ارزیابی عملکرد نقش بسیار مهمی در شکل‌دهی فرهنگ یک شرکت دارد و به کارکنان فرصت می‌دهد تا به خاطر تلاش و برتری خود شناخته شوند. شما به عنوان یک صاحب کسب‌وکار، ممکن است متوجه شده باشید که فرآیند ارزیابی عملکرد در سازمانتان، نتایج قابل‌توجهی برای ویژگی‌های کارمندان و پیشرفت آن‌ها دارد. با این وجود، کارمندان اغلب ارزیابی‌ها را بیش از حد ذهنی می‌دانند و معتقدند که این ارزیابی‌ها عملکرد و رشد واقعی آن‌ها را به درستی نشان نمی‌دهد. از سوی دیگر، ممکن است مدیران احساس کنند که فرآیند زمان‌بر ارزیابی عملکرد آن‌ها را تحت فشار قرار می‌دهد؛ فرآیندی که می‌تواند تا 210 ساعت در سال از وقت یک مدیر را بگیرد.
اما این موضوع نمی‌تواند همیشه درست باشد. یک ارزیابی عملکرد موفق می‌تواند مزایای بسیاری برای شما و کارمندانتان داشته باشد و از کاهش پیشرفت و عملکرد موفق سازمان جلوگیری کند. ما قصد داریم در این مقاله از دانشگاه کسب و کار ضمن تعریف ارزیابی عملکرد و انواع آن، چند نکته مهم برای موفقیت در آن را بررسی کنیم. پس تا پایان این مقاله همراه ما باشید تا با این نکات مهم آشنا شوید.
ارزیابی عملکرد چیست؟
ارزیابی عملکرد، که اغلب به عنوان مرور عملکرد شناخته می‌شود، یک فرآیند ارزیابی دقیق است که به کارفرمایان اجازه می‌دهد تا سهم یک کارمند در سازمان خود را ارزیابی کنند. این ارزیابی می‌تواند هر زمان که کارفرما مناسب دید انجام شود و اطمینان حاصل کند که کارمندان بازخورد به موقعی در مورد کار خود دریافت میکنند.
هدف اصلی ارزیابی عملکرد، جشن گرفتن دستاوردهای کارمند و شناسایی فرصت‌های رشد است. از طریق ارتباط باز و بازخورد سازنده، کارفرمایان می‌توانند به اعضای تیم خود کمک کنند تا به پتانسیل کامل خود دست یابند. ارزیابی عملکرد همچنین می‌تواند به عنوان پایه و اساس تصمیم‌گیری آگاهانه در مورد افزایش حقوق، ارتقاء یا در برخی موارد، اخراج عمل کند.
انواع ارزیابی عملکرد
انتخاب روش مناسب ارزیابی عملکرد برای پرورش رشد کارکنان و ایجاد یک فضای کاری مثبت ضروری است. در اینجا برخی از روش‌های محبوب وجود دارد که باید در نظر بگیرید:
ارزیابی 360 درجه: این رویکرد بازخورد را از همکاران، سرپرستان، زیردستان و حتی مشتریان یک کارمند جمع‌آوری میکند و دیدگاه جامعی در مورد عملکرد آن‌ها ارائه می‌دهد.
مدیریت بر اساس هدف: بر تعیین مشترک اهداف واضح و قابل اندازه‌گیری بین مدیران و کارمندان تمرکز دارد و عملکرد را بر اساس پیشرفت حاصل‌شده به سمت این اهداف ارزیابی میکند.
ارزیابی همتایان: این روش همکاران را تشویق میکند تا عملکرد یکدیگر را ارزیابی کنند و حس همکاری و کار گروهی را در محیط کار تقویت میکند.
خودارزیابی: با تأمل در دستاوردها، چالش‌ها و زمینه‌های رشد خود، کارمندان می‌توانند آگاهی از خود و احساس مالکیت نسبت به عملکرد خود را توسعه دهند.
