مدل کار کردن در سالهای اخیر تغییرات زیادی کرده است. دیگر برای بسیاری از کسبوکارها داشتن یک دفتر سنتی با اتاقهای متعدد و میزهای ثابت، تنها راه مدیریت یک تیم نیست. فریلنسرها از مکانهای مختلف فعالیت میکنند، تیمهای استارتاپی بخشی از هفته را دورکار هستند و حتی شرکتهای بزرگ نیز به سمت مدلهای کاری منعطف حرکت کردهاند.
با این حال، دورکاری بهتنهایی به معنای بهرهوری بیشتر نیست. نبود محیط مناسب، حواسپرتی، ارتباط ضعیف میان اعضای تیم و دشواری برگزاری جلسات میتواند عملکرد افراد را تحت تأثیر قرار دهد. به همین دلیل، مزایای کار در فضای اشتراکی و استفاده از محیطهای کاری مدرن در سالهای اخیر بیشتر مورد توجه فریلنسرها، استارتاپها و تیمهای کوچک قرار گرفته است.
محیط کار چه تأثیری بر بهرهوری دارد؟
بهرهوری تنها به میزان زمانی که یک فرد پشت میز سپری میکند وابسته نیست. کیفیت محیط، امکان تمرکز، دسترسی به امکانات موردنیاز و حتی ارتباط با افراد دیگر میتواند بر نحوه انجام کار تأثیر بگذارد.
برای یک فریلنسر، کار کردن مداوم در خانه ممکن است در ابتدا انتخابی راحت و کمهزینه باشد؛ اما بعد از مدتی مرز میان زندگی شخصی و کاری کمرنگ میشود. از سوی دیگر، اجاره یک دفتر مستقل برای یک تیم دو یا سه نفره ممکن است هزینهای بیشتر از نیاز واقعی کسبوکار ایجاد کند.
محیطهای کاری مدرن تلاش میکنند بین این دو وضعیت تعادل ایجاد کنند؛ یعنی فرد یا تیم بتواند بدون پذیرش هزینه و تعهدات یک دفتر سنتی، از یک محیط حرفهای برای انجام فعالیتهای کاری خود استفاده کند.
چرا تیمهای دورکار به محیط کاری منعطف نیاز دارند؟
دورکاری مزایای زیادی دارد؛ از کاهش رفتوآمد گرفته تا امکان جذب نیرو از شهرهای مختلف. اما این مدل کاری یک چالش مهم نیز ایجاد میکند: اعضای تیم همیشه در یک محیط مشترک حضور ندارند.
در چنین شرایطی، داشتن یک محیط کاری منعطف میتواند در مواقعی که همکاری حضوری ضروری است، نقش مهمی داشته باشد. تیم میتواند در روزهای مشخصی در یک محل جمع شود، جلسات خود را برگزار کند یا برای انجام پروژههای حساس از یک فضای حرفهای استفاده کند.
این انعطاف بهخصوص برای استارتاپهایی اهمیت دارد که هنوز در مرحله آزمون مدل کسبوکار خود هستند و نمیخواهند بخش قابلتوجهی از سرمایه اولیه را صرف اجاره و تجهیز یک دفتر مستقل کنند.
۵ مزیت محیطهای کاری مدرن برای استارتاپها
۱. کاهش هزینههای اولیه
راهاندازی دفتر مستقل تنها به پرداخت اجاره محدود نمیشود. خرید میز و صندلی، اینترنت، تجهیزات اداری، هزینه نگهداری و بسیاری از هزینههای جانبی نیز باید در نظر گرفته شوند.
استفاده از محیط کاری اشتراکی یا منعطف میتواند بخشی از این هزینهها را کاهش دهد. در نتیجه، تیم میتواند منابع مالی بیشتری را به توسعه محصول، بازاریابی یا جذب نیروی متخصص اختصاص دهد.
۲. ایجاد مرز مشخص میان کار و زندگی
یکی از مشکلات رایج دورکاری، از بین رفتن مرز میان ساعات کاری و زندگی شخصی است. وقتی خانه همزمان به محل استراحت و کار تبدیل میشود، شروع و پایان روز کاری ممکن است مشخص نباشد.
اختصاص دادن یک مکان مشخص به فعالیت حرفهای، حتی اگر این مکان دائمی نباشد، میتواند به ایجاد یک روتین کاری منظم کمک کند. خروج از خانه و حضور در یک محیط حرفهای برای بسیاری از افراد به معنای آغاز یک بازه مشخص برای تمرکز بر فعالیتهای کاری است.
۳. فرصت شبکهسازی
یکی از تفاوتهای مهم محیط کار اشتراکی با دفتر خانگی، حضور افراد و کسبوکارهای مختلف در یک محیط است.
فریلنسرها، مدیران، طراحان، برنامهنویسان و تیمهای استارتاپی ممکن است در یک فضای کاری مشترک حضور داشته باشند. همین همجواری میتواند زمینه آشنایی با افراد جدید، تبادل تجربه و شکلگیری همکاریهای حرفهای را فراهم کند.
البته شبکهسازی زمانی ارزشمند است که به شکل طبیعی اتفاق بیفتد و محیط کار، امکان تعامل بدون ایجاد اختلال در تمرکز را فراهم کند.
