امروزه کسب و کارها بیش از گذشته به یک حسابدار و نرم افزار حسابداری نیاز دارند، چرا که کسب و کارها در مقایسه با گذشته وسعت بیشتری پیدا کرده اند و حجم کاری بیشتری دارند. بنابراین دیگر نمی توان با استفاده از یک قلم و کاغذ محاسبات را انجام داد، بلکه به یک نرم افزار حرفه ای نیاز است تا بتوان در کمترین زمان سنگین ترین محاسبات را انجام داد.
اما موضوعی که وجود دارد این است که تنوع نرم افزارهای حسابداری که در بازار موجود هستند بسیار زیاد شده و همین موضوع انتخاب را برای بسیاری از افراد و کسب و کارها سخت کرده است. از همین رو تصمیم داریم در این مقاله در رابطه با اهمیت استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری برای کسب و کارهای مختلف صحبت کنیم و در نهایت به شما بگوییم که کدام نرم‌افزار برای شما کاربردی و مناسب است.
حسابداری؛ اساس و پایه‌‌ی کسب و کارها
جمع آوری و داشتن اطلاعات مالی دقیق نه تنها برای کسب و کارها لازم است بلکه می توان گفت یک موضوع حیاتی نیز به شمار می آید؛ به طوری که اگر این موضوع درست انجام نشود ممکن است کسب و کار لطمه بسیار بزرگی ببیند و بسیاری از مزایا و فاکتورهای مثبت خود را از دست بدهد.
حال از آنجایی که نرم افزارهای حسابداری امکانات متعدد و مختلفی را در اختیار کاربران قرار می دهند، شرایط برای شرکت ها و کارهای مختلف راحت تر شده است، چرا که آن ها می توانند با استفاده از یک نرم افزار حرفه ای تمام فعالیت های مالی خود را به بهترین و مطمئن ترین شکل انجام دهند.
کارهایی که به واسطه استفاده از نرم افزارهای حسابداری ساده شده اند
در ابتدای مقاله به این موضوع اشاره کردیم که در گذشته کسب و کارها کوچک بودند و به همین دلیل می توانستند با استفاده از یک قلم و کاغذ محاسبات مربوط به فعالیت خود را انجام دهند، اما امروزه شرایط متفاوت است و گستردگی کسب و کارها و شرکت های مختلف بیش از گذشته می باشد.
از همین رو دیگر نمی توان با نیروی انسانی و با استفاده از روش های سنتی محاسبات مربوط به بخش مالی را انجام داد. از همین رو نرم‌افزارهای حسابداری طراحی شده‌اند تا افراد بتوانند با استفاده و کمک آن ها محاسبات مالی را به شکل بهتر و دقیق تر انجام دهند. حال تصمیم داریم در این بخش کارهایی که یک نرم‌افزار حسابداری برای ما ساده تر می کند را بررسی کنیم تا متوجه شوید که داشتن یک نرم افزار مخصوص حسابداری چه امکاناتی را در اختیار شما قرار می دهد.
نظم دادن به داده ها
اولین موردی که می توان به آن اشاره کرد این است که در گذشته اطلاعات مالی به صورت پراکنده در دسترس بودند و پرونده های مالی روی یکدیگر انباشته می شدند؛ این در حالی است که نرم‌افزارهای حسابداری مشکل را برطرف کرده اند و می توان با چند کلیک ساده اطلاعات را به شکل صحیح دسته بندی کرد و هر زمان که خواستید این اطلاعات را تجزیه و تحلیل کنید و از آن ها خروجی لازم را بگیرید.
کمک به حفظ ساختار قانونی شرکت
مسلما شرکت ها در هر نوعی که باشند باید یک سری از پرداختی ها و دریافتی ها را انجام دهند که توجه به تاریخ این کارها بسیار حائز اهمیت است و اگر رعایت نشوند ممکن است از لحاظ قانونی مشکلاتی را ایجاد کنند. نرم افزارهای حسابداری با توجه به عملکردی که دارند می توانند این تاریخ ها را به موقع یادآوری کنند تا شما بتوانید پرداختی ها و دریافتی ها را به موقع انجام دهید که نتیجه ی چنین امکانی، حفظ ساختار قانونی شرکت است.
