دفتر کار مدرن فقط فضایی با دکوراسیون زیبا، میزهای مینیمال و تجهیزات دیجیتال نیست؛ محیط کار باید به شکلی طراحی شود که افراد بتوانند وظایف روزانه خود را راحتتر مدیریت کنند، با اعضای تیم ارتباط داشته باشند و ابزارهای موردنیازشان همیشه در دسترس باشد. به همین دلیل تجهیزاتی مانند صندلی مناسب، مانیتور، نور استاندارد و ابزارهای برنامهریزی اهمیت پیدا میکنند. یکی از این ابزارها وایت برد شیشهای است که میتوان از آن برای جلسات، ثبت ایدهها، برنامهریزی و نمایش اهداف تیم استفاده کرد. اگر قصد دارید برای دفتر کار خود یک وایت برد شیشهای مناسب انتخاب کنید، برای مشاهده مدلها و بررسی گزینههای موجود اینجا کلیک کنید. در ادامه با ۱۰ وسیله ضروری برای ساخت یک دفتر کار مدرن و حرفهای آشنا میشویم.
۱. میز کار مناسب؛ نقطه شروع یک دفتر حرفهای
تقریباً تمام فعالیتهای روزانه کارمندان پشت میز انجام میشود؛ بنابراین انتخاب میز را نباید فقط بر اساس ظاهر انجام داد.
ابعاد میز باید با نوع فعالیت فرد هماهنگ باشد. کارمندی که با یک لپتاپ کار میکند به اندازه یک طراح یا برنامهنویس با دو مانیتور به فضای میز نیاز ندارد.
وجود فضای کافی برای قرار دادن مانیتور، کیبورد، ماوس و وسایل ضروری مهم است؛ اما میز بیش از حد بزرگ نیز ممکن است فضای دفتر را بیدلیل اشغال کند.
در دفاتر کوچک میتوان از میزهای ساده و کمجا استفاده کرد و فضای ذخیرهسازی را با کشو و قفسه جداگانه تأمین کرد.
۲. صندلی اداری مناسب
اگر قرار باشد برای تجهیز دفتر بین وسایل مختلف اولویتبندی کنید، صندلی یکی از مواردی است که بهتر است در ابتدای فهرست قرار گیرد.
کارکنان ممکن است ساعتهای زیادی از روز کاری را روی صندلی سپری کنند. به همین دلیل قابلیتهایی مانند تنظیم ارتفاع، حمایت مناسب از کمر و امکان قرار گرفتن بدن در وضعیت راحت اهمیت دارند.
اداره ایمنی و بهداشت شغلی آمریکا (OSHA) نیز در راهنمای ایستگاههای کاری کامپیوتری بر قابل تنظیم بودن صندلی و حمایت مناسب از کمر تأکید میکند.
در نتیجه هنگام تجهیز یک دفتر حرفهای، ظاهر صندلی تنها یکی از معیارهاست؛ قابلیت تنظیم آن برای کاربران مختلف اهمیت بیشتری دارد.
۳. مانیتور و پایه مانیتور
کار با یک نمایشگر بزرگتر در بسیاری از مشاغل میتواند مدیریت چند پنجره و نرمافزار را راحتتر کند.
برنامهنویسان، طراحان، تدوینگران، کارشناسان مالی و افرادی که با صفحات گسترده کار میکنند ممکن است حتی به دو مانیتور نیاز داشته باشند.
در کنار نمایشگر، پایه مانیتور نیز وسیله کاربردی دیگری است. پایههای قابل تنظیم کمک میکنند موقعیت نمایشگر متناسب با کاربر تنظیم شود و در بعضی ستاپها فضای بیشتری روی میز ایجاد میکنند.
OSHA توصیه میکند بالاترین خط صفحه نمایش در سطح چشم یا پایینتر از آن قرار گیرد تا کاربر برای مشاهده نمایشگر مجبور به قرار دادن گردن در وضعیت نامناسب نشود.
۴. نور مناسب و چراغ رومیزی
یک دفتر مدرن بدون نور مناسب، دفتر کار کاملی نیست.
تا حد امکان بهتر است از نور طبیعی استفاده شود، اما موقعیت میز و مانیتور باید به شکلی باشد که نور پنجره بازتاب آزاردهندهای روی نمایشگر ایجاد نکند.
برای میزهایی که نور محیطی کافی دریافت نمیکنند، چراغ رومیزی میتواند مفید باشد. مدلهایی که امکان تغییر زاویه تابش دارند برای مطالعه اسناد، نوشتن یا فعالیتهای دقیق مناسبتر هستند.
نورپردازی دفتر باید متناسب با نوع کار طراحی شود؛ برای مثال نیاز یک طراح یا معمار ممکن است با کارمندی که بیشتر زمان خود را صرف تماس و جلسات آنلاین میکند متفاوت باشد.
۵. وایت برد شیشهای برای جلسات و برنامهریزی
با وجود ابزارهای دیجیتال مدیریت پروژه، تختههای نوشتاری همچنان در بسیاری از محیطهای کاری کاربرد دارند.
وایت برد شیشهای میتواند در اتاق جلسه، فضای کار تیمی یا حتی کنار میز مدیر قرار گیرد. سطح بزرگ آن فضای مناسبی برای ثبت ایدهها، رسم نمودار، برنامهریزی پروژه و توضیح موضوعات در جلسات فراهم میکند.
یک تیم بازاریابی میتواند تقویم محتوایی را روی آن طراحی کند؛ تیم محصول میتواند مراحل پروژه را نمایش دهد و در یک جلسه Brainstorming نیز ایدهها بلافاصله مقابل اعضای تیم نوشته شوند.
حتی میتوان یک وایت برد را به سه ستون ساده تقسیم کرد:
To Do | In Progress | Done
این ساختار ساده، نمونهای فیزیکی از یک Kanban Board ایجاد میکند و وضعیت کلی بعضی فعالیتها را مقابل چشم تیم قرار میدهد.
۶. تجهیزات مناسب برای جلسات آنلاین
جلسات آنلاین دیگر محدود به شرکتهای دورکار نیستند. حتی سازمانهایی که کارکنانشان در یک دفتر حضور دارند ممکن است روزانه با مشتریان، شعب دیگر یا همکاران دورکار تماس ویدیویی داشته باشند.
بنابراین وبکم، میکروفون و هدفون مناسب از تجهیزات کاربردی دفتر مدرن محسوب میشوند.
برای اتاق جلسات نیز میتوان از نمایشگر بزرگ، دوربین و سیستم صوتی مناسب استفاده کرد.
در انتخاب این تجهیزات بهتر است شرایط واقعی محیط در نظر گرفته شود. برای مثال اگر اتاق جلسه بزرگ است، میکروفون داخلی یک لپتاپ احتمالاً انتخاب مناسبی برای جلسه چندنفره نیست.
۷. ابزارهای مدیریت کابل
هرچه تعداد تجهیزات دیجیتال دفتر بیشتر شود، تعداد کابلها هم افزایش پیدا میکند.
مانیتور، لپتاپ، تلفن، پرینتر، چراغ، شارژر و تجهیزات شبکه میتوانند خیلی زود فضای زیر و روی میز را شلوغ کنند.
سینی کابل زیر میز، بستهای مخصوص، Cable Sleeve و گیرههای کوچک نگهدارنده کابل از ابزارهایی هستند که به مرتب کردن این سیمها کمک میکنند.
مدیریت کابل فقط برای زیباتر شدن دفتر نیست؛ دسترسی به کابلها، جابهجایی تجهیزات و نظافت محیط نیز در یک ستاپ مرتب سادهتر خواهد بود.
۸. هاب USB، داک و ایستگاه شارژ
در یک دفتر مدرن معمولاً فقط یک دستگاه دیجیتال روی میز وجود ندارد.
کاربر ممکن است همزمان از لپتاپ، موبایل، هدفون، ساعت هوشمند، مانیتور و تجهیزات جانبی دیگر استفاده کند.
یک USB Hub یا Dock مناسب میتواند اتصال دستگاههای مختلف را سادهتر کند. هنگام انتخاب داک باید نوع و تعداد پورتها، خروجی تصویر، سرعت انتقال داده و توان شارژ موردنیاز بررسی شود.
استفاده از شارژرهای چندپورت نیز میتواند تعداد آداپتورهای روی میز را کاهش دهد.
۹. قفسه و ابزارهای نظمدهی
حتی در عصر دیجیتال هنوز اسناد، قراردادها، کتابها و وسایل فیزیکی در دفاتر وجود دارند.
اگر هر وسیله جای مشخصی نداشته باشد، میزها بهتدریج تبدیل به محل انباشته شدن کاغذ و تجهیزات میشوند.
قفسه، فایل، کشو و Organizer رومیزی میتوانند به نظم محیط کمک کنند.
اصل ساده این است که وسایلی که روزانه استفاده میشوند در دسترس باشند و وسایل کماستفاده به فضای ذخیرهسازی منتقل شوند.
۱۰. گیاهان و عناصر شخصی؛ دفتر نباید شبیه آزمایشگاه باشد
مدرن بودن الزاماً به معنای استفاده از محیطی کاملاً سفید، خالی و بدون شخصیت نیست.
یک یا چند گیاه، آثار هنری محدود یا وسایل شخصی میتوانند محیط کار را دلنشینتر کنند. البته نباید آنقدر در دکوراسیون زیادهروی کرد که فضای اصلی کار شلوغ شود.
حتی میتوان بخشی از دیوار دفتر را به هویت برند اختصاص داد و از رنگها و عناصر بصری سازمان در طراحی استفاده کرد.
هدف نهایی ایجاد تعادل میان کارایی، نظم و زیبایی است.