مقیاس‌های رتبه‌بندی: این تکنیک از مقیاس‌های از پیش تعریف‌شده برای رتبه‌بندی ثابت عملکرد یک کارمند در دسته‌های مختلف مانند کیفیت کار، ارتباطات و کار گروهی استفاده میکند.
حوادث بحرانی: با تمرکز بر رویدادهای خاص و مهم در عملکرد یک کارمند، این روش به کارفرمایان کمک میکند الگوها را شناسایی کرده و هر گونه مسئله را به سرعت برطرف کنند.
هنگام انجام ارزیابی عملکرد، به یاد داشته باشید که با همدلی و درک به آن‌ها نزدیک شوید و محیطی حمایتی ایجاد کنید که رشد و توسعه کارکنان را تقویت کند.
مزایای ارائه ارزیابی عملکرد موثر
ارزیابی عملکرد نقش مهمی در پرورش رشد کارکنان و ایجاد یک محیط کاری مثبت دارد و زمانی‌که به درستی انجام شود، می‌تواند مزایای بی‌شماری برای کارکنان و سازمان داشته باشد. در این بخش از مقاله دانشگاه کسب و کار برخی از مزایای کلیدی انجام ارزیابی عملکرد موثر آورده شده است:
1. تقویت ارتباط بین رهبران و کارکنان
ارزیابی عملکرد موثر، ارتباط باز بین مدیریت و کارکنان را تقویت میکند و به ایجاد روابط حرفه‌ای قوی کمک میکند. زمانی که وقت می‌گذارید تا در مورد پتانسیل و زمینه‌های بهبود کارکنان صحبت کنید، آن‌ها احساس ارزشمندی خواهند کرد.
2. روشن کردن وظایف و انتظارات شغلی
ارزیابی عملکرد درک روشنی از مسئولیت‌های شغلی و آنچه که از آن‌ها در سازمان انتظار می‌رود را به کارکنان ارائه می‌دهد. این موضوع منجر به افزایش رضایت شغلی در آنان می‌شود.
3. ارتقای ذهنیت هدف‌گرا
ارزیابی عملکرد منظم به احیای انگیزه کارکنان برای دستیابی به اهداف شغلی خود کمک میکند که ممکن است با گذشت زمان کمرنگ شده باشد. این انگیزه تجدیدشده می‌تواند با ارائه یک هدف واضح برای تلاش، بهره‌وری را افزایش داده و رضایت شغلی را بهبود بخشد.
4. کاهش نرخ گردش کارکنان
ارزیابی عملکرد موثر می‌تواند با تعیین انتظارات روشن و ارائه فرصت‌های رشد شرکت، به کاهش نرخ گردش کارکنان کمک کند. در نتیجه، کارکنان ممکن است کمتر به دنبال فرصت‌های جایگزین باشند.
5. باز کردن درها برای پیشرفت شغلی
با انجام ارزیابی عملکرد، می‌توانید به کارکنان کمک کنید تا عملکرد شغلی خود را تا جایی بهبود بخشند که آماده پذیرش نقش‌های ارشدتر در سازمان باشند. این امر فرهنگ رشد و توسعه را هم برای کارکنان و هم برای کل شرکت ایجاد میکند.
عوامل قابل توجه برای ارزیابی عملکرد
هنگام ارزیابی کارکنان، در نظر گرفتن عوامل مرتبط با نقش‌های خاص آن‌ها ضروری است. با این حال، برخی عوامل جهانی برای همه مشاغل اعمال می‌شود. در اینجا ده عامل مهم برای در نظر گرفتن در ارزیابی عملکرد آورده شده است:
دقت وقت: میزان به موقع بودن کارمندان برای کار و انجام مسئولیت‌های خود را ارزیابی کنید. ممکن است بخواهید سابقه حضور کلی آن‌ها را نیز ارزیابی نمایید.
مسئولیت‌پذیری: مشخص کنید که کارمندان تا چه حد مسئولیت اعمال خود را بر عهده می‌گیرند، به ویژه زمانی که اشتباهی رخ می‌دهد و درک آن‌ها از تأثیر کارشان بر بهره‌وری سازمان را بسنجید.
کیفیت کار: کیفیت کلی کاری که کارمندان برای سازمان انجام می‌دهند را ارزیابی کنید و اطمینان حاصل کنید که با انتظارات مطابقت دارد یا از آن فراتر می‌رود.
کمیت کار: بهره‌وری را با مقایسه تعداد وظایف تکمیل‌شده در یک بازه زمانی مشخص با نیازهای شرکت اندازه‌گیری نمایید.
مدیریت زمان: ارزیابی کنید که کارمندان تا چه حد به طور موثر زمان خود را مدیریت میکنند، ضرب‌الاجل‌ها را رعایت کرده و وظایف را اولویت‌بندی میکنند.
کار گروهی: در نظر بگیرید که کارمندان تا چه حد با همکاران خود همکاری و مشارکت کرده و به ایجاد یک محیط کاری مثبت کمک میکنند.
قابلیت اعتماد: عواملی مانند دقت وقت، بهره‌وری و کیفیت کار را بررسی کنید تا قابلیت اعتماد کارمندان خود را تعیین کنید.
توانایی ارتباطی: توانایی کارمندان در برقراری ارتباط موثر با همکاران، مدیران و زیردستان را ارزیابی کنید، که شامل مهارت‌های ارتباط کلامی، نوشتاری و بین فردی می‌شود.
توانایی رهبری: برای افرادی که به دنبال موقعیت‌های مدیریتی هستند، توانایی آن‌ها در رهبری یک تیم و نشان دادن رفتار برجسته در کار را ارزیابی کنید.
مهارت‌ها و تخصص شغلی: میزان دانش صنعت و مهارت‌هایی که کارمندان روزانه نشان می‌دهند را تحلیل کنید تا اطمینان حاصل نمایید که آن‌ها تخصص لازم برای برتری در نقش‌های خود را دارند.
با در نظر گرفتن این عوامل در ارزیابی عملکرد، کارفرمایان می‌توانند به طور جامع نقاط قوت و زمینه‌های بهبود کارمندان خود را درک کنند و در نهایت به یک محیط کار پربازده‌تر و هماهنگ‌تر کمک کنند.
ارزیابی عملکرد برای چه مواردی استفاده می‌شود؟
ارزیابی عملکرد به عنوان ابزاری حیاتی در حوزه حرفه‌ای عمل میکند و مزایای بی‌شماری برای سازمان‌ها و کارکنان آن‌ها ارائه می‌دهد. این ارزیابی‌ها به شرکت‌ها و افراد کمک میکند تا به اهداف خود دست یابند و فرهنگ بهبود مستمر را تقویت کنند.
ارتقای عملکرد سازمانی
ارزیابی عملکرد به شرکت‌ها امکان می‌دهد به این موارد دست یابند:
بررسی عملکرد کارکنان: شرکت‌ها می‌توانند کارکنان برتر و مناطقی که نیاز به بهبود دارند را شناسایی کرده تا بهره‌وری و کارایی را بهینه کنند.
توسعه و حفظ استعدادها: با درک نقاط قوت و ضعف کارکنان، سازمان‌ها می‌توانند برنامه‌های آموزشی سفارشی ایجاد کنند، استعدادها را پرورش دهند و حفظ کارکنان را افزایش دهند.
افزایش انگیزه کارکنان: شناخت دستاوردهای کارمندان و ارائه بازخورد سازنده می‌تواند انگیزه، رضایت شغلی و روحیه کلی آن‌ها را افزایش دهد.
اطلاع‌رسانی برای تصمیم‌گیری: ارزیابی‌ها می‌توانند تصمیم‌گیری‌های مربوط به ارتقاء، تنزل یا اخراج را هدایت کرده و اطمینان حاصل کنند که افراد مناسب در نقش‌های مناسب قرار دارند.
تراز کردن اهداف: ارزیابی‌ها به همسو کردن اهداف کارکنان با اهداف شرکت کمک میکند و نیروی کار منسجم و هدف‌گرا را تقویت میکند.
