چهار وظیفه اصلی مدیریت: چگونه به یک مدیر برتر تبدیل شویم؟

آگاهی از چهار وظیفه اصلی مدیریت به یک رهبر امکان می‌دهد تا با دیدگاه‌ها و افکار مناسب‌تری در مورد افراد، تعامل با آن‌ها و راهبری آن‌ها برخورد کند. علاوه بر این، درک این مسئولیت‌ها در فهم شرایط متفاوت یک سازمان و مدیریت آن کمک می‌کند.

بدیهی است که مدیری که با دیدگاه دموکراتیک، انسان‌دوستانه و تعاملی در یک گروه عمل می‌کند، متفاوت است با مدیری که رفتاری مانند یک فرد دانا و کامل را دارد. مدیر اول به طور فکورانه به دنبال رشد و پیشرفت جمعی است و مدیر دوم به جای مدیریت، تنها نظارت می‌کند.

این موضوع بیانگر اهمیت درک صحیح از مفهوم مدیریت و همچنین چهار وظیفه اصلی مدیریت است. در این مقاله از مجموعه مقالات دانشگاه کسب و کار، قصد داریم تا در کنار هم با چهار وظیفه اصلی مدیریت آشنا شویم. اگر به این موضوع علاقه‌مند هستید، حتماً تا انتهای این مقاله تیم ما را همراهی کنید.

نگاهی به تعریف مدیریت

مدیریت، یک روند است که در آن فرد یا گروهی با هدف‌گرایی و مسئولیت‌پذیری، یک سازمان را هدایت می‌کنند. بنابراین، هدایت، اصل اول و مهم مدیریت است. با این حال، این فعالیت با کنترل کردن تفاوت دارد. در حقیقت، کنترل کردن می‌تواند جزئی از مدیریت باشد، اما با آن متفاوت است. رهبری باید متمرکز بر هدف باشد. هدفی که نه فقط برای بقای سازمان حیاتی است، بلکه می‌تواند موجب توسعه آن شود. یک رهبر مؤثر، فردی است که می‌تواند بین اهداف و استراتژی‌های دستیابی به آنها تعادل برقرار کند. ولی مسئولیت فقط در تصمیم‌گیری و اعطای دستور خلاصه نمی‌شود، بلکه شامل موارد زیر است:

• طراحی و پیاده‌سازی راهکار
• قبول عواقب نتایج آن
• درک و تجزیه و تحلیل موقعیت آن در سازمان

یک رهبر واقعی باید قادر باشد تا کلیت فرایند، از تولید ایده تا پیاده‌سازی آن را درک کند و مسئولیت دستیابی به اهداف را بر عهده بگیرد. اما مدیریت یک فعالیت مستمر است. یک رهبر در شرایط متعدد و متنوعی قرار می‌گیرد و همیشه احتمال بروز بحران وجود دارد. مدیریت در حقیقت یک فرایند است! نمی‌توان یکبار و برای همیشه تصمیم گرفت، برنامه‌ریزی کرد و دیگر کاری انجام نداد! یک رهبر باید توانایی تغییر و تحول داشته باشد و از قدرتش برای دستیابی به اهداف استفاده کند، نه فقط برای اجرای اوامر! در حقیقت، رهبر کسی است که همیشه برای انجام اقدامات صحیح، آماده است. در ادامه این مقاله وظایف اصلی یک مدیر را شرح می‌دهیم. برای آشنایی با این وظایف، تیم دانشگاه کسب و کار را همراهی کنید.

بررسی چهار وظیفه اصلی مدیریت

مدیریت یک فرایند چهارگانه است که شامل مراحل تدوین استراتژی، تنظیم منابع، هدایت تیم و ارزیابی عملکرد می‌شود. این مراحل به صورت هم‌زمان و متقابل برای رسیدن به اهداف سازمانی عمل می‌کنند. این چهارگانه می‌تواند به عنوان یک چرخه در نظر گرفته شود که هر مرحله بر پایه مرحله قبلی ساخته می‌شود. برای دستیابی به موفقیت، مدیران باید این چهار مرحله را به ترتیب مناسب پیگیری کنند. مدیران ابتدا باید یک برنامه را تدوین کنند، سپس منابع خود را بر اساس این برنامه تنظیم کنند و وظایف را به اعضای تیم اختصاص دهند. سپس آنها باید تیم خود را برای اجرای کارآمد برنامه هدایت کنند و در نهایت، آنها باید عملکرد برنامه را در حین اجرا ارزیابی کنند و هرگونه تغییرات لازم را اعمال کنند.

