اتوماسیون اداری، به معنای خودکار سازی فرآیند های اداری، که به سازمان ها کمک می کند تا با مدیریت بهتر اسناد، پیگیری وظایف و تسهیل ارتباطات، کارایی خود را افزایش دهند. این سیستم به عنوان تکامل یافته سیستم و نرم افزار دبیرخانه عمل می کند و شامل نرم افزار و سخت افزار هایی برای ذخیزه سازی داده ها و مدیریت اطلاعات کسب و کار است.
از آنجا که انجام سریع و دقیق کارهای اداری برای موفقیت سازمان ها ضروری است، استفاده از اتوماسیون اداری به مدیران این امکان را می دهد که بر روی اهداف استراتژیک تمرکز کنند و عملکرد کلی کسب و کار خود را بهبود بخشند. در ادامه ابتدا به بررسی پاسخ سوال اتوماسیون اداری چیست؟ می پردازیم و سپس ویژگی های اتوماسیون اداری را معرفی می کنیم.
اگر اتوماسیون اداری به مجموعه ای از تکنولوژی ها و فرآیند ها در پورتال سازمانی اشاره دارد که به بهبود کارایی و کاهش زمان در انجام وظایف اداری کمک می کند و بهترین راه برای مکاتبات سازمانی است. برخی از ویژگی های اصلی اتوماسیون اداری عبارتند از:
1. استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب در هر زمان و در هر مکان
شما می توانید کارتابل خود را به راحتی بر روی دستگاه های مختلفی مانند لپ‌تاپ، تبلت و گوشی های هوشمند با سیستم‌عامل های مختلف از جمله ویندوز، iOS، اندروید و لینوکس مشاهده کنید. برای دسترسی به کارتابل، کافی است با سرور نرم افزار تحت وب اتوماسیون اداری از طریق شبکه داخلی یا اینترنت ارتباط برقرار کنید و از یک مرورگر استاندارد مانند Internet Explorer، Chrome، Firefox یا Safari استفاده کنید.
اگر سیاست های امنیتی سازمان شما اجازه دهد، می توانید در هر زمان و مکانی خارج از محل کار نیز از امکانات اتوماسیون اداری بهره مند شوید. این قابلیت، دسترسی به اطلاعات، پورتال سازمانی و مدیریت وظایف را در تمام ساعات شبانه روز برای شما فراهم می کند.
2. کاربرپسند و آسان برای استفاده
یکی از نکات کلیدی در طراحی اتوماسیون اداری این است که تمامی کارکنان در سطوح مختلف سازمان به راحتی بتوانند از این سیستم برای انجام عملیات مکانیزه و بدون کاغذ استفاده کنند.
موفقیت و گسترش اتوماسیون اداری در یک سازمان به سادگی کاربری و تمایل کاربران به استفاده از آن بستگی دارد. در طراحی محیط کاربری نرم افزار اتوماسیون اداری، نظرات و پیشنهادات کاربران مد نظر قرار گرفته می شود.
هنگام استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، کاربران محیطی ساده، جامع، منظم و حرفه ای را تجربه می کنند. همچنین، برای استفاده از پورتال سازمانی، تنها دانش پایه ای در زمینه رایانه کافی است، که این موضوع دسترسی به سیستم را برای تمامی کاربران آسان می سازد.
3. افزودن تصویر مهر دبیرخانه
امکان درج تصویر مهر دبیرخانه بر روی مستندات یکی از ویژگی های مهم سیستم های اتوماسیون اداری است که به افزایش اعتبار مستندات قانونی کمک می کند و شناسایی سریع تر اسناد رسمی را تسهیل می کند. این عمل نشان دهنده تأیید سند توسط نهاد مربوطه است و به افراد اطمینان می دهد که این مستندات معتبر هستند. همچنین، با شخصی سازی مستندات، هویت سازمان را تقویت می کند و به ثبت دقیق تاریخ و زمان صدور کمک می کند. علاوه بر این، این ویژگی می تواند به کاهش احتمال جعل و تقلب در اسناد کمک کند، زیرا جعل مهرهای رسمی دشوارتر از ایجاد مستندات بدون مهر است.
4. به‌روزرسانی مداوم و افزودن قابلیت های جدید نرم افزاری
محیط کاربری و قابلیت های نرم افزارهای جامع سازمانی، با دقت توسط یک تیم متخصص از کارشناسان تحقیق و توسعه (R&D) بررسی می شود. این فرآیند شامل جمع‌آوری نظرات و پیشنهادات از سازمان های خریدار و مطالعه نرم افزار های پیشرفته جهانی است که به بهبود مستمر سیستم منجر می شود.
