بسیاری از کسبوکارها در ابتدای فعالیت خود، اطلاعات کارکنان و فرایندهای منابع انسانی را با فایلهای اکسل مدیریت میکنند. این روش برای یک تیم کوچک ممکن است کافی باشد، اما با افزایش تعداد نیروها، حجم اطلاعات و پیچیدگی فرایندها، استفاده از یک نرمافزار مدیریت منابع انسانی برای کاهش خطا و یکپارچهسازی اطلاعات به یک ضرورت تبدیل میشود.
البته این موضوع به معنای نامناسببودن اکسل نیست. اکسل ابزاری انعطافپذیر و در دسترس است که برای ثبت اطلاعات محدود، تهیه فهرست کارکنان و انجام محاسبات ساده کاربرد زیادی دارد. مسئله از زمانی آغاز میشود که مدیریت منابع انسانی دیگر فقط به ثبت نام و مشخصات کارکنان محدود نیست و فرایندهایی مانند قراردادها، مرخصی، مأموریت، حضور و غیاب، کارکرد، ارزیابی عملکرد و حقوق و دستمزد نیز باید بهصورت هماهنگ مدیریت شوند.
در چنین شرایطی، فایلهای متعدد، نسخههای مختلف اطلاعات و ورود دستی دادهها میتوانند کار واحد منابع انسانی را دشوار کنند. اما از کجا میتوان فهمید که زمان عبور از روشهای دستی و استفاده از یک سیستم یکپارچه فرارسیده است؟
اکسل تا چه زمانی برای مدیریت منابع انسانی کافی است؟
در مراحل ابتدایی شکلگیری یک کسبوکار، معمولاً تعداد کارکنان محدود است و فرایندهای منابع انسانی پیچیدگی زیادی ندارند. در چنین شرایطی ممکن است یک فایل اکسل ساده برای ثبت نام کارکنان، اطلاعات تماس، تاریخ شروع همکاری، نوع قرارداد و میزان مرخصی کافی باشد.
وقتی تعداد نیروها کم است، مسئول منابع انسانی یا مدیر مجموعه میتواند اطلاعات را شخصاً بهروزرسانی کند. تعداد درخواستهای مرخصی و مأموریت نیز محدود است و تهیه گزارشهای موردنیاز مدیران زمان زیادی نمیبرد. در این مرحله، استفاده از نرمافزارهای تخصصی ممکن است ضروری به نظر نرسد.
اما با رشد کسبوکار، وضعیت تغییر میکند. برای هر بخش فایل جداگانهای ایجاد میشود؛ یک فایل برای اطلاعات پرسنلی، یک فایل برای قراردادها، فایلی دیگر برای مرخصیها، فایل حضور و غیاب و فایلهای جداگانه برای کارکرد و پرداختها.
بهمرور مشخصکردن آخرین نسخه هر فایل دشوار میشود. ممکن است یک اطلاعات در چند محل ثبت شده باشد یا تغییرات انجامشده در یک فایل، در سایر فایلها اعمال نشود. در نتیجه، مشکل اصلی از جایی آغاز میشود که حجم و پیچیدگی اطلاعات رشد کرده است، اما ابزار مدیریت آن همچنان برای یک تیم کوچک طراحی شده است.
نشانههایی که میگویند مدیریت دستی دیگر جواب نمیدهد
عبور از اکسل و روشهای دستی معمولاً در یک روز مشخص اتفاق نمیافتد. این نیاز بهتدریج و با مشاهده نشانههایی در فرایندهای روزانه سازمان آشکار میشود.
اطلاعات کارکنان در چند فایل مختلف پراکنده است
یکی از اولین نشانهها، پراکندگی اطلاعات است. ممکن است اطلاعات تماس کارکنان در یک فایل، سوابق قرارداد در فایل دیگر و وضعیت مرخصی یا کارکرد در فایلهای جداگانه نگهداری شود.
در چنین شرایطی، پیدا کردن اطلاعات کامل یک کارمند به بررسی چند فایل نیاز دارد. علاوه بر این، مشخص نیست کدام فایل آخرین بار بهروزرسانی شده و کدام نسخه معتبر است. این پراکندگی، احتمال استفاده از اطلاعات قدیمی یا ناقص را افزایش میدهد.
خطا در اطلاعات پرسنلی و محاسبات بیشتر شده است
ورود دستی اطلاعات همیشه با احتمال خطا همراه است. یک عدد ممکن است اشتباه وارد شود، فرمولی تغییر کند یا اطلاعات یک کارمند در ردیف فرد دیگری قرار بگیرد. با افزایش تعداد کارکنان، کنترل تکتک دادهها دشوارتر میشود. خطا در ثبت مرخصی، کارکرد، اضافهکاری یا مشخصات قرارداد ممکن است بر حقوق کارکنان، رضایت آنها و حتی تصمیمهای مدیریتی تأثیر بگذارد. اگر کارشناسان منابع انسانی بخش قابلتوجهی از زمان خود را صرف پیدا کردن و اصلاح خطاهای فایلها میکنند، روش فعلی دیگر کارایی لازم را ندارد.