1.تدوین استراتژی یا برنامه ریزی

در واقع تدوین استراتژی‌ها ویژگی اصلی مدیر است که تمامی متخصصان در حوزه مدیریت بر این موضوع اجماع دارند. تدوین استراتژی‌ها به عنوان پایه اولیه وظایف مدیریت شناخته می‌شود و عدم وجود آن می‌تواند به سازمان‌ها آسیب‌های عمیق وارد کند. می‌توان گفت برنامه ریزی یا تدوین استراتژی شامل پیش‌بینی فعالیت‌های سازمان، تعیین راهکارها و مسیرهای رسیدن و اجرای اقدامات ضروری برای رسیدن به اهداف اصلی سازمان است. رهبرانی که بدون داشتن اهداف و برنامه‌های مشخص، مجبور هستند به طور مداوم به وقایع روزانه و بحران‌ها پاسخ دهند، بنابراین به سمت و جهت و مسیر خاصی حرکت نمی‌کنند. با وجود اینکه آن‌ها همیشه در حال کار هستند، فرصت کافی برای انجام وظایف دیگر خود را ندارند. با برنامه‌ریزی مناسب، می‌توان به آسانی مدیریت بحران در سازمان را انجام داد و آن را به سمت اهداف و ارزش‌های مشخص هدایت کرد.

تعداد زیادی از رهبران فکر می‌کنند که مشغول بودن نشانه کارایی است! این یک اشتباه بزرگ است که باعث می‌شود رهبران نتوانند واقعیت‌ها را ببینند و علت شکست‌های خود را پیدا کنند. در هر برنامه‌ریزی، باید یک هدف مشخص وجود داشته باشد و بدون هدف، برنامه‌ریزی تقریباً غیرممکن است. پیشنهاد می‌کنیم که ابتدا اهداف سازمان خود را به طور صحیح تعریف کنید. سپس این اهداف را تفکیک کنید و برای هر زیرمجموعه در سازمان این اهداف را روشن کنید. و در آخر به سمت برنامه‌ریزی حرکت کنید. اهمیت برنامه‌ریزی و تعیین هدف به حدی است که در منابع علمی مختلف به عنوان یکی از چهار وظیفه اصلی مدیریت شناخته می‌شود.

بررسی مزیت‌های برنامه ریزی

در مدیریت سازمان، تعیین اهداف از جمله موارد حیاتی است. اهداف، پیش‌بینی‌های ما از نتایج اجرای طرح‌ها هستند که باید به‌صورت واضح و قابل سنجش باشند.

رتبه‌بندی اهداف نیز یکی از توانایی‌هایی است که هر مدیر باید آن را فرا گیرد و تعیین کند که در این لحظه چه چیزی اولویت دارد. بنابراین، با اینکه برنامه‌ریزی یکی از وظایف اصلی است، اما بدون تعیین هدف برای سازمان و شرکت، امکان برنامه‌ریزی وجود ندارد. شاید بهتر باشد باید نام این وظیفه اصلی مدیریت را تعیین هدف و برنامه‌ریزی قرار داد.

برنامه‌ریزی در سازمان، یک ابزار قدرتمند برای مواجهه با مشکلات آتی است. این فرایند به مدیران اجازه می‌دهد تا تمرکز خود را بر روی عملیات حیاتی که به پیشرفت سازمان کمک می‌کند، افزایش دهند. با کاهش تعداد تصمیم‌گیری‌های لحظه‌ای، اعضای سازمان می‌توانند برای بیشتر رویدادها از پیش آماده باشند. همچنین، برنامه‌ریزی به تقویت همکاری و اتحاد درون سازمان کمک می‌کند و سایر وظایف مدیریتی را ساده‌تر می‌کند.

2.سازماندهی یا تنظیم منابع یکی از چهار وظیفه اصلی مدیریت

تنظیم منابع به عنوان یکی از چهار وظیفه اصلی مدیریت را در این قسمت بررسی می‌کنیم. سازماندهی یا تنظیم منابع در واقع یک فرایند حیاتی است که با استفاده از آن، اهداف سازمان را به کارهای کوچک‌تر تقسیم می‌کنیم و سپس واحدها و افراد متنوعی را برای انجام این کارها استخدام می‌کنیم. در فرایندی که به آن سازماندهی می‌گویند، یک مدیر با استفاده از توانایی‌های خود، منابع متنوعی از جمله انسانی، مالی، تجهیزات و ماشین‌آلات را به گونه‌ای ترکیب می‌کند که بیشترین تأثیر را داشته باشد تا به اهدافی که تعیین کرده است برسد. این فرایند شامل مواردی مانند تشکیل واحدهای سازمانی، تعریف نقش‌های سازمانی و شغل‌ها، تقسیم‌بندی افراد با توضیح وظایف آن‌ها و اصول همکاری و هماهنگی بین آن‌ها است. سازمان باید به نحوی سازماندهی شود که امکان استفاده بهینه از توانایی‌ها و منابع فراهم شود. سازماندهی خود از چند اصل تشکیل شده است:

• طراحی و مشخص کردن عملیات‌ها
• دسته‌بندی عملیات‌ها و تعیین بخش‌های اصلی سازمان
• ایجاد مقام‌های سازمانی بر اساس عملیات‌ها و بخش‌های تعیین شده
• برقراری ارتباطات بین این بخش‌ها و مقام‌های سازمانی
• تعیین وظایف و توضیح کار هر یک از این مقام‌های سازمانی بر اساس عملیات‌های دسته‌بندی شده

با انجام پنج مرحله فوق، شما به یک نمودار سازمانی کاربردی و مفید دست خواهید یافت که در آن بخش‌های سازمانی، مقام‌ها و شغل‌های سازمانی به صورت هماهنگ و متمرکز تعریف شده‌اند. این نمودار سازمانی در حقیقت از اهداف اصلی سازمان به وجود آمده است و تمامی قسمت‌های آن در جهت اهداف اصلی فعالیت می‌کنند. یکی از مشکلات رایج در بسیاری از نهادها، وجود بخش‌ها و مقام‌هایی است که بدون ایجاد ارزش اضافی فعالیت می‌کنند. معمولاً هنگامی که در این شرکت‌ها فرایند سازماندهی را آغاز می‌کنیم، متوجه می‌شویم که برخی از شغل‌ها بدون هدف مشخصی طراحی شده‌اند و اضافی هستند.

بررسی مزایای وظیفه اصلی سازماندهی

اعطای مسئولیت برای انجام دقیق و مناسب وظایف، یکی از توانایی‌های حیاتی برای برنامه‌ریزی مؤثر و عملی در تجارت است. برخی از مزیت‌های سازماندهی به عنوان یکی از چهار وظیفه اصلی مدیریت عبارت است از:

• توزیع منابع به صورت ایده‌آل در بخش‌های متنوع سازمان
• انتقال هر مسئولیت به افراد خاص و جلوگیری از تکرار کار در سازمان
• برقراری ترتیب و همکاری
• فراهم کردن قابلیت برای ساخت سیستم و اجرای فرایندها به صورت اتوماتیک
• بهبود ارتباطات درونی بین کارمندان سازمان

3.هدایت تیم یکی از چهار وظیفه اصلی مدیریت

مفهوم و معنای هدایت تیم در سازمان و اداره کارکنان در محیط کار، موضوعی است که نظرات گوناگونی را به خود جلب کرده است. با این حال، هیچ یک از این دیدگاه‌ها نتوانسته به طور کامل و جامع، این مفهوم را به شکل مناسبی توضیح دهد. رهبری و هدایت تیم یک فرم هنر است که با ایجاد انگیزه و علاقه در افراد، آنها را ترغیب می‌کند تا وظایف مشخص شده را با بهترین کیفیت انجام دهند. هدایت تیم به توانایی ایجاد تأثیر نیاز دارد، که یک مدیر باید در خودش این توانایی را تقویت کند.

مسئولیت اصلی یک مدیر پس از استخدام افراد مناسب برای هر موقعیت، این است که آنها را در مسیری هدایت کند که به اهداف مشخص شده برسد. این کار باید به گونه‌ای انجام شود که افراد با شور و شوق به کار خود ادامه دهند و هیچ کمبودی در این فرایند وجود نداشته باشد. برای این منظور، مدیر باید بتواند سطح انگیزه کارکنان را در حد بالا حفظ کند. تشویق کارکنان می‌تواند به عنوان یکی از وظایف اصلی مدیریت تعریف شود. اهمیت انگیزه کارکنان به حدی است که می‌توان گفت کارکنانی که انگیزه‌ای برای کار ندارند، یکی از عوامل اصلی شکست سازمان‌ها هستند.

رهبری مؤثر نیازمند فهم عمیق از روش‌های تقویت انگیزه کارکنان است. این توانایی می‌تواند یکی از اصول کلیدی مدیریت را تشکیل دهد. کارکنان باید نه از طریق اجبار یا فشار بلکه از نظر روحی و عاطفی در فعالیت‌ها مشارکت کنند. برخی از رهبران فعال بودن جسمی کارکنان را با مشارکت اشتباه می‌گیرند. اما این موضوع نادرست است! در حقیقت، کارکنان فقط به صورت فیزیکی درگیر کار شده‌اند و نیازمند تعامل عاطفی و ذهنی بیشتری نیز هستند.

