بیش از اندازه باشد، احتمال سوء استفاده وجود دارد و در نتیجه به مشکل بر می خورد.
- اگر یک و یا تعدادی از فعالیت هایتان را ثبت نکرده باشید، دفتر شما رد خواهد شد.
- هر گونه تراشیده شدن، محو شدن، مخدوش بودن اطلاعات و غیره باعث می شود که دفتر تایید نشود.
- اگر پلمپ دفتر با مشکل مواجه شده و یا یک یا تعدادی برگ از آن خارج شده باشد به مشکل برمی خورید.
نحوه پلمپ دفاتر قانونی
برای انجام این کار ابتدا باید به سامانه http://irsherkat.ssaa.ir که در حقیقت سامانه اداره ثبت شرکت ها می باشد، مراجعه نمایید.
- بر روی گزینه پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی کلیک نمایید.
- همه اطلاعات خواسته شده را وارد نمایید. این اطلاعات شامل نام متقاضی، تابعیت، نوع تقویم و غیره می باشد. دقت کنید که درج هر گونه اطلاعات اشتباه، تشخیص داده خواهد شد.
- اطلاعات شخص حقوقی مثل تاریخ ثبت، شناسه ملی و غیره را وارد نمایید.
- با کلیک روی دکمه تایید، اطلاعات وارد شده را تایید نمایید.
- اطلاعات مربوط به درخواست کننده پلمپ را وارد نمایید. این اطلاعات شامل تابعیت، شماره ملی و موارد مشابه است. دقت کنید که تکمیل فیلدهای قرمز رنگ الزامی می باشد و بدون آن نمی توانید وارد مرحله بعدی شوید.
- اکنون باید اطلاعات مربوط به هیات مدیره را در قسمت هایی که مشخص شده است وارد نمایید. ورود اطلاعات هویتی همه اعضای هیات مدیره لازم است. در نهایت وقتی بر روی دکمه ثبت اطلاعات شخص کلیک می کنید، اطلاعات وارد شده ثبت می گردد.
- در این مرحله باید سمت اعضای هیات مدیره مشخص شود. وضعیت حق امضاء، مدت تصدی، تاریخ شروع سمت و غیره هم باید مشخص شود.
- در این مرحله باید دقاتر مورد تقاضا درج گردد. لازم است برای هر دفتر نوع آن، تعداد برگ و غیره را مشخص کنید و کلیه اطلاعات را ذخیره نمایید. دقت کنید که در این مرحله تنها می توانید 2 جلد دفتر روزنامه و 2 جلد دفتر کل را انتخاب نمایید.
- در مرحله بعد باید صحت اطلاعات درج شده را تایید کنید و همچنین تیک تایید را هم بزنید.
- پس از این که بررسی های نهایی انجام شده و تایید شود، دفاتر به آدرس مشخص شده ارسال می گردد. دقت کنید که تکمیل اظهارنامه به این معنی نیست که با درخواست شما موافقت شده بلکه کارشناسان پرونده شما را بررسی خواهند کرد.
**پلمپ دفاتر برای اشخاص حقی هم مشابه موارد بالاست با این تفاوت که کمی سریع تر انجام شده و به جای اطلاعات اشخاص حقوقی، اطلاعات شخص حقیقی باید وارد شود.
سوالات متداول
اظهارنامه پلمپ از طریق سامانه ثبت می شود؟
درود. بله این کار را می توانید از طریق سامانه ثبت شرکت ها به انجام برسانید. آدرس این سامانه www.irsherkat.ssaa.ir می باشد.
آیا پلمپ دفاتر نیاز به امضا الکترونیک دارد؟
بله، طبق قوانین جدید در آذر ماه 1402 دیگر نیاز به ارسال فیزیکی اظهارنامه نخواهد بود.