پاسخگویی به کارکنان زمان زیادی میگیرد
در سیستمهای دستی، کارکنان برای اطلاع از مانده مرخصی، وضعیت درخواست، اطلاعات قرارداد یا جزئیات کارکرد خود باید مستقیماً با واحد منابع انسانی ارتباط بگیرند.
کارشناس منابع انسانی نیز برای پاسخگویی باید چند فایل، پیام یا فرم را بررسی کند. اگر تعداد این درخواستها افزایش پیدا کند، بخش زیادی از زمان واحد منابع انسانی صرف پاسخدادن به سؤالهای تکراری خواهد شد.
این وضعیت نهتنها سرعت پاسخگویی را کاهش میدهد، بلکه فرصت انجام فعالیتهای مهمتری مانند توسعه کارکنان، ارزیابی عملکرد و برنامهریزی منابع انسانی را نیز از کارشناسان میگیرد.
تهیه گزارشهای مدیریتی دشوار است
مدیران برای تصمیمگیری به اطلاعات دقیق و بهروز نیاز دارند. تعداد کارکنان فعال، نرخ خروج نیروها، وضعیت اضافهکاری، میزان غیبت، هزینه نیروی انسانی و مانده مرخصیها تنها بخشی از گزارشهایی هستند که ممکن است موردنیاز باشند.
در روش دستی، تهیه هر گزارش به جمعآوری اطلاعات از چند فایل و تطبیق آنها با یکدیگر نیاز دارد. این فرایند ممکن است چند ساعت یا حتی چند روز زمان ببرد. علاوه بر این، اگر دادهها بهروز نباشند، گزارشی که در اختیار مدیر قرار میگیرد تصویر دقیقی از وضعیت فعلی سازمان ارائه نخواهد داد.
فرایندها به حضور یک فرد وابسته شدهاند
گاهی تمام اطلاعات و روش انجام کارها در اختیار یک کارشناس منابع انسانی قرار دارد. فقط او میداند فایلها در کجا ذخیره شدهاند، آخرین نسخه کدام است و هر فرایند چگونه انجام میشود. در چنین شرایطی، مرخصی، جابهجایی یا خروج آن فرد میتواند بخشی از فعالیتهای واحد منابع انسانی را متوقف کند. وابستگی شدید فرایندها به افراد، یکی از نشانههای مهم نیاز به سیستمسازی است.
کنترل دسترسی به اطلاعات محرمانه دشوار شده است
اطلاعات کارکنان شامل دادههای شخصی، قراردادها، حقوق و سوابق شغلی است و باید با سطح بالایی از امنیت نگهداری شود. در روشهای دستی، فایلها ممکن است از طریق ایمیل، پیامرسان، حافظههای جانبی یا پوشههای مشترک جابهجا شوند. در این حالت، کنترل اینکه چه فردی به چه اطلاعاتی دسترسی دارد دشوار خواهد بود.
همچنین ممکن است مشخص نباشد چه کسی اطلاعات را مشاهده یا ویرایش کرده است. این موضوع با افزایش تعداد مدیران، کارشناسان و شعب سازمان اهمیت بیشتری پیدا میکند.
تعداد کارکنان افزایش یافته، اما ظرفیت واحد منابع انسانی ثابت مانده است
با افزایش تعداد نیروها، تعداد قراردادها، درخواستها، تغییرات اطلاعات، محاسبات و گزارشها نیز بیشتر میشود. بااینحال، تعداد کارشناسان منابع انسانی معمولاً با همان سرعت افزایش پیدا نمیکند. اگر انجام فعالیتهای روزمره به اضافهکاری مداوم کارشناسان وابسته شده یا کارهای عقبافتاده در حال افزایش است، احتمالاً مشکل فقط کمبود نیروی انسانی نیست. بخشی از مسئله به استفاده از فرایندهای دستی و تکراری مربوط میشود.
سیستم یکپارچه منابع انسانی چه چیزی را تغییر میدهد؟
هدف از پیادهسازی یک سیستم یکپارچه صرفاً تبدیل فایلهای اکسل به فرمهای دیجیتال نیست. تفاوت اصلی زمانی ایجاد میشود که اطلاعات و فرایندهای مختلف منابع انسانی با یکدیگر ارتباط داشته باشند. در یک سیستم یکپارچه، برای هر کارمند یک پرونده الکترونیکی ایجاد میشود که اطلاعات فردی، سوابق شغلی، قراردادها، تغییرات سازمانی و سایر دادههای مرتبط را در یک محل نگهداری میکند.
