اتوماسیون اداری به فرآیند خودکارسازی وظایف و فعالیت های روزمره در سازمان ها اشاره دارد و شامل مدیریت اسناد، ارتباطات داخلی و فرآیند های مالی است. این سیستم بر پایه فناوری اطلاعات ساخته شده و با استفاده از نرم افزارها و سخت افزارها به بهبود روش ها و فرایند های سازمانی کمک می کند.
اتوماسیون اداری به سازمان ها کمک می کند تا دقت و سرعت انجام وظایف را افزایش دهند و مدیریت بهتری بر اطلاعات و ارتباطات داشته باشند. اتوماسیون اداری سیستم نرم افزاری متمرکز است که برای بهبود فرآیند های ارتباطی و مکانیزه کردن مکاتبات اداری در سازمان ها به کار می رود و به تسهیل مدیریت اطلاعات و فرایند ها کمک می کند. در ادامه به نرم افزارها، کارایی و مزایا اتوماسیون اداری می پردازیم.
اتوماسیون چیست؟ | کلمه اتوماسیون به چه معناست؟
قبل از پرداختن به سیستم های اتوماسیون اداری، مهم است که مفهوم اتوماسیون (Automation) را درک کنیم. ترکیبی از دو کلمه automatic به معنای خودکار و operation به معنای عملیات است. که معنی اصلی واژه اتوماسیون انجام کارها بدون دخالت مستقیم انسان یا با حداقل تأثیر انسان در کار ها است.
سیستم اتوماسیون اداری چیست؟
سیستم اتوماسیون اداری، که به آن Office Automation نیز گفته می شود، نوعی سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر است که وظیفه جمع آوری و ذخیره مستندات، پیام های الکترونیکی و سایر فرم های ارتباطی میان افراد و سازمان ها را بر عهده دارد. به عبارت دیگر، اتوماسیون اداری به متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای یک سازمان از طریق شبکه و استفاده از نرم افزاراتوماسیون اداری، نرم افزار دبیرخانه و نرم افزارهای دیگر مشترک برای انتقال اطلاعات، آمارها و مکاتبات به صورت یکپارچه و ساده اشاره دارد.
وظایف اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری دارای سه بخش اصلی از وظایف را برعهده دارد، که این وظایف عبارتند از:
ذخیره سازی اطلاعات
بخش ابتدایی سیستم اتوماسیون اداری به ذخیره سازی اطلاعات اختصاص دارد. این بخش شامل ثبت فرم ها و مستندات اداری است و داده ها می توانند در فایل ها، تصاویر و اطلاعات صفحه گسترده باشند. نرم افزارهای پردازش متن و صفحه گسترده به ترتیب برای مدیریت داده های متنی و عددی طراحی شده اند.
تبادل اطلاعات
ابزارهایی مانند پست الکترونیکی و پست صوتی برای انتقال الکترونیکی داده ها استفاده می شوند و امکان تبادل اطلاعات بین کاربران مختلف را فراهم می آورند. این سیستم ها نشان دهنده قابلیت همکاری در اتوماسیون اداری هستند. سیستم هایی که امکان اشتراک گذاری اطلاعات بین چند کاربر را دارند، به عنوان گروه افزار شناخته می شوند.
مدیریت داده ها
سیستم های اتوماسیون اداری برای مدیریت داده ها در بازه های زمانی کوتاه و بلند مدت به کار می روند. به عنوان مثال، این سیستم ها می توانند برای ردیابی هزینه های مالی، خرید دارایی ها و فعالیت های بازاریابی مورد استفاده قرار گیرند. همچنین، سیستم های مدیریت وظایف با برنامه های زمانی و ابزارهای زمان بندی الکترونیکی، پروژه ها و فعالیت های سازمان را نظارت و کنترل می کنند.
مزایا اتوماسیون اداری
نرم افزار اتوماسیون اداری به‌عنوان یک سیستم یکپارچه، شامل ابزارها و نرم افزارهای متنوع است که به‌طور قابل توجهی عملیات اداری سنتی را متحول می کند. این سیستم ها علاوه بر خودکارسازی کارهای روزمره، به سازمان ها کمک می کنند تا با استفاده از فناوری، بهره‌وری خود را افزایش دهند و عملکرد بهتری داشته باشند. برخی از اساسی ترین مزایا اتوماسیون اداری شامل موارد زیر است:
- افزایش بهره‌وری: با استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری، کارمندان می توانند کارهای تکراری و دستی را کاهش دهند و انرژی و زمان خود را به فعالیت های مهم‌تر و استراتژیک اختصاص دهند. این رویکرد به ایجاد ارزش‌افزوده بیشتر کمک می کند.