کمک به کنترل بودجه بندی شرکت برای پروژه های آتی
شرکت ها و کسب و کارهای بزرگ به گونه ای هستند که دائما در حال پذیرش پرونده های جدید می باشند، بنابراین باید برنامه ریزی مناسبی صورت گیرد تا این کسب و کارها بتوانند بودجه بندی مربوط به فعالیت خود را به درستی مدیریت کنند و از بابت پروژه های آتی خیالشان راحت باشد. نرم‌افزارهای حسابداری به گونه ای هستند که می توانند این مدیریت بودجه را برای کسب و کارها انجام دهند و کمک کنند تا کسب و کارها در امور مالی به مشکل نخورند.
شناسایی مشتری های خوش حساب و بد حساب
یک نرم افزار حسابداری خوب و حرفه ای با توجه به امکاناتی که دارد می تواند تشخیص دهد مشتریان پرداخت های خود را به موقع انجام داده اند یا خیر! سپس اگر پرداختی ها به موقع انجام شده بود آن مشتری توسط نرم افزار یک فرد خوش حساب شناخته می شود و اگر پرداختی با تاخیر بوده باشد مشتری بد حساب خواهد بود.
انواع نرم افزار حسابداری
نرم افزارهای حسابداری که برای شرکت ها و سازمان ها مورداستفاده قرار می گیرند، از لحاظ پلتفرم به سه دسته کلی تقسیم می شوند که این سه دسته عبارتند از:
نرم افزارهای حسابداری تحت ویندوز
نرم افزارهای حسابداری تحت وب
نرم افزارهای حسابداری ابری
سه مورد بالا یک دسته بندی کلی از انواع نرم افزار حسابداری هستند که هرکدام از آن ها مزایا، معایب و شرایط مخصوص به خود را دارند که شما باید در ابتدا بررسی های لازم در رابطه با هر یک را انجام دهید تا متوجه شوید که کدام یک از آن ها برای شما مناسب است و در نهایت انتخاب خود را انجام دهید.
نرم افزارهای حسابداری تحت ویندوز
نرم افزارهایی که به عنوان نرم افزارهای حسابداری تحت ویندوز شناخته می شوند، در حقیقت نرم افزارهای لوکال و محلی به شمار می آیند که برای نصب آن ها به یک بستر شبکه داخلی نیاز است. به نوعی دیگر می توان گفت این نرم افزارها اپلیکیشن نیز دارند؛ در نتیجه شما می توانید از آن ها هم به صورت آفلاین از طریق شبکه و هم با دستگاه های خود استفاده کنید. از جمله مزایایی که می توان برای نرم افزارهایی به این سبک در نظر گرفت باید به موارد زیر اشاره کرد:
استفاده ی همزمان چند کاربر از نرم افزار
ثبت اطلاعات مالی و پردازش آن ها در کوتاه ترین زمان ممکن
افزایش بهره وری کار و همچنین کاربران در صورت استفاده از نرم افزار
به حداقل رسیدن آمار مربوط به خطاهای احتمالی
حذف تمام دوباره کاری های مربوط به ثبت امور مالی
نرم افزارهای حسابداری تحت وب
دومین دسته ای که از نرم افزارهای حسابداری قرار است معرفی کنیم به نرم افزارهای حسابداری تحت وب مربوط می شود. این نرم افزارها به گونه ای هستند که برای کار با آن ها باید به اینترنت دسترسی داشت تا ذخیره اطلاعات روی نرم افزار انجام شود و محاسبات لازم صورت گیرد. نرم افزارهایی که تحت وب هستند، علاوه بر آنکه کاربری ساده ای دارند از مزایای دیگری نیز برخوردار هستند که این مزایا عبارتند از:
به روزرسانی مداوم و یکپارچه بودن
امکان استفاده برای کاربران نامحدود
دسترسی و کاربری ساده
امنیت بالا و امکان پشتیبان گیری
نرم افزارهای حسابداری ابری
یکی از جدیدترین، بهترین و امن ترین نرم افزارهای حسابداری که می توان برای شرکت و سازمان خود انتخاب کرد، نرم افزار حسابداری ابری است. شاید نام این دسته از نرم افزارها برایتان جدید باشد، اما باید گفت این روزها بسیاری از پلتفرم ها، نرم افزارها و … بر بستر ابری هستند؛ چراکه این بستر از نظر امکانات و امنیت از دو نوع قبلی بهتر و کارآمدتر است. شما برای آنکه بتوانید با این دست از نرم افزارها کار کنید باید تنها به اینترنت متصل باشید و تمامی حساب ها، هزینه ها، درآمدها و … را روی فضای آن پیاده سازید.
