نرم‌افزارهای تحت وب نوعی برنامه های کامپیوتری هستند که برای استفاده از آن ها تنها به یک مرورگر نیاز است. این نرم افزارها به دلیل حذف نیاز به نصب و به روزرسانی های سنتی، محبوبیت زیادی پیدا کرده اند. با گسترش اینترنت، این نرم افزارها توانسته اند در کسب‌وکارها جایگاه ویژه ای پیدا کنند و دسترسی به آن ها محدود به زمان و مکان نیست. به همین دلیل، سازمان ها می توانند با استفاده از این قابلیت ها، چالش های خود را برطرف کرده و ارتباطات سازمانی را با سرعت، کارایی و دقت سیستم های خود را افزایش دهند. ارتباط کاربر با نرم‌افزار از طریق مرورگر و سرور، امکان دسترسی به اطلاعات را در هر زمان و مکانی فراهم می کند. در این مقاله در مورد نرم افزار های تحت وب و ویژگی و کاربرد های آن ها و اتوماسیون اداری چیست می پردازیم.
تعریف نرم افزار تحت وب
نرم‌افزار تحت وب به معنای واقعی، برنامه‌ای است که با استفاده از تکنولوژی جدید وب و بر روی سرور اجرا می شود و از طریق مرورگر قابل دسترسی است. این نوع نرم‌افزارها بدون وابستگی به سخت‌افزار یا نرم‌افزار خاصی در دستگاه کاربر (مانند گوشی، تبلت یا رایانه) قابل استفاده هستند.
به دلیل این ویژگی ها، نرم‌افزارهای تحت وب رشد چشمگیری در توسعه و محبوبیت پیدا کرده اند.
نرم‌افزارهای تحت وب چگونه کار می کند؟ عملکرد آن
نرم‌افزارهای تحت وب شامل دو بخش اصلی هستند که با زبان های برنامه نویسی مختلف توسعه یافته اند: یک بخش مربوط به سرور و بخش دیگر مربوط به کاربر. این دو بخش به طور هماهنگ عمل می کنند تا تجربه کاربری کامل را فراهم کنند.
بخش کاربر معمولاً با زبان هایی مانند HTML،CSS و JavaScript طراحی می شود که توسط مرورگرها پشتیبانی می شوند. در مقابل، بخش سرور می تواند با زبان‌هایی نظیر پایتون (Python)، پی‌اچ‌پی (PHP) یا ASP.NET توسعه یابد.
عملکرد نرم‌افزار به این صورت است که کاربر ابتدا درخواست خود را از طریق اینترنت به وب سرور ارسال می کند. وب سرور این درخواست را پردازش کرده و به بخش سرویس دهنده ارسال می کند. پس از انجام عملیات در بخش سرویس دهنده، نتیجه دوباره به وب سرور برمی گردد و سپس داده ها به دستگاه کاربر ارسال و نمایش داده می شوند. این فرآیند با سرعت بالا انجام می شود تا کاربر تجربه ای روان و بدون وقفه داشته باشد.
آیا نرم‌افزارهای تحت وب نیاز به نصب دارند؟
نرم‌افزارهای تحت وب نیازی به نصب ندارند، زیرا مستقیماً از سرورها بارگذاری و در مرورگر اجرا می شوند. با داشتن یک اتصال اینترنت و مرورگر، می توانید به آن ها دسترسی پیدا کنید.
با این حال، می توانید برای راحتی بیشتر، یک می انبر (Shortcut) از این نرم‌افزارها روی صفحه اصلی گوشی خود ایجاد کنید. این کار به شما اجازه می دهد تا به‌طور سریع به نرم‌افزارها دسترسی داشته باشید.
کاربرد نرم‌افزارهای تحت وب در مکاتبات سازمانی
نرم‌افزارهای تحت وب ابزارهای ارزشمندی برای کسب و کارها هستند و می توانند در زمینه های مختلف به آن ها کمک کنند و بهترین راه برای مکاتبات سازمانی است. برخی از کاربرد های این نرم‌افزارها عبارتند از:
- ردیابی عملکرد کارکنان: امکان نظارت بر فعالیت ها و عملکرد هر یک از کارمندان.
- مدیریت فرآیندها: کنترل و پیگیری نحوه انجام کارها و پروژه ها.
- نظارت مالی: مدیریت و ردیابی فرایند های مالی و حسابداری.
- مدیریت گردش کار: نظارت بر تعاملات و فرآیند های بین بخش های مختلف سازمان.
نرم‌افزارهای تحت وب به تسهیل مکاتبات سازمانی کمک می کنند، زیرا امکان ارسال و دریافت اطلاعات به صورت سریع و کارآمد را فراهم می آورند. تمام این امکانات از طریق برنامه های مبتنی بر وب که بر روی سرور اجرا می شوند، قابل دسترسی هستند. این نرم‌افزارها شامل بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری و بهترین نرم افزارهای دبیرخانه در سازمان ها هستند.
