BPM چیست + بررسی دلیل اهمیت آن برای سازمان‌ها

BPM چیست؟ BPM یا مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (Business Process Management) مجموعه‌ای از روش‌ها، ابزارها و تکنیک‌هاست که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای داخلی خود را به‌صورت کارآمدتر، شفاف‌تر و انعطاف‌پذیرتر مدیریت کنند.

هدف اصلی BPM، بهبود مستمر عملکرد سازمان از طریق تحلیل، طراحی، اجرا، پایش و بهینه‌سازی فرآیندهاست. این رویکرد نه تنها باعث افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها می‌شود، بلکه امکان پاسخگویی سریع‌تر به تغییرات بازار و نیازهای مشتریان را نیز فراهم می‌سازد.

 در این محتوا از سایت دانشگاه کسب و کار به بررسی دقیق‌تر اجزای BPM، مزایا، مراحل پیاده‌سازی و کاربردهای آن در کسب‌وکارهای مختلف می‌پردازیم. اگر علاقمند به موضوعات و دانش مدیریت هستید، پیشنهاد می‌کنم به آرشیوهای دانشگاه کسب و کار که مرتبط با علاقه شما هستند، مراجعه کنید.

Bpm چیست؟

برای پاسخ به سوال bpm چیست باید بگویم که، مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار یک رویکرد ساختار ‌یافته و نظام‌مند برای تحلیل، طراحی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی است.

این رویکرد با هدف بهبود مستمر عملکرد کسب‌وکار، به بررسی دقیق نحوه انجام فعالیت‌ها در سازمان می‌پردازد و راهکارهایی برای افزایش کارایی، کاهش هزینه‌ها، بهبود کیفیت خدمات یا محصولات و ارتقای رضایت مشتریان ارائه می‌دهد. به‌طور ساده‌تر، BPM نوعی فلسفه مدیریتی و ابزار اجرایی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند فرآیندهای کاری خود را به‌گونه‌ای بازطراحی و اصلاح کنند که نتایج بهتر، سریع‌تر و با کیفیت‌تری حاصل شود. این فرآیندها می‌توانند شامل فعالیت‌های روزمره، جریان‌های اطلاعاتی، تعاملات بین واحدهای مختلف سازمان و یا حتی ارتباط با مشتریان و تأمین‌کنندگان باشند.

پیاده‌سازی موفق BPM نه تنها باعث بهینه‌سازی منابع و افزایش بهره‌وری می‌شود، بلکه موجب چابکی بیشتر سازمان در پاسخگویی به تغییرات محیطی و رقابتی نیز خواهد شد. این رویکرد در بسیاری از صنایع از جمله بانکداری، بیمه، تولید، خدمات و فناوری اطلاعات کاربرد گسترده‌ای دارد و امروزه به عنوان یکی از ارکان اصلی تحول دیجیتال در سازمان‌ها شناخته می‌شود.

BPMS چیست؟

سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) مجموعه‌ای از نرم‌افزارهاست که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای کاری خود را به صورت مؤثر مدیریت، طراحی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی کنند.

به عبارت دیگر BPMS ابزاری است که به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا فرآیندهای کاری خود را به صورت دیجیتال، خودکار و قابل نظارت به اجرا درآورند. هدف اصلی این سیستم‌ها افزایش بهره‌وری، کاهش خطاها و تسریع انجام کارهاست.

چرا BPMS مهم است؟

سازمان‌ها از BPMS برای بهبود و خودکارسازی فرآیندهای کاری خود استفاده می‌کنند. این سیستم‌ها به کاهش انجام کارهای تکراری، افزایش دقت و بهبود عملکرد کلی سازمان کمک می‌کنند. همچنین، فرآیندهای دستی و کاغذی را به شیوه‌های دیجیتال و خودکار تبدیل می‌کنند.

ویژگی‌های اصلی BPMS:

1. طراحی فرآیند (Process Modeling):
   BPMS امکان طراحی و مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار را با استفاده از ابزارهای گرافیکی فراهم می‌کند (مانند BPMN).
2. اجرای فرآیند (Process Execution):
   این سیستم‌ها فرآیندهای طراحی‌شده را به صورت خودکار یا نیمه‌خودکار اجرا می‌کنند.
3. مدیریت وظایف (Task Management):
   در BPMS، وظایف به کاربران تخصیص داده می‌شود، وضعیت انجام هر وظیفه پیگیری می‌شود و یادآوری‌هایی برای انجام کارها ارسال می‌شود.
4. نظارت و گزارش‌گیری (Monitoring & Reporting):
   BPMS به مدیران این امکان را می‌دهد که به‌طور دقیق پیشرفت فرآیندها را نظارت کرده و گزارش‌های تحلیلی دریافت کنند. این امر به شناسایی گلوگاه‌ها و مشکلات کمک می‌کند.
5. انعطاف‌پذیری (Agility):
   یکی از مزایای BPMS این است که فرآیندها می‌توانند بدون نیاز به کدنویسی پیچیده، به‌راحتی اصلاح و به‌روزرسانی شوند.

مثال ساده:

فرض کنید یک شرکت هر ماه باید فاکتورهای مشتریان خود را بررسی و تأیید کند. با استفاده از BPMS

• فاکتور به‌صورت خودکار ثبت می‌شود.
• مسئول مالی نوتیفیکیشن دریافت می‌کند و آن را بررسی می‌کند.
• مدیر تأیید می‌کند.
• سیستم فاکتور را به صورت PDF ایجاد کرده و به مشتری ارسال می‌کند.

