ارتباطات سازمانی به عنوان یکی از ارکان حیاتی در موفقیت هر سازمان و مکاتبات بین سازمانی شناخته می شود. این نوع ارتباطات شامل ارسال و دریافت اطلاعات بین افراد و بخش های مختلف است که هدف نهایی آن دستیابی به اهداف مشترک است. کیفیت این ارتباطات تحت تأثیر فرهنگ سازمانی، ساختار و روش های ارتباطی قرار دارد. درک صحیح ارتباطات سازمانی و به کارگیری آن به شکل مناسب می تواند به ایجاد یک محیط کاری مثبت، پویا و سازنده کمک کند. این امر در نهایت به موفقیت و پیشرفت کلی سازمان منجر خواهد شد. در اینجا ما به توضیح ارتباطات سازمانی، راه های آشنایی با آن و انواع آن می پردازیم.
ارتباطات سازمانی چیست؟
ارتباط سازمانی (Organizational communication) به تعاملات میان افراد، بخش ها و مدیران در یک سازمان در فضای ابری اطلاق می شود که هدف آن دستیابی به اهداف مشترک است. این ارتباطات می توانند درون سازمانی یا برون سازمانی باشند و شامل انواع مختلفی از تعاملات مستقیم و غیرمستقیم هستند. کیفیت و اثربخشی این ارتباطات تأثیر قابل توجهی بر پیشرفت و موفقیت کلی سازمان دارد، و بنابراین درک صحیح از آن و استفاده از استراتژی های مناسب برای بهبود آن ضروری است.
ارتباطات سازمانی به چند بخش تقسیم می شود؟
ارتباطات سازمانی را می توان به چهار نوع اصلی تقسیم کرد:
- ارتباطات رسمی و غیررسمی
- ارتباطات شفاهی و نوشتاری
- ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی
- ارتباطات جهت دار
- ارتباطات یک و دو جانبه
هر یک از این دسته ها شامل زیرمجموعه هایی هستند که به بهبود عملکرد سازمان و مکاتبات بین سازمانی کمک می‌کنند.
انواع ارتباطات سازمانی
تصور کنید سازمانی که در آن کارکنان ارتباط مؤثری ندارند و اطلاعات به درستی منتقل نمی‌شود. در این شرایط، نمی‌توان آن را یک تیم واقعی نامید، زیرا بقای هر سازمانی به ارتباطات مناسب بستگی دارد. ارتباطات سازمانی به چهار نوع اصلی تقسیم می شود، زیر مجموعه هایی نیز دارد و برخی سازمان ها تنها از یک نوع و برخی دیگر از ترکیبی از انواع مختلف استفاده می‌کنند. در ادامه به بررسی این انواع و تأثیرات آن ها خواهیم پرداخت:
ارتباطات سازمانی رسمی و غیررسمی
ارتباطات سازمانی به دو دسته رسمی و غیر رسمی تقسیم می شود. این تقسیم بندی به نوع زبان و لحنی که در برقراری ارتباط به کار می رود، اشاره دارد. برای ایجاد ارتباط مؤثر، ضروری است که میزان رسمیت مورد نیاز در هر موقعیت خاص را به درستی ارزیابی کنید.
- ارتباطات سازمانی رسمی
ارتباطات رسمی معمولاً در تعامل با مشتریان و سهام داران، به ویژه در بیانیه های رسمی و جلسات، استفاده می شود و از یک الگوی مشخص پیروی می‌کند. این نوع ارتباطات شامل اعلامیه ها، ایمیل ها و گزارش ها است و به دلیل ساختار سلسله مراتبی سازمان ها، اطلاعات از بالاترین سطوح به سطوح پایین تر منتقل می شود. کلید موفقیت در ارتباطات رسمی، حرفه ای بودن لحن و بیان دقیق پیام است که به جلوگیری از سوتفاهم و افزایش شانس موفقیت کمک می‌کند. با این حال، ممکن است این نوع ارتباطات به نظر خشک و غیرشخصی بیایند.
- ارتباطات سازمانی غیررسمی
ارتباطات غیر رسمی به اندازه ارتباطات رسمی در سازمان ها اهمیت دارد و به عنوان روشی رایج برای تعاملات درون سازمانی عمل می‌کند. کارکنان در جلسات، پیام‌رسان ها و ایمیل ها از این نوع ارتباط استفاده می‌کنند و این ارتباطات به آن ها کمک می‌کند تا کارهای خود را به‌راحتی انجام دهند. با این حال، احتمال خطا در این نوع ارتباطات بالاست، به همین دلیل وجود دستورالعمل های ارتباطی برای سازمان هایی که به ارتباطات غیررسمی وابسته اند، ضروری است. این نوع ارتباط خارج از چارچوب های رسمی شکل می‌گیرد و اطلاعات و شایعات به سرعت میان کارکنان رد و بدل می شود، بدون رعایت قوانین سخت‌گیرانه. در نتیجه، ارتباطات غیررسمی می‌تواند نقش مهمی در فرهنگ سازمانی و تعاملات میان مدیریت و کارکنان ایفا کند.
ارتباطات درون سازمانی و برون‌سازمانی
ارتباطات در سازمان ها به دو دسته درون سازمانی و برون سازمانی تقسیم می شوند. این تقسیم بندی به نوع افرادی که کارکنان با آن ها ارتباط برقرار می‌کنند، اشاره دارد و نشان‌دهنده ی نوع تعاملات داخلی و خارجی سازمان است.
- ارتباطات درون‌سازمانی
ارتباطات درون سازمانی بر تعامل کارکنان یک سازمان با یکدیگر تمرکز دارد و برای موفقیت سازمان ضروری است. کسب وکارها باید اطمینان حاصل کنند که کارکنان قادر به برقراری پیوند های حرفه ای هستند. این موضوع به ویژه برای سازمان های بزرگ یا آن هایی که دورکاری را تشویق می‌کنند، می تواند چالش برانگیز باشد.
- ارتباطات برون‌سازمانی
ارتباطات برون سازمانی به نحوه تعامل سازمان با دنیای خارج اشاره دارد و برای تقویت برند و حفظ روابط با مشتریان حیاتی است. برای ایجاد تصویری منسجم از سازمان، لحن ارتباطات باید با ماموریت و اصول اخلاقی سازمان همخوانی داشته باشد. همچنین، وجود دستورالعمل های روشن در ارتباط با مشتریان به بهبود کیفیت و ثبات تجربه آن ها کمک می‌کند.
ارتباطات سازمانی جهت دار
ارتباطات سازمانی به صورت جهت دار شکل می‌گیرد، به این معنا که نحوه تعامل ما با دیگران بسته به موقعیت آن ها تغییر می‌کند. این ارتباطات به سه دسته اصلی تقسیم می‌شوند: رو به پایین، رو به بالا و افقی.
- ارتباط رو به پایین
به تعاملات میان کارکنان و اعضای پایین تر سازمان اشاره دارد و معمولاً برای اهداف آموزشی مورد استفاده قرار می‌گیرد. این نوع ارتباط معمولاً از طریق ایمیل یا پیام های فوری انجام می شود، اما تماس های ویدئویی و حضوری نیز ممکن است.
- ارتباط رو به بالا
به تبادل نظرات و پیشنهادات کارکنان با مدیران ارشد مربوط می شود. این نوع ارتباط می تواند به افزایش برابری در محیط کار کمک کرده و به کارکنان انگیزه دهد تا تجربیات و ایده های خود را با مدیران در میان بگذارند. این رویکرد می تواند به بهبود شرایط کاری و افزایش بهره وری منجر شود.
- ارتباط افقی
به تعاملات میان کارکنانی با موقعیت های مشابه اشاره دارد و معمولاً به صورت رو در رو انجام می شود. با افزایش دورکاری، کارکنان به دنبال راه های سریع و مؤثر تری برای برقراری ارتباطات الکترونیکی هستند. ابزار هایی مانند پیام‌رسان های تیمی به آن ها این امکان را می‌دهند که به راحتی و در هر مکانی با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.
- ارتباطات عمودی
شامل تعاملات رو به پایین و رو به بالا است. ارتباط رو به پایین به تبادل اطلاعات از مدیران به کارکنان اشاره دارد، در حالی که ارتباط رو به بالا شامل تبادل نظرات و اطلاعات از کارکنان به مدیران می شود، مانند ارائه گزارش ها و بازخورد ها.
- ارتباطات مورب
به تبادل اطلاعات میان سطوح مختلف سازمان اشاره دارد. به‌عنوان مثال، وقتی کارمندی از یک بخش با مدیری از بخش دیگر ارتباط برقرار می‌کند، این نوع ارتباطات صورت می‌گیرد. این تعاملات می توانند به هماهنگی بهتر و بهبود فرآیند های سازمانی کمک کنند.
ارتباطات یک و دو جانبه
ارتباط دو جانبه برای تصمیم‌گیری های پیچیده و ارتباط یک جانبه برای پیام های ساده و تکراری مناسب است.
- ارتباطات یک‌جانبه
ارتباطات یک جانبه، زمانی رخ می دهد که گیرنده واکنشی نشان ندهد یا فرستنده به پاسخ گیرنده توجه نکند. این نوع ارتباط سریع تر است، اما دقت کمتری دارد و فرستنده می تواند اشتباهات خود را پنهان کند.
- ارتباطات دو جانبه
ارتباطات دو جانبه، در این نوع ارتباط، گیرنده می تواند بازخورد دهد و فرستنده پیام را دوباره بررسی کند، که باعث افزایش دقت و شفافیت می شود. این ارتباط برای موقعیت هایی که پیام پیچیده است یا نیاز به درک دقیق دارد، مناسب تر است.
ارتباطات سازمانی شفاهی و نوشتاری
آخرین دسته بندی در تحلیل ارتباطات سازمانی شامل ارتباطات شفاهی و کتبی است که هر دو به طور مکرر مورد استفاده قرار می‌گیرند و نقش کلیدی در موفقیت سازمان ایفا می‌کنند. این دو نوع ارتباط، ابزارهای اساسی برای تبادل اطلاعات و تعامل موثر میان اعضای سازمان به شمار می روند.
- ارتباط شفاهی (گفتاری)
ارتباط شفاهی (گفتاری) نقش مهمی در تعاملات دارد و به ارتباط رو در رو با همکاران، کارکنان یا مشتریان اشاره می‌کند. این نوع ارتباط شامل زبان بدن، تماس چشمی و ایما و اشاره است. کارکنان می توانند از آن در جلسات یک به یک، گروه های کوچک یا در برابر جمعیت بزرگ استفاده کنند. در نتیجه، ارتباط شفاهی به ایجاد روابط قوی تر و اعتماد سازی کمک می‌کند.
- ارتباطات نوشتاری
ارتباطات نوشتاری نقش مهمی در مدیریت کسب وکار دارد و شامل ایمیل ها، پیام های فوری و شبکه های اجتماعی می شود که می توانند رسمی یا غیر رسمی باشند. این نوع ارتباط مزایایی مانند زمان بیشتر برای فکر کردن به پاسخ ها و اطمینان از رعایت دستورالعمل ها دارد. با این حال، مدیریت لحن و شخصیت شرکت در صورتی که چندین نفر مسئول ارتباطات نوشتاری باشند، می‌تواند چالش برانگیز باشد. در این موارد، استفاده از دفترچه راهنمای ارتباطات می‌تواند کمک‌کننده باشد.