درخواستهایی مانند مرخصی، مأموریت و اضافهکاری نیز میتوانند بهصورت سیستمی ثبت شوند و پس از تأیید مدیر، در اطلاعات کارکرد کارکنان تأثیر بگذارند. به این ترتیب، نیاز به ورود چندباره یک داده در فایلهای مختلف کاهش پیدا میکند.
یکی دیگر از مزیتهای مهم، امکان تعیین سطح دسترسی است. هر فرد براساس نقش سازمانی خود فقط به اطلاعات موردنیازش دسترسی خواهد داشت. مدیران میتوانند گزارشهای مربوط به تیم خود را مشاهده کنند، کارکنان درخواستهایشان را پیگیری کنند و کارشناسان منابع انسانی نیز کنترل کاملتری بر اطلاعات داشته باشند.
ثبت تاریخچه تغییرات نیز کمک میکند مشخص باشد هر اطلاعات در چه زمانی و توسط چه فردی اصلاح شده است. این قابلیت، کنترل و پیگیری خطاها را سادهتر میکند.
سیستم یکپارچه همچنین میتواند گزارشهای مدیریتی را سریعتر در اختیار مدیران قرار دهد. بهجای جمعآوری دستی اطلاعات از چند فایل، دادهها از یک منبع مشترک استخراج میشوند و تصویر دقیقتری از وضعیت نیروی انسانی ارائه میدهند.
در نتیجه، مزیت اصلی سیستم منابع انسانی فقط حذف اکسل نیست؛ بلکه ایجاد ارتباط میان اطلاعات پرسنلی، حضور و غیاب، کارکرد، پرداختها و سایر فرایندهای مرتبط است.
چه زمانی باید برای خرید نرمافزار منابع انسانی اقدام کنیم؟
سازمانها نباید خرید نرمافزار را تا زمانی به تعویق بیندازند که خطاها و بینظمیها به یک بحران تبدیل شوند. بهترین زمان برای بررسی نرمافزار، زمانی است که نشانههای پراکندگی اطلاعات و افزایش پیچیدگی فرایندها ظاهر شدهاند، اما هنوز امکان ساماندهی و انتقال اطلاعات وجود دارد.
پاسخ به چند سؤال میتواند به تصمیمگیری کمک کند:
- آیا اطلاعات کارکنان در چند فایل و محل مختلف نگهداری میشود؟
- آیا تهیه گزارشهای منابع انسانی چند ساعت یا چند روز زمان میبرد؟
- آیا خطاهای مربوط به مرخصی، کارکرد یا قراردادها تکرار میشوند؟
- آیا تعداد کارکنان، واحدها یا شعب سازمان در حال افزایش است؟
- آیا انجام فرایندها به حضور یک یا دو کارشناس وابسته است؟
- آیا کارکنان برای پیگیری درخواستهای خود دائماً با منابع انسانی تماس میگیرند؟
- آیا مدیران به اطلاعات دقیق و بهروز نیروی انسانی دسترسی ندارند؟
- آیا کنترل دسترسی به اطلاعات محرمانه کارکنان دشوار است؟
اگر پاسخ سازمان به چند مورد از این سؤالها مثبت باشد، احتمالاً زمان بررسی یک سیستم مدیریت منابع انسانی فرارسیده است.
البته انتخاب نرمافزار نباید فقط براساس تعداد امکانات انجام شود. سازمان باید ابتدا فرایندهای فعلی، مشکلات اصلی و نیازهای آینده خود را مشخص کند. سپس بررسی شود که نرمافزار موردنظر تا چه اندازه امکان یکپارچهسازی اطلاعات، توسعه تدریجی و هماهنگی با ساختار سازمان را فراهم میکند.
جمعبندی
اکسل ابزار نامناسبی نیست، اما نمیتواند جای یک سیستم طراحیشده برای مدیریت چرخه کامل کارکنان را بگیرد. این ابزار در مراحل ابتدایی فعالیت یک کسبوکار میتواند بسیاری از نیازها را پوشش دهد، اما با افزایش تعداد نیروها و پیچیدهترشدن فرایندها، محدودیتهای آن آشکار میشود.
پراکندگی اطلاعات، افزایش خطا، دشواری تهیه گزارش، وابستگی فرایندها به افراد و نبود کنترل دقیق بر دسترسیها، از مهمترین نشانههایی هستند که ضرورت حرکت به سمت یک سیستم یکپارچه را نشان میدهند.
راهکار مدیریت منابع انسانی، امکان مدیریت متمرکز فرایندهایی مانند اطلاعات پرسنلی، حضور و غیاب، کارکرد، حقوق و دستمزد و دیگر فعالیتهای مرتبط با منابع انسانی را فراهم میکند. سازمانها میتوانند با بررسی امکانات این راهکار و دریافت دمو، مشخص کنند کدام بخش از فرایندهای منابع انسانی آنها قابلیت مکانیزهشدن و یکپارچهسازی دارد.