توسعه نرم افزار ها و ارائه نسخه های جدید بر اساس این بازخورد ها توسط تیم های برنامه نویسی انجام می گیرد. این رویکرد موجب می شود که یکی از جامع ترین و بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری در بازار ارائه شود.
ویرایش های جدید این نرم افزارها هر سه ماه یک بار پس از انجام تست های دقیق توسط واحد های کنترل کیفیت، در اختیار خریداران قرار می گیرد. این روند تضمین می کند که کاربران همواره به آخرین نسخه های به روز و کارآمد دسترسی داشته باشند.
5. بهبود کیفیت نظارت بر عملکرد و مدیریت مؤثر کارکنان
مدیران ارشد در سازمان ها برای نظارت بر عملکرد واحد های تحت مدیریت خود به ابزاری نیاز دارند که بتواند عملکرد پرسنل و واحد های مختلف را به‌طور دقیق گزارش کند. این گزارش ها تنها زمانی کامل و معتبر خواهند بود که ثبت فعالیت ها به‌صورت شفاف و مستند در نرم افزار انجام گیرد.
با پیاده سازی فرم ها و فرآیند های هوشمند در پورتال سازمانی، سرعت انجام کار و ثبت اطلاعات در بخش های مختلف افزایش می یابد. این ابزار به مدیران کمک می کند تا نظارت بهتری بر عملکرد واحد ها داشته باشند و بتوانند فرآیند ها را بهینه‌سازی کرده و در نتیجه بهره‌وری و سرعت انجام کار را افزایش دهند. این سیستم امکان اصلاح مستمر فرآیند ها را فراهم می کند و به مدیران این امکان را می دهد که تصمیمات بهتری بر اساس داده های دقیق و جامع بگیرند.
6. تقویت نظم سازمانی و تسریع در جستجوی نامه ها و اسناد
با ثبت تمامی نامه ها در دفاتر اندیکاتور و تعیین فیلد های اطلاعاتی ضروری، جستجوی نامه ها و مستندات موردنظر به سرعت امکان‌پذیر می شود. همچنین، می توانیم ساختار های بایگانی متنوعی برای دسته‌بندی منظم مکاتبات تعریف کنیم. انواع فرم های سازمانی و گزارش ها نیز در دسته های مختلف طبقه‌بندی می شوند و مراحل انجام کار به‌صورت درختوار های نمایش داده می شود.
با پیاده‌سازی فرآیند های مشخص و تعیین مراحل گردش کار، کنترل اطلاعات ثبت‌شده در هر مرحله، به یک سازمان مدیریت اطلاعات منظم منجر می شود. این سیستم به کاربران کمک می کند تا به راحتی نحوه نوشتن نامه اداری را دنبال کنند و از اطلاعات به‌دست‌آمده برای بهبود فرآیند ها و تصمی م‌گیری های خود بهره‌برداری کنند.
7. جست و جو هوشمند
ویژگی جست‌وجوی هوشمند در سیستم های اتوماسیون اداری به کاربران این امکان را می دهد که به‌سرعت و به‌راحتی اطلاعات مورد نظر خود را پیدا کنند. این قابلیت شامل جستجوی معنایی است که مفهوم کلی جستجو را درک کرده و نتایج مرتبط‌تری ارائه می دهد. همچنین، امکان فیلتر کردن نتایج بر اساس معیار هایی مانند تاریخ و نوع سند، به محدود کردن جستجو و دسترسی به اطلاعات دقیق‌تر کمک می کند. پیشن هادات خودکار برای تکمی ل جستجو نیز زمان جستجو را کاهش داده و دقت کاربر را افزایش می دهد. به‌طور کلی، این ویژگی به بهبود کارایی و تسهیل دسترسی به اطلاعات در محیط های کاری با حجم بالای مستندات کمک می کند.
8. سازمان‌دهی الکترونیکی مستندات، حفظ محرمانگی و تعیین دسترسی های لازم
پیاده‌سازی فرآیند های مکانیزه به پرسنل سازمان اجازه می دهد به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند. اما برای حفاظت از این اطلاعات، باید سیاست هایی تعیین شود تا مشخص کند چه افرادی مجاز به دسترسی هستند.
افرادی که در هر فرآیند نقش دارند، تن ها به اطلاعات لازم برای انجام وظایف خود دسترسی خواهند داشت. این دسترسی بر اساس سمت و نقش هر فرد تعریف می شود و از ورود افراد غیرمجاز به اطلاعات جلوگیری می کند. این رویکرد نه تن ها از افشای اطلاعات جلوگیری می کند، بلکه کار ها را به‌صورت بهینه در چارچوب مسئولیت های هر سمت انجام می دهد.