حمایت از رشد و توسعه کارکنان
برای کارمندان نیز، ارزیابی عملکرد مزایای متعددی دارد:
دریافت بازخورد سازنده: کارمندان بینش‌هایی در مورد نقاط قوت و زمینه‌های بهبود خود به دست می‌آورند، در حالی که شناخت برای کار سخت آن‌ها انگیزه را تقویت میکند.
شناسایی فرصت‌های شغلی: ارزیابی‌ها می‌توانند فرصت‌های رشد و پیشرفت بالقوه را در شرکت آشکار کنند و به کارمندان قدرت می‌دهند تا آرزوهای شغلی خود را تعیین و به آن‌ها دست یابند.
توسعه مهارت‌ها: ارزیابی عملکرد می‌تواند نیاز به آموزش یا تحصیلات اضافی را نشان دهد و به کارمندان کمک میکند تا در زمینه خود پیشرو باشند و مجموعه مهارت‌های خود را تقویت کنند.
اطمینان از سازگاری اهداف: با درک تأثیر خود بر اهداف شرکت، کارمندان می‌توانند اهداف و تلاش‌های خود را با ماموریت سازمان هماهنگ کنند.
تقویت ارتباط باز: ارزیابی عملکرد گفتگوی شفاف بین کارمندان و مدیران را تسهیل میکند و یک محیط کاری حمایتی و مشارکتی را پرورش می‌دهد.
نکاتی برای انجام یک ارزیابی عملکرد موفق
ارزیابی عملکرد باید یک فرآیند مداوم باشد. اگر تنها یک روز یا یک هفته در سال را برای جمع‌آوری داده‌ها، تحلیل آن‌ها و نتیجه‌گیری اختصاص دهید، با فاجعه روبه‌رو خواهید شد.
تا حد امکان با کارمندان خود تعامل داشته باشید. بازخورد بدهید، برای دریافت انتقاد باز باشید و یادداشت‌هایی از پیشرفت کارمندان و سایر چیزهایی که برای شما برجسته هستند، بنویسید. این کار تضمین میکند که وقتی زمان ارزیابی رسمی فرا می‌رسد، نمونه‌های واضحی از عملکرد کارمند در طول سال دارید، نه فقط از فعالیت‌های اخیر آن‌ها. در اینجا چند نکته دیگر برای کمک به شما در اجرای یک ارزیابی عملکرد موفق آورده شده است:
1. انتظارات خود را روشن کنید
اگر می‌خواهید از بی‌اعتمادی و نارضایتی جلوگیری کنید، اولین قدم شفافیت است. شما یک کارمند برتر را چگونه تعریف می‌کنید؟ برخی از رفتارهایی که با ارزش‌های شرکت همسو نیستند و بنابراین آن‌ها را تحمل نخواهید کرد، کدام‌ها هستند؟ تعریف یک کارمند برتر را ایجاد کنید و سپس آن را به وضوح به همه اعضای تیم خود اطلاع دهید.
به یاد داشته باشید، کارمندان شما افرادی معمولی هستند؛ بنابراین درخواست کمال از آن‌ها غیرواقعی است. پس سعی کنید اهدافی تعیین کنید که بتوانند بدون فرسودگی به آن‌ها دست پیدا کنند.
2. همیشه بازخورد سازنده بدهید
بازخورد سازنده ضروری است. همه در برخی مواقع اشتباه میکنند و کارمندان شما نیز از این قاعده مستثنی نیستند. اگر به خاطر ایرادهای جزئی انتقاد کنید، هیچ کس برنده نمی‌شود. کارمندان شما یاد نمی‌گیرند که اشتباهات خود را اصلاح کنند، بهبود نمی‌یابند و کسب و کار شما نیز پیشرفت نخواهد کرد.
گاهی اوقات ممکن است بلافاصله علت و راه‌حل را ببینید. شاید متوجه شده‌اید که شخصی همیشه در انجام کارهایی که نیاز به فناوری خاصی دارد، شکست می‌خورد. پاسخ می‌تواند یک دوره سریع برای کمک به آن‌ها در یادگیری این مهارت‌ها باشد. در مواقع دیگر، یافتن علل و راه‌حل‌ها چندان آسان نیست. برای مثال، اگر کارمندی زیاد غیبت دارد یا پروژه‌ها را به موقع تحویل نمی‌دهد، چیزهای مختلفی ممکن است در حال رخ دادن باشد.
آن‌ها ممکن است دچار فرسودگی شده باشند یا احساس کنند که وظایفشان خیلی دشوار است. ممکن است مشکلاتی با سایر هم تیمی‌ها وجود داشته باشد یا ممکن است اهدافشان نامشخص باشند. در این مورد، شما باید برای ایجاد گفتگو آماده باشید. دریابید که چرا این مشکلات شروع به رخ دادن کرده‌اند و با کارمند برای یافتن راه حل همکاری کنید.
3. به ارزیابی‌های عملکرد گذشته نگاه کنید
برای مشاهده کامل پیشرفت یا مشکلاتی که اخیراً ظاهر شده‌اند، باید به کل زمینه نگاه کنید. بدون انجام این کار، می‌توانید عملکرد را در یک پروژه خاص ببینید، اما رشد یا تعهد بلندمدت آن شخص را نخواهید دید.
برای این کار، ارزیابی‌های عملکرد گذشته را مرور کنید و یادداشت‌هایی از مشارکت‌های مثبت و زمینه‌های بهبود در طول سال بنویسید. این تضمین میکند که ارزیابی عملکرد فقط یک وظیفه فوری در زمان نیست و زمینه تاریخی مناسبی دارد.
4. تصمیم بگیرید که چگونه می‌خواهید ارزیابی همتایان را ادغام کنید
اگر تصمیم به انجام ارزیابی همتایان یا بررسی 360 درجه دارید، عامل ذهنی بودن را در نظر داشته باشید. تصمیمات بزرگ را بر اساس نظرات همکاران در مورد یکدیگر نگیرید. در عوض، به دنبال الگوهای نگران‌کننده باشید.
برای مثال، اگر همه همیشه در مورد رفتار یک نفر شکایت میکنند، این ممکن است یک علامت هشدار باشد. قبل از هرگونه نتیجه‌گیری، کار، عملکرد و روابط آن‌ها را بررسی کنید.
5. برای دریافت بازخورد باز باشید
اجازه ندهید که ارزیابی یک فرآیند یک طرفه باشد. با کارمندان خود وارد گفتگو شوید و ببینید چه چیزی به نظر آن‌ها کار میکند و چه چیزی کار نمی‌کند. آن‌ها واقعاً در مورد فرآیند بررسی چه احساسی دارند؟ در مورد کارشان چطور؟ از این فرصت در جهت ایجاد یک فضای امن برای به اشتراک گذاشتن افکار استفاده کنید.
نمونه‌های ارزیابی عملکرد
نحوه بیان ارزیابی‌ها، تفاوت زیادی در پیشرفت یا عدم پیشرفت شما ایجاد میکند. برجسته کردن موارد منفی و داشتن لحن انتقادی منجر به شکل‌گیری رفتار بی‌تفاوت و ناراضی در کارمندان می‌شود و احتمال استعفای آنان را افزایش می‌دهد. در عوض، لازم است ارزیابی را با موارد مثبت شروع کنید و به آن‌ها کمک کنید تا از اشتباکات خود بیاموزند و میزان رشد و عملکرد خود را بهبود ببخشند.
می‌توانید این کار را با بررسی حضور و سپس توانایی آن‌ها در ارائه ایده‌های نوآورانه، مهارت‌های ارتباطی، مدیریت زمان و غیره شروع کنید. دسته‌هایی که انتخاب می‌کنید به شغل کارمند و اهداف شرکت بستگی دارد. مثالی از چنین گزارشی که به حضور، مدیریت زمان، همکاری با تیم، ارتباطات و حل مسئله در کارمند می‌پردازد، ممکن است چیزی شبیه به این باشد:
“شما همیشه سر وقت به سر کار می‌آیید. شما برنامه کاری خود را به دقت دنبال می‌کنید و همیشه در ساعات کاری در دسترس هستید. از نظر کار گروهی، شما به خوبی با دیگران کار می‌کنید، نظرات هم تیمی‌های خود را در نظر می‌گیرید و همه احساس میکنند که می‌توانند با شما صحبت کنند. با این حال، عملکرد شما هنگام کار با یک تیم به نظر می‌رسد که پایین‌تر از زمانی است که به تنهایی کار می‌کنید. سعی کنید این جنبه از کار خود را در آینده بهبود بخشید؛ شاید با بهبود ارتباط خود با دیگران.