تمام این مراحل بدون نیاز به کاغذ و ایمیل‌های متعدد به صورت خودکار انجام می‌شود.

تفاوت BPMS با نرم‌افزارهای سنتی:

در حالی که نرم‌افزارهای سنتی معمولاً یک وظیفه خاص را انجام می‌دهند، BPMS یک پلتفرم جامع است که فرآیندهای کسب‌وکار را از ابتدا تا انتها مدیریت و بهینه‌سازی می‌کند. این سیستم می‌تواند جایگزین بسیاری از نرم‌افزارهای جداگانه و سیستم‌های جزیره‌ای شود.

 مراحل اجرای BPM چیست؟

مدیریت فرآیند کسب و کار از از ۵ مرحله اصلی تشکیل شده است. هر مرحله وظیفه منحصر به فرد خودش را دارد و فرآیند مخصوص به خودش را انجام می‌دهد. در ادامه به بررسی و معرفی این ۵ مرحله می‌پردازیم.

۱. طراحی فرآیند (Process Design)

مرحله طراحی فرآیند، نقطه آغاز مسیر بهبود در مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار است. در این مرحله، ابتدا فرآیندهای موجود در سازمان شناسایی می‌شوند (وضعیت کنونی یا As-Is)، سپس بر اساس اهداف سازمان، نسخه مطلوب و آینده‌نگرانه‌ای از فرآیندها (وضعیت آینده یا To-Be) ترسیم می‌گردد.

طراحی فرآیند شامل تعیین دقیق مراحل اجرای کار، زمان‌بندی‌های مطلوب، مکانیسم‌های تصمیم‌گیری و هشداردهی، تعریف استانداردهای عملکرد، تعیین توافق‌نامه‌های سطح خدمات (SLA)، و نحوه واگذاری و پیگیری وظایف است.

همچنین در این مرحله شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای ارزیابی کارآمدی فرآیندها تعریف می‌شود تا در مراحل بعدی بتوان فرآیند را به‌درستی کنترل و بهینه‌سازی کرد.

۲. مدلسازی فرآیند (Process Modeling)

برای آنکه تمامی ذی‌نفعان سازمان، اعم از مدیران، کارشناسان و تحلیلگران، درک یکسانی از فرآیند داشته باشند، لازم است آن را به شکل بصری و استاندارد مدل‌سازی کنیم. مدلسازی فرآیند، در واقع ترسیم گرافیکی مراحل، وظایف، رویدادها و تعاملات موجود در یک فرآیند است.

یکی از متداول‌ترین و قدرتمندترین زبان‌های مدلسازی در حوزه BPM، زبان BPMN (Business Process Model and Notation) است. این زبان به دلیل سادگی در درک و قدرت بالا در نمایش انواع فرآیندها، انتخاب اول بسیاری از سازمان‌هاست. ایجاد یک مدل شفاف و جامع، نه تنها ارتباط میان بخش‌های مختلف فرآیند را روشن می‌سازد، بلکه بستری برای تحلیل و بهینه‌سازی دقیق‌تر فرآیندها فراهم می‌آورد.

۳. اجرای فرآیند (Process Execution)

پس از طراحی و مدلسازی، زمان آن می‌رسد که فرآیند طراحی‌شده وارد مرحله اجرا شود. این اجرا می‌تواند در ابتدا به‌صورت آزمایشی (Pilot) در بخشی از سازمان پیاده‌سازی شود تا نقاط ضعف احتمالی شناسایی و اصلاح گردد. پس از دریافت بازخورد و تأیید عملکرد مناسب، فرآیند در سطح گسترده‌تر در سازمان مستقر می‌شود.

برای تسهیل و خودکارسازی اجرای فرآیند، معمولاً از نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند (BPMS) استفاده می‌شود. با این حال، در برخی موارد، بسته به شرایط سازمان، فرآیندها می‌توانند بدون اتوماسیون نرم‌افزاری و به‌صورت دستی نیز پیاده‌سازی شوند.

۴. کنترل فرآیند (Process Monitoring & Control)

در این مرحله، فرآیندهای اجراشده به‌طور مداوم مورد نظارت و ارزیابی قرار می‌گیرند. مدیران و مالکان فرآیند، با استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) که در مرحله طراحی مشخص شده‌اند، میزان اثربخشی و کارایی فرآیند را اندازه‌گیری می‌کنند.

این کنترل می‌تواند شامل بررسی زمان انجام وظایف، هزینه‌ها، نرخ خطا، میزان رضایت مشتری و سایر پارامترهای عملیاتی باشد. هدف از کنترل فرآیند، شناسایی گلوگاه‌ها، نقاط ضعف و ناهماهنگی‌هاست تا در ادامه بتوان اقدامات اصلاحی را به‌موقع انجام داد.

۵. بهینه‌سازی فرآیند (Process Optimization)

بهینه‌سازی، حلقه نهایی و در عین حال حیاتی در چرخه BPM است. بر اساس داده‌هایی که در مرحله کنترل به دست آمده، تحلیل‌های دقیق انجام می‌شود و نواقص، ناکارآمدی‌ها یا فرصت‌های بهبود شناسایی می‌گردند.

این تغییرات می‌توانند در بخش‌های مختلفی اعمال شوند؛ از بازطراحی مسیر فرآیند و بازنگری قوانین کسب‌وکار گرفته تا اصلاح فرم‌ها، وظایف و حتی فناوری‌های مورد استفاده. با اعمال این بهبودها، فرآیند به حالت مطلوب‌تری می‌رسد و چرخه مدیریت فرآیند مجدداً از مرحله طراحی آغاز می‌شود، تا سازمان بتواند در مسیر بهبود مستمر حرکت کند.

