چرخه عمر پروژه به مجموعه‌ای از مراحل پی در پی اشاره دارد که پروژه از آغاز تا پایان آن، طی می‌کند. تعداد و ترتیب این مراحل همراه با عوامل مختلف دیگر، نظیر نیازهای سازمان‌های مشارکت‌کننده در پروژه، ماهیت پروژه و محدوده‌ی استفاده‌ی آن توسط مدیر پروژه، تعیین می‌شود. این مراحل شامل آغاز، پایان و نقاط کنترل مشخصی هستند که به عوامل زمانی، وابسته می‌باشند.
همچنین چرخه عمر پروژه می‌تواند بر اساس نیازها و جنبه‌های مختلف سازمان، تعریف و تغییر یابد. اگر با قوانین مدیریت پروژه آشنا باشید، می‌دانید که هر پروژه می‌تواند شروع و پایان مشخصی داشته باشد، اما اهداف، فعالیت‌ها و محصولات آن بسیار گسترده هستند. چرخه عمر پروژه، اساس کارهایی است که در پروژه باید انجام شوند و آن‌ها را تعیین می‌کند.
چرخه حیات پروژه می‌تواند دو نوع رویکرد داشته باشد:
- رویکرد پیش‌بینی شده: در این رویکرد مشخصات پروژه در ابتدای پروژه تعریف می‌شوند و تغییرات لازم در همان ابتدا اعمال می‌شود
- رویکرد مبتنی بر تغییر: در این نوع رویکرد محصول بطور مکرر تولید می‌شود و محدوده دقیق برای هر تکرار فقط در زمان شروع آن تعریف می‌شود.
بنابراین برای اینکه یک پروژه با موفقیت به اتمام برسد، نیاز است تا بطور کامل با چرخه حیات پروژه آشنا باشید. که شما می‌توانید این اطلاعات کامل را از این مقاله که در دانشگاه کسب و کار منتشر شده دریافت کنید. پس برای کسب اطلاعات بیشتر تا انتها همراه من در دانشگاه کسب و کار باشید.
انواع فازها در چرخه عمر پروژه
چرخه عمر پروژه به عبارتی دوره‌ها و فازهای مختلفی است که یک پروژه از آغاز تا به اتمام طی می‌کند. هر فاز به انجام کارها و وظایف خاصی مرتبط است و در نهایت به جهت انجام موفقیت‌آمیز پروژه منجر می‌شود. این فازها به طور کلی به چهار مرحله‌ی اصلی تقسیم می‌شوند:
فاز برنامه‌ریزی و شروع:
در این فاز، برنامه‌ریزی کلی پروژه انجام می‌شود. بررسی‌ها، مطالعات و تحلیل‌های لازم برای تعیین اهداف، نیازمندی‌ها و محدوده‌ی پروژه صورت می‌گیرد. همچنین، تخمین‌های مالی و زمانی اولیه‌ی پروژه نیز در این فاز انجام می‌شود.
فاز اجرا و توسعه:
در این فاز، عملیات اصلی پروژه آغاز می‌شود. اجرای برنامه‌ها، توسعه محصولات و ایجاد خروجی‌های مورد نیاز در این مرحله صورت می‌گیرد. تیم‌ها و منابع مورد نیاز برای انجام این فاز تشکیل می‌شود.
فاز نگهداری و پشتیبانی:
پس از اتمام فاز اجرا، پروژه به مرحله‌ی نگهداری و پشتیبانی وارد می‌شود. در این فاز، تضمین بهره‌برداری مثبت از محصولات و خدمات پروژه، رفع اشکالات و به‌روزرسانی‌های ضروری انجام می‌شود.
فاز اتمام و تحویل:
این فاز به عنوان آخرین مرحله در همه‌ی پروژه‌ها شناخته می‌شود و به عنوان خاتمه رسمی پروژه در نظر گرفته می‌شود.
این ساختار چرخه حیات عمومی به عنوان یک روش استفاده می‌شود، زمانی که با مدیران ارشد یا افرادی که کمتر با پروژه آشنا هستند، برخورد می‌شود. برخی از افراد ممکن است اشتباهاً این را با گروه‌های فرآیند مدیریت پروژه در نظر بگیرند، اما گروه‌های فرآیند مدیریت پروژه شامل فعالیت‌های خاص پروژه هستند. به عبارت دیگر، چرخه عمر پروژه مستقل از چرخه عمر نتیجه‌ی خاص پروژه است. با این وجود، در نظر گرفتن مرحله چرخه عمر فعلی محصول بسیار کارآمد است. این می‌تواند یک مرجع مشترک برای مقایسه پروژه‌های مختلف فراهم کند. ساختار کلی چرخه عمر پروژه معمولاً شامل موارد زیر است:
- هزینه‌ها: در ابتدا، سطح هزینه‌ها پایین است و زمانی که کار در حال انجام است، به اوج می‌رسد. وقتی پروژه به پایان خود نزدیک‌تر می‌شود، هزینه‌ها دوباره کاهش می‌یابند.
- منابع اساسی: تامین منابع اساسی در ابتدای چرخه پروژه هزینه‌های قابل توجهی در بر دارد. اما توجه داشته باشید که نمودار هزینه‌ها و کارکنان برای تمام پروژه‌ها کاربرد ندارد.
- ریسک و عدم قطعیت: در ابتدای پروژه احتمال ریسک و عدم قطعیت در بیشترین حالت ممکن است. در طول چرخه حیات پروژه با رسیدن به هر یک از اهداف و تحویل کارها، این ریسک و عدم قطعیت کاهش می‌یابد.
- عوامل موثر بر محصول نهایی: در ابتدای پروژه بیشترین احتمال تاثیر بر محصول نهایی پروژه بدون تاثیر شدید بر هزینه‌ها وجود دارد و با پیشرفت پروژه به سمت پایان، این احتمال کاهش می‌یابد. در مقابل، همان طور که در شکل دوم مشاهده می‌کنید، با نزدیک شدن به اتمام پروژه، هزینه‌های ایجاد تغییرات جدید و اصلاح اشتباهات افزایش می‌یابد.
اهداف مهمی که در فاز شروع دنبال می‌شوند
فاز شروع یکی از مراحل مهم چرخه حیات پروژه است که در آن اهداف کلیدی برای پروژه تعیین می‌شوند. هدف اصلی فاز شروع به وضوح تعریف و ارتقاء درک از نیازها و اهداف پروژه می‌باشد تا پایه‌ای قوی برای برنامه‌ریزی و اجرای موفقیت‌آمیز پروژه فراهم گردد. برخی اهداف کلیدی فاز شروع به شرح زیر می‌باشند:
- شناسایی مسئله: در این فاز، مسئله یا نیازی که پروژه برای حل یا پاسخگویی به آن انجام می‌شود، به دقت شناسایی می‌شود. باید مشخص شود که چرا این پروژه مورد نیاز است و چه فوایدی برای سازمان یا جامعه به همراه دارد.
- تعریف اهداف: اهداف و هدف‌های دقیق پروژه باید به صورت کامل تعریف شوند. این اهداف باید قابل اندازه‌گیری، قابل تحقق و مرتبط با نیازهای مسئله باشند.
- بررسی موانع و ریسک‌ها: در این مرحله، موانع ممکن در اجرای پروژه و ریسک‌های محتمل که موجب شکست می‌شوند، شناسایی می‌شوند و برنامه‌های مناسب برای مدیریت و کاهش آن‌ها ایجاد می‌شود.
- تخصیص منابع اولیه: در این فاز، منابع اولیه برای شروع پروژه تخصیص داده می‌شود. این منابع شامل نیروی انسانی، مالی، تجهیزات و تکنولوژی مورد نیاز برای آغاز فعالیت‌ها هستند.
- ارزیابی مدل کسب‌وکار: برای پروژه‌های تجاری یا تجاری-غیرتجاری، مدل کسب‌وکار مرتبط با پروژه باید بررسی و ارزیابی شود تا تجاری‌پذیری آن بررسی گردد.
- تعیین دوره زمانی و بودجه اولیه: در این فاز، برآورد اولیه برای زمان و بودجه پروژه ارائه می‌شود تا منابع و زمان لازم برای اجرای پروژه برآورد شود.
- تعیین تیم پروژه: در این مرحله، تیم پروژه با توجه به نیازها و هدف‌های پروژه تشکیل می‌شود و نقش‌ها و مسئولیت‌های آن‌ها مشخص می‌شود.
- تدوین گزارش و مستندات: این فاز همچنین شامل تدوین گزارش‌ها، مستندات و توضیحات کلی پروژه است که برای معرفی و توضیح به سایر ذینفعان استفاده می‌شوند.
اهداف فاز اجرا و توسعه
فاز اجرا و توسعه یکی از مراحل اصلی چرخه حیات پروژه است که در آن اجرای فعالیت‌ها، توسعه محصولات و خدمات مورد نیاز پروژه انجام می‌شود. هدف این فاز، به‌عنوان مرحله‌ای از اجرای پروژه، تبدیل اهداف و نیازهای مشخص شده در فازهای قبلی به عملکرد و نتیجه‌گیری موفقیت‌آمیز است تا به فاز بعدی چرخه حیات پروژه پیشروی کند. همچنین در این مرحله، پروژه به طور مستمر در حال پیشروی و تکامل است. اهداف این فاز به شرح زیر هستند:
- اجرای فعالیت‌ها: هدف اصلی این فاز، اجرای فعالیت‌ها و اقدامات مورد نیاز برای تحقق اهداف پروژه است. تمامی وظایف و فعالیت‌های تعریف شده در فاز قبل، در این مرحله به عمل می‌آید و نتیجه‌ها به دست می‌آید.
- توسعه محصولات و خدمات: در صورتی که پروژه به تولید محصولات یا ارائه خدمات مرتبط می‌پردازد، این فاز شامل توسعه، طراحی و تولید محصولات و خدمات نهایی است.
- مدیریت منابع: در این مرحله، منابع پروژه از جمله نیروی انسانی، مالی، تجهیزات و مواد مورد نیاز برای اجرای پروژه مدیریت می‌شوند تا بهینه‌سازی منابع انجام شود.
- کنترل و مدیریت ریسک‌ها: مدیریت ریسک‌ها به عنوان یک اهداف اصلی در این مرحله مطرح می‌شود. هر گونه ریسک محتمل که می‌تواند عملکرد پروژه را تحت تأثیر قرار دهد، شناسایی و مدیریت می‌شود.
- انجام تغییرات: در طول اجرا و توسعه پروژه، ممکن است نیاز به تغییرات و به‌روزرسانی‌ها باشد. هدف این فاز، مدیریت و اجرای تغییرات با حفظ هماهنگی و هم‌پوشانی بهینه است.
- کنترل کیفیت: کنترل کیفیت محصولات و خدمات ارائه شده در این فاز، جهت اطمینان از مطابقت با استانداردها و نیازهای مشتری است.
- مدیریت پیشرفت پروژه: پیشرفت پروژه به دقت پیگیری و مدیریت می‌شود تا پروژه در زمان‌بندی مشخص و با کیفیت مطلوب به انجام برسد.
دلیل اهمیت چرخه عمر پروژه
چرخه عمر پروژه به عنوان یک مدل مدیریتی اساسی و بنیادی برای برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت بر پروژه‌ها بسیار مهم است. همچنین این چرخه به مدیران و تیم‌های پروژه امکان می‌دهد فرآیند مدیریت پروژه را بهینه‌تر اجرا کنند و به موفقیت و محقق شدن اهداف پروژه نزدیک‌تر شوند. این ابزار مهم به مدیران امکان می‌دهد که به طور دقیق‌تر برنامه‌ریزی کنند، منابع را بهینه‌تر تخصیص دهند، ریسک‌ها را بهتر مدیریت کنند و پیشرفت پروژه را مدیریت کنند. در ادامه به اهمیت چرخه عمر پروژه اشاره می‌کنم:
- برنامه‌ریزی بهتر: چرخه عمر پروژه به مدیران و تیم‌های پروژه کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی کامل‌تری برای انجام پروژه داشته باشند. این مدل به طور دقیق تر تعیین می‌کند که هر فاز چه کارهایی را شامل می‌شود، چه زمانی باید اجرا شوند و چه منابعی مورد نیاز هستند.
- مدیریت بهینه منابع: با استفاده از چرخه حیات پروژه، منابع انسانی، مالی، فنی و مواد مورد نیاز هر فاز بهینه‌تر مدیریت می‌شوند. این کمک می‌کند تا به‌صورت اقتصادی و کارآمد، منابع به تمامی فازهای پروژه اختصاص داده شوند.
- مدیریت ریسک بهتر: چرخه حیات پروژه به مدیران اجازه می‌دهد تا ریسک‌های مختلف هر فاز را شناسایی کرده و برنامه‌های مناسب برای مدیریت ریسک‌ها و پیشگیری از آن‌ها را انجام دهند.
- اندازه‌گیری پیشرفت پروژه: از طریق چرخه حیات پروژه، پیشرفت پروژه و مقایسه آن با مراحل قبلی به راحتی ممکن می‌شود. این امر به مدیران اطلاعات مفیدی را در خصوص وضعیت فعلی پروژه ارائه می‌دهد و بهترین تصمیم‌گیری‌ها را فراهم می‌آورد.
- بهبود کیفیت و کارایی: با اجرای مراحل چرخه حیات پروژه به ترتیب و بر اساس مراحل مشخص شده، کیفیت انجام کارها افزایش می‌یابد و کارایی پروژه بهبود می‌یابد.
- مدیریت تغییرات: چرخه عمر پروژه به مدیران امکان می‌دهد تغییرات و به‌روزرسانی‌ها را بهینه‌تر مدیریت کنند.
انواع مختلف چرخه عمر
چرخه عمر پروژه می‌تواند به چندین نوع تقسیم شود، که هر نوع به استراتژی و نیازهای مختلف پروژه‌ها منطبق است. این انواع عبارتند از:
- چرخه عمر پروژه پیش‌بینی کننده
در این نوع چرخه عمر، فازها و مراحل پروژه از ابتدا به دقت تعیین می‌شوند و احتمال هرگونه تغییر و دگرگونی از ابتدای پروژه به صورت دقیق بررسی می‌شود. این نوع چرخه عمر برای پروژه‌هایی که اهداف و نیازهای آن‌ها در ابتدا قابل پیش‌بینی هستند و تغییرات کمی در طول اجرا نیاز دارند، مناسب است. معمولاً در پروژه‌هایی با فناوری‌ها و فرآیندهای استاندارد، از این نوع چرخه عمر استفاده می‌شود.
- چرخه حیات پروژه تکراری
در این نوع چرخه عمر، محصولات و خدمات در تکرارهای مختلف تولید می‌شوند و محدوده دقیق برای هر تکرار فقط در زمان شروع همان تکرار تعریف می‌شود. این نوع چرخه عمر برای پروژه‌هایی مناسب است که نیاز به انطباق با محیط پویا، تغییرات فناوری، بازار و نیازهای مشتریان دارند. در این نوع پروژه‌ها، انطباق سریع با تغییرات اجتناب‌ناپذیر است و پروژه‌ها به صورت پیوسته و تکراری ادامه پیدا می‌کنند.
