اگر هنوز ورود و خروج پرسنل را دستی ثبت می‌کنید، این مقاله را بخوانید!

شاید شما هم مانند برخی از سازمان ‌ها و کسب ‌و کارها هنوز ثبت ورود و خروج کارکنان خود را به صورت دستی انجام می‌ دهید؛ یعنی همان استفاده از دفتر حضور و غیاب یا فایل‌ های اکسل برای ثبت زمان شروع و پایان کار! ثبت دستی ورود و خروج بدون استفاده از دستگاه ورود و خروج پرسنل در نگاه اول شاید ساده و کم‌هزینه به نظر برسد، اما در بلندمدت می‌تواند تبعات زیادی برای شما و پرسنل به همراه داشته باشد.

با استفاده از دستگاه ورود و خروج پرسنل مانند دستگاه حضور و غیاب چهره ای یا دستگاه حضور و غیاب اثر انگشت و نرم افزار حضور و غیاب می توانید به راحتی ورود و خروج کارکنان را ثبت و مدیریت کنید. همچنین نصب دستگاه ورود و خروج در کنار سایر تجهیزات امنیتی مانند دستگاه اکسس کنترل، گیت کنترل تردد و دستگیره هوشمند باعث می شود تا دسترسی افراد غیرمجاز را به بخش های مختلف شرکت یا سازمان را محدود کنید..

در ادامه معایب ثبت دستی ورود و خروج را بیان می کنیم و ضرورت استفاده از دستگاه ورود و خروج پرسنل و اهمیت محاسبه دقیق ساعات کاری و حقوق و دستمزد بر اساس قوانین کار می‌پردازیم. اگر هنوز از روش‌های سنتی استفاده می‌کنید، خواندن این مطلب را از دست ندهید.

چرا ثبت دستی ورود و خروج مشکل‌ساز است؟

ثبت دستی حضور و غیاب پرسنل یکی از قدیمی‌ترین روش‌های مدیریت زمان کاری است. با اینکه در گذشته چاره‌ای جز این نبود، اما امروز با توجه به توسعه فناوری، این روش با معایب زیادی همراه است:

۱. خطای انسانی در ثبت اطلاعات

زمانی که پرسنل ورود و خروج خود را دستی ثبت می‌کنند، احتمال اشتباه، فراموشی یا حتی ثبت نادرست بسیار بالاست. این موضوع می‌تواند باعث ایجاد اختلاف بین کارفرما و کارمند شود.

۲. تقلب یا سوءاستفاده

در سیستم دستی، امکان دارد برخی افراد ورود یا خروج خود یا همکاران‌شان را به صورت نادرست وارد کنند؛ برای مثال، کارمندی که دیر آمده از همکارش بخواهد زمان ورود را زودتر ثبت کند.

۳. زمان‌بر بودن پردازش اطلاعات

محاسبه ساعات کاری، اضافه‌کاری، تاخیرها و مرخصی‌ها به صورت دستی بسیار وقت‌گیر است و دقت آن پایین است. هرچه تعداد کارکنان بیشتر باشد، این فرایند سخت‌تر می‌شود.

۴. بایگانی و نگهداری دشوار

نگهداری دفتر حضور و غیاب یا فایل‌های اکسل به مدت طولانی و در شرایط امن کاری پیچیده و پرریسک است؛ به‌ویژه در زمان بازرسی‌های قانونی یا حسابرسی‌های داخلی.

دستگاه ورود و خروج چرا ضروری است؟

دستگاه ورود و خروج پرسنل یک ابزار هوشمند برای ثبت دقیق زمان ورود و خروج کارکنان است. دستگاه ورود و خروج با استفاده از فناوری ‌هایی مانند اثر انگشت، کارت RFID، تشخیص چهره یا موبایل کار می‌کنند و مزایای فراوانی دارند:

۱. دقت بالا و حذف خطاهای انسانی

با استفاده از دستگاه، ثبت ساعت ورود و خروج به صورت خودکار و دقیق انجام می‌شود و نیازی به دخالت کارمند یا کارفرما نیست.

۲. جلوگیری از تقلب و تخلف

هر کارمند فقط می‌تواند با اطلاعات منحصر‌به‌فرد خود (مثل اثر انگشت یا چهره) وارد یا خارج شود، بنابراین امکان ثبت غیرواقعی حذف می‌شود.

