وقتی در مورد یک سازمان صحبت می‌کنیم، معمولاً به گروهی از افراد اشاره می‌کنیم. این کلمه به معنای مجموعه‌ای از منابع است که به‌نوعی برای رسیدن به هدف مشترکی با هم کار می‌کنند. بر این اساس میتوان چنین گفت که اکثر ما در سازمانی از افراد کار کرده‌ایم؛ این سازمان می‌تواند مدرسه و دانشگاه یا محیط کار باشد. حتی یک خانواده هم نوعی سازمان است.
سازمانها شکل‌های مختلفی دارند. آنها ممکن است گروهی تصادفی از افرادی باشند که به طور ناگهانی برای رفع یک نیاز کوتاه‌مدت گرد هم آمده‌اند؛ مانند جمع‌آوری زباله در امتداد یک جاده یا جنگل. یا ممکن است گروهی از افراد همسو و یکپارچه باشند که برای رفع یک نیاز بلندمدت، مانند ریشه‌کن کردن فقر در یک کشور خاص، گرد هم آمده‌اند.
یک سازمان کلی می‌تواند سازمانهای کوچک‌تر متعددی نیز در درون خود داشته باشد؛ برای مثال بخش‌ها و تیم‌های مختلفی از افراد. معمولا نحوه همکاری افراد در سازمانها به عوامل متعددی بستگی دارد، از جمله ارزشهای فرهنگی آنها، ماهیت رهبری آنها و انواع نیازهای فعلی که برای رفع آن تلاش می‌کنند. ما قصد داریم در این مقاله از دانشگاه کسب و کار به تعریف سازمان بپردازیم و ویژگی‌ها و دلایل اهمیت آن را بررسی کنیم. پس اگر برای شما هم سوال است که ماهیت یک سازمان چیست، تا پایان این مقاله همراه ما باشید.
سازمان چیست؟
سازمان نهادی است که برای گرد هم آمدن مجموعه‌ای از افراد به منظور دستیابی به اهداف و آرمان‌های مشترک تحت چارچوب‌های قانونی بنا میشود.
سازمانها اغلب با عنوان‌هایی مانند شرکت، مؤسسه، انجمن، نهاد دولتی و غیره شناخته می‌شوند. آنها ملزم به رعایت رویه‌های قانونی خاص مانند ثبت کسب و کار، اخذ کد مالیاتی و نگهداری سوابق مالی شرکت هستند.
بنیانگذار و رهبر سازمان چه کسی است؟
بنیان‌گذاران، فرد یا افرادی هستند که سازمان را تأسیس می‌کنند. آنها مسئول انجام رویه‌های قانونی ذکر شده یا استخدام افراد برای تحقق اهداف و وظایق سازمان هستند.
پس از تشکیل یک سازمان، به فردی نیاز است تا آن را رهبری کند و تصمیمات مهم بگیرد. این فرد رهبر یا رئیس سازمان نامیده میشود. یک رهبر مسئولیت هدایت گروه و اطمینان از حرکت تمام افراد به سمت هدف را بر عهده دارد.
نمونه‌هایی از سازمانهای موفق
اکنون که تعریف سازمان را دانستیم، بهتر است نگاهی به سازمانهای موفق دنیا بیندازیم تا بیشتر با این مفهوم و محدوده گسترش آن آشنا شویم. این موارد نمونه‌هایی از سازمانهای مهم و بزرگ دنیا هستند:
سازمان جهانی بهداشت (WHO)
یک سازمان تخصصی وابسته به سازمان ملل متحد است که بر روی مسائل بهداشت عمومی جهانی تمرکز دارد. این سازمان، تلاش‌های بین‌المللی برای مبارزه با بیماری‌ها و بهبود مراقبت‌های بهداشتی را هماهنگ میکند.
گوگل
یک شرکت فناوری چندملیتی است که خدمات مرتبط با اینترنت از جمله موتورهای جستجو، تبلیغات آنلاین، رایانش ابری و نرم‌افزار را ارائه می‌دهد.
تسلا
تسلا شرکت خودروسازی برقی و انرژی پاک است که خودروهای برقی، محصولات انرژی خورشیدی و راه‌حل‌های ذخیره‌سازی انرژی را طراحی و تولید میکند.
