مدیریت پروژه چیست؟ آیا با اصول و مفاهیم اولیه و اصلی مدیریت پروژه آشنایی دارید؟ تا به حال پروژه یا پروژه‌هایی را به صورت همزمان مدیریت کرده‌اید؟ اگر پاسختان به این سؤال مثبت است به نظرتان در این کار موفق نیز بوده‌اید؟ اصول و موارد بسیاری وجود دارند که شما در هنگام مدیریت پروژه باید آنها را رعایت کنید و در نظر بگیرید. اصولی که اگر در هر یک از آنها ضعف داشته باشید و نتوانید به درستی مسئله را در آن زمینه پیش ببرید ممکن است به مشکلاتی در زمینه مدیریت پروژه برخورد کنید.
برای مثال اگر به تازگی کسب و کاری را راه اندازی کرده‌اید. یا قصد شروع یک پروژه کاری پولساز را دارید، برای آنکه بتوانید مسیر کسب و کارتان را به درستی طی کنید و به سوی موفقیت و اهداف بزرگتان حرکت کنید. باید بتوانید به درست‌ترین و بهترین شکل ممکن آن را سازمان‌دهی و هدایت کنید. برای این کار به تعداد زیادی از مهارت‌ها و اصول مدیریت پروژه نیاز دارید. اصولی که ما در این مقاله از دانشگاه کسب و کار آنها را گردآوری کرده‌ایم تا شما را با دانش کلی مدیریت پروژه آشنا کنیم. دانشی تخصصی که اگر به صورت اصولی و حرفه‌ای به آن توجه شود می‌تواند نقش بسیار مهمی در پیشرفت و توسعه یک بیزنس کوچک یا یک سازمان بزرگ داشته باشد.
پس در ادامه این مطلب با ما همراه باشید تا یک به یک این اصول را با یکدیگر بررسی کنیم.
دانش مدیریت پروژه چیست؟
قبل از پرداختن به هر مسئله دیگری نیاز است تا در ابتدا به ارائه تعریفی از مدیریت پروژه بپردازیم. اینکه مدیریت پروژه چیست و چرا به آن نیاز داریم. Project management در حالت کلی استفاده درست و به جا از تمامی منابع برای رسیدن به اهدافی مشخص در یک بازه زمانی مشخص است. در حالت جزئی‌تر مدیریت پروژه یعنی شما بتوانید با به کارگیری، تخصیص، پیگیری درست و به موقع و نظارت بر منابعی که در اختیار دارید پروژه‌ای را در موعد مقرر به نتیجه برسانید به صورتی که بتوانید به تمامی اهدافی که در ابتدای مسیر مشخص شده بود برسید.
همانطور که در تعریف نیز مشاهده کردید مدیریت پروژه در اصل دارای دو فاکتور اصلی است که باید به آن توجه شود. زمان انجام کار و اهداف مشخصی که در ابتدای شروع پروژه داریم. بدین معنی که تمام تلاش ما در طول پیشبرد یک پروژه باید رسیدن به اهداف مشخص در زمان مشخص باشد. پس در همین راستا باید بتوانیم اصولی را در پیش بگیریم تا بتوانیم از منابع موجود خود به خوبی استفاده کنیم.
معمولاً شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگی برای بسیاری از بخش‌های خود یک مدیر پروژه تعیین می‌کنند. مدیری که با دانش، مهارت، اصول و تکنیک‌های مدیریت صحیح یک پروژه آشنا باشد و بتواند سازمان را به سوی اهداف خود سوق دهد. پس تا اینجای مطلب متوجه شدیم که این مفهوم به معنای برنامه ریزی درست و هدایت پروژه در چهارچوب محدودیت‌های تعیین شده از جمله زمان، هزینه و کیفیت است. برنامه‌ای که در نهایت با سازمان‌دهی و نظارت بر اجرای امور و هدایت آنها منجر به رسیدن به نتایج مشخص و مورد انتظار شود.