هدف BPM چیست؟

پس از درک مفهوم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM) و پاسخ به سوال BPM چیست، نوبت به بررسی هدف اصلی آن می‌رسد BPM به عنوان یک ابزار فناورانه و مدیریتی، با هدف بهبود مستمر فرآیندهای سازمانی طراحی شده است. این سیستم بستری فراهم می‌کند تا تمامی فعالیت‌های مرتبط با یک فرآیند کسب‌وکار، از ابتدایی‌ترین مراحل تا نهایی‌ترین تأییدیه‌ها، به‌صورت ساختارمند، هماهنگ و هوشمند مدیریت شوند.

فرآیندهای کسب‌وکار می‌توانند شامل مجموعه‌ای گسترده از وظایف و مراحل کاری باشند؛ مانند:

• پردازش سفارشات مشتریان
• به‌روزرسانی حساب‌های کاربری یا مالی
• ثبت و همگام‌سازی اطلاعات در پایگاه‌های داده مختلف
• بررسی، تأیید و ارسال فاکتورها
• استخدام و جذب نیروی انسانی جدید

هدف اصلی BPM این است که جریان‌های کاری سازمان را منظم، شفاف و قابل کنترل کند. با حذف تصمیم‌گیری‌های پراکنده و مدیریت دستی یا موقت فرآیندها، این سیستم امکان می‌دهد فعالیت‌ها به‌شکل استاندارد و پایدار اجرا شوند. نتیجه آن، کاهش اشتباهات انسانی، تسریع در انجام کارها و افزایش کارایی کلی سازمان خواهد بود.

در کل BPM به سازمان‌ها کمک می‌کند تا:

• فرآیندهای خود را به‌طور دقیق تحلیل و پایش کنند
• نقاط ضعف و گلوگاه‌ها را شناسایی کرده و بهینه‌سازی مداوم انجام دهند
• نسبت به تغییرات بازار یا نیازهای مشتریان، چابک و انعطاف‌پذیر عمل کنند
• و در نهایت، خدمات و محصولات را با کیفیت بالاتر و در زمان کوتاه‌تر ارائه دهند

به بیان ساده، هدف نهایی BPMS خلق یک سازمان هوشمند، منسجم و بهبودپذیر است؛ سازمانی که می‌تواند با اتکا به داده‌های واقعی، فرآیندهای خود را به‌طور مستمر کنترل و اصلاح کند و در مسیر رشد و نوآوری گام بردارد.

مزایای استفاده از BPM چیست؟

تا این قسمت از محتوا به سوال ‌bpm چیست بطور کامل پاسخ دادیم. اکنون قرار است بدانیم که مزایای استفاده از bpm چیست؟ مدیریت فرآیند کسب‌وکار یا BPM رویکردی جامع برای تحلیل، طراحی، اجرا، کنترل و بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی است. استفاده از BPM نه‌تنها موجب افزایش بهره‌وری و بهبود کیفیت عملکرد در سازمان می‌شود، بلکه پایه‌گذار تحولی در ساختار و فرهنگ کاری سازمان‌هاست.

در ادامه به مهم‌ترین مزایای استفاده از BPM می‌پردازیم:

۱. بهبود کیفیت و کارایی فرآیندها

یکی از مزایای اساسی BPM، افزایش کیفیت و کارایی فرآیندها از طریق تحلیل دقیق و بهینه‌سازی گام‌به‌گام آن‌هاست. با شناسایی فرآیندهای موجود، حذف مراحل غیرضروری و بازطراحی ساختار اجرای فرآیندها، سازمان‌ها می‌توانند بهره‌وری بیشتری داشته باشند و عملکرد کارکنان نیز ارتقاء یابد. این بهبود، مستقیماً در کیفیت خدمات و محصولات نهایی نیز نمود پیدا می‌کند.

۲. افزایش سرعت انجام فرآیندها

BPM با حذف فعالیت‌های تکراری و کندکننده، فرآیندها را روان‌تر و سریع‌تر می‌سازد. این افزایش سرعت نه‌تنها باعث کاهش زمان پاسخگویی به مشتریان می‌شود، بلکه هزینه‌های ناشی از اتلاف زمان نیز به طرز قابل توجهی کاهش می‌یابد. در نتیجه، عملکرد سازمان به شکلی چابک‌تر و مؤثرتر پیش خواهد رفت.

۳. ارتقا سرعت و انعطاف‌پذیری سازمان

در دنیای رقابتی امروز، سازمان‌ها باید بتوانند به سرعت با تغییرات بازار، فناوری و نیازهای مشتریان هماهنگ شوند. BPM با فراهم کردن بستر بازطراحی و به‌روزرسانی سریع فرآیندها، به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که ساختار عملیاتی خود را بدون اختلال، مطابق با شرایط جدید تنظیم کنند و در تصمیم‌گیری‌ها سریع‌تر عمل نمایند.

۵. افزایش شفافیت و نظارت بر فرآیندها

BPM این امکان را فراهم می‌کند که تمامی مراحل یک فرآیند به‌صورت شفاف و قابل ردیابی مستندسازی و پیگیری شوند. این شفافیت نه‌تنها موجب ارتقای اعتماد میان مدیران، کارکنان و مشتریان می‌شود، بلکه به بهبود کنترل کیفیت و پاسخگویی در سطوح مختلف سازمان نیز کمک می‌کند.