وقتی صحبت از حل مسئله می‌شود، شما تحقیقات خود را به طور کامل انجام می‌دهید و سعی می‌کنید عملی‌ترین راه‌حل‌ها را ارائه دهید و تمام سناریوهای احتمالی را در نظر بگیرید. من پیشنهاد می‌کنم، دوباره، سعی کنید ارتباط با تیم خود را بهبود بخشید. گاهی اوقات، شما در نهایت زمان بیشتری را صرف پیدا کردن یک راه حل می‌کنید در حالی که می‌توانید از دیگران کمک بخواهید.”
سوالات متداول درباره ارزیابی عملکرد
ارزیابی عملکرد باید چقدر مرتب انجام شود؟
فرکانس ارزیابی عملکرد می‌تواند بسته به نیازهای خاص سازمان متفاوت باشد. با این حال، به طور کلی توصیه می‌شود که ارزیابی‌های رسمی را سالانه انجام دهید؛ همراه با بررسی‌های منظم و بازخورد غیر رسمی در طول سال. این رویکرد تضمین میکند که کارمندان بازخورد و پشتیبانی به موقع دریافت میکنند و بهبود و توسعه مداوم را تقویت میکنند.
تفاوت بین ارزیابی شغل و ارزیابی عملکرد چیست؟
ارزیابی شغل فرآیندی برای تعیین ارزش نسبی مشاغل مختلف در یک سازمان است. این کار با مقایسه مسئولیت‌ها، مهارت‌ها و الزامات شغلی به ایجاد ساختار پاداش منصفانه و برابر کمک میکند. اما ارزیابی عملکرد بررسی عملکرد یک کارمند خاص است و بر دستاوردها، مهارت‌ها و زمینه‌های بهبود او تمرکز دارد.
در حالی که هدف ارزیابی شغل تعیین ارزش یک شغل در سازمان است، ارزیابی عملکرد بر ارزیابی و توسعه عملکرد فردی کارمند تمرکز دارد.
مدیران چگونه می‌توانند به طور موثر برای ارزیابی عملکرد آماده شوند؟
مدیران باید با مرور شرح شغل کارمند و اهداف قبلی تعیین‌شده شروع کنند تا اطمینان حاصل کنند که انتظارات را به وضوح درک میکنند. آن‌ها باید داده‌های عملکرد را در طول سال، از جمله دستاوردها، چالش‌ها و بازخورد از همکاران یا سرپرستان جمع‌آوری کنند.
علاوه بر این، مدیران باید با فرآیند ارزیابی آشنا شوند، بازخورد سازنده آماده کنند، محیطی باز برای گفتگو ایجاد کرده و کارمندان را تشویق کنند تا افکار و نگرانی‌های خود را در طول ارزیابی به اشتراک بگذارند.
برخی از اشتباهات رایج در طول ارزیابی عملکرد چیست؟
اشتباهات رایج در طول ارزیابی عملکرد شامل تمرکز بیشتر بر رویدادهای اخیر (سوگیری اخیر)، انتقاد بیش از حد یا مبهم در بازخورد، عدم اجازه برای ارتباط باز و غفلت از تعیین انتظارات روشن برای عملکرد آینده است.
مدیران باید به دنبال بازخورد متوازن و خاص باشند که دستاوردها و زمینه‌های بهبود را برجسته کند. تشویق به گفتگوی دو طرفه و ایجاد محیطی راحت برای گفتگو می‌تواند به جلوگیری از سوءتفاهم‌ها و اطمینان از یک فرآیند ارزیابی موثرتر کمک کند.