تاریخچه مدیریت پروژه و اولین مدیران پروژه موفق
پروژه‌های بزرگ و عظیمی در طول تاریخ کهن جهان ساخته شده‌اند که معمولاً تاریخچه مدیریت پروژه را در جهان امروزی به این پروژه‌های عظیم نسبت می‌دهند. که با توجه به قدمتشان و امکانات و منابع کمی که افراد در زمان ساخت داشته‌اند نشان از یک دانش مدیریت پروژه و مهارت غیرقابل وصف در آن دارد. غول‌هایی همچون اهرام مصر، دیوار چین و تخت جمشید که هر یک به تنهایی حیرت بشر را از نحوه ساخت و مدیریت برمی‌انگیزانند.
هر یک از این پروژه‌ها را می‌توان از موفق‌ترین و عظیم‌ترین پروژه‌های تاریخ بشریت نامید که نشان از مدیریت قوی در آنها دارد. پروژه‌هایی که در عین پیچیدگی باکیفیت و استانداردهای بالایی ساخته شده‌اند. البته با تأسف بسیار امروزه هیچ مدرک و نشانه‌ای که نحوه مدیریت این پروژه‌های عظیم و تکنیک‌ها و روش‌های مدیریت پروژه توسط آنان را برای ما روشن کند یافت شده و نحوه ساخت و پیشبرد این پروژه‌های عظیم در هاله‌ای از ابهام است.
در هر صورت برای قرار دادن یک مبدأ برای دانش مدیریت پروژه می‌توانیم به سال‌های ابتدایی 1900 میلادی و دنیای جدید بازگردیم. هنری گات کسی بود که با توسعه نمودار میله‌ای که ابداع خودش بود توانست آغازگر حرکت پرشتاب بعدی طی سال‌های دهه 1950 و 1960 میلادی در پروژه‌های نظامی و هوا فضای آمریکا و سپس انگلستان باشد. سال‌های بعد یعنی سال‌های 1950 و 1960 به عنوان سال‌های آغازین توسعه مدیریت و سازمان‌دهی انواع پروژه‌ها بود و بسیاری از روش‌ها دانش‌های مربوط به این حوزه در آن سال‌ها توسعه یافت و شکل گرفت که در سال‌های بعد تا به اکنون روز به روز این دانش گسترش یافت و امروزه به عنوان علمی ضروری برای بسیاری از سازمان‌ها و کسب و کارها و پروژه‌های کوچک و بزرگ شناخته می‌شود.
مدیر پروژه به چه کسی گفته می‌شود؟
مدیر پروژه همان فردی است که از ابتدای شروع پروژه تا پایان آن بر روی تمامی امور مرتبط با آن نظارت دارد تا پروژه در زمان مشخص و تعیین شده به اهداف خود دست پیدا کند. او فردی است که در ابتدای راه تمامی منابع در اختیار برای پیشبرد پروژه را می‌سنجد و با یک برنامه ریزی دقیق تلاش می‌کند تا نهایت استفاده مفید از این منابع که می‌توانند مالی، انسانی و یا فیزیکی باشند را ببرد. همچنین او وظیفه دارد تا با تدوین یک برنامه مشخص وظایف هر یک از افراد مشغول در پروژه را تعیین کند و با زمانی که در اختیار دارد برای آنها ددلاین‌هایی مشخص تعیین کند.
این روزها بسیاری از سازمان‌ها و کسب و کارهای بزرگ و پیشرفته برای بخش‌های مختلف خود مدیران پروژه‌ای را تعیین می‌کنند که بتوانند پروژه‌های موجود در هر بخش را در زمان مقرر و با بودجه و منابع مشخصی به نتیجه برسانند و افراد حاضر در هر بخش را برای رسیدن به اهداف کلی سازمانی مدیریت کنند. به طور معمول در سازمان‌های بزرگ و توسعه یافته فردی نیز به عنوان مدیر پروژه ارشد وجود دارد که تمامی مدیران پروژه بخش‌های مختلف را مدیریت می‌کند و بر امور آنها نظارت دارد. مدیر پروژه ارشد اصولاً فردی با تجربه بسیار بالاست که می‌تواند در مواقع بحرانی و حساس تمامی پروژه‌های در جریان شرکت را به صورت همزمان کنترل و سازمان‌دهی کند.