- چرخه حیات پروژه چابک
این نوع چرخه عمر بیشتر با روش‌های مدیریت پروژه چابک (مثل اسکرام) مرتبط است. در این رویکرد، پروژه به صورت مداوم ادامه پیدا می‌کند و کارها به صورت کوتاه‌مدت و تکراری انجام می‌شوند. اهداف و نیازها ممکن است در طول پروژه تغییر کنند و تیم‌ها بر اساس نیازهای جدید تغییراتی در اجرای پروژه ایجاد می‌کنند.
همچنین، در برخی پروژه‌ها از ترکیب انواع مختلف چرخه عمر نیز استفاده می‌شود و مدیران پروژه بر اساس نیازها و شرایط خاص پروژه، روش مناسب را انتخاب می‌کنند. به‌طور کلی، انتخاب نوع مناسب چرخه حیات پروژه باعث بهبود مدیریت و اجرای پروژه‌ها و بهره‌وری بیشتر در انجام آن‌ها می‌شود.
منظور از روش اسکرام چیست؟
روش اسکرام یکی از مدل‌های مدیریت پروژه چابک است که برای توسعه و اجرای نرم‌افزارها و پروژه‌های تکراری مورد استفاده قرار می‌گیرد. اسکرام به عنوان یک رویکرد چابک، بهبود کیفیت انجام کارها و افزایش کارایی تیم‌ها را به‌منظور ارائه نتایج بهتر و ارضای مشتریان هدف قرار می‌دهد.
اسکرام در سال 1993 توسط یک گروه از صاحب‌نظران مدیریت پروژه (مانند جف ساترلند و کن بیک) در کنفرانس Agile Manifesto معرفی شد. این روش به منظور مقابله با مشکلات روش‌های سنتی و غیرچابک توسعه نرم‌افزار ارائه شد و با تاکید بر تغییرات متناوب، همکاری تیم‌ها و ارائه نتایج در فاصله‌های کوتاه‌تر، موفقیت بیشتر در اجرای پروژه‌ها را مد نظر قرار داد.
خلاصه چرخه حیات پروژه
چرخه عمر پروژه به فازها و مراحلی اطلاق می‌شود که پروژه از ابتدا تا انتها طی می‌کند. این فازها به همراه فاکتورهای مختلف نظیر نیازهای سازمان، ماهیت پروژه و محدوده استفاده از آن، توسط مدیر پروژه تعریف می‌شوند. چرخه عمر پروژه می‌تواند دارای دو نوع رویکرد باشد:
- رویکرد پیش‌بینی شده: مشخصات پروژه از ابتدا تعریف می‌شوند و احتمال تغییر و دگرگونی از ابتدا به دقت بررسی می‌شود. مناسب برای پروژه‌هایی که اهداف و نیازهای آن‌ها در ابتدا قابل پیش‌بینی هستند.
- رویکرد انطباقی: محصولات و خدمات در تکرارهای مختلف تولید می‌شوند و محدوده دقیق برای هر تکرار فقط در زمان شروع همان تکرار تعریف می‌شود. مناسب برای پروژه‌هایی که نیازمند تغییرات مداوم و انطباق با محیط پویا هستند.
همچنین، چرخه عمر پروژه می‌تواند مستقل از چرخه عمر نتیجه پروژه باشد و به اساس کارهایی که در پروژه باید انجام شود تعیین‌کننده باشد. با انتخاب مناسب نوع چرخه عمر پروژه، مدیران و تیم‌های پروژه می‌توانند بهترین برنامه‌ریزی، بهره‌وری و کیفیت را در انجام پروژه داشته باشند.
ممنون که تا انتها همراه من در دانشگاه کسب و کار بودید. امیدوارم توانسته باشم از طریق این مقاله به سوالاتی که در ذهن داشتید پاسخ بدهم. همچنین شما می‌توانید از طریق بخش نظرات با تیم ما در ارتباط باشید و سوالات خود را از ما بپرسید.