۳. محاسبه خودکار ساعات کاری و حقوق

دستگاه‌ ورود و خروج با نرم ‌افزارهای حضور و غیاب و حتی سیستم‌های حقوق و دستمزد یکپارچه می‌شوند و گزارش‌های دقیقی از ساعات کاری، اضافه‌کاری، مرخصی و غیبت ارائه می‌دهند.

۴. تطابق کامل با قوانین کار

سیستم‌های جدید بر اساس شیفت‌کاری، تعطیلات رسمی، مرخصی‌ها و قوانین اضافه‌کاری طراحی شده‌اند و کارفرما را از نگرانی‌های قانونی رها می‌کنند.

ثبت دستی یا دستگاه ورود و خروج پرسنل؟

قوانین کار و اهمیت ثبت دقیق ساعات کاری

مطابق با قوانین کار جمهوری اسلامی ایران، کارفرما موظف است ساعت دقیق حضور و غیاب کارکنان را ثبت و بر اساس آن حقوق، مزایا، اضافه ‌کاری، کسر کار و تعطیلات را محاسبه کند. ثبت نادرست یا ناقص این اطلاعات می‌تواند تبعات قانونی داشته باشد و حتی منجر به جریمه ‌های سنگین یا شکایت‌های کارگری شود.برای مثال، اگر کارمندی مدعی اضافه‌ کاری باشد اما مدرک دقیقی از ثبت ساعات کاری وجود نداشته باشد، حق با کارمند خواهد بود. بنابراین ثبت دقیق و غیرقابل‌ تحریف اطلاعات، به نفع هر دو طرف (کارفرما و کارمند) است.ثبت ورود و خروج پرسنل توسط دستگاه ورود و خروج پرسنل مطابق با قانون کار جمهوری اسلامی ایران فواید متعددی برای کارفرما و کارگر دارد. در ادامه به مهم‌ترین مزایا و کاربرد مستندات دستگاه ورود و خروج پرسنل اشاره می‌کنم:

مزایای ثبت ورود و خروج توسط دستگاه ورود و خروج پرسنل

چگونه از ثبت دستی به سیستم حضور و غیاب هوشمند مهاجرت کنیم؟

مهاجرت از سیستم سنتی به یک سیستم حضور و غیاب هوشمند نیازمند برنامه‌ریزی دقیق است. مراحل کلی به این صورت است:

1. بررسی نیاز سازمان: تعیین تعداد پرسنل، نوع شیفت‌ها و نوع دستگاه مناسب (اثر انگشتی، کارتی، تشخیص چهره و…).
2. انتخاب نرم‌ افزار حضور و غیاب: نرم‌ افزاری که با قوانین کار سازگار و قابل اتصال به سیستم حقوق و دستمزد باشد.
3. آموزش پرسنل: اطلاع‌رسانی و آموزش نحوه استفاده از دستگاه برای جلوگیری از سردرگمی و مقاومت اولیه.
4. پشتیبانی و خدمات پس از فروش: انتخاب برند یا شرکت ارائه‌دهنده‌ای که خدمات نصب، آموزش و پشتیبانی مداوم ارائه دهد.

زمان خداحافظی با ثبت دستی حضور و غیاب فرا رسیده است!

در دنیای تکنولوژی که همه‌چیز به سمت اتوماسیون و دقت بالا حرکت می‌کند، ادامه استفاده از روش‌های دستی برای مدیریت منابع انسانی نه تنها ناکارآمد بلکه پرهزینه و پرریسک است. استفاده از دستگاه ورود و خروج نه‌تنها باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه می‌شود، بلکه تضمینی برای رعایت حقوق کارکنان و انطباق با قوانین کار است.

پس اگر هنوز ورود و خروج پرسنل خود را دستی ثبت می‌کنید، بهتر است همین امروز به فکر تغییر باشید. تکنولوژی به کمک شما آمده تا مدیریت منابع انسانی را حرفه‌ای‌تر، دقیق‌تر و امن‌تر انجام دهید. اگر قصد خرید دستگاه ورود و خروج برای سازمان و کسب و کار خود دارید.