تا به حال به این فکر کرده‌اید که چه کسی مسئول نظم و انضباط مالی در یک کسب و کار است؟ چه کسی با دقت و وسواس، نبض اقتصادی یک سازمان را زیر نظر دارد و مانع از سرگردانی سرمایه‌ها می‌شود؟ تصور کنید یک تیم فوتبال حرفه‌ای را بدون یک مربی کاربلد و یک آنالیزور دقیق بازی‌ها. به همین میزان، یک کسب و کار بدون حضور یک دفتردار ماهر و کاردان، در معرض آشفتگی و تصمیمات نادرست مالی قرار خواهد گرفت.
در این مقاله از دانشگاه کسب و کار قصد داریم تا پرده از رازهای این شغل مهم برداریم و شما را با وظایف، مهارت‌ها، مسیرهای تحصیلی و بازار کار آن در ایران آشنا کنیم. پس با ما همراه باشید تا دریابید چرا دفترداری، نه فقط یک شغل، بلکه یک نقش کلیدی در موفقیت هر کسب و کاری است.
دفتردار کیست؟
دفتردار، فردی است که مسئولیت ثبت و نگهداری دقیق و منظم تمامی تراکنش‌های مالی یک کسب و کار را بر عهده دارد. او با استفاده از اصول حسابداری، تمامی دریافت‌ها و پرداخت‌ها، خریدها و فروش‌ها و سایر رویدادهای مالی را در دفاتر و سیستم‌های مربوطه ثبت می‌کند.
وظیفه اصلی دفتردار، ایجاد یک سابقه مالی شفاف و قابل اعتماد است که مبنای تهیه گزارش‌های مالی و تصمیم‌گیری‌های مدیریتی قرار می‌گیرد. به عبارت دیگر، دفتردار به عنوان حافظ و نگهبان اطلاعات مالی یک سازمان عمل می‌کند و نقش کلیدی در نظم بخشیدن به امور مالی آن ایفا می‌نماید.
اهمیت شغل دفترداری
دفترداری اهمیت و مزایای متعددی در کسب‌وکارها دارد. در اینجا برخی از مزایا را معرفی کرده‌ایم:
- حفظ سلامت مالی: دفتردار با ثبت دقیق تراکنش‌ها، از بروز اشتباهات و تخلفات مالی جلوگیری می‌کند و سلامت مالی سازمان را تضمین می‌نماید.
- ارائه دیدگاه شفاف: گزارش‌های مالی تهیه شده توسط دفتردار، تصویری واضح از وضعیت اقتصادی کسب و کار ارائه می‌دهد و به مدیران در اتخاذ تصمیمات آگاهانه کمک می‌کند.
- رعایت قوانین و مقررات: دفتردار با آگاهی از قوانین مالیاتی و حسابداری، از بروز مشکلات قانونی برای کسب‌وکار جلوگیری می‌کند.
- افزایش بهره‌‌وری: با سازماندهی امور مالی، دفتردار زمان مدیران را برای تمرکز بر سایر جنبه‌های مهم کسب و کار آزاد می‌کند.
- جذب سرمایه‌گذار: ارائه گزارش‌های مالی دقیق و منظم، اعتماد سرمایه گذاران را جلب کرده و فرآیند جذب سرمایه را تسهیل می‌بخشد.
مهم‌ترین وظایف دفتردار
وظایف یک دفتردار طیف گسترده‌ای را شامل می‌شود که بسته به اندازه و نوع کسب و کار، ممکن است متغیر باشد. در ادامه به مهم‌ترین این وظایف اشاره خواهیم کرد:
1. ثبت دقیق و سیستماتیک تراکنش‌های مالی
دفتردار موظف است تمامی دریافت‌ها و پرداخت‌های نقدی و غیرنقدی کسب و کار را با دقت و بر اساس اصول حسابداری در دفاتر مربوطه ثبت کند. این امر اطمینان حاصل می‌کند که هیچ تراکنش مالی از قلم نیفتاده و اطلاعات مالی به درستی منعکس می‌شود.
2. صدور فاکتور و پیگیری مطالبات
یکی از وظایف کلیدی دفتردار، صدور فاکتور برای مشتریان و پیگیری به موقع پرداخت‌های آنان است. این اقدام به حفظ جریان نقدینگی سالم در کسب و کار کمک شایانی می‌نماید و از بروز مشکلات مالی ناشی از عدم وصول مطالبات جلوگیری می‌کند.
3. پرداخت به موقع صورتحساب‌ها و مدیریت بدهی‌ها
دفتردار مسئولیت پرداخت به موقع قبوض، هزینه‌ها و سایر بدهی‌های کسب و کار را بر عهده دارد. این کار از تحمیل جریمه‌های دیرکرد و ایجاد روابط نامناسب با تامین کنندگان جلوگیری می‌کند و اعتبار مالی سازمان را حفظ می‌نماید.
4. تهیه و تنظیم گزارش‌های مالی دوره‌ای
دفتردار با استفاده از اطلاعات ثبت شده، گزارش‌های مالی مختلفی مانند گزارش سود و زیان، ترازنامه و صورت جریان وجوه نقد را در دوره‌های زمانی مشخص (ماهانه، فصلی، سالانه) تهیه و تنظیم می‌کند. این گزارش‌ها ابزاری قدرتمند برای ارزیابی عملکرد مالی و اتخاذ تصمیمات استراتژیک هستند.
5. تنظیم و نگهداری دفاتر مالی
دفتردار وظیفه دارد دفاتر مالی قانونی و داخلی کسب و کار را به صورت منظم و دقیق نگهداری کند. این دفاتر شامل دفتر روزنامه، دفتر کل و سایر دفاتر معین می‌شوند و مبنای تهیه گزارش‌های مالی و انجام امور مالیاتی هستند.
6. همکاری و تعامل دفتردار با حسابداران
در صورت نیاز، دفتردار با حسابداران و ممیزان همکاری کرده و اطلاعات و مدارک مورد نیاز آن‌ها را ارائه می‌دهد. این تعامل به انجام صحیح امور حسابداری و مالیاتی و همچنین انجام فرآیند ممیزی کمک می‌کند.
7. انجام امور مربوط به حقوق و دستمزد
بسته به اندازه و ساختار سازمان، ممکن است دفتردار مسئولیت محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان، کسر مالیات و بیمه و تهیه گزارش‌های مربوطه را نیز بر عهده داشته باشد. این وظیفه نیازمند آشنایی با قوانین کار و تامین اجتماعی است.
مهارت های لازم برای یک دفتردار حرفه‌ای
برای موفقیت در شغل دفترداری، داشتن مجموعه‌ای از مهارت‌های فنی و فردی ضروری است. این مهارت‌ها به دفتردار کمک می‌کنند تا وظایف خود را به نحو احسن انجام دهد.
- تسلط بر اصول و مبانی حسابداری: یک دفتردار کارآمد باید درک عمیقی از اصول و استانداردهای حسابداری داشته باشد تا بتواند تراکنش‌های مالی را به درستی ثبت و طبقه‌بندی کند. این دانش به او کمک می‌کند تا گزارش‌های مالی معتبری تهیه نماید.
- مهارت در کار با نرمافزارهای حسابداری: در دنیای امروز، آشنایی و تسلط بر نرمافزارهای حسابداری یک الزام برای دفترداران محسوب می‌شود. این نرم‌‌‌افزارها فرآیند ثبت و گزارش‌دهی مالی را تسهیل و تسریع می‌بخشند و دقت را افزایش می‌دهند.
- دقت و توجه فوق‌‌العاده به جزئیات: ماهیت شغل دفترداری ایجاب می‌کند که فرد از دقت و تمرکز بالایی برخوردار باشد. کوچک‌ترین اشتباه در ثبت اعداد می‌تواند منجر به مشکلات بزرگ مالی شود.
- توانایی سازماندهی و مدیریت زمان: یک دفتردار معمولاً با حجم زیادی از اطلاعات و اسناد مالی سروکار دارد. توانایی سازماندهی این اطلاعات و مدیریت زمان به او کمک می‌کند تا وظایف خود را به موقع و به طور موثر انجام دهد و از ایجاد بی‌نظمی جلوگیری کند.
- مسئولیت پذیری و امانت داری: دفتردار به اطلاعات مالی محرمانه دسترسی دارد و مسئولیت حفظ و نگهداری صحیح این اطلاعات را بر عهده دارد. بنابراین، داشتن حس مسئولیت پذیری بالا و امانت داری از ویژگی‌های ضروری یک دفتردار موفق است.
- توانایی حل مسئله و تفکر تحلیلی: در برخی موارد، دفتردار ممکن است با مغایرت‌ها یا مشکلات مالی مواجه شود. توانایی تجزیه و تحلیل این مسائل و یافتن راه‌‌حل‌های مناسب از مهارت‌های ارزشمند یک دفتردار محسوب می‌شود.
مسیرهای آکادمیک برای دفترداری
علاقه‌مندان به شغل دفترداری می‌توانند از طریق تحصیل در دانشگاه یا شرکت در دوره‌های آموزشی تخصصی، دانش و مهارت‌های مورد نیاز این حرفه را کسب کنند. هر یک از این مسیرها مزایا و ویژگی‌های خاص خود را دارند. ما در ادامه به معرفی این روش‌ها پرداخته‌ایم:
1. تحصیل در رشته حسابداری در دانشگاه
رشته حسابداری در مقاطع مختلف کاردانی، کارشناسی، کارشناسی ارشد و دکتری در دانشگاه‌های سراسر کشور ارائه می‌شود.
فارغ التحصیلان این رشته با مبانی نظری و عملی حسابداری به طور کامل آشنا می‌شوند و آمادگی لازم برای ورود به بازار کار دفترداری و سایر مشاغل مرتبط را کسب می‌کنند.
2. تحصیل در رشته‌های مدیریت مالی و اقتصاد
اگرچه این رشته‌ها به طور مستقیم بر دفترداری تمرکز ندارند، اما دانش و مهارت‌های مرتبط با امور مالی و اقتصادی را در اختیار دانشجویان قرار می‌دهند که می‌تواند در شغل دفترداری نیز مفید باشد. فارغ التحصیلان این رشته‌ها با گذراندن دوره‌های تکمیلی حسابداری می‌توانند وارد این حرفه شوند.
3. گذراندن دوره‌های آموزشی حسابداری در آموزشگاه‌ها
بسیاری از آموزشگاه‌های آزاد و فنی و حرفه‌ای دوره‌های آموزشی تخصصی حسابداری و کار با نرم افزارهای حسابداری را برگزار می‌کنند. این دوره‌ها معمولاً به صورت فشرده و کاربردی طراحی شده‌اند و افراد را به سرعت برای ورود به بازار کار آماده می‌کنند.
4. تحصیل در رشته‌های مرتبط در هنرستان‌های فنی و حرفه‌ای
دانش‌آموزانی که در هنرستان‌های فنی و حرفه‌ای در رشته‌هایی مانند حسابداری تحصیل می‌کنند، پایه‌های دانش حسابداری را فرا می‌گیرند و می‌توانند پس از فارغ التحصیلی به عنوان دفتردار مشغول به کار شوند. این مسیر یک گزینه مناسب برای افرادی است که تمایل دارند زودتر وارد بازار کار شوند.
انواع دفتردار
شغل دفترداری نیز مانند بسیاری از مشاغل دیگر، دارای انواع مختلفی است که هر کدام وظایف و مسئولیت‌های خاص خود را دارند.
- دفتردار تمام وقت: این نوع دفتردار به صورت تمام وقت در یک شرکت یا سازمان مشغول به کار است و تمامی وظایف مربوط به دفترداری آن مجموعه را انجام می‌دهد.
- دفتردار پاره وقت: این دفتردار ساعات کاری کمتری نسبت به دفتردار تمام وقت دارد و ممکن است با چند شرکت به صورت همزمان همکاری کند. این گزینه برای کسب و کارهای کوچک یا افرادی که به دنبال انعطاف پذیری بیشتر در ساعات کاری خود هستند، مناسب است.
- دفتردار فریلنسر (آزادکار): این نوع دفتردار به صورت پروژه‌ای با شرکت‌ها و افراد مختلف کار می‌کند و خدمات دفترداری خود را به صورت مستقل ارائه می‌دهد. فریلنسرها معمولاً در کار با نرم افزارهای حسابداری آنلاین تخصص دارند.