مایکروسافت
یک شرکت فناوری است که نرم‌افزار، سخت‌افزار و خدمات را توسعه می‌دهد و آنها را به فروش می‌رساند. این شرکت بیشتر برای محصولاتی مانند سیستم‌عامل ویندوز و مجموعه نرم‌افزاری آفیس مایکروسافت شناخته شده است.
کمپانی اپل
اپل یک شرکت فناوری چندملیتی است که به خاطر تولید و عرضه محصولات نوآورانه‌ای مانند آیفون، آیپد و رایانه‌های مک شناخته شده است.
هدف و اولویت‌های سازمان
همه سازمانها با توجه به دسته‌بندی‌ای که در آن قرار می‌گیرند، اهداف، ماموریت‌ها و استراتژی‌های خاصی دارند. یعنی شما به‌عنوان یک سازمان باید بتوانید این موارد را برای خود مشخص کرده و بر اساس آن حرکت کنید:
مأموریت
همه افراد در یک سازمان باید برای رسیدن به هدفی مشترک تلاش کنند. این هدف اغلب به عنوان مأموریت شناخته میشود. مأموریت ممکن است به صورت ضمنی برای اعضای سازمان وجود داشته باشد یا به صراحت برای آنها بیان شود.
وقتی مأموریت به صراحت بیان میشود، اغلب به شکل یک «بیانیه مأموریت» است. این بیانیه اغلب در طی فرایندی به نام «برنامه‌ریزی استراتژیک» مورد بازبینی قرار می‌گیرد.
چشمانداز
چشمانداز سازمان تصویری از آن چیزی است که به‌عنوان موفقیت در آینده‌ای دورتر برای خود سازمان و افرادی که سازمان به آنها خدمت میکند به نظر می‌رسد. تبیین صریح این چشمانداز در قالب بیانیه‌ای شبیه به بیانیه مأموریت در طی برنامه‌ریزی استراتژیک می‌تواند بسیار انگیزه‌بخش و تاثیرگذار باشد.
ارزش‌ها
ارزشهای سازمان، اولویت‌های کلی در ماهیت نحوه کار سازمان برای رسیدن به مأموریت آن هستند. ارزش‌ها ممکن است در چگونگی کارکردن افراد در سازمان با یکدیگر منعکس شود. اینها را میتوان «ارزشهای واقعی» یا «ارزشهای عملیاتی» نامید.
ارزش‌ها همچنین می‌توانند در مورد چگونگی تمایل سازمان به همکاری اعضایش باشند. اینها را میتوان «ارزشهای مطلوب» نامید.
اولویت‌های استراتژیک
اولویت‌های استراتژیک مهم‌ترین مسائل و فعالیت‌های کلی برای اعضا هستند که هنگام تلاش برای رسیدن به مأموریت باید به آنها توجه کنند. چشم‌اندازها و ارزش‌ها، ممکن است به طور ضمنی یا صریح بین اعضا وجود داشته باشند. در حالی که ممکن است اولویتها با وظایف مربوط به اینکه چه کسی کدام موارد را تا چه زمانی باید رسیدگی کند، مرتبط باشد.
اولویتها اغلب در طول فرایند برنامه‌ریزی استراتژیک به عنوان «اهداف استراتژیک» شناخته می‌شوند.
بنابراین، به نظر می‌رسد که هنگام رهبری، مدیریت یا بهبود یک سازمان، این کار می‌تواند یک چالش بزرگ باشد. خوشبختانه، در انواع سازمانها نکات مشترکی وجود دارد؛ زیرا همه آنها نوعی سیستم هستند. بنابراین آشنایی با ویژگی‌های کلی آنها می‌تواند تاثیر زیادی در پیشرفت سازمانی شما داشته باشد.
اهمیت سازمان چیست؟
سازمانها به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا عملیات خود را بهبود بخشیده و آن را کارآمدتر کنند. داشتن یک ساختار سلسله‌مراتبی می‌تواند به تیم‌ها و شرکت‌ها در زمینه‌های مختلفی یاری برساند؛ از جمله آسان‌تر کردن وظایف اداری و امکان تخصص‌یافتن کارکنان.
دانستن اهمیت و مزایای این ساختار می‌تواند بهره‌وری شرکت را افزایش داده و روند سودبخشی آن را بهبود بخشد. این موارد برخی از دلایل اهمیت سازمانها محسوب می‌شوند:
1. باعث بهینه‌سازی استفاده از منابع میشود
سازمانها استفاده بهینه از منابع انسانی و مالی را تسهیل می‌کنند. این امر به اختصاص وظایف به کارکنان مناسب و جلوگیری از دوباره‌کاری کمک میکند. بدین ترتیب، اطمینان حاصل میشود که منابع و تلاش‌ها به هدر نمی‌رود.
2. به آسان‌تر شدن امور اداری کمک میکند
یک ساختار سازمانی خوب به شکل‌گیری عملیات روزانه و استراتژی‌های بلندمدت کمک میکند. این ساختار به کارکنان چگونگی عملکرد شرکت را آموزش می‌دهد. همچنین نقش‌های شغلی را روشن میکند، از دوباره‌کاری و اتلاف منابع جلوگیری میکند و امور اداری را آسان‌تر می‌سازد.
3. موجب بهبود ثبات کسب‌وکار میشود
یک سازمان با ایجاد فرایندها و ساختارهای شفاف، ثبات کار را ارتقا می‌بخشد. این کار باعث کاهش سردرگمی، تضمین روان‌تر شدن عملیات و انطباق‌پذیری میشود. همچنین، با تقویت همکاری‌های تیمی، ارتباطات باز و استراتژی‌های رهبری مؤثر، به ثبات بیشتر کسب‌وکارها کمک میکند.
4. تخصصی شدن افراد را افزایش می‌دهد
یک سازمان شامل طیف وسیعی از کارکنان با تخصص‌های مختلف است. ساختار آن به نقش‌های متمرکز و متخصص اجازه می‌دهد رشد بیشتری داشته باشند. این امر کارکنان را قادر می‌سازد تا مهارت‌های تخصصی را توسعه دهند و بهره‌وری را به حداکثر برسانند.
5. رشد و توسعه را تقویت میکند
یک ساختار منظم، مقیاس‌پذیری و مدیریت منابع را تسهیل میکند و از برنامه‌ریزی استراتژیک و رشد مستمر پشتیبانی میکند. به این ترتیب، رشد مستمر زمینه‌ای را برای تغییر سازمانی فراهم میکند که برای توسعه و گسترش آن ضروری است.
6. از حس فرهنگ سازمانی پشتیبانی میکند
یک سازمان فرهنگ خاصی را ایجاد میکند که به کارکنان آن مرتبط است. این فرهنگ مجموعه‌ای از ارزش‌ها و باورهای مشترک است که سازمان را متحد نگه می‌دارد. در واقع، فرهنگ سازمانی، زمینه‌ساز ارتباطات و همکاری بین تیم‌ها با تمرکز بر اهداف نهایی سازمان است.
ویژگی‌های یک سازمان چیست؟
سازمان به ساختار و ترتیب منابع، فرایندها و افراد درون یک شرکت یا گروه اشاره دارد و با چندین ویژگی مهم شناخته میشود. دارا بودن این ویژگی‌ها می‌تواند به ساده‌سازی عملیات، ارتقای بهره‌وری و در نهایت دستیابی کارآمد و اثربخش به اهداف کمک کند. ما در ادامه این مقاله از دانشگاه کسب و کار به معرفی این ویژگی‌ها می‌پردازیم:
ساختار مشخص
یک نهاد سازمان‌یافته دارای ساختاری شفاف با شرح واضح نقش‌ها، مسئولیت‌ها و سلسله مراتب است. این ساختار، سلسله‌مراتب را تعریف کرده و جریان اطلاعات و تصمیم‌گیری را مشخص میکند.
تقسیم کار
سازمان، تقسیم وظایف و مسئولیت‌ها بین افراد یا تیم‌ها بر اساس مهارت و تخصص آنها را شامل میشود. این تقسیم کار تضمین میکند که هر فرد بر حوزه تخصصی خود تمرکز کند؛ بنابراین منجر به افزایش کارایی و بهره‌وری میشود.
هماهنگی و ارتباطات
سازماندهی مؤثر نیازمند هماهنگی و ارتباط روان بین بخش‌های مختلف، تیم‌ها و افراد است. این امر اطمینان می‌دهد که تمام افراد همسو بوده، برای رسیدن به اهداف مشترک تلاش می‌کنند و به‌موقع اطلاعات مرتبط را با یکدیگر ردوبدل می‌کنند.