4.کنترل و ارزیابی عملکرد یکی از چهار وظیفه اصلی مدیریت

رهبری بدون نظارت مانند رانندگی در شب تاریک است. رهبر با استفاده از نظارت، درکی از چگونگی دستیابی به اهداف و انجام وظایف به دست می‌آورد و می‌تواند در شناسایی اختلافات و تصحیح آن‌ها اقدام کند. ارزیابی عملکرد به عنوان یکی از چهار وظیفه اصلی مدیریت یک ابزار مفید برای رهبران در تمام سطوح سازمانی است. از سطوح بالا تا سطوح ناظر! اگر رهبر تمام وظایفی که در قسمت‌های قبلی ذکر شد را به درستی انجام دهد، اما اگر کنترلی بر سازمان نداشته باشد، هیچ ضمانتی وجود ندارد که فعالیت‌ها به شکل تعریف شده به پایان برسند.

بدون یک سیستم نظارتی قوی، سازمان‌ها نمی‌توانند به خوبی از منابع خود استفاده کنند و به اهداف خود دست یابند. در نتیجه، سازمان از مسیر اصلی خود منحرف می‌شود و منابع به بیهودگی صرف می‌شوند. برای مدیریت مؤثر، نیاز به کنترل مؤثر است. این موضوع به این دلیل است که پیش‌بینی‌ها و برنامه‌های عملیاتی همیشه دارای خطایی هستند. کشف و اصلاح این خطاها جز چهار وظیفه اصلی مدیریت است که بدون نظارت امکان‌پذیر نیست. یکی از ویژگی‌های دیگر کنترل این است که مدیر را از تغییرات محیطی آگاه می‌کند و از تأثیرات آن بر سازمان، کیفیت و مقدار کالاها، خدمات سازمان و غیره باخبر می‌شود.

یک مدیر بر چه مسائلی باید نظارت داشته باشد؟

حقیقت این است که تمامی منابع، از جمله مالی، اطلاعاتی، عملیاتی، فرایندها و منابع انسانی، باید تحت نظارت قرار گیرند. با این حال، مبانی نظارت بر منابع انسانی با سایر منابع و فعالیت‌ها تفاوت زیادی دارد. اگر یک مدیر این تفاوت را درک نکند، ممکن است در مسیر مدیریت خود با مشکلات عمده‌ای مواجه شود. به طور کلی، انسان‌ها دوست ندارند کنترل شوند و عدم درک این موضوع می‌تواند باعث ایجاد مقاومت در بین کارکنان شود. بنابراین، حیاتی است که مدیر از مبانی کنترل و چگونگی اجرای آن آگاه باشد.

وجود فعالیت‌هایی مانند کنترل کیفیت، کنترل مالی، کنترل فروش، کنترل موجودی‌ها و ارزیابی عملکرد، نشان‌دهنده تلاش‌های مدیران برای کنترل منابع و فعالیت‌ها است. با این حال، بسیاری از مدیران فرایند کنترلی یکپارچه در سازمان خود ندارند و به جای آن، به صورت پراکنده برای کنترل بخش‌های مختلف سازمان تلاش می‌کنند. گاهی اوقات، تمرکز مدیر بر روی بخش‌های کم اهمیت سازمان به جای بخش‌های حیاتی، باعث می‌شود که مسائل اساسی سازمان نادیده گرفته شوند. این مسائل فقط زمانی به چشم مدیر می‌خورند که وضعیت بحرانی شده و سازمان با شکست روبرو شده است. پس از شکست، مدیران معمولاً به دنبال راه حل برای این مسائل می‌گردند، اما معمولاً در این زمان، سازمان قدری ضرر کرده است که بازگشت به وضعیت اولیه بسیار دشوار است.

کلام آخر

خیلی خوشحالیم که تا انتهای این مقاله همراه تیم دانشگاه کسب و کار بودید. در این مقاله در کنار هم چهار وظیفه اصلی مدیریت را بررسی کردیم. لازم است بدانید که یک رهبر کارآمد، نمادی از یک تیم موفق و ماهر است. به عنوان یک مدیر، شما باید در جستجوی افرادی باشید که در کار خود مهارت دارند، متخصص هستند و نسبت به کار خود وجدان کاری دارند و آنها را به عنوان یک سرمایه ارزشمند برای تیم خود ببینید.

فردی که به کار خود وفادار است، آن را جدی می‌گیرد و پیشرفت خود را به عنوان پیشرفت تیم می‌بیند. هنگام استخدام افراد، سعی کنید هوش عاطفی آنها را ارزیابی کنید. همچنین یک مدیر کارآمد تلاش می‌کند تا دانش خود را به روز کند و تمام توانایی‌های خود را به کار بگیرد. تمام این عوامل با هم، بقا و پیشرفت تیم را تضمین می‌کند. حال شما برای ما بنویسید. از نگاه شما کدام یک از چهار وظیفه اصلی مدیریت از اهمیت بیشتری برخوردار است؟