- دفتردار تخصصی: برخی از دفترداران در یک حوزه خاص از حسابداری مانند حسابداری حقوق و دستمزد، حسابداری مالیاتی یا حسابداری فروش تخصص دارند و تمرکز اصلی آن‌ها بر انجام وظایف مربوط به آن حوزه است.
- دفتردار آنلاین – مجازی: با پیشرفت تکنولوژی، امکان انجام امور دفترداری به صورت آنلاین و از راه دور فراهم شده است. دفترداران آنلاین یا مجازی از طریق اینترنت و نرمافزارهای ابری به ارائه خدمات دفترداری به مشتریان خود می‌پردازند.
میزان درآمد دفتردار در ایران
میزان درآمد یک دفتردار در ایران به عوامل متعددی بستگی دارد. در یک نگاه کلی، می‌توان گفت که این شغل از نظر درآمدی در سطح متوسط رو به بالا قرار دارد و با افزایش تجربه و تخصص، امکان افزایش قابل توجه درآمد نیز وجود دارد. عواملی که بر میزان درآمد یک دفتردار تاثیر می‌گذارند عبارتند از:
- سطح تجربه و سابقه کار
- میزان تحصیلات و مدارک حرفه‌ای
- اندازه و نوع شرکت یا سازمانی که در آن کار می‌کنند
- موقعیت جغرافیایی (شهر محل کار)
- نوع قرارداد (تمام وقت، پاره وقت، پروژه‌ای)
به طور تقریبی، در سال 1404 یک دفتردار مبتدی در ایران می‌تواند انتظار درآمدی در بازه 10 تا 15 میلیون تومان در ماه را داشته باشد. با افزایش تجربه و مهارت، این رقم می‌تواند به 15 تا 25 میلیون تومان و برای دفترداران بسیار با تجربه و متخصص، حتی بیشتر از این مقدار نیز برسد. البته لازم به ذکر است که این ارقام تخمینی بوده و بسته به شرایط مختلف، ممکن است متغیر باشند.
نتیجه‌گیری
شغل دفترداری نه تنها یک وظیفه ساده برای ثبت اعداد و ارقام نیست، بلکه یک نقش حیاتی و استراتژیک در موفقیت هر کسب و کاری به شمار می‌رود. دفتردار به عنوان نگهبان گنجینه‌های مالی سازمان، با دقت و مسئولیت پذیری خود، زمینه را برای رشد و توسعه پایدار آن فراهم می‌کند. اگر شما نیز به دنیای اعداد و ارقام علاقه دارید، از نظم و دقت لذت می‌برید و به دنبال یک شغل باثبات و پرچالش هستید، حرفه دفترداری می‌تواند یک انتخاب هوشمندانه و پربار برای شما باشد.
ما در این مقاله از دانشگاه کسب و کار به معرفی شغل دفترداری و وظایف کلیدی آن پرداختیم؛ سپس مسیرهای آکادمیک برای ورود به این حوزه را بررسی کردیم. نظر شما درباره نقش دفتردار در سازمان‌ها چیست؟
منبع: Corporatefinanceinstitute
سوالات متداول
1. آیا برای دفتردار شدن حتماً باید مدرک دانشگاهی داشت؟
خیر، اگرچه مدرک دانشگاهی مرتبط مزیت محسوب می‌شود، اما داشتن مهارت‌های عملی و آشنایی با نرم افزارهای حسابداری نیز بسیار مهم است و با گذراندن دوره‌های آموزشی تخصصی می‌توان وارد این حرفه شد.
2. چه نرمافزارهای حسابداری برای یک دفتردار ضروری است؟
آشنایی با نرم افزارهای رایج در ایران مانند سپیدار، هلو و پارسیان برای یک دفتردار بسیار مفید است.
3. آیا امکان کار به صورت دورکاری در شغل دفترداری وجود دارد؟
بله، با پیشرفت تکنولوژی، امکان انجام بسیاری از وظایف دفترداری به صورت آنلاین و دورکاری فراهم شده است.
4. چشم انداز شغلی برای دفترداران در ایران چگونه است؟
با توجه به نیاز همیشگی کسب و کارها به مدیریت مالی، چشم انداز شغلی برای دفترداران در ایران بسیار خوب و رو به رشد است.