تخصص‌گرایی
سازمان به افراد اجازه می‌دهد تا در حوزه‌های تخصصی خود مهارت پیدا کنند و از تخصص خود برای ارائه نتایج باکیفیت استفاده کنند. این موضوع کارایی افراد را افزایش داده و موجب رشد حرفه‌ای آنان میشود. علاوه بر این، به شرکت‌ها امکان می‌دهد تا از حداکثر پتانسیل نیروی کار خود بهره ببرند.
استانداردسازی
نهادهای سازمان‌یافته اغلب رویه‌ها و خط‌‌مشی‌های استانداردی را تعریف می‌کنند. این امر موجب ثبات و یکنواختی در عملیات شده و در نتیجه به بهبود کنترل کیفیت، کاهش خطا و ارتقای تجربه مشتری منجر میشود.
انعطاف‌پذیری و سازگاری
سازمان در عین حال که ساختار را فراهم میکند، انعطاف‌پذیری و سازگاری با شرایط متغیر را نیز امکان‌پذیر می‌سازد. یک نهاد سازمان‌یافته خوب می‌تواند استراتژی‌ها، فرایندها و منابع خود را برای پاسخگویی به پویایی بازار و نیازهای در حال تحول کسب‌وکار تنظیم کند.
فرایند سازماندهی چیست؟
فرایند سازماندهی شامل چیدمان منابع، وظایف و افراد برای دستیابی به اهداف است و برای مدیریت موثر، بهره‌وری و عملیات روان ضروری است.
این بخش از مقاله، پنج مرحله مهم از فرایند سازماندهی را بررسی میکند. درک این فرایند به ایجاد پایه‌ای برای موفقیت، همکاری و رشد کمک میکند:
گام 1 – شناسایی اهداف و آرمان‌ها
اولین گام در فرایند سازماندهی شامل تعیین اهدافی است که مقصود و ماهیت کاری را که سازمان می‌خواهد به آن دست یابد، تعریف میکند. این اهداف برای ترغیب و ایجاد انگیزه در افراد به سمت آرمان‌های واحد، به اهداف گروهی (برای هر تیم) تقسیم می‌شوند.
گام 2 – تعیین وظایف و تقسیم کار
این گام بر فعالیت‌هایی تمرکز دارد که سازمان برای رسیدن به هدف مشترک انجام می‌دهد و برای آن تقسیم کار میکند. برای جلوگیری از اتلاف منابع و تکراری شدن وظایف، لازم است تقسیم صحیح کار بین افراد صورت بگیرد.
گام 3 – دسته‌بندی گروه‌ها و بخش‌ها
افراد دارای استعدادها و مهارت‌های متفاوتی هستند و بر این اساس در گروه‌های مشترکی دسته‌بندی می‌شوند که در نتیجه، بخش‌های یک سازمان را تشکیل می‌دهند. هر بخش مسئول فعالیت‌های خاصی است. به عنوان مثال میتوان به بخش‌های فروش، بازاریابی، منابع انسانی، امور مالی و غیره اشاره کرد.
گام 4 – تعیین سلسله مراتب
یک ساختار سلسله مراتبی در یک سازمان، ارتباط و همکاری مؤثر بین بخش‌ها را تضمین میکند. همه کارکنان باید از فردی که با او در ارتباط هستند و به او گزارش می‌دهند، مطلع باشند. این امر حس پاسخگویی و مسئولیت‌پذیری را ایجاد میکند.
گام 5 – تفویض مسئولیت‌ها و اختیارات
رهبران بخش‌های مختلف مسئولیت واگذاری کار و وظایف به کارکنان زیردست خود را برای دستیابی به اهداف سازمان بر عهده دارند. آنها همچنین اختیار لازم برای حفظ عملکرد کاری در تیم‌های خود به منظور ارتقای بهره‌وری کلی را دارا هستند.
چگونه یک سازمان را مدیریت کنیم؟
مدیریت یک سازمان، هماهنگی بهتر وظایف در بخش‌های مختلف را تضمین میکند و دستیابی به رشد با سرعت بیشتری را تسهیل می‌بخشد. همچنین منجر به ایجاد یک محیط کاری مشارکتی و مثبت میشود که رضایت شغلی و فرهنگ کاری سالم را تقویت میکند.