مهارت‌های مورد نیاز برای مسئولیت مدیریت پروژه
فردی که به عنوان مدیر یک پروژه منصوب می‌شود باید مهارت‌هایی فردی داشته باشد. این مهارت‌ها به جز اصولی است که در مدیریت پروژه به آنها نیاز داریم. اگر می‌خواهید که یک مدیر پروژه موفق باشید نیاز است تا این مهارت‌ها را در خود تقویت کنید. چرا که شخصی که مدیریت پروژه را بر عهده دارد شخصی است که باید مجموعه‌ای از افراد و منابع را به طور هماهنگ و برای اهدافی خاص مدیریت کند و مدیریت افرادی با ویژگی‌های شخصیتی مختلف کار آسانی نیست. در ادامه برخی از مهم‌ترین این ویژگی‌ها را بیان می‌کنیم.
مهارت‌های رهبری و توانایی مدیریت
به عنوان اولین ویژگی و مهم‌ترین برای مدیریت پروژه به مهارت رهبری سازمانی اشاره می‌کنیم. شما به عنوان یک مدیر پروژه باید توانایی مدیریت تیم را داشته باشید و مهارت‌های رهبری تا میزان قابل قبولی در شما تقویت شده باشد. مدیر یک پروژه باید بتواند در مواقع بحرانی تیم را جمع کند و الهام بخش آنها باشد. همچنین حل و فصل اختلافاتی که در میان اعضای تیم پروژه شما ایجاد می‌شود جر با مهارت‌های رهبری و مداخله درست قابل انجام نیست.
در همه‌ی بخش‌های مدیریت پروژه شما به ویژگی‌های یک رهبر خوب نیاز دارید. ویژگی‌هایی که به شما کمک می‌کند تصمیمات درست بگیرید و به عنوان یک رهبر مقتدر آنها را اجرا کنید. همانطور که از نام این مسئولیت نیز برمی‌آید شما در درجه اول باید مدیر و رهبر خوبی باشید و مهارت این کار را داشته باشید.
مهارت‌های ارتباطی مؤثر با افراد
از دیگر مهارت‌های مهمی که شما به عنوان یک مدیر پروژه به آن نیاز دارید مهارت‌های ارتباطی مؤثر است. شما باید روابط عمومی قوی داشته باشید و به خوبی بتوانید با اعضای تیم پروژه، مدیر پروژه ارشد و یا مشتری‌ها و مخاطبین خود ارتباط بگیرید. همچنین تمام اعضای تیم شما باید با یکدیگر ارتباطات مؤثر داشته باشند و بخش‌های مختلف از راندمان کلی پروژه آگاه باشند. تمامی این امور بر عهده مدیریت پروژه است که باید به شخصه ارتباطات قوی داشته باشد و بتواند از ابزارهای ارتباطی به درستی استفاده کند. ابزارهای ارتباطی مانند شبکه‌های اجتماعی، اینترنت، جلسات حضوری و میتینگ‌های تخصصی و انواع کنفرانس‌های گروهی از دسته ابزارهایی هستند که در این مسیر می‌توانند به شما یاری برسانند.
مهارت‌های برنامه ریزی برای مدیریت پروژه
اگر مهارت برنامه ریزی ندارید به سمت مدیریت پروژه نروید! یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی که هر مدیر پروژه به آن نیاز دارد مهارت تدوین یک برنامه صحیح و اصولی است. افراد بسیاری وجود دارند که حتی در تدوین یک برنامه روزانه ساده برای خود نیز عاجز هستند. اما یک مدیر پروژه موفق باید بتواند برای تمامی افراد، منابع مالی و بودجه، منابع فیزیکی و دارایی‌های یک پروژه مطابق با زمان پیش رو و اهدافی که برای پروژه تعریف شده است برنامه بریزد و این برنامه را به تمامی منابع انسانی پروژه خود ابلاغ کند. پس یک مدیر پروژه موفق قطعاً یک برنامه ریز خبره و ماهر است.