- افزایش دقت: اتوماسیون اداری فرآیندها باعث کاهش خطاهای انسانی می شود و دقت اطلاعات را بالا می برد. این رویکرد به کاهش اشتباهات و بهبود کیفیت داده ها کمک می کند.
- صرفه‌جویی در زمان: اتوماسیون اداری می تواند کارهایی که قبلاً ساعت ها به طول می کشید را در عرض چند دقیقه به پایان برساند. این تغییر برای تمام سازمان مفید است.
- سازگاری: اتوماسیون به ایجاد ثبات در فرآیندها کمک می کند و قادر است کیفیت خروجی را حتی در شرایط کار زیاد و سنگین حفظ کند.
- کاهش هزینه: با کاهش نیاز به کارهای دستی، سازمان ها می توانند به مرور زمان هزینه های قابل توجهی را کم کنند.
- ایجاد بینش نسبت به داده ها: سیستم های اتوماسیون اداری توانایی تحلیل داده ها را افزایش می دهند و به سازمان ها کمک می کنند تا الگوها را شناسایی کرده و تصمیمات بهتری بگیرند.
- تصمیم گیری سریع‌تر: با دسترسی به اطلاعات به روز، مدیران سازمان می توانند به سرعت به تغییرات محیطی پاسخ دهند و تصمیمات بهتری بگیرند.
- بهبود خدمات مشتری: اتوماسیون اداری امکان پاسخ سریع تر و ارائه اطلاعات دقیق تر را فراهم می آورد که به تجربه مثبت مشتریان کمک می کند.
- مقیاس‌پذیری: سیستم های اتوماسیون به راحتی می توانند با افزایش تقاضا و رشد کسب‌وکار سازگار شوند، بدون اینکه مشکلی در کار سازمان ایجاد کنند.
- دسترسی از راه دور: بسیاری از ابزارهای اتوماسیون اداری به کارکنان اجازه می دهند تا از راه دور کار کنند واز طریق پورتال سازمان که هر کدام وظیفه ای را برعهده دارند، نظارت بر فعالیت ها به سادگی امکان پذیر باشد.
- ایجاد مزیت رقابتی: سازمان هایی که از اتوماسیون اداری بهره مند می شوند، می توانند عملکرد بهتری داشته باشند و در نتیجه نسبت به رقبای خود برتری پیدا کنند.
- تمرکز بر نوآوری: نرم افزارهای اتوماسیون اداری به سازمان ها این امکان را می دهند تا زمان و منابع لازم برای نوآوری و برنامه‌ریزی استراتژیک داشته باشند.
نرم افزار اتوماسیون اداری
نرم افزار اتوماسیون اداری به بهینه سازی فرآیند ها کمک می کند. این نوع نرم افزار نیاز به فضای ذخیره سازی کمتری دارد و ذخیره سازی و بازیابی داده ها را ساده‌تر می کند. همچنین به کاربران این امکان را می دهد که اطلاعات را به سرعت بازیابی کنند و نیاز به نگهداری اسناد فیزیکی را از بین می برد. با کاهش احتمال افزونگی داده ها و فراهم کردن دسترسی همزمان برای چندین کاربر، این نرم افزار خطاها را کاهش می دهد و کارایی سازمان را افزایش می دهد. همچنین برای آشنایی با بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری میتوانید از این مقاله استفاده کنید.
نرم افزاراتوماسیون اداری چه بخش هایی دارد؟
دبیرخانه
بخش دبیرخانه در سیستم های اتوماسیون اداری، هسته اصلی این سیستم ها را تشکیل می دهد و شامل فرآیند های ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی است. در این بخش، عملیات های متنوعی مانند اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتورها، توزیع و پیگیری نامه های دریافتی، همچنین تهیه پیش‌نویس، گردش، امضا، ثبت و چاپ نامه های ارسالی انجام می شود. به طور کلی باید بدانید که نرم افزار دبیرخانه با بهره گیری از ابزارهای ورودی و خروجی مختلفی چون اسکنر، چاپگر، قلم نوری، فکس مودم و ایمیل سرور، کارایی و سرعت فرآیندها را افزایش می دهد و به سازمان ها در مدیریت مکاتبات کمک زیادی می کند.
ابزار ایجاد فرم و سیستم مدیریت گردش فرم
فرم‌ساز یکی از اجزای کلیدی اتوماسیون اداری است که مسئول طراحی و مدیریت گردش انواع فرم های سازمانی در قالب جریان های کاری مشخص می باشد. علاوه بر نامه ها، بسیاری از مکاتبات سازمان ها از طریق فرم های اداری با فرآیندهای معین انجام می شود. این بخش، به نام فرم‌ساز و موتور گردش فرم، وظیفه ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات فرم ها را به‌طور کامل در سیستم اتوماسیون اداری بر عهده دارد.