۶. مدیریت بهینه منابع انسانی و مالی

با پیاده‌سازی BPM، سازمان‌ها می‌توانند از منابع خود به‌صورت هوشمندانه‌تری استفاده کنند. کاهش هزینه‌ها از طریق حذف دوباره‌کاری‌ها، بهینه‌سازی گردش کار، استفاده مؤثر از نیروی انسانی و تخصیص درست منابع، از جمله دستاوردهای مستقیم این رویکرد است. در نهایت، این امر به افزایش سودآوری و پایداری مالی سازمان منجر خواهد شد.

BPM تنها یک ابزار فناورانه نیست، بلکه یک استراتژی تحول‌ساز برای کسب‌وکارهاست. با اجرای صحیح آن، سازمان‌ها می‌توانند به سطحی از عملکرد برسند که در آن، فرآیندها نه‌تنها به‌خوبی اجرا شوند، بلکه دائماً در مسیر بهبود و سازگاری با آینده نیز حرکت کنند.

کاربرد مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار در سازمان‌ها

مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM) در دنیای امروز، نقش کلیدی در بهینه‌سازی فعالیت‌های سازمانی ایفا می‌کند. با استفاده از این رویکرد، سازمان‌ها می‌توانند فعالیت‌های تکراری، زمان‌بر و پرخطا را مکانیزه کرده و با خودکارسازی فرآیندها، بهره‌وری را افزایش دهند. در ادامه، برخی از کاربردهای مهم BPM در بخش‌های مختلف یک سازمان بررسی می‌شود:

۱. بخش منابع انسانی ‌BPM چیست

فرآیندهای منابع انسانی در بسیاری از سازمان‌ها با پیچیدگی‌ها و عدم انسجام همراه است. درخواست‌هایی مانند مرخصی، انتقال، مأموریت، اضافه‌کاری و سایر موارد مشابه اغلب نیازمند تکمیل فرم‌های کاغذی، دریافت تاییدیه‌های دستی و پیگیری‌های حضوری هستند. این روند نه‌تنها زمان‌بر و خسته‌کننده است، بلکه احتمال بروز خطا را نیز افزایش می‌دهد.

مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار با ارائه راهکارهایی همچون حذف فرم‌های کاغذی، استفاده از سیستم‌های الکترونیکی (نظیر ایمیل یا نرم‌افزارهای BPMS) و ثبت و پیگیری مکانیزه درخواست‌ها، می‌تواند تحول چشم‌گیری در این حوزه ایجاد کند. فرآیندهایی مانند ارسال درخواست، بررسی، تأیید و ارجاع به واحد منابع انسانی می‌توانند به‌طور کامل دیجیتالی شوند.

علاوه بر این، با تعریف قوانین سازمانی در سیستم BPMS، امکان خودکارسازی تصمیم‌گیری‌ها نیز فراهم می‌شود. برای نمونه، اگر قانونی در سازمان وجود داشته باشد که درخواست‌هایی با بار مالی کمتر از ۲۰ درصد حقوق کارکنان نیازی به تأیید مدیر نداشته باشند، سیستم می‌تواند این درخواست‌ها را به‌صورت خودکار به واحد منابع انسانی ارسال کند. چنین قابلیتی، گامی مؤثر در جهت کاهش بار کاری، صرفه‌جویی در زمان و ارتقاء بهره‌وری خواهد بود.

۲. واحد فروش BPM چیست

در بسیاری از سازمان‌ها، یکی از چالش‌های رایج در فرآیند فروش، صدور و تأیید فاکتورهایی است که نیاز به هماهنگی با واحد مالی دارند. این موضوع گاه باعث بروز تأخیرهای قابل توجه در روند فروش می‌شود و در نتیجه، رضایت مشتری و بهره‌وری سازمان را تحت تأثیر قرار می‌دهد.

مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار با مکانیزه‌کردن این گردش کار، می‌تواند به تسهیل و تسریع فرآیند صدور فاکتور کمک کند. از زمان ثبت سفارش تا تولید فاکتور و دریافت تأییدیه‌های مالی، تمامی مراحل می‌توانند از طریق نرم‌افزارهای BPMS به‌صورت خودکار انجام شوند. این رویکرد موجب کاهش وابستگی به مکاتبات دستی، افزایش دقت در پردازش داده‌ها و ارتقاء کیفیت تعامل بین واحد فروش و مالی خواهد شد.

پیاده‌سازی مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار در بخش‌های مختلف سازمان مانند منابع انسانی و فروش، نه‌تنها باعث حذف دوباره‌کاری‌ها و کاهش خطاهای انسانی می‌شود، بلکه شفافیت، سرعت و کارایی را در کل سازمان افزایش می‌دهد. BPM ابزاری قدرتمند برای تبدیل سازمان‌های سنتی به نهادهایی چابک، منظم و هوشمند است که می‌توانند به‌سرعت با تغییرات محیطی و نیازهای بازار سازگار شوند.

چرا سازمان‌ها از BPM استفاده می‌کنند؟

امروزه سازمان‌ها، فارغ از اندازه یا نوع فعالیتشان، با چالش‌های مشابهی در زمینه مدیریت فرآیندها مواجه هستند.

پیچیدگی در پیگیری فرآیندهای دستی، اتلاف زمان، نبود شفافیت و افزایش هزینه‌های عملیاتی از جمله مشکلات رایجی است که سازمان‌ها در صورت عدم بهره‌گیری از سیستم‌های مدیریت فرآیند، ناگزیر با آن‌ها دست‌وپنجه نرم می‌کنند.