۴. دسترسی به امکانات حرفهای
یک محیط کاری مناسب فقط یک میز و صندلی نیست. اینترنت پایدار، فضای مناسب برای برگزاری جلسه، اتاقهای خصوصی، امکانات اداری و محیط مناسب برای تماسهای کاری از جمله امکاناتی هستند که برای بسیاری از افراد اهمیت دارند.
برای یک تیم کوچک، فراهم کردن تمام این امکانات در یک دفتر مستقل ممکن است هزینه و زمان زیادی نیاز داشته باشد؛ در حالی که محیطهای کاری اشتراکی معمولاً بخشی از این زیرساخت را از قبل آماده کردهاند.
۵. انعطافپذیری بیشتر برای رشد تیم
یکی از چالشهای استارتاپها پیشبینی اندازه تیم در آینده است. ممکن است یک تیم پنجنفره طی چند ماه به ده نفر برسد یا برعکس، به دلیل تغییر شرایط کسبوکار کوچکتر شود.
دفتر سنتی معمولاً تعهدات و هزینههای ثابت بیشتری ایجاد میکند. در مقابل، مدلهای کاری منعطف به کسبوکار اجازه میدهند متناسب با مرحله رشد خود، فضای موردنیازشان را انتخاب کنند.
فضای کار اشتراکی برای چه کسانی مناسب است؟
فضای کار اشتراکی فقط برای فریلنسرها طراحی نشده است. طیف متنوعی از کاربران میتوانند از این مدل استفاده کنند.
فریلنسرها میتوانند برای فرار از فضای تکراری خانه و داشتن یک محیط حرفهایتر از آن استفاده کنند.
تیمهای استارتاپی میتوانند بدون سرمایهگذاری سنگین روی دفتر مستقل، فعالیت خود را در محیطی حرفهای آغاز کنند.
تیمهای دورکار نیز میتوانند از فضای اشتراکی بهعنوان یک نقطه ملاقات حضوری برای جلسات و همکاریهای تیمی استفاده کنند.
حتی برخی شرکتهای بزرگتر نیز میتوانند از فضاهای منعطف برای پروژههای موقت، تیمهای کوچک یا جلسات خارج از دفتر اصلی بهره بگیرند.
آیا فضای اشتراکی همیشه بهترین انتخاب است؟
پاسخ این سؤال برای همه یکسان نیست. نوع فعالیت، اندازه تیم، میزان نیاز به جلسات حضوری و بودجه کسبوکار باید در انتخاب محیط کار در نظر گرفته شود.
برای فردی که بیشتر ساعات روز را در تماس و جلسه میگذراند، امکانات اتاق جلسه و فضای مناسب برای تماس اهمیت زیادی دارد. برای یک برنامهنویس یا نویسنده، سکوت و امکان تمرکز ممکن است اولویت بالاتری داشته باشد.
بنابراین هنگام انتخاب فضای کار، بهتر است به جای توجه صرف به ظاهر محیط، مجموعهای از عوامل مانند دسترسی، اینترنت، امکانات، حریم خصوصی، ساعات استفاده، فضای جلسات و نوع جامعه کاری حاضر در آن را بررسی کرد.
محیط کار مدرن؛ فراتر از یک میز کار
تحول در شیوه کار باعث شده مفهوم «دفتر» نیز تغییر کند. دفتر کار دیگر لزوماً یک فضای ثابت و دائمی نیست؛ بلکه میتواند متناسب با نیاز یک فرد یا تیم تغییر کند.
برای یک فریلنسر، این محیط ممکن است محلی برای تمرکز و خروج از فضای خانه باشد. برای یک استارتاپ، میتواند اولین محل شکلگیری تیم و ملاقات با مشتریان باشد. برای یک تیم دورکار نیز ممکن است تنها در روزهایی که همکاری حضوری ضروری است مورد استفاده قرار گیرد.
در نهایت، هدف از انتخاب یک محیط کاری مدرن نباید صرفاً داشتن یک آدرس یا میز کار باشد. محیط مناسب باید بتواند بخشی از اصطکاکهای روزمره کار را کاهش دهد و به افراد اجازه دهد انرژی و زمان بیشتری را روی فعالیت اصلی خود متمرکز کنند.
جمعبندی
افزایش بهرهوری تیمهای دورکار و استارتاپها تنها به استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه یا برگزاری جلسات آنلاین وابسته نیست. محیطی که افراد در آن کار میکنند نیز میتواند بر تمرکز، ارتباطات، هزینهها و حتی تجربه کاری آنها تأثیر بگذارد.
فضاهای کاری اشتراکی و مدلهای کاری منعطف با ترکیب امکانات حرفهای، انعطافپذیری و فرصت تعامل با دیگران، میتوانند برای بخشی از فریلنسرها، تیمهای کوچک و کسبوکارهای در حال رشد گزینهای قابل بررسی باشند.
مهم این است که هر تیم بر اساس مرحله رشد، نوع فعالیت و نیاز واقعی خود تصمیم بگیرد؛ زیرا محیط کاری مناسب، محیطی نیست که صرفاً مدرن به نظر برسد، بلکه محیطی است که به افراد کمک کند بهتر و مؤثرتر کار کنند.