مقایسه وسایل ضروری برای دفتر کار مدرن
| وسیله | کاربرد اصلی | مناسب برای | اولویت پیشنهادی |
|---|---|---|---|
| میز کار | ایجاد فضای اصلی فعالیت | همه کارکنان | بسیار بالا |
| صندلی اداری | نشستن و کار روزانه | همه کارکنان | بسیار بالا |
| مانیتور و پایه | کار با نرمافزارها و تنظیم نمایشگر | مشاغل کامپیوتری | بالا |
| نور و چراغ | روشنایی محیط و سطح کار | همه دفاتر | بسیار بالا |
| وایت برد شیشهای | جلسه، برنامهریزی و ایدهپردازی | تیمها و مدیران | بالا |
| وبکم و هدفون | جلسات آنلاین | تیمهای هیبرید و دورکار | متوسط تا بالا |
| مدیریت کابل | نظم تجهیزات | میزهای دارای چند دستگاه | متوسط |
| USB Hub/Dock | اتصال تجهیزات | کاربران لپتاپ | وابسته به نیاز |
| قفسه و فایل | نظم اسناد و وسایل | همه دفاتر | بالا |
| گیاه و دکور | شخصیسازی محیط | فضاهای کاری | اختیاری |
یک دفتر مدرن باید قابل تنظیم باشد
یکی از اشتباهات رایج در طراحی دفتر این است که تصور کنیم یک چیدمان مشخص برای تمام کارکنان مناسب خواهد بود.
قد افراد، نوع فعالیت، تعداد نمایشگرها و حتی میزان زمانی که پشت میز سپری میکنند متفاوت است.
OSHA در راهنمای Computer Workstations جمله مهمی دارد:
“There is no single ‘correct’ posture.”
منبع: Occupational Safety and Health Administration (OSHA), Computer Workstations eTool
به بیان ساده، یک وضعیت واحد را نمیتوان برای همه افراد بهعنوان بهترین حالت معرفی کرد. به همین دلیل تجهیزاتی که قابلیت تنظیم دارند معمولاً انعطاف بیشتری برای محیطهای کاری ایجاد میکنند.
این موضوع درباره فضای دفتر هم صدق میکند. تیم طراحی، فروش، برنامهنویسی و مدیریت ممکن است نیازهای متفاوتی داشته باشند؛ پس بهتر است به جای ایجاد دهها میز کاملاً یکسان، نیاز هر گروه نیز بررسی شود.
آیا برای ساخت دفتر حرفهای باید هزینه زیادی کرد؟
خیر. حرفهای بودن دفتر الزاماً با قیمت تجهیزات ارتباط مستقیمی ندارد.
اولویت با وسایلی است که یک مشکل واقعی را برطرف میکنند. اگر صندلیها مناسب نیستند، خرید دکوراسیون جدید نباید اولین اقدام باشد. اگر جلسات آنلاین کیفیت مناسبی ندارند، تجهیزات تماس اهمیت بیشتری از یک گجت تزئینی دارند.
بهترین روش، اولویتبندی مرحلهای است:
ابتدا میز، صندلی، نور و تجهیزات اصلی کامپیوتر را بررسی کنید. سپس سراغ ابزارهای افزایش نظم و همکاری مانند قفسه، تجهیزات مدیریت کابل و وایت برد بروید و در مرحله بعد عناصر تزئینی را اضافه کنید.
دفتر کار مدرن، ترکیبی از ابزارهای دیجیتال و فیزیکی است
دیجیتالی شدن کسبوکارها به معنی حذف تمام ابزارهای سنتی نیست.
ممکن است وظایف یک پروژه در نرمافزار مدیریت پروژه ثبت شوند، اما تیم در جلسه اولیه ایدهها را روی وایت برد بنویسد. تقویم جلسات در Google Calendar باشد، ولی اهداف اصلی ماه روی دیوار قرار بگیرند.
این ترکیب میتواند بسیار کاربردی باشد؛ ابزار دیجیتال برای ذخیره، اشتراکگذاری و دسترسی از راه دور مناسب است و ابزار فیزیکی برای مشاهده سریع، توضیح حضوری و ایدهپردازی کاربرد دارد.
بنابراین هنگام تجهیز دفتر، به جای تمرکز روی «دیجیتال یا فیزیکی»، این سؤال را مطرح کنید: کدام ابزار انجام این کار را برای تیم ما سادهتر میکند؟
جمعبندی
یک دفتر کار مدرن و حرفهای از کنار هم قرار گرفتن وسایل گرانقیمت ساخته نمیشود. تجهیزات باید بر اساس نیاز واقعی افراد انتخاب شوند.
میز و صندلی مناسب، نمایشگر، نور کافی و فضای منظم نقطه شروع هستند. پس از آن ابزارهایی مانند وایت برد شیشهای، تجهیزات جلسات آنلاین، داک، سیستم مدیریت کابل و قفسه میتوانند محیط را کاربردیتر کنند.
در نهایت بهترین دفتر، فضایی است که کارکنان برای انجام کارهای روزمره مجبور نباشند با محیط اطراف خود بجنگند؛ هر وسیله جای مشخصی دارد، ابزارهای موردنیاز در دسترساند و محیط برای کار فردی و همکاری تیمی آماده است.