اهمیت ارتباطات سازمانی
ارتباطات سازمانی برای موفقیت کسب وکار ضروری است و باعث بهبود مشارکت کارکنان، افزایش رضایت شغلی و تقویت انگیزه می شود. مدیران موفق با ارتباط منظم و بازخورد مؤثر، کارکنان را به بهترین عملکرد تشویق می‌کنند. همچنین، ارتباطات قوی اعتبار شرکت را حفظ کرده و از بروز سوءتفاهم ها جلوگیری می‌کند که به کاهش مشکلات داخلی و حفظ مشتریان کمک می‌کند.
موانع ارتباطات سازمانی
- فقدان اعتماد به نفس در کارکنان: کارکنان کم‌اعتماد به نفس نمی توانند نظرات و ایده های خود را به‌درستی بیان کنند و این موضوع جریان اطلاعات را در سازمان مختل می‌کند.
- پیش‌داوری و کلیشه‌ها: استفاده از کلیشه ها باعث محدودیت در تحلیل و خلاقیت می شود. کارکنان باید آزاد باشند تا بدون پیش داوری در موقعیت های مختلف بهترین تصمیمات را اتخاذ کنند.
- فقدان گفتار صریح: ارتباطات باید شفاف و صریح باشند تا معانی به درستی منتقل شوند. ابهام در گفتار باعث سوءتفاهم و تضعیف ارتباطات می شود.
- زبان بدن نامتناسب: هماهنگی زبان بدن با کلام ضروری است؛ ناهماهنگی بین این دو می تواند منجر به سردرگمی و عدم درک صحیح پیام شود.
- تعاملات نامنظم: جلسات و تعاملات غیرمنظم و پراکنده اعتماد مخاطبان را کاهش می‌دهد و اثربخشی را از بین می‌برد.
- گوش ندادن صحیح: شنیدن فعال و بدون پیش‌داوری مهارتی کلیدی است که در ارتباطات مؤثر نقش مهمی دارد و باید در جلسات آموزشی به آن توجه شود.
- عدم صداقت: نبود صداقت اعتماد را از بین می‌برد و حتی اطلاعات درست نیز دیگر ارزشی نخواهد داشت. صداقت پایه ارتباطات مؤثر است.
نقش ارتباطات سازمانی و کارکرد آن
ارتباطات سازمانی سه نقش کلیدی دارند: هماهنگی، انتقال اطلاعات و اشتراک احساسات.
هماهنگی باعث تلاش مشترک برای رسیدن به اهداف می شود، انتقال اطلاعات وظایف را روشن می‌کند، و اشتراک احساسات پیوند و همبستگی میان اعضا را تقویت می‌کند. این سه عامل برای موفقیت سازمان ضروری هستند و ویژگی های اتوماسیون اداری محسوب می شود.
تکنیک‌های ارتباطات سازمانی موثر کدام است؟
برای ارتباطات سازمانی مؤثر، یک روش واحد وجود ندارد؛ سازمان های موفق از تکنیک های متعددی بهره می برند.
- پاسخگو باشید
- شنونده باشید
- مخاطبان خود را بشناسید
- جلسات تیمی برگزار کنید
- ارتباطات در حین دورکاری را آموزش دهید
- از همکاران و مشتریان بازخورد بگیرید
- رویداد های جمعی برقرار کنید
- از ارتباطات غیر کلامی استفاده کنید
ارتباطات سازمانی چه فایده ای دارد؟
ارتباطات سازمانی ستون کلیدی هر استراتژی تجاری است و نقش مهمی در افزایش مشارکت کارکنان و موفقیت سازمان دارد. با پیچیده تر شدن روابط انسانی در سازمان‌ها، اهمیت تقویت این مهارت بیشتر شده است. توانایی برقراری ارتباط مؤثر در سطح بالا از بزرگترین قابلیت‌های انسان است و به موفقیت سازمان کمک می‌کند. در این مقاله به اهمیت ارتباطات سازمانی، انواع و مزایای آن پرداختیم.