در این شرایط، مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM) به عنوان یک راه‌حل جامع، می‌تواند بسیاری از مشکلات عملیاتی را به شیوه‌ای ساختاریافته رفع کند. در ادامه، به برخی از مهم‌ترین دلایل استفاده سازمان‌ها از BPM اشاره می‌کنیم:

۱. دشواری در پیگیری فرآیندهای دستی و کاغذی

فرآیندهای مبتنی بر کاغذ نه‌تنها زمان‌بر هستند بلکه احتمال خطا در آن‌ها بسیار بالا است. ردیابی مراحل یک درخواست یا بررسی وضعیت انجام یک فعالیت خاص، در سیستم‌های سنتی بسیار مشکل و مبهم است. BPM با دیجیتال‌سازی فرآیندها این مشکل را حل می‌کند.

۲. اتلاف زمان در پردازش اسناد BPM چیست

در سازمان‌هایی که از فرم‌های کاغذی استفاده می‌شود، زمان زیادی صرف پیدا کردن، پر کردن و تأیید اسناد می‌شود. این در حالی‌ست که BPMS (نرم‌افزار مدیریت فرآیندها) با ایجاد فرم‌های الکترونیکی و تعریف گردش‌کار خودکار، این زمان را به‌شدت کاهش می‌دهد.

۳. نبود شفافیت در فرآیندها BPM چیست

در بسیاری از فرآیندهای دستی، مشاهده مسیر تأیید یا پیگیری فعالیت‌هایی که افراد انجام داده‌اند، غیرممکن یا بسیار محدود است. BPM با ثبت جزئیات تمامی مراحل اجرای فرآیند، امکان نظارت کامل و در لحظه را فراهم می‌کند.

۴. طولانی شدن فرآیند تأیید به دلیل خطا یا اطلاعات ناقص

فرم‌های کاغذی و فرآیندهای غیرسیستمی اغلب به دلیل داده‌های ناقص یا اشتباه، باعث تأخیر در روند تأیید می‌شوند. در سیستم‌های BPMS، می‌توان اعتبارسنجی داده‌ها را در همان مرحله ورود پیاده‌سازی کرد تا از بروز خطا جلوگیری شود.

۵. هزینه بالای مدیریت اطلاعات کاغذی

جمع‌آوری، ذخیره‌سازی و نگهداری اسناد کاغذی هزینه‌های مالی و نیروی انسانی زیادی به سازمان تحمیل می‌کند. BPMS با حذف نیاز به اسناد فیزیکی، هزینه‌ها را به‌طور چشم‌گیری کاهش می‌دهد.

۶. خطر نشت یا سرقت اطلاعات BPM چیست

اسناد فیزیکی همواره در معرض خطر گم‌شدن، آسیب‌دیدگی یا سوء‌استفاده قرار دارند. BPM با فراهم کردن محیطی امن برای ذخیره و مدیریت اطلاعات، سطح امنیت داده‌ها را افزایش می‌دهد.

۷. نبود گزارش‌دهی لحظه‌ای BPM چیست

در فرآیندهای دستی، تهیه گزارش‌های تحلیلی و دسترسی سریع به اطلاعات مورد نیاز بسیار دشوار است. در حالی‌که سیستم‌های مدیریت فرآیند، امکان گزارش‌گیری لحظه‌ای، دقیق و بر اساس شاخص‌های عملکردی (KPI) را به سادگی فراهم می‌سازند.

۸. بی‌نظمی و عدم انسجام در روند تایید و اجرای فرآیندها

در نبود یک سیستم مرکزی، گردش‌کارها معمولاً دچار بی‌نظمی و آشفتگی می‌شوند. BPM با ایجاد ساختاری مشخص برای اجرای فرآیندها، نظم و انسجام را به سازمان بازمی‌گرداند.

۹. نیاز به انطباق با مقررات و الزامات قانونی

سازمان‌ها همواره باید فرآیندهای خود را با قوانین و مقررات حاکم هماهنگ کنند. BPM با فراهم کردن ابزارهایی برای مستندسازی، کنترل و بازنگری فرآیندها، امکان انطباق مؤثر با الزامات قانونی را فراهم می‌کند.

انواع مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM)

مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM) دارای رویکردهای متعددی است که هرکدام با تمرکز بر جنبه‌ای خاص از فرآیندهای سازمانی طراحی شده‌اند. این رویکردها با توجه به نیازهای سازمان، میزان دخالت انسان، نقش سیستم‌ها و اهمیت اسناد، به سه دسته‌ی اصلی تقسیم می‌شوند:

۱. BPM سیستم محور BPM چیست

در این رویکرد، تمرکز اصلی بر فرآیندهایی است که کاملاً توسط سیستم‌ها و نرم‌افزارها انجام می‌شوند و نیازی به مداخله انسانی در اجرای آن‌ها وجود ندارد. این نوع BPM برای فرآیندهای تکراری، قابل پیش‌بینی و مبتنی بر داده مناسب است و از ابزارهای نرم‌افزاری مانند ERP و CRM بهره می‌برد.

ویژگی‌ها:

• اجرای خودکار و بدون دخالت انسانی
• مناسب برای وظایف تکراری و ساخت‌یافته
• قابل پیاده‌سازی در سامانه‌های اطلاعاتی یکپارچه

نمونه کاربردها:

• ثبت خودکار سفارش‌ها
• پردازش درخواست‌های مالی
• ارسال هشدارهای سیستمی

۲. BPM انسان محور

در این نوع، فرآیندها نیاز به مشارکت فعال انسان‌ها دارند. تصمیم‌گیری‌ها، تأییدها و اقدامات کلیدی توسط افراد انجام می‌شود و سیستم بیشتر نقش پشتیبان را ایفا می‌کند. این رویکرد بیشتر برای فرآیندهایی مناسب است که تعامل انسانی، بررسی‌های تخصصی یا خلاقیت لازم دارند.

ویژگی‌ها:

• تعامل مستقیم کاربر با فرآیندها
• طراحی رابط کاربری ساده و کاربردی
• استفاده از اعلان‌ها و پیگیری‌های انسانی

نمونه کاربردها:

• فرآیند استخدام و مصاحبه
• بررسی و تصویب پروژه‌ها
• ارزیابی عملکرد کارکنان

۳. BPM سند محور

تمرکز اصلی این نوع BPM بر مدیریت چرخه عمر اسناد است. فرآیندهایی که حول محور تهیه، ویرایش، تأیید، امضا و بایگانی اسناد می‌چرخند در این گروه قرار می‌گیرند. ابزارهای این نوع BPM اغلب با سیستم‌های مدیریت اسناد (DMS) یکپارچه می‌شوند.

ویژگی‌ها:

• تمرکز بر گردش اسناد در فرآیندها
• مناسب برای مستندات حقوقی، مالی و رسمی
• قابلیت پیگیری وضعیت هر سند در هر مرحله

نمونه کاربردها:

• گردش قراردادها و اسناد رسمی
• فرآیند تأیید فاکتورها و رسیدها
• مستندسازی گزارش‌های مدیریتی

BPM چیست و مناسب چه سازمان‌هایی است؟

در دنیای امروز، کسب‌وکارها در صنایع و حوزه‌های متنوعی فعالیت می‌کنند و هرکدام از آن‌ها دارای فرآیندهای منحصر‌به‌فرد خود هستند. برای ارتقاء بهره‌وری، بهینه‌سازی عملکرد و تسهیل فعالیت‌ها، استفاده از مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM) به عنوان یک رویکرد مؤثر و ساختارمند، ضروری است.

BPM  به عنوان یک روش مدیریتی، بر شناسایی، تحلیل، طراحی مجدد و بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی تمرکز دارد. این ابزار به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا عملیات خود را با دقت بیشتری مدیریت کرده و با حذف فعالیت‌های غیرضروری، کارایی بیشتری به دست آورند.

در ادامه به برخی از حوزه‌های کلیدی که BPM در آن‌ها نقشی مؤثر ایفا می‌کند، اشاره شده است:

۱. مدیریت پروژه:‌ BPM چیست

با کمک BPM می‌توان فرآیندهای پروژه را به‌درستی تعریف و ساختاردهی کرد. این شامل اصلاح مراحل اجرا، کاهش زمان انجام پروژه و بهبود هماهنگی میان تیم‌ها می‌شود. همچنین امکان پایش مستمر پروژه‌ها فراهم می‌گردد.

۲. مدیریت منابع انسانی:

Bpm در بخش منابع انسانی، بهینه‌سازی فرآیندهایی مانند جذب و استخدام، مصاحبه، آموزش و ارزیابی عملکرد کارکنان را ممکن می‌سازد. این کار باعث ایجاد شفافیت، سرعت و دقت بیشتر در اجرای عملیات منابع انسانی می‌شود.

۳. مدیریت ارتباط با مشتری (CRM): BPM چیست

در حوزه مشتریان، BPM فرآیندهایی همچون پاسخ‌گویی به تیکت‌ها، پشتیبانی، پیگیری درخواست‌ها و ارتقاء کیفیت خدمات را بهبود می‌بخشد. این مسئله به رضایت بیشتر مشتریان و افزایش وفاداری آن‌ها منجر می‌شود.

۴. مدیریت مالی:

مدیریت دقیق فرآیندهایی مانند صدور فاکتور، حسابداری، ثبت سفارش، پردازش هزینه‌ها و مدیریت جریان نقدی، از طریق BPM امکان‌پذیر است. این موضوع منجر به کاهش خطاهای مالی و شفافیت بیشتر در امور مالی می‌گردد.

۵. صنعت بانکداری و خدمات مالی:

در بانک‌ها و مؤسسات مالی، فرآیندهایی نظیر بررسی اعتبار، ثبت و پردازش درخواست‌های وام، صدور خدمات بانکی و مدیریت اطلاعات مشتریان با استفاده از BPM به صورت خودکار و سریع‌تر انجام می‌شود.

بهترین نرم افزارهای BPM چیست؟

نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) ابزارهایی هستند که به سازمان‌ها کمک می‌کنند فرآیندهای خود را طراحی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی کنند. انتخاب بهترین نرم‌افزار BPM بستگی به نیازهای خاص سازمان، اندازه شرکت، پیچیدگی فرآیندها و بودجه دارد. در اینجا به برخی از بهترین نرم‌افزارهای BPM اشاره می‌کنیم که در بازار موجود هستند و هرکدام ویژگی‌ها و مزایای خاص خود را دارند:

۱. نرم افزار فرآیند

ویژگی‌ها: فرآیند یکی از نرم‌افزارهای BPM ایرانی است که بر روی بهبود و خودکارسازی فرآیندهای کسب‌وکار تمرکز دارد. این نرم‌افزار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای مختلف خود را به‌صورت خودکار و بهینه مدیریت کنند.