این نرم‌افزارها به زبان های مختلف و بدون وابستگی به سیستم‌عامل های خاص توسعه می یابند و هزینه معقولی دارند. این ویژگی ها باعث شده که نرم افزارهای تحت وب به راه حلی جامع برای چندین پلتفرم تبدیل شوند و به بهبود مکاتبات و ارتباطات درون سازمانی کمک کنند.
مزایا نرم افزار های تحت وب
نرم‌افزارهای تحت وب به دلیل مزایای فراوانشان محبوبیت بالایی پیدا کرده اند و کاربران بیشتری به استفاده از آن ها روی آورده اند. این روند باعث توسعه نسخه های تحت وب برای بسیاری از برنامه ها شده است. این مزایا شامل:
1. عدم نیاز به بروزرسانی
نرم‌افزارهای تحت وب به دلیل عدم نیاز به ارتقاء دستی، بسیار کارآمد تر از نرم‌افزارهای دسک تاپ هستند. در حالی که برنامه های ویندوزی نیاز به بروزرسانی منظم و آگاهی از نسخه های جدید دارند، نرم‌افزارهای تحت وب به طور خودکار به روزرسانی می شوند و کاربران همیشه به آخرین نسخه دسترسی دارند. این ویژگی به ویژه برای مشاغل کوچک که زمان زیادی را صرف به روزرسانی نرم‌افزارهای سنتی می کنند، مزیت بزرگی محسوب می شود. به این ترتیب، سازمان ها می توانند برای ارتباطات سازمانی تنها با ارائه یک نسخه به روز شده از نرم‌افزار، به راحتی آن را در دسترس همه قرار دهند.
2. صرفه جویی در زمان و هزینه
استفاده از نرم‌افزارهای تحت وب به صرفه‌جویی در زمان و هزینه کمک می کند، به ویژه زمانی که نیاز به نصب نسخه های دسکتاپ یا اپلیکیشن های موبایل وجود ندارد. این برنامه ها فضای دستگاه را اشغال نمی کنند و نیازی به سخت‌افزار قوی ندارند، زیرا توان محاسباتی از سمت سرور تأمی ن می شود. کاربران می توانند از هر دستگاه دارای مرورگر به این برنامه‌ها دسترسی داشته باشند، که هزینه‌های ارائه‌دهندگان را نیز کاهش می دهد، چرا که نیازی به توسعه چندین نسخه برای سیستم‌عامل های مختلف نیست. در نتیجه، نرم‌افزارهای تحت وب گزینه ای بهینه برای کاهش هزینه ها، کاهش زمان افزایش کارایی هستند.
3. کاهش محدودیت‌ها و سازگاری با تمامی سیستم‌عامل‌ها
نرم‌افزارهای تحت وب به کاربران این امکان را می دهند که بدون محدودیت به سیستم‌عامل یا دستگاه خاصی به آن ها دسترسی داشته باشند. چه شما از ویندوز، مک یا لینوکس استفاده کنید، همه چیز به مرورگر بستگی دارد. این ویژگی باعث می شود کد گذاری برای مرورگرها آسان تر باشد و رابط کاربری آشنایی برای کاربران فراهم کند. همچنین، کسب وکارها می توانند از هر مکان و دستگاهی که به اینترنت متصل است، به نرم‌افزارهای تحت وب دسترسی داشته باشند. به عنوان مثال، اگر از سیستم‌عامل لینوکس استفاده می کنید و نسخه دسکتاپ یک برنامه در دسترس نیست، نسخه تحت وب آن به سادگی قابل استفاده است. این سازگاری به کاهش وابستگی به سخت‌افزار یا نرم‌افزار خاصی کمک کرده و به انعطاف پذیری و بهره وری بیشتر کاربران می انجامد.
4. امنیت بالا
نرم‌افزارهای تحت وب امنیت بالاتری نسبت به نسخه های دسکتاپ دارند. اطلاعات در این نرم‌افزارها به طور متمرکز و امن بر روی سرورهای پشتیبان گیری می شوند و از رمزگذاری برای محافظت استفاده می شود. در حالی که نرم‌افزارهای دسک تاپ ممکن است به روزرسانی های امنیتی را نادیده بگیرند، نرم‌افزارهای تحت وب به طور مستمر توسط مدیران حرفه ای کنترل می شوند، که هر گونه تهدید را سریعاً شناسایی و اصلاح می کند.
5. عدم نیاز به نصب و راه‌اندازی
با استفاده از نرم‌افزارهای دسک تاپ، کاربر معمولاً به یک فرد متخصص نیاز دارد تا بررسی کند آیا نرم‌افزار با سخت‌افزار موجود سازگار است یا خیر، همچنین نصب و تنظیمات لازم را انجام دهد و آموزش های مرحله به مرحله را ارائه کند.
اما نرم‌افزارهای تحت وب به طور کلی نیاز به هیچ گونه نصب یا پیکربندی خاصی ندارند. کاربران تنها کافی است از یک مرورگر و سیستم‌عامل سازگار استفاده کنند تا به راحتی نرم‌افزار را اجرا کرده و وارد حساب کاربری خود شوند. این سادگی در دسترسی و استفاده، به کاربران امکان می دهد تا سریع تر و بدون دردسر به امکانات نرم‌افزار دسترسی پیدا کنند.
6. امکان ذخیره‌سازی اطلاعات در برنامه
نرم‌افزارهای تحت وب به کاربران اجازه می دهند اطلاعات خود را ذخیره کنند و به راحتی به آن ها دسترسی داشته باشند، حتی بدون نیاز به دسترسی به لپ تاپ یا کامپیوتر شخصی قابل دسترسی است. همچنین، با استفاده از ذخیره سازی متمرکز داده ها بر روی یک سرور مرکزی، شرکت ها با چندین شعبه می توانند اطمینان حاصل کنند که همه افراد به آخرین نسخه اطلاعات دسترسی دارند و داده ها به روز هستند و ارتباطات بین سازمانی برقرار کنند.
7. ادغام چندین نرم‌افزار با یکدیگر
گاهی اوقات انتقال اطلاعات بین نرم‌افزارها ضروری است. نرم‌افزارهای تحت وب در این زمینه بسیار کارآمدتر از نرم‌افزارهای دسکتاپ هستند مانند نرم افزار دبیرخانه، زیرا برقراری ارتباط و ادغام آن ها ساده تر است. این قابلیت به کاربران این امکان را می دهد که به راحتی داده‌ها را بین سیستم‌ها منتقل کنند و فرآیندهای کاری را بهینه‌سازی نمایند. به‌طور کلی، نرم‌افزارهای تحت وب به تسهیل ادغام و همکاری بین ابزارهای مختلف کمک می کنند.
8. قابلیت کنترل دسترسی کاربران
نرم‌افزارهای تحت وب به شما این امکان را می دهند که اطلاعات خود را تحت کنترل داشته باشید و تنها به افرادی که به آن ها اعتماد دارید، دسترسی بدهید. این ویژگی امکان کار گروهی مؤثر بر روی پروژه ها را فراهم می آورد و به همکاران و کارمندان اجازه می دهد به طور همزمان به اطلاعات دسترسی داشته باشند.
9. آسانی در نحوه نوشتن نامه اداری
نحوه نوشتن نامه اداری نیز در این نرم افزارها به آسانی انجام می شود. با استفاده از ابزارهای ویرایش متن، می توانید نامه های رسمی را به سرعت ایجاد کرده و آن ها را با دیگران به اشتراک بگذارید. این قابلیت ها به بهبود همکاری و ارتباطات درون سازمانی کمک می کند.
10. سرعت بالا
نرم‌افزارهای تحت وب امکان دسترسی سریع و عملکرد بهینه تری را برای کاربران فراهم می کنند. یکی از مزایای اصلی این نرم افزارها این است که سرعت آن ها به سخت‌افزار کاربر وابسته نیست؛ در حالی که نرم‌افزارهای دسک تاپ به توان پردازشی سیستم متکی هستند، نرم‌افزارهای تحت وب از منابع سرور استفاده می کنند.
این ویژگی باعث می شود که نرم‌افزارهای تحت وب به طور کلی سریع تر عمل کنند و کاربران تجربه ای روان و بدون تأخیر داشته باشند. در نتیجه، سرعت بالا نه تنها کارایی را افزایش می دهد، بلکه رضایت مندی کاربران را نیز بهبود می بخشد.
معایب نرم‌افزارهای تحت وب
- نیاز به اینترنت: برخی نرم‌افزارهای تحت وب برای عملکرد صحیح به اینترنت نیاز دارند و در صورت عدم دسترسی به اینترنت، قابل استفاده نیستند.
- وابستگی به وب‌سایت: این نرم‌افزارها به پورتال سازمان و وب‌سایت خود وابسته هستند؛ اگر وب سایت دچار مشکل شود، عملکرد نرم‌افزار نیز تحت تأثیر قرار می گیرد.
- عدم آگاهی کاربران: بسیاری از کاربران از وجود نسخه های تحت وب نرم‌افزارها بی خبرند و تنها افرادی که با نرم‌افزارها آشنا هستند، از این نسخه ها استفاده می کنند.
- محدودیت‌های عملکردی: برخی از قابلیت ها و عملکرد های نرم‌افزارهای دسکتاپ ممکن است در نسخه های تحت وب در دسترس نباشند.
- مسائل امنیتی: ذخیره سازی داده ها بر روی سرورهای خارجی ممکن است نگرانی های امنیتی و حریم خصوصی را به همراه داشته باشد.
- سرعت و کارایی: عملکرد نرم‌افزارهای تحت وب ممکن است به دلیل سرعت اینترنت و بار ترافیکی وب سرور تحت تأثیر قرار گیرد.
انواع نرم افزار های تحت وب
نرم افزار های تحت وب را می توان به دسته های مختلف تقسیم کرد که هر کدام ویژگی ها و کاربرد های خاص خود را دارند. این دسته بندی ها به کاربران کمک می کند تا با انواع مختلف سامانه های تحت وب آشنا شوند و بر اساس نیازهای خود، بهترین گزینه را انتخاب کنند.
1. نرم افزارهای تحت وب استاتیک
این نوع سامانه ها معمولاً با HTML و CSS طراحی می شوند و محتوای ثابتی را ارائه می دهند. تغییرات در این برنامه ها نیازمند ویرایش کد HTML و بارگذاری دوباره آن است. این فرآیند می تواند برای کسانی که دانش فنی ندارند، دشوار باشد. نمونه هایی از این نوع شامل صفحات لندینگ و فرم های تماس هستند.
2. نرم افزارهای تحت وب داینامیک
این سامانه ها پیچیده تر از برنامه های استاتیک هستند و به طور مداوم اطلاعات را به روزرسانی می کنند. آن ها معمولاً برای مدیریت پایگاه‌داده ها و تعاملات کاربری طراحی شده اند. سیستم های مدیریت محتوا (CMS) از جمله مثال های این نوع نرم‌افزارها هستند، زیرا به کاربران این امکان را می دهند که بدون نیاز به دانش برنامه نویسی، محتوا را ویرایش کنند. زبان هایی مانند PHP و ASP معمولاً برای توسعه این سامانه ها استفاده می شوند.
3. نرم‌افزار فروش تحت وب
این نوع نرم‌افزارها به وب‌سایت های فروشگاهی مربوط می شوند. طراحی و پیاده سازی آن ها به دلیل نیاز به مدیریت پرداخت ها، سفارش ها و موجودی کالاها پیچیده تر است. این سامانه ها معمولاً شامل پنل های مدیریتی هستند که به فروشندگان کمک می کنند تا فرآیند های خرید و فروش را به سادگی مدیریت کنند.
4. نرم‌افزار تحت وب پرتابل
این نوع نرم‌افزارها به کاربران این امکان را می دهند که به بخش های مختلف سامانه مانند پورتال سازمانی از طریق یک صفحه اصلی دسترسی داشته باشند. انجمن ها، سرویس های ایمیل و مرورگرها نمونه هایی از این نوع نرم‌افزارها هستند که به راحتی می توان از آن ها استفاده کرد.
5. نرم‌افزار تحت وب متحرک
این سامانه ها معمولاً با استفاده از فناوری هایی مانند Flash طراحی می شوند و به خاطر ساختار پیچیده و سنگینی که دارند، کمتر مورد استفاده قرار می گیرند. این نرم‌افزارها می توانند تجربه کاربری متنوعی را ارائه دهند، اما به دلیل محدودیت های فنی و نیاز به منابع بالا، در حال حاضر کمتر رایج هستند.
نمونه‌هایی از نرم‌افزارهای تحت وب
بسیاری از سیستم های نرم‌افزاری که به طور روزانه با آن ها تعامل داریم، از نوع برنامه های تحت وب هستند. برخی از این نرم‌افزارها بسیار معروف و برخی دیگر کمتر شناخته شده اند. به عنوان نمونه، می توان به پلتفرم های زیر اشاره کرد:
- Google Docs: برای ویرایش اسناد به صورت آنلاین.
- Google Slides: برای ایجاد و ویرایش ارائه ها.
- Google Sheets: برای کار با جدول های داده و محاسبات.
- Microsoft 365: مجموعه ای از ابزارهای کاربردی اداری آنلاین.
در نتیجه
در این مقاله با نرم‌افزارهای تحت وب و مزایای آن ها آشنا شدیم. انتخاب بین نسخه تحت وب و ویندوزی یک نرم‌افزار نیازمند درک دقیق از نیازها و امکانات است. از ویژگی های نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب به سازمان ها کمک می کنند تا با بروزرسانی آسان، پشتیبانی از کاربران متعدد، بهبود مدیریت داده ها و تسهیل گردش مکاتبات، کارایی و سرعت خود را افزایش دهند. این نرم‌افزارها همچنین هزینه ها را کاهش داده و دسترسی به اطلاعات را تسهیل می کنند.
