قدم به قدم آشنایی با مبانی سازمان و مدیریت

چرا مطالعه مبانی سازمان و مدیریت اهمیت دارد؟ ما در دورانی زیست می‌کنیم که سازمان‌های متعدد با ابعاد گوناگون کوچک و بزرگ در اطراف ما حضور دارند و تقریباً خواسته‌ها و نیازهای مختلف ما را سازمان‌های عمومی و خصوصی برآورده می‌کنند. بنابراین سازمان‌های اجتماعی در تمام مراحل زندگی انسان از زمان تولد تا وفات تقریباً اثر می‌گذارند. سازمان‌های اجتماعی از جمله نظام‌های پیچیده‌ای هستند که دانش بشری درباره آنها تحقیق و تفکر کرده است. بنابراین دانش علمی و مدیریتی این پدیده‌ها را مبانی سازمان و مدیریت می‌نامند. برای مدیریت یک سازمان باید فهمید که اصول یک سازمان چگونه کار می‌کند و چطور می‌توان عملکرد آن را بهینه کرد و کارآمدی و سودآوری آن را بالا برد.

چگونه می‌توان با بهره گیری از منابع محدود سازمان به سمت تحقق هدف‌ها و مأموریت‌های آن پیش رفت و امکان بقا و رشد را در آینده تضمین کرد. چگونه می‌توان در کارکنان اشتیاق و علاقه به کار و تلاش بیشتر را القا کرد. اینها و بسیاری از سؤالات دیگر نشان دهنده اهمیت مدیریت در عصر جدید هستند. در این مقاله از مجموعه مقالات دانشگاه کسب و کار می‌خواهیم به موضوع مبانی سازمان و مدیریت بپردازیم. اگر شما نیز به این موضوع علاقه‌مند هستید پیشنهاد می‌کنیم حتماً تا انتهای این مقاله تیم ما را همراهی کنید.

نگاهی به تعریف مدیریت در مبانی سازمان و مدیریت

مدیریت، فرایند بهره برداري بهینه از منابع فیزیكي و انساني با انجام وظایف تدوین برنامه، ساختاردهی، هدایت و نظارت بر اساس یك سیستم ارزشي مشترك براي دست یابی به اهداف مشخص شده می‌باشد.

• فراگرد یا process عبارت است از رسیدن به هدف با بهره گیری از مکانیسم بازخورد و یا feedback.
• مدیریت نشان دهنده هدایت سازمان‌های انسانی است.
• در واقع مدیریت مؤثر بر پایه تصمیم گیری مناسب و رسیدن به نتایج خواسته شده است.
• مدیریت کارا شامل تخصیص و استفاده بهینه از منابع است.
• همچنین مدیریت بر فعالیت‌های متناسب با هدف تمرکز دارد.

بررسی مهارت‌های مختلف

• مهارت‌های ادراکی: به معنای داشتن قابلیت فهمیدن پیچیدگی‌های کلی سازمان و تصویرسازی همه ی عوامل و بخش‌های مربوط به کار و فعالیت سازمانی به عنوان یک واحد یکپارچه می‌باشد.
• مهارت‌های انسانی: به معنای داشتن توانایی و استعداد شناسایی در حوزه ی افزایش همکاری، ارتباط و انجام کار توسط دیگران، فعالیت مناسب به عنوان عضو تیم، درک انگیزه‌های افراد و تحریک رفتار آنان می‌باشد.
• مهارت‌های فنی: به معنای داشتن دانش و قابلیت در اجرای وظایف خاص که نیازمند توانایی در استفاده از تکنیک‌ها و ابزار خاص و شایستگی عملکرد در رفتار و فعالیت است.

منابع قدرت مدیران در مبانی سازمان و مدیریت

در واقع منابع قدرت مدیران در این حوزه به دو دسته کلی تقسیم می‌شود. قدرت‌هایی که از مقام و منصب آن‌ها ناشی می‌شود و همچنین قدرتی که از توان فردی آن‌ها به وجود می‌آید. بنابراین قدرتی که مقام و منصب به مدیران می‌دهد عبارت است از:

• پاداش: اگر به حرف من گوش کنی به تو جایزه می‌دهم.
• تنبیه: اگر به حرف من گوش نکنی تو را مجازات می‌کنم.
• مشروعیت: به دلیل آنکه من رهبرم تو باید همان‌طور که من می‌گویم عمل کنی.

در مبانی مدیریت و سازمان قدرت‌هایی که از طریق توان شخصی و فردی به مدیر نسبت داده می‌شوند عبارت‌اند از:

• مهارت: دانستن مطالب تخصصی و علمی که برای دیگران ناآشنا هستند.
• صلاحیت: چون دیگران می‌خواهند که در آینده شبیه مدیر خود شوند، به او و توانایی‌های او افتخار می‌کنند و از آن پیروی می‌کنند.

نگاهی به تعریف اختیار و قدرت

در مبانی سازمان و مدیریت قدرت این گونه تعریف می‌شود که، قابلیت تأثیرگذاری بر دیگران، به گونه‌ای که عملکرد آنان مطابق اراده دارنده قدرت تغییر یابد. همچنین در این علم می‌توان اختیار را این گونه تعریف کرد که، قدرتی است که به شخص داده می‌شود تا بتواند با استفاