نامه اداری یکی از انواع نامههای رسمی است که معمولا با اهدافی چون تامین درخواست، سفارش کالا و خدمات از تامین‌کننده، انتقال حسن نیت، عذرخواهی و… نوشته می‌شود. نگارش این نامهها شرایط و قوانین خاصی دارد که لازم است رعایت شود؛ در غیر این صورت ممکن است گیرنده نتواند منظور شما را به خوبی متوجه شود و حتی در مواقعی آن را به عنوان بی‌احترامی در نظر بگیرد و درخواست شما را رد کند!
بر همین اساس ما در این مقاله از دانشگاه کسب و کار به تعریف نامه اداری و انواع آن پرداختیم، سپس قالب کلی و روش‌های نگارش آن را بررسی کردیم. تا پایان این مقاله همراه ما باشید تا به خوبی بتوانید با این نوع نامهها آشنا شوید و در مواقع لازم از نکات مهم آن استفاده کنید.
نامه اداری و انواع آن
نامه اداری به مکاتبات خاصی گفته می‌شود که داخل یک اداره، سازمان یا خارج از آن با اهداف گوناگون نوشته و طی مراحل خاصی بررسی و مبادله می‌شود. این نامهها انواع مختلفی دارد که عبارت است از:
1. نامههای داخلی که به نامه‌هایی گفته می‌شود که در داخل سازمان و بین واحدهای مختلف تبادل می‌شود مانند؛
نامه بین دو واحد همسطح
نامه از واحد بالاتر به پایین‌تر و برعکس
نامه از طرف یک کارمند به عنوان یک واحد مستقل
نامه از طرف یک واحد برای یکی از کارمندان
2. نامههای خارجی که برای خارج از سازمان نوشته می‌شود مانند؛
نامه به یک واحد شناخته شده در یک سازمان
نامه به یک شخص حقیقی
نامه به شخص حقیقی که در بخش خصوصی سمت دارد و…
3. نامه خبری که معمولا در آن نتیجه یک کار یا درخواست به شخص یا سازمان ذی‌ربط اطلاع داده می‌شود.
4. نامه دستوری یا درخواستی که اکثر موضوعات نامه اداری را در برمی‌گیرد. محتوای این نامهها دستور یا درخواست از شخص و سازمان برای انجام کاری خاص است.
5. نامههای بازدارنده که در آن از انجام یک کار یا حادثه جلوگیری می‌شود و مدت زمان توقف آن به‌طور دائم یا موقت است.
6. نامههای هماهنگی که جهت ایجاد هماهنگی بین واحدهای مختلف یک سازمان یا چند سازمان نوشته می‌شود؛ مانند بخشنامه‌های اداری در وزارتخانه‌ها، مدارس و موسسات.
مهمترین اجزای یک نامه اداری
نامه اداری چند ویژگی مشخص دارد که آن را از سایر نامهها متمایز می‌کند. این ویژگی‌ها مواردی شامل؛ نگارش شماره نامه، عنوان واحد گیرنده نامه، عنوان واحد فرستنده یا نام شخص فرستنده، موضوع نامه و… می‌باشد که باعث رسمیت یافتن نامه اداری می‌شود. برخی از مهمترین اجزای نگارش نامه اداری عبارت است از:
سرلوحه
سرلوحه به قسمتی از نامه اداری گفته می‌شود که در بالای کاغذ اداری آن چاپ شده است.
عنوان گیرنده نامه
گیرنده نامه به شخص، مقام سازمانی یا واحد سازمانی خاصی گفته می‌شود که نامه اداری خطاب به آن نوشته شده است. در پیش از این عنوان، کلمه «به» نوشته می‌شود تا مخاطب اصلی نامه مشخص شود.
عنوان فرستنده نامه
فرستنده نامه شخص، سازمان یا واحد سازمانی است که نامه از طرف او نوشته شده است. پیش از این عنوان کلمه «از» نوشته می‌شود.
موضوع نامه
موضوع نامه عبارت گویا و مختصری است که محتوای نامه را مشخص می‌کند. در این بخش نباید توضیحات طولانی آورده شود و بهتر است در یک یا دو کلمه به صورت مختصر نوشته شود.
متن نامه
متن نامه اداری، درخواست و مطلب اصلی است که در نامه نوشته می‌شود و در حقیقت، هدف اصلی فرستنده از ارسال نامه را مشخص می‌کند. در ابتدای این بخش لازم است سوابق و علل نوشتن نامه مشخص شود، سپس منظور اصلی به صورت مختصر و مناسب نوشته شود.
مشخصات فرستنده یا امضاکننده
پس از نوشتن بخش اصلی نامه، لازم است مشخصات اداری سازمان یا مشخصات فردی شخصی که نامه را امضا و ارسال می‌کند نوشته شود. به این ترتیب در این بخش، عنوان سازمان و سپس نام و نام خانوادگی فرد نوشته و امضا می‌شود.
گیرندگان رونوشت
گیرندگان رونوشت واحدهای سازمانی یا اشخاصی هستند که علاوه بر گیرنده اصلی، یک رونوشت از نامه باید برای آن‌ها نیز ارسال شود. این بخش با عبارت «رونوشت به» مشخص می‌شود.
اصول نگارش نامه اداری
مهمترین اصل نگارش نامه اداری این است که خواننده به خوبی بتواند با آن ارتباط برقرار کند. بر همین اساس سه اصل مهم وجود دارد که رعایت آن در روند نگارش نامه اداری اهمیت زیادی دارد. این اصول شامل موارد زیر است:
1. رعایت اصول نگارشی
مهمترین اصل در نگارش نامه اداری دقت در رعایت نوشتار و معانی واژگان است. اگر متن شما دارای غلط املایی باشد یا کلماتی از آن جابه‌جا و حذف شده باشد، علاوه بر اینکه بی‌احترامی به گیرنده است، ممکن است معنی و مفهوم نامه شما را نیز تغییر دهد. بنابراین سعی کنید در هنگام نگارش نامه از یک لغت‌نامه استفاده کنید و بعد از اتمام کار چندبار متن را خوانید تا در صورت لزوم، خطاها و ایرادات آن را اصلاح کنید.
2. مختصر نویسی
یک تحقیق روانشناسی نشان داده است که تقریبا 95 درصد مردم، جمله‌هایی که از هشت کلمه تشکیل شده باشد را با یک بار روخوانی متوجه می‌شوند. به همین علت یکی از مهمترین اصول نگارش نامه اداری، مختصرنویسی و عدم استفاده از جملات ثقیل و دشوار است.
3. صراحت و وضوح متن
مهمترین هدف از نوشتن نامه اداری، انتقال پیام و ارتباط موثر با مخاطب است. بنابراین لازم است تلاش کنید عنصر صراحت و روشنی را در متن خود رعایت کنید. مثلا؛ سعی کنید از کلمات دشوار عربی یا فارسی استفاده نکنید، بیش از حد توضیح ندهید، از جمله‌بندی واضح استفاده کنید و با به‌کارگیری علائم نگارشی، خوانایی نوشته خود را افزایش دهید.
چند نکته مهم که باید در هنگام نگارش نامه اداری رعایت کنید
تا این بخش از مقاله دانشگاه کسب و کار با نامه اداری و اجزای آن آشنا شدید. اگر قصد دارید نامه اداری بنویسید، رعایت این موارد نقش زیادی در بهبود روند نگارش شما خواهد داشت:
1. توجه به اصل موضوع و پرهیز از پرداختن به مطالب حاشیه‌ای و غیرضروری
2. رعایت قواعد دستور زبان فارسی
3. استفاده از زبان ساده و روشن
4. توجه به اصطلاحات و درجات افراد و رعایت کاربرد آن‌ها با حفظ احترام کامل
5. پرهیز از جمله‌بندی‌های پیچیده و کلمات نامانوس فارسی و عربی
6. استفاده از زبان جدی و رسمی و عدم استفاده از طنز و شوخی در نامه!
7. توجه به رعایت اجزای کامل نامه اداری
8. ارائه مقدمه و نتیجه نهایی نامه به صورت واضح و مختصر
9. درج تاریخ دقیق نامه و شماره‌ها و ارقام مربوط به پرونده، پیوست، کد ملی و…
10. بازبینی و بررسی نهایی نامه پیش از ارسال آن جهت اصلاح خطاهای احتمالی
چند نمونه نامه اداری برای آشنایی با سبک نگارش آن‌ها
مطالعه و بررسی انواع درخواست‌ها و نامههای اداری اهمیت زیادی در شناخت شما از نحوه نگارش این نامهها دارد. بر همین اساس ما در ادامه این مقاله از دانشگاه کسب و کار چند نمونه نامه اداری در شرایط مختلف نوشته‌ایم تا شما را بیشتر با این نامهها آشنا کنیم.
درخواست تامین تجهیزات از آموزش و پرورش
باسمه تعالی
شماره:…….
تاریخ:…….
پیوست:…….
از: دبیرستان دخترانه شهید اکبری
به: ریاست محترم آموزش و پرورش ناحیه یک
جناب آقای حسینی رییس محترم آموزش و پرورش ناحیه 1
موضوع: درخواست تجهیزات آموزشی
با عرض و سلام و احترام. به استحضار می‌رساند جهت تجهیز بخش کامپیوتر در دبیرستان دخترانه شهید اکبری، مبلغ صد میلیون ریال بودجه لازم است؛ خواهشمند است در صورت صلاحدید، دستور فرمایید اقدامات لازم جهت تامین این مبلغ مبذول گردد.
با تشکر
مدیریت دبیرستان شهید اکبری؛ زهرا محمدی فر
امضا ………
نامه اداری جهت درخواست وام
باسمه تعالی
شماره:…..
تاریخ:……
پیوست:…..
سرکار خانم …. مدیر محترم شرکت…..
موضوع: درخواست وام
با عرض سلام و احترام. اینجانب …… کارمند بخش روابط عمومی شرکت …. جهت تامین هزینه خرید ماشین، نیازمند مساعدت شما برای دریافت پانصد میلیون ریال وام با بازپرداخت 6 ماهه هستم. خواهشمندم در صورت رضایت و صلاحدید، دستور فرمایید اقدامات لازم جهت تامین این مبلغ انجام پذیرد.
با تشکر و احترام
نام و نام خانوادگی:…….
امضا:…………
رونوشت به: بخش مالی و مدیریت امور حسابداری
درخواست انتقال دانشجو
باسمه تعالی
شماره:……
تاریخ:…….
پیوست:…..
جناب آقای….. رئیس محترم دانشگاه …..
موضوع: درخواست انتقال یا مهمانی
با عرض سلام و احترام خدمت شما. اینجانب ….. دانشجوی ترم…. رشته …… دانشگاه ….. به علت بیماری پدر و نیاز به مساعدت خانواده‌ام در شهر …. درخواست دارم با انتقالی یا مهمانی بنده به مدت …... ماه به دانشگاه ……. موافقت فرمایید. خواهشمندم در صورت رضایت، دستور فرمایید اقدامات لازم جهت این انتقالی صورت پذیرد. در ادامه، مدارک و مستندات این درخواست پیوست می‌گردد.
با تشکر و احترام
نام و نام خانوادگی:…….
امضا:……….
رونوشت به: رئیس محترم دانشکده …..، مدیریت گروه رشته تحصیلی ….. و امور اداری دانشگاه …..
سخن پایانی
برای همه ما ممکن است گاهی شرایطی پیش بیاید که مجبور به نوشتن نامه اداری شویم. نامه اداری یک نوع نامه رسمی است که در قالب خاصی نوشته می‌شود و کاربردهای گوناگونی دارد؛ درخواست وام، درخواست تامین بودجه یا تجهیزات، ارائه گزارش و خبر به یک مرجع خاص، درخواست انتقالی، درخواست مرخصی یا اضافه کاری و….
اگر با نحوه نگارش این نامهها و قالب‌های خاص آن آشنا نباشیم، ممکن است نتوانیم منظور خود را به درستی به طرف مقابل برسانیم. در نتیجه ممکن با درخواست ما موافقت نشود و حتی در شرایطی، به منزله بی‌احترامی ما به مخاطب تلقی شود. بر همین اساس ما در این مقاله از دانشگاه کسب و کار به تعریف انواع نامه اداری پرداختیم؛ سپس اصول و اجزای مهم آن را همراه با ذکر چند نمونه بررسی کردیم. نظر شما درباره این نوع نامهها چیست؟ اگر تاکنون نامه اداری نوشته‌اید، برای ما بنویسید که چه موارد خاصی را در آن رعایت کردید؟ خواننده نظرات ارزشمند شما هستیم.