در ادامه می توانید مستقل از زمان و مکان به هر اطلاعاتی که نیاز دارید دست پیدا کنید و کاری که می خواهید را بدون هیچ دردسری انجام دهید. مزایایی که می توان برای نرم افزارهای حسابداری ابری در نظر گرفت عبارتند از:
عدم نیاز به نصب برنامه یا هر چیز دیگر
امنیت بالا و عدم نیاز به قفل های سخت افزاری
عدم نیاز به تجهیزات خاص و گران قیمت
قابل استفاده در هر مکان و زمان
بهترین نرم افزار حسابداری چیست؟
حال شاید با توجه به اطلاعاتی که در اختیارتان قرار گرفت، کنجکاو شده باشید که بدانید از میان انواع نرم افزارهای حسابداری که وجود دارد، کدام یک از بقیه بهتر و کارآمدتر است؟ در پاسخ به این سوال می خواهیم نرم افزاری را به شما معرفی کنیم که در هر سه دسته مذکور در قسمت قبل قرار می گیرد و آن نرم افزار سپیدار است.
این نرم افزار حسابداری به گونه ای طراحی شده است که شما می توانید از آن برای کسب و کارهای کوچک و بزرگ استفاده کنید و فرقی نمی کند که حوزه فعالیت شما خدماتی، بازرگانی، تولیدی، پیمانکاری و … است یا چیز دیگر؛ در هر صورت می توانید با استفاده از این نرم افزار نیازهای حسابداری شرکت خود را برطرف کنید. این نرم افزار رابط کاربری ساده ای دارد و شما می توانید به سادگی با آن کار کنید و امور مالی سازمان و شرکت را انجام دهید. این نرم افزار مزایای دیگری نیز دارد که عبارتند از:
هزینه نصب و راه اندازی رایگان
10 درصد تخفیف
یک سال پشتیبانی رایگان
مشاوره رایگان
قیمت نرم افزار سپیدار
یکی از موضوعات حائز اهمیت که پیش از خرید نرم افزار حسابداری باید به آن توجه داشت، قیمت نرم افزار است. هزینه خرید نرم افزار به فاکتورهای مختلفی بستگی دارد که برای مثال می توان به امکاناتی که نرم افزار در اختیار کاربران قرار می دهد اشاره کرد. قیمت نرم افزار سپیدار نیز برای هر بسته ای که وجود دارد متفاوت خواهد بود؛ چرا که هر کدام از این بسته ها و ماژول ها امکانات مختلفی را به کاربر و مشتری می دهند و قیمت آن ها نیز با توجه به همین امکانات مشخص می شود.
کلام آخر
نرم افزار حسابداری یکی از نیازهای اصلی برای کسب و کارهای مختلف است؛ چراکه امروزه وسعت کسب و کارها بیش از گذشته می باشد و نمی توان از روش های سنتی برای انجام محاسبات مختلف استفاده کرد. البته باید توجه داشت که از میان انواع مختلف نرم افزارها بهترین انتخاب را داشته باشید تا نرم افزار بتواند به تمام نیازهای شما پاسخ دهد و نیاز کسب و کار شما به یک نرم افزار حرفه ای را برطرف کند.
منبع: آکادمی آگاه حساب
