این روزها بیشتر افراد، مشاغل دورکاری را به دلیل مزایای فراوانی که دارد، به شغل‌های حضوری ترجیح می‌دهند. ابزارهای زیادی وجود دارد که کارفرمایان می‌توانند از آن‌ها برای کمک به تیم‌هایشان در جهت پیگیری حجم کاری خود از محل کارشان در خانه، استفاده کنند. اما جالب است بدانید، راز اصلی موفقیت یک تیم دورکار یا حضوری برای همکاری خوب، استفاده از این ابزارهای فناوری نیست؛ ایجاد اعتماد در محیط کار اهمیت بیشتری در این زمینه دارد.
طبق مطالعاتی که در سال 2023 توسط WFH Research انجام شد، تقریباً 10 درصد از افراد شاغل تمام‌وقت، تمام زمان خود را در خانه کار می‌کنند و 28 درصد از این گروه، ساعات کاری خود را به‌طور مساوی در خانه و اداره مدیریت می‌کنند. این فرآیند دورکاری در مشاغل فناوری، امور مالی و دفاتر اداری بسیار رایج است.
اگر شما مدیر یک کسب و کار هستید و به‌صورت دورکاری به نظارت بر کارمندان خود می‌پردازید، باید استراتژی‌های خاصی در نظر بگیرید تا از طریق آن، کمبود امکانات برای نظارت بر افراد را جبران کنید. یکی از این روش‌ها ایجاد اعتماد دوسویه در کارکنان و مدیران به‌جای نظارت‌های سختگیرانه و تعیین وظایف خسته‌کننده می‌باشد. این مطلب که توسط یکی از متخصصان کسب‌وکار آمریکایی نوشته شده است، به‌خوبی می‌تواند استراتژی‌های رهبران قدرتمند برای دستیابی به این هدف را برای شما تشریح کند.
ایجاد اعتماد در محیط کار کلید موفقیت است
ایجاد اعتماد، صرف نظر از اینکه شرکت شما روش دورکاری، ترکیبی یا هر مدل دیگری را دنبال کند، برای دستیابی به عملکردی در سطح بالا، حیاتی است.اکثر تحقیقات نیز به‌طور واضح و روشن از این موضوع حمایت می‌کنند.
مطالعات انجام شده توسط پل جی زاک، یک متخصص دنیای اقتصاد با مدرک تحصیلی از هاروارد، نشان می‌دهد که کارکنان در محیط‌های کاری با اعتماد بالا، بهره‌وری، همکاری و وفاداری بیشتر دارند. آن‌ها همچنین شادتر هستند و کمتر دچار اضطراب و فرسودگی شغلی می‌شوند؛ این ویژگی‌ها در نهایت منجر به ایجاد نتایج و دستاوردهای بهتر می‌شوند. روش «ایجاد اعتماد به جای نظارت» توسط رهبرانی مانند درو هوستون، مدیرعامل اپ‌باکس، که شرکتش با 90 درصد نیروی کار دورکار فعالیت می‌کند، به کار گرفته شده و نتایج آن درمقایسه‌سازی قرار گرفته است.
از آن‌جا که این استراتژی توسط شرکت‌ها و کسب‌وکارهای مختلف با موفقیت اجرا شده و به نتیجه رسیده است، ما در این مقاله از دانشگاه کسب و کار به بررسی آن پرداخته‌ایم. بر این اساس، رهبران هر کسب و کاری که در حال ایجاد یک تیم دورکار موفق هستند، می‌توانند از تاکتیک‌های زیر استفاده کنند:
1. ایجاد اعتماد در میان کارکنان
مطالعات نشان‌دهنده ارتباط واضحی بین حفظ اعتماد کارکنان و اقتصادهای قوی وجود دارد و این موضوع در مورد شرکت‌ها نیز صدق می‌کند. اما برای دستیابی به این اعتماد، رهبران باید به طور واقعی به آن اعتقاد داشته باشند. شما نمی‌توانید یک فرهنگ سازمانی برای احساس اعتماد در کارمندان مشاغل دورکار، ترکیبی یا حضوری ایجاد کنید، در حالی که همیشه در حال زیر سوال بردن تیم خود هستید.
در واقع، لازم است به کارمندان خود برای مسئولیت‌پذیری اعتماد کنید و آن‌ها را با کمک ابزارهایی که برای انجام کارشان نیاز دارند، توانمند کنید. استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه و ایجاد کانال‌های ارتباطی شفاف از جمله راهکارهای مفید در این زمینه می‌باشد.
سیستمی ایجاد کنید که در آن تمام افراد احساس مسئولیت‌پذیری کنند. این کار را می‌توان از طریق ابزارهای مدیریت بهره‌وری نیروی کار و مدیریت جریان کار انجام داد. از همه مهمتر، این کار با پرورش فرهنگی خاصی انجام می‌شود که در آن، کارمندان برای صحبت در مورد نگرانی‌های خود راحت باشند و بتوانند با مدیران ارتباط خوبی برقرار کنند.