مدیریت پروژه و مدیریت ریسک
اگر می‌خواهید به یک مدیر پروژه موفق و خبره در کار خود تبدیل شوید باید مهارت‌های مدیریت ریسک را بیاموزید. شناسایی و مدیریت انواع ریسک‌ها و کاهش آنها در مسیر مدیریت پروژه نقش مهمی در موفقیت شما در این مسیر دارد. شما به عنوان یک مدیر پروژه باید توانایی تشخیص درست و به هنگام ریسک‌ها را داشته باشید. به طوری که بتوانید آنها را برطرف کنید و با شناسایی علت آنها بهترین راه حل ممکن را برایشان بیابید.
مهارت‌های مذاکره مدیر پروژه
مهارت مذاکره را می‌توان به عنوان یکی از زیرمجموعه‌های مهارت‌های ارتباطی در نظر گرفت. اما این مهارت را به دلیل اهمیت بالای آن در مدیریت پروژه به صورت جداگانه بررسی می‌کنیم. یک مدیر پروژه موفق و ماهر از اصول مذاکره آگاه است و به خوبی می‌تواند با تیم خود، مشتری‌ها، مدیران ارشد و سایر مخاطبین پروژه وارد مذاکره و تبادل نظر شود. یکی از نشانه‌های یک مدیر پروژه با مهارت‌های مذاکره این است که او به سادگی می‌تواند با استفاده از اصول مذاکره فروشنده را به پذیرفتن قیمت مورد نظر خود راضی کند.
او با استفاده از روش‌هایی گاها نامحسوس به صورت زیرکانه ایده‌های خود را به طرف مقابل می‌قبولاند و طرف مقابل به سادگی او را تائید می‌کند. شما برای اینکه بتوانید پروژه را طبق اصول خود پیش ببرید نیاز است تا مهارت‌های مذاکره را به خوبی بدانید تا هر فرد خارجی نتواند ایده‌های خود را به پروژه تحت نظر شما وارد کند.
اصول بنیادین مدیریت پروژه
برای موفقیت در مدیریت پروژه اصول و مفاهیم اصلی وجود دارد که باید آنها را جدی بگیرید و در مسیر به کار ببرید. در ادامه برخی از مهم‌ترین اصول مدیریتی پروژه را بیان می‌کنیم.
هدف اصلی پروژه شما چیست؟
در ابتدای راه مدیریت پروژه باید اهداف اصلی پروژه را مشخص کنید. اینکه بدانید چه کاری قرار است انجام شود و روند کاری شما به چه صورت است همه و همه به اهداف نهایی شما وابسته هستند. تعیین هدف اصلی پروژه به شما کمک می‌کند که بتوانید به درستی کارها را به جریان بیندازید و اولویت‌های خود را تعیین کنید. همچنین نیاز است تا این هدف را برای افراد درگیر در پروژه و منابع انسانی موجود پروژه تشریح و بیان کنید. اینکه تیم شما بدانند دقیقاً برای چه هدفی تلاش می‌کنند در بهبود عملکردشان اثرگذار است و می‌توانند به راحتی خود را با شرایط پروژه سازگار و هماهنگ کند.
برای پروژه جدول زمانی ایجاد کنید و نقاط عطف را مشخص کنید
هر پروژه‌ای که به شما واگذار شود ددلاین مشخصی نیز دارد. هیچ‌گاه پروژه‌ای با زمان نامحدود به شما سپرده نمی‌شود و معمولاً زمان مشخصی برای تحویل آن به شما اعلام می‌شود. پس بهتر است برای سریع‌تر پیش رفتن پروژه مدیریت زمان داشته باشید و یک جدول زمانی مشخص تعیین کنید. جدولی که در آن تمام وظایف افراد و اموری که باید در طول پیشرفت پروژه انجام دهید را یادداشت کنید. البته این جدول زمانی همانطور که از نامش هم پیداست بیشتر باید به زمان شروع و پایان هر یک از امور بپردازد و ترتیب انجام و اولویت اتمام هر یک از وظایف را به طور دقیق مشخص کند.
در ادامه سعی کنید برای جدول زمان بندی خود نقاط عطف تعیین کنید. نقاطی که با رسیدن به آنها و عبور از آنها به طور مشهود پیشرفت خود را احساس کنید. برای مثال می‌توانید پروژه‌ی خود را به فازها و مراحل مختلف تقسیم بندی کنید. سپس پس از هر نقطه عطف وارد یک مرحله و فاز جدید شوید. زمان رسیدن به هر نقطه عطف و فاصله زمانی شما میان هر دو فاز می‌تواند سرعت پیشرفت پروژه شما را نیز نمایان کند.
محصولاتی که در پروژه شما قابل ارائه هستند را تعیین کنید
قبل از رسیدن به اهداف نیاز است تا بتوانید آنها را ترسیم کنید و برای تیم خود تجسم کنید. برای این کار می‌توانید از چند روش استفاده کنید. همانطور که در بخش قبل گفتیم شما می‌توانید پروژه خود را به چند فاز مشخص تقسیم بندی کنید. شما می‌توانید محصول قابل ارائه خود در هر فاز را تعیین کنید. برای مثال اگر شما در حال طراحی یک نرم افزار هستید در فازهای مختلف می‌توانید مراحل مختلفی از نرم افزار را به صورت قابل روئیت داشته باشید. در هر صورت برای مدیریت صحیح پروژه باید بتوانید محصولات قابل ارائه را به درستی تعریف کنید. در حالت کلی می‌توان گفت که این مسئله به هر نتیجه یا محصول منحصر به فردی مربوط می‌شود که حاصل بخش خاصی از پروژه یا کل آن است. این کار به شما برای تعیین منابع مورد نیاز در مسیر نیز کمک می‌کند.
هزینه و بودجه پروژه را مدیریت کنید
در این بخش باید در ابتدا بتوانید به درستی هزینه‌هایی که در طول پروژه با آنها روبرو می‌شوید را تعیین و برآورد کنید. هر چه دقیق‌تر این کار را به انجام برسانید در نهایت مشکلات مالی کمتری گریبان گیر شما می‌شوند. شما باید با برنامه ریزی صحیح و بودجه بندی صحیح برای هر یک از بخش‌های پروژه، از جمله منابع انسانی، منابع فیزیکی و تجهیزات مورد نیاز، موارد اولیه و هر نوع از مواردی که ممکن است برای ما هزینه دار باشند بودجه مورد نیاز کل پروژه را تعیین کنید.
در ادامه و پس از این برآورد کلی حال نوبت به اجرای مدیریت هزینه‌ها می‌رسد. شما باید بتوانید با بودجه در نظر گرفته شده و تجزیه و تحلیل درست داده‌های موجود هزینه‌ها را کنترل کنید و پروژه را به پایان برسانید. باید مطمئن شوید هزینه‌هایی که در ابتدای راه برآورد کردید با هزینه‌های واقعی که در مسیر پروژه با آنها دست و پنجه نرم می‌کنید یکسان هستند و با یکدیگر مطابقت دارند.
یکی از ابعاد مدیریت پروژه، مدیریت کیفیت است
از مهم‌ترین اصول مدیریت پروژه می‌توانیم مدیریت کیفیت را نام ببریم. درست است که یک مدیر پروژه موفق شخصی است که بتواند دو فاکتور زمان و هدف مشخص را در پروژه خود به کار بگیرد و با بودجه مقرر در زمان تعیین شده به اهداف و محصولات مورد انتظار پروژه برسد؛ اما مهم این است که کیفیت پروژه شما نیز مطابق با استانداردهای معین باشد و پروژه از کیفیت مطلوبی برخوردار باشد. برای این کار نیاز است تا اصول تضمین کیفیت را اجرا کنید و به عنوان مدیر پروژه این فرایند را تحت نظر داشته باشید. فرایندی که نه تنها کیفیت محصول و نتیجه قابل ارائه شما را تائید کند، بلکه کیفیت سازمان، نحوه مدیریت، برنامه ریزی و منابع مورد استفاده را نیز تضمین نماید.
مدیریت منابع انسانی در پروژه را جدی بگیرید
از مهم‌ترین منابعی که هر پروژه‌ی در حال اجرا در اختیار دارد، منابع انسانی آن پروژه هستند. نیروهای انسانی که بدون آنها و تخصصشان بخش‌های مختلف پروژه قابل اجرا نبود. یک مدیریت قوی پروژه باید به طور دقیق تعداد منابع انسانی مورد نیاز، تخصص هر یک، نقش هر یک و وظایف آنها را به طور دقیق معین کند.
این را بدانید که یک پروژه موفق در درجه اول از افراد باانگیزه و سخت کوش ایجاد شده است. پس یکی از مهم‌ترین وظایف شما به عنوان یک مدیر پروژه تشکیل یک تیم قدرتمند و متخصص است. فراموش نکنید که تشکیل تیم پایان مسیر شما در منابع انسانی نیست، بلکه باید در ادامه مسیر بر عملکرد آنها نظارت داشته باشید و تلاش کنید که اعضای تیم پروژه شما همواره به روز و در حال توسعه فردی باشند.
مدیریت تدارکات برای خرید یا دریافت خدمات مورد نیاز
برای مدیریت یک پروژه موفق باید توانایی مدیریت تدارکات مورد نیاز را داشته باشید. احتمالاً شما در طول پروژه نیاز دارید تا با برخی از افراد خارج پروژه وارد همکاری شوید. برای مثال ممکن است در زمینه‌ای خاص به یک پیمانکار فرعی بیرونی نیاز پیدا کنید. یک مدیر پروژه موفق باید بتواند به طور صحیح میزان بودجه و زمان را برای استفاده از تدارکات و خدمات خارجی مدیریت کند. مدیریت تدارکات فرایندی شامل چندین بخش است، بخش‌هایی همچون نحوه مذاکره با افراد خارج از پروژه برای همکاری، دریافت پیشنهادات، انتخاب بهترین پیشنهاد، تعیین شرایط زمانی و هزینه‌ای برای پیمانکاران خارجی و بسیاری موارد دیگر که هنگام برون‌سپاری و یا استفاده از خدمات و محصولات خارج از پروژه باید در نظر گرفته شود.
مدیریت ذینفعان اثرگذار بر پروژه
در ابتدای راه مدیریت یک پروژه عظیم باید بتوانید ذینفعان پروژه را شناسایی کنید. ذینفعان افراد و یا سازمان‌هایی هستند که بر پروژه مورد نظر شما اثر می‌گذارند و یا از آن نفع می‌برند. شما باید بتوانید این ذینفعان را به درستی شناسایی کنید و بدانید که چه دغدغه‌ها و انتظاراتی از پروژه دارند. پس از بررسی نیازها و دغدغه‌های ذینفعان باید برای پاسخگویی و برآورده کردن این انتظارات برنامه‌ریزی‌های لازم را انجام دهید. چرا که در برخی از پروژه‌ها شما به حمایت این ذینفعان نیازمند هستید و باید مشارکت آنها را در پروژه ماندگار کنید.
سخن پایانی
در این مقاله از دانشگاه کسب و کار تلاش کردیم تا برخی از مهم‌ترین اصول مدیریت پروژه را بیان و بررسی کنیم. همچنین باید توجه داشته باشید اگر می‌خواهید به عنوان یک مدیر پروژه موفق عمل کنید باید مهارت‌ها و خصوصیاتی را در خود پرورش دهید. به نظر شما یک مدیر پروژه کار بلد و ماهر چه خصوصیاتی دارد؟ نظرات خود را با ما در دانشگاه کسب و کار در میان بگذارید.