9. بررسی روند اجرای کار ها و بهبود فرآیند های ناکارآمد
مدیران در سازمان می توانند بر فرآیند های کاری نظارت کنند و در مواقع ضروری، کارشناسان درخواست ارجاع کار یا نظر از مدیران بالاتر را دارند. در این موارد، مدیران فرآیند ها را بررسی و تکمی ل می کنند و آموزش های لازم را برای ارتقای دانش کارشناسان ارائه می دهند. این نظارت به شناسایی گره های سازمانی کمک می کند و امکان بهبود فرآیند ها، افزایش توان کارشناسان و حذف مراحل اضافی را فراهم می آورد.
10. توسعه فرهنگ تفکر فرآیندمحور و همکاری کارکنان در بهینه‌سازی فرآیند ها
با پیاده‌سازی فرآیند های سازمانی به‌صورت الکترونیکی یا اتوماسیون اداری ، کارکنان با رویکرد فرآیندی در کار ها آشنا می شوند. استفاده از فرم های طراحی‌شده و مشاهده تأثیرات آن ها موجب مشارکت کارکنان در بهینه‌سازی فرآیند ها و ارائه پیشن هاد های مفید برای بهبود کار می شود.
11. توسعه ساختار سازمانی و نظام مدیریتی شفاف و پاسخگو
در ساختار سازمانی، کارکنان به‌طور پیش‌فرض به مدیران ارشد و کارکنان، تحت مدیریت خود دسترسی دارند. برای ارجاع کار به واحد دیگر، تأیید مدیر آن واحد و تعیین گردش کار ضروری است.
تعیین سلسله مراتب بر اساس چارت سازمانی مصوب و پیشن هادات مدیران ارشد انجام می شود. هر مدیر مسئول عملیات واحد تحت مدیریت خود است. همچنین، برای جمع‌آوری نظرات و پیشن هادات از کارشناسان و فراهم کردن دسترسی خاص به مدیران ارشد، فرآیند های ویژ های اجرا می شود.
12. گردآوری داده های کمی و کیفی از عملکرد پرسنل و توزیع عادلانه کار ها
مدیران در زمان توزیع کار می توانند کارتابل و حجم کاری پرسنل تحت مدیریت خود را در اتوماسیون اداری مشاهده کنند. این امکان به شناسایی تفاوت ها در سرعت، دقت و کیفیت انجام کار کمک می کند.
با نمایش زمان صرف‌شده برای هر فرآیند در اتوماسیون اداری، می توان سرعت و کیفیت کار را اندازه‌گیری کرد. این نظارت به توزیع عادلانه کار و ارائه شاخص هایی برای تشویق یا تنبیه کارشناسان کمک می کند. ارزیابی عملکرد بر اساس کار مکتوب انجام‌شده، اعتبار بیشتری به نتایج می بخشد و به ارتقای کارایی در سازمان منجر می شود.
13. انتقال کارتابل و افزایش پاسخگویی واحد ها
در مواقعی که کارکنان به دلیل مرخصی یا مأموریت غایب هستند، کارتابل آن ها می تواند به دیگران انتقال داده شود. همچنین، مدیران می توانند برخی از وظایف مدیریتی را به کارشناسان مجرب واگذار کنند.
نرم‌افزار اتوماسیون اداری این امکان را فراهم می کند که کارتابل به‌صورت زمان‌دار به افراد دیگر انتقال داده شود و وظایف بر اساس شرایط خاص به پرسنل منتخب واگذار گردد. در صورت غیبت ناگ هانی، مدیران می توانند وظایف ضروری را انجام دهند یا بین سایر پرسنل تقسیم کنند. این رویکرد به بهبود کارایی و مدیریت بهتر وظایف کمک می کند.
14. مستندسازی کار های انجام‌شده در هر واحد سازمانی
در سازمان، جابجایی پرسنل به‌طور متناوب انجام می شود و برای موفقیت در پست های جدید، دسترسی به اطلاعات و دستورات قبلی ضروری است. در سیستم اتوماسیون اداری، کارتابل ها برای هر پست تعریف و پرسنل به این پست ها انتساب داده می شوند. تمامی کار های انجام‌شده توسط هر مسئول به نام خود او ثبت می شود و فعالیت ها به‌صورت مشخص از طرف پرسنل مربوطه نمایش داده می شود. این رویکرد به شفافیت و تسهیل انتقال وظایف کمک می کند.
15. پیاده‌سازی سفارشی و بررسی دقیق فرآیند های سازمان
پس از نصب و را هاندازی اولیه سیستم، تیم استقرار نرم‌افزار در هر سازمان مستقر می شود و فرآیند اتوماسیون اداری را بر اساس نیاز های خاص آن برنامه‌ریزی می کند. این برنامه‌ریزی بر مبنای گزارش های اولیه و اطلاعات نمایندگان شرکت انجام می شود.