2. استخدام بر اساس مصاحبه استخدامی هدفمند
مصاحبه‌های شغلی راهی برای پیدا کردن افراد با عقاید خاصی است که با فرهنگ سازمانی شما مطابقت داشته باشند؛ به ویژه افرادی که به‌دنبال پیشرفت هستند و بدون نیاز به نظارت، وظایف خود را انجام می‌دهند.
برای دستیابی به این هدف، منابع انسانی و مهارت‌های مصاحبه خود را تقویت کنید. آیا این افراد می‌توانند با یک چالش کنار بیایند؟ چگونه با اشتباهات برخورد می‌کنند؟ آیا اهل کار تیمی هستند؟ برای شناخت مهارت و شخصیت‌های آن‌ها به زبان بدن توجه کنید و ببینید که آیا پاسخ‌هایشان با ارزش‌های اعتمادبخشی و صداقت شما همخوانی دارد یا خیر.
زمانی که فرد مناسب را پیدا کردید، روند استخدام را مطابق با قوانین خاص طی کنید. مثلا: در روز اول کارمندان جدید را غرق در اطلاعات نکنید – نقش آن‌ها را توضیح دهید – انتظارات را تعیین کنید – تمام مواد مرتبط را که برای کارشان باید ارائه دهند بگویید – و به آن‌ها برای رسیدن به سرعت مورد نظر اعتماد کنید. به این ترتیب کارمندان شما از آزادی و مسئولیتی که به آن‌ها داده‌اید قدردانی می‌کنند و خود را برای عمل به وظایف آماده می‌سازند.
3. همگام نگه داشتن اعضای تیم برای ایجاد اعتماد در محیط کار
یکی از بهترین راهکارها برای ایجاد اعتماد در محیط کار، ایجاد یک تیم پاسخگو و منظم است که از استراتژی‌های کلیدی در مواقع خاص استفاده می‌کند. راهکارهای زیر می‌تواند به شما در این مسیر کمک کند:
- تعیین وظایف و انتظارات مشخص: مطمئن شوید که تمام کارکنان می‌دانند که چه وظیفه‌ای دارند و از آن‌ها چه انتظاراتی می‌رود
- ارتباط باز با کارکنان: در ارتباط را باز نگه دارید؛ تیم باید برای صحبت با شما احساس راحتی کند
- ارائه بازخورد منظم: لازم است برای شناسایی هر گونه مانع، جلسات بررسی برگزار شود. در صورت نیاز به ایجاد تغییر و بهبود، با کارمندان خود صادق و شفاف باشید
مسئولیت پذیری در تیم‌های کاملاً دورکار می‌تواند به سختی اجرا و مدیریت شود؛ بنابراین اگر می‌خواهید توانایی خود را در این زمینه افزایش دهید، لازم است به تیم خود استقلال و قدرت دهید و از مشکلات عملکردی نترسید.
شما نمی‌توانید بر کارکنان خود مدیریت ذره‌بینی داشته باشید، اما لازم است نظارت‌های خاصی را اعمال کنید. مثلا اگر کسی به طور مداوم عملکرد ضعیفی داشته باشد، باید به او تذکر دهید و حتی تا مرحله اخراج پیش بروید. این موضوع به همه نشان می‌دهد که شما مسئولیت‌پذیری را جدی می‌گیرید.
4. تعیین وظایف و اهداف مشخص به‌جای مراقبت‌های سختگیرانه
مراقبت وسواسی و استفاده از ردیاب‌های زمان یا نرم‌افزارهای جاسوسی از کارمندان دورکار خود را کنار بگذارید. بهترین راه برای سنجش عملکرد راه دور، تعیین وظایف و اهداف مشخص و بررسی خروجی‌های مورد انتظار از افراد است. معمولا تیم‌های دورکار، از ابزارهای مدیریت پروژه و جریان کار مانند چک لیست استفاده می‌کنند. این ابزارها می‌توانند به شما نشان دهند که آیا کسی عقب افتاده است یا اینکه تمام افراد طبق برنامه پیش می‌روند.
برعکس آن، نرم‌افزارهای ردیابی می‌توانند به زندگی شخصی کارمندان نفوذ کنند و حریم شخصی آنان را زیرپا بگذارند. این یک کار کاملاً اشتباه است؛ بنابراین به تیم خود اعتماد کنید و از روش‌هایی استفاده کنید که به شما نشان دهد چگونه می‌توان بیشتر بازدهی را از خود نشان داد. شاید این به معنای کار کردن به صورت پرحجم یا خارج از ساعات کاری معمول نیز باشد.
مدیریت ذره‌بینی با ابزارهای نظارت فقط باعث ناراحتی و عدم بهره‌وری افراد می‌شود و براساس گزارش‌ها، زمینه‌ساز روند «استعفا و ترک آرام کار توسط کارمندان» است.