شرکت‌ها اغلب از سیستم‌های مدیریت منابع انسانی (HRMS) برای خودکارسازی عملکردهای اولیه منابع انسانی در طول چرخه عمر کارکنان استفاده می‌کنند. این سیستم برای کارکنان نیز مفید است؛ زیرا آنها به کمک آن، دسترسی مستقیم به روزهای مرخصی و حضور، حقوق و دستمزد و سوابق شخصی خود دارند.
پنج وظیفه گسترده موجود در مدیریت یک سازمان که توسط HRMS خودکار میشود عبارت‌اند از:
1. استخدام و جذب نیرو
تمام وظایف سازمان، از انتشار آگهی استخدام تا جذب کارکنان، می‌تواند در یک سیستم مدیریت منابع انسانی برنامه‌ریزی و خودکار شود. از طریق آن، هر مرحله را میتوان توسط منابع انسانی یا مدیر مجموعه برای پردازش کارآمد نامزدها، کنترل و نظارت کرد. این امر یک فرایند استخدامی شفاف و ساختاری را تضمین می‌نماید.
2. مدیریت مرخصی و حضور و غیاب
سیستم مدیریت منابع انسانی، به صورت ایمن، مرخصی و حضور و غیاب کارکنان را پیگیری میکند و این امکان را برای سازمان فراهم می‌سازد تا هر زمان که بخواهند به آن دسترسی داشته باشند. مدیریت حضور و غیاب در هنگام محاسبه حقوق و دستمزد اهمیت زیادی دارد؛ بنابراین خودکارسازی آن، بار سنگینی را کاهش می‌دهد.
3. تایم‌لاین پروژه‌ها و وظایف
پیگیری وظایف و پروژه‌هایی که کارکنان روی آنها کار می‌کنند، جنبه مهمی از مدیریت سازمان است. یک سیستم مدیریت منابع انسانی، مدیریت پروژه را تسهیل میکند و مدیران را قادر می‌سازد تا بر وظایف به روشی کارآمدتر نظارت داشته باشند.
4. مدیریت عملکرد
کل فرایند مدیریت عملکرد را میتوان با استفاده از یک سیستم مدیریت منابع انسانی خودکار و بهینه کرد. در این سیستم، شایستگی‌ها و اهداف کارکنان نیز قابل اندازه‌گیری است و امکان ارزیابی و بررسی عملکرد کارکنان را ساده‌تر میکند.
5. مدیریت حقوق و دستمزد و جبران خسارت
کاربر سیستم مدیریت منابع انسانی می‌تواند برای مدیریت حقوق و دستمزد (شامل پاداش‌ها و اضافه کاری‌ها) دستورالعمل‌هایی را در آن تعریف کند.
این امر فرایند پرداخت حقوق را قابل اعتمادتر و منسجم‌تر میکند. علاوه بر این میتوان جبران خسارت کارکنان را مستقیماً با عملکرد آنها مرتبط کرد که در نهایت منجر به ایجاد سیستمی شفاف‌تر میشود.
سخن پایانی
سازمان به مجموعه‌ای از افراد با ویژگی‌ها و اهداف مشترک گفته میشود که برای تحقق بخشیدن به ارزشهای خاصی گرد هم آمده‌اند. بر این اساس میتوان خانواده، مدرسه، دانشگاه، گروه‌های درسی و تفریحی و محیط‌های کاری را نوعی سازمان دانست. اکثر سازمانها چشمانداز، ماموریت‌ها و استراتژی‌های خاصی دارند؛ بنابراین آشنایی با این موارد و برنامه‌ریزی برای آن می‌تواند به رشد و پیشرفت محیط سازمانی شما کمک کند.
ما در این مقاله از دانشگاه کسب و کار به تعریف سازمان پرداختیم و دلایل اهمیت آن را بررسی کردیم. سپس از راهکارهایی نوشتیم که به شما کمک میکند یک سازمان را مدیریت و سازماندهی کنید. نظر شما درباره اهمیت سازمان چیست؟ چه راهکارهایی می‌شناسید که به حفظ وحدت و انسجام اعضای سازمان کمک کند؟ نظرات ارزشمند خود را با ما در میان بگذارید.