16. افزایش کارایی و بهبود زمان کار مفید پرسنل
با پیاده‌سازی موفق اتوماسیون اداری و سفارشی‌سازی آن، بهبود قابل توجهی در کیفیت و کمی ت کار ها حاصل می شود. این سیستم زمان های زیادی از جستجوی مستندات کاغذی و انجام کار های تکراری را کاهش می دهد و با ایجاد گردش الکترونیکی فرم ها و نظارت بر فرآیند ها، بهره‌وری و ساعات کار مفید پرسنل را افزایش می دهد. همچنین، با استفاده از اتوماسیون اداری، حجم کاری پرسنل مشخص و آن ها موظف به انجام وظایف خود در زمان های تعیین‌شده خواهند بود، که به بهینه‌سازی عملکرد سازمان کمک می کند.
مزایا نرم افزار اتوماسیون اداری
- امنیت اطلاعات: حفاظت از اطلاعات حساس و مهم
- کاهش هزینه ها: صرفه‌جویی در هزینه های کاغذ، چاپ و کپی
- ایجاد مزیت رقابتی: بهبود عملکرد سازمان و افزایش توان رقابت
- افزایش دقت و کاهش خطا: بهبود کیفیت کار و کاهش اشتبا هات
- افزایش رضایتمندی کارمندان و ارباب‌رجوع: بهبود تجربه کاربری و تسهیل فرآیند ها
معایب نرم افزار اتوماسیون اداری
- زمان‌بر بودن آموزش: نیاز به زمان و منابع برای آموزش کارکنان به منظور استفاده مؤثر از سیستم اتوماسیون اداری دارد.
- حذف روابط اجتماعی: کاهش تعاملات چهره‌به‌چهره و روابط اجتماعی می ان کارکنان که می تواند به روحیه تیمی آسیب بزند.
- امکان بروز آسیب های جسمانی: نشستن طولانی‌مدت و استفاده مداوم از کامپیوتر می تواند به مشکلات جسمانی مانند درد های کمر و گردن منجر شود.
- نسبت دادن اشتبا هات به نقص سیستم: در مواردی که خطا هایی در کار وجود دارد، ممکن است کارمندان به‌راحتی نقص های سیستم را به‌عنوان دلیل اشتبا هات خود مطرح کنند.
- هزینه های اولیه بالا: هزینه های مربوط به خرید، نصب و را هاندازی نرم‌افزار ممکن است بالا باشد و برای برخی سازمان ها مشکل باشد.
بهترین نرم افزار های اتوماسیون اداری
بهترین نرم افزار های اتوماسیون اداری که بخشی از آن ها بهترین نرم افزار های دبیرخانه هستند. در ادامه بهترین نرم افزار های اتوماسیون اداری را با شما آشنا می کنیم.
- سیستم اتوماسیون اداری فراگستر
- سیستم اتوماسیون اداری چارگون
- سیستم اتوماسیون اداری پیوست
- اتوماسیون اداری نرم افزار تحت‌وب همکاران سیستم
- سیستم اتوماسیون اداری آیکن
- سیستم اتوماسیون اداری برید
- سیستم اتوماسیون اداری تورین تن
- سیستم اتوماسیون اداری شماران سیستم
- سیستم اتوماسیون اداری الماس گام
اجزای سیستم اتوماسیون اداری
نرم‌افزار های اتوماسیون اداری برای خودکارسازی امور تکراری در سازمان ها طراحی شد هاند و نقش مهمی در مدیریت اطلاعات و یکپارچه‌سازی وظایف اداری و پورتال سازمانی دارند. اجزای اصلی این سیستم ها شامل:
- ذخیره‌سازی و ویرایش اطلاعات
- تبادل داده ها
- مدیریت داده ها و اطلاعات
علاوه بر این، این نرم‌افزار ها شامل اجزای دیگری نیز هستند که به بهبود کارایی و تسهیل فرآیند های اداری کمک می کنند. این اجزا شامل:
- کارتابل
- دبیرخانه
- بایگانی
- گردش مکاتبات اداری
- مدیریت پیام ها
- برنامه ها و یادآوری ها
کاربرد اتوماسیون اداری
با پیشرفت تکنولوژی، مدیران سازمان ها و شرکت ها به‌منظور افزایش کارایی و بهره‌وری به استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری روی می آورند که ویژگی های زیادی دارد. این سیستم ها نه‌تن ها به صرفه‌جویی در هزینه ها و منابع کمک می کنند، بلکه امکان انجام کار های بیشتر در زمان کمتر و با دقت بالا را فراهم می آورند. مدیران همچنین می توانند در هر زمان و مکانی بر عملکرد کارکنان نظارت و مدیریت کنند. استفاده از سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، محدودیت های جغرافیایی و زمانی را از بین می برد و به پیشرفت مدیریت کمک می کند.