مزایا:

• طراحی و پیاده‌سازی فرآیندهای پیچیده با استفاده از ابزارهای بصری
• قابلیت اتوماسیون فرآیندها و پیگیری آن‌ها در زمان واقعی
• یکپارچگی با سیستم‌های مختلف سازمان

۲. نرم افزار آوا

ویژگی‌ها: آوا یک پلتفرم BPM است که در حوزه‌های مختلفی مانند مدیریت فرآیندهای مالی، منابع انسانی و ارتباطات با مشتریان مورد استفاده قرار می‌گیرد. این نرم‌افزار به‌ویژه در سازمان‌های متوسط و بزرگ کاربرد دارد.

مزایا:

• قابلیت طراحی و اتوماسیون فرآیندها با استفاده از فناوری‌های نوین
• توانایی ایجاد داشبوردهای مدیریتی برای نظارت بر عملکرد
• قابلیت تطبیق با نیازهای خاص کسب‌وکارها و فرآیندهای آن‌ها

۳. نرم افزار رهیافت

ویژگی‌ها: رهیافت یک سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار ایرانی است که به کمک ابزارهای طراحی فرآیند، پیاده‌سازی و اتوماسیون فرآیندهای مختلف سازمان‌ها را انجام می‌دهد. این نرم‌افزار همچنین از فناوری‌های نوین برای نظارت و گزارش‌دهی استفاده می‌کند.

مزایا:

• طراحی و بهینه‌سازی فرآیندهای کاری
• قابلیت یکپارچگی با سایر سیستم‌های سازمان
• پشتیبانی از گزارش‌دهی و تجزیه و تحلیل داده‌ها

۴. نرم افزار پارسینا

ویژگی‌ها: پارسینا یک پلتفرم BPM ایرانی است که برای خودکارسازی فرآیندهای کسب‌وکار و ارتقاء بهره‌وری در سازمان‌ها طراحی شده است. این نرم‌افزار همچنین از ابزارهای پیشرفته برای تحلیل فرآیندها و بهبود مستمر استفاده می‌کند.

مزایا:

• امکان مدل‌سازی و شبیه‌سازی فرآیندها
• قابلیت تحلیل داده‌ها و ایجاد گزارش‌های دقیق
• طراحی و پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت فرآیند با کاربری آسان

۵. نرم افزار سپیدار

ویژگی‌ها: نرم‌افزار سپیدار به‌طور ویژه برای مدیریت فرآیندهای حسابداری و مالی طراحی شده است، اما قابلیت‌هایی برای مدیریت سایر فرآیندهای سازمان نیز دارد. این نرم‌افزار در بسیاری از شرکت‌های ایرانی برای مدیریت فرآیندهای مالی و حسابداری به‌طور گسترده استفاده می‌شود.

مزایا:

• یکپارچگی با سیستم‌های مالی و حسابداری
• قابلیت تجزیه و تحلیل گزارش‌های مالی و حسابداری
• پیاده‌سازی فرآیندهای مالی و حسابداری به‌صورت خودکار

۶. نرم افزار تیم ساز

ویژگی‌ها: تیم‌ساز یک پلتفرم مدیریتی است که تمرکز ویژه‌ای بر روی مدیریت فرآیندهای منابع انسانی و ارزیابی عملکرد کارکنان دارد. این نرم‌افزار به کمک ابزارهای BPM، فرآیندهای مختلف منابع انسانی را بهینه‌سازی و خودکار می‌کند.

مزایا:

• مدیریت فرآیندهای جذب و استخدام
• ارزیابی عملکرد کارکنان
• تحلیل و گزارش‌دهی دقیق از عملکرد منابع انسانی

۷. نرم افزار دینا

ویژگی‌ها: نرم‌افزار دینا نیز یکی از نرم‌افزارهای ایرانی است که فرآیندهای مختلف سازمانی را به کمک ابزارهای BPM مدیریت و بهینه‌سازی می‌کند. این نرم‌افزار در حوزه‌های مختلفی همچون مدیریت پروژه، منابع انسانی و مالی کاربرد دارد.

مزایا:

• طراحی و پیاده‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار
• توانایی ایجاد و تجزیه و تحلیل گزارش‌های دقیق
• پشتیبانی از فرآیندهای سازمانی به‌صورت جامع

آینده مدیریت فرایندهای کسب و کار چگونه است؟

آینده مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM) به‌طور قابل توجهی تحت تأثیر تحولات دیجیتال، پیشرفت‌های فناوری و افزایش نیاز به چابکی در سازمان‌ها قرار دارد. BPM در حال حرکت به‌سمتی است که خودکارسازی هوشمند، شامل بهره‌گیری از هوش مصنوعی، یادگیری ماشین و ربات‌های نرم‌افزاری، نقش کلیدی در آن ایفا می‌کند. در کنار آن، تمرکز بیشتر بر بهبود تجربه مشتری و طراحی فرآیندهایی خواهد بود که پاسخ‌گویی سریع‌تر و رضایت بیشتر کاربران را در پی دارند.

هم‌زمان با گسترش فناوری‌هایی نظیر اینترنت اشیا، بلاک‌چین، رایانش ابری و واقعیت افزوده، BPM به‌سوی یکپارچگی عمیق با این ابزارها پیش می‌رود تا فرآیندهای پیشرفته‌تر و متصل‌تری ایجاد کند. سازمان‌ها نیاز خواهند داشت فرآیندهایی انعطاف‌پذیر و قابل تطبیق با تغییرات سریع بازار، قوانین و نیازهای مشتری داشته باشند؛ بنابراین، چابکی در BPM به یک اصل اساسی تبدیل می‌شود.