مدیریت سازماندهی و هماهنگی جلسات
یکی دیگر از بخش های اتوماسیون اداری، برنامه‌ریزی و مدیریت جلسات و قرارهای کاری در هر سازمان است، که به تنظیم، ثبت و پیگیری جلسات و مستندات مربوط به آن ها اختصاص دارد، که زمان زیادی را به خود اختصاص می دهند. این بخش معمولاً شامل تقویم کاری، مدیریت جلسات و فعالیت ها، و نظارت بر پروژه ها می باشد.
مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیکی
با افزایش تعداد و حجم مستندات در سازمان، نیاز به ابزاری برای آرشیو و بایگانی آن ها احساس می شود. بسیاری از سیستم های اتوماسیون اداری دارای بخشی به نام آرشیو الکترونیک و مدیریت مستندات هستند که علاوه بر نگهداری و دسته‌بندی اسناد، امکان جستجو و دسترسی سریع و آسان به اطلاعات را فراهم می کنند.
پورتال سازمانی مکاتبات برون سازمانی
پیشرفت های فناوری ارتباطات مبتنی بر شبکه های کامپیوتری، دولت ها و سازمان ها را به سمت کاهش هزینه های ایاب و ذهاب و بهبود رضایت ارباب رجوع راهنمایی کرده است. این تغییرات باعث شده ارسال و پیگیری درخواست ها در خارج از سازمان به یک ضرورت تبدیل شود. در پاسخ به این نیاز و به منظور تکریم ارباب رجوع، پورتال برون سازمانی به سیستم های اتوماسیون اداری اضافه شده است. این قابلیت امکان پیگیری مکاتبات را برای کاربران خارج از سازمان فراهم می کند.
کارتابل آفلاین
اتوماسیون اداری با توجه به پراکندگی جغرافیایی سازمان ها و نوع دسترسی به آن ها تنوع پیدا کرده است. برخی سیستم ها در شبکه محلی و برخی دیگر تحت وب هستند. در نرم افزارهای اتوماسیون اداری تحت وب، برای بخش های حیاتی، قابلیت آفلاین نیز در نظر گرفته شده است. این امکان به کاربران اجازه می دهد تا در شرایط عدم دسترسی به اینترنت با سرعت مطلوب، به اطلاعات دسترسی داشته باشند.
صندوق پیام
این بخش به کاربران اجازه می دهد تا به‌راحتی پیام های داخلی ارسال و دریافت کنند. صندوق پیام در اتوماسیون اداری به تسهیل ارتباطات روزمره کمک کرده و سرعت تبادل اطلاعات در سازمان را افزایش می دهد. این سیستم به ویژه در مواقعی که نیاز به ارتباط سریع وجود دارد، بسیار موثر است.
سامانه ارسال پیام کوتاه
این سامانه به سازمان ها این امکان را می دهد که پیام های کوتاه را به کارکنان و مشتریان ارسال کنند. این ابزار می تواند برای اطلاع‌رسانی درباره رویدادها، یادآوری ها و نکات مهم استفاده شود و به بهبود ارتباط و تعامل با مشتریان و کارکنان کمک کند.
سامانه ارسال و دریافت فکس و پست الکترونیک
این بخش به کاربران امکان می دهد تا اسناد را به صورت الکترونیکی از طریق فکس و ایمیل ارسال و دریافت کنند. این سیستم به کاهش نیاز به کاغذ و تسریع در فرآیندهای اداری کمک می کند. همچنین، امکان ذخیره‌سازی دیجیتال اسناد برای دسترسی آسان‌تر و مدیریت بهتر اطلاعات را فراهم می آورد.
گزارش‌ساز
این ابزار در اتوماسیون اداری به کاربران این امکان را می دهد که گزارش های متنوعی بر اساس داده های موجود در سیستم تهیه کنند. گزارش‌ساز نه‌تنها به تسهیل فرآیند تجزیه و تحلیل کمک می کند، بلکه به مدیران این امکان را می دهد که تصمیمات بهتری بر اساس داده های واقعی بگیرند.
5 چیز در مورد سیستم های اتوماسیون اداری که باید بدانید
- نیازسنجی: بررسی کنید که آیا سیستم می تواند فرایندهای مورد نیاز شما را به درستی پیاده‌سازی کند.
- کنترل دسترسی: اطمینان حاصل کنید که سیستم قابلیت تعیین دسترسی ها را در جریان کار دارد.
- گردش کار: وجود ساختار تأیید مناسب برای به پایان رساندن فرایندها ضروری است.
- دسترسی آسان: سیستم باید امکان دسترسی به اطلاعات در هر زمان و مکان را فراهم کند.
- ادغام با نرم افزارهای موجود: سیستم باید قابلیت ادغام با نرم افزارهای فعلی را داشته باشد و از انتقال داده ها جلوگیری کند.