افزون بر این، تحلیل‌های داده‌محور و ابزارهای پیش‌بینی‌کننده جایگاه ویژه‌ای در تصمیم‌سازی آینده پیدا خواهند کرد و فرآیندهای کسب‌وکار بر اساس الگوهای رفتاری آینده تنظیم خواهند شد، نه فقط بازخوردهای گذشته. BPM همچنین از انحصار متخصصان فناوری خارج می‌شود و به‌سوی دموکراتیزه شدن حرکت می‌کند، یعنی کارکنان در سطوح مختلف سازمان می‌توانند در طراحی و بهبود فرآیندها نقش داشته باشند، حتی بدون دانش تخصصی.

در نهایت، استفاده از پلتفرم‌های BPMS ابری و ابزارهای کم‌کدنویسی یا بدون‌کدنویسی، اجرای فرآیندها را ساده‌تر، سریع‌تر و ارزان‌تر خواهد کرد. به همین دلیل، BPM به یکی از اجزای کلیدی برنامه‌ریزی استراتژیک و تحول دیجیتال در سازمان‌های آینده تبدیل می‌شود.

جمع بندی

در این مقاله از دانشگاه کسب و کار، تلاش کردیم که تا بطور کامل به سوال Bpm چیست پاسخ دهیم. همچنین. تلاش کردیم تا شما بتوانید دیدی روشن نسبت به اهمیت، مزایا و کاربردهای گسترده آن در بخش‌های مختلف سازمان به دست آورید. BPM  به عنوان یک رویکرد مدیریتی نوین، به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که فرآیندهای خود را شناسایی، تحلیل، بهینه‌سازی، اجرا و پایش کنند؛ تا بدین وسیله بهره‌وری را افزایش داده، هزینه‌ها را کاهش دهند و عملکرد کلی سازمان را ارتقاء بخشند.

در طول مقاله بررسی کردیم که چگونه BPM با ایجاد ساختاری منسجم در فرآیندهای داخلی، سبب افزایش سرعت، کیفیت، شفافیت و انعطاف‌پذیری در تصمیم‌گیری‌ها و اجرای عملیات می‌شود. در مجموع،BPM تنها یک ابزار فناوری نیست، بلکه راهبردی کلان برای هدایت بهتر کسب‌وکار در مسیر رشد و تحول است. به همین دلیل، در آینده‌ای نه‌چندان دور، استفاده از BPM برای اکثر کسب‌وکارها به ضرورتی اجتناب‌ناپذیر تبدیل خواهد شد.

امیدواریم این مقاله برای شما مفید و الهام‌بخش بوده باشد. اگر سوال یا تجربه‌ای در زمینه پیاده‌سازی یا استفاده از سیستم‌های BPM دارید، خوشحال می‌شویم آن را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.

منبع: Wikipedia

سوالات متداول

 BPM چیست و چه هدفی دارد؟

 BPM (Business Process Management) به مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و استراتژی‌ها اطلاق می‌شود که به کسب و کارها کمک می‌کند تا فرآیندهای مختلف خود را شناسایی، تحلیل، طراحی، بهینه‌سازی و مدیریت کنند. هدف BPM افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها، بهبود کیفیت و شفافیت فرآیندها و تسهیل ارتباطات داخلی و خارجی سازمان است. این سیستم به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را به شیوه‌ای کارآمد و سازگار با تغییرات محیطی مدیریت کنند.

چگونه BPM به بهبود کارایی سازمان کمک می‌کند؟

 BPM با شناسایی و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار، می‌تواند زمان لازم برای انجام وظایف را کاهش داده و بهره‌وری را افزایش دهد. از طریق اتوماسیون، حذف مراحل اضافی و استانداردسازی فرآیندها، BPM به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که به شکلی منظم‌تر و کارآمدتر فعالیت کنند. همچنین، با افزایش شفافیت فرآیندها، نظارت و کنترل روی آن‌ها بهبود یافته و از ایجاد خطاهای انسانی جلوگیری می‌شود.

 BPM چگونه می‌تواند به بهبود تجربه مشتری کمک کند؟

یکی از اهداف BPM، بهبود فرآیندهای ارتباطی و خدمات به مشتریان است. با استفاده از BPM، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای خدماتی خود را به‌طور مؤثر مدیریت کرده و به مشتریان خدمات سریع‌تر، دقیق‌تر و با کیفیت‌تر ارائه دهند. همچنین، BPM کمک می‌کند تا سازمان‌ها نظارت بهتری روی درخواست‌ها و مشکلات مشتریان داشته باشند و فرآیندهای مربوط به ثبت تیکت‌ها، پشتیبانی و خدمات پس از فروش را به‌طور خودکار مدیریت کنند.

آیا BPM فقط برای شرکت‌های بزرگ مناسب است؟

خیر، BPM برای کسب و کارهای کوچک و متوسط هم مناسب است. بسیاری از سازمان‌های کوچک می‌توانند با استفاده از سیستم‌های BPM، فرآیندهای خود را بهینه‌سازی کرده و هزینه‌های خود را کاهش دهند. این نرم‌افزارها می‌توانند به کسب و کارهای کوچک در بهبود تعاملات داخلی، تسهیل ارتباطات و ارتقاء تجربه مشتری کمک کنند. مدیریت فرآیند کسب و کار به‌ویژه در حوزه‌هایی مانند مدیریت منابع انسانی، حسابداری و مدیریت پروژه در سازمان‌های کوچک می‌تواند مفید واقع شود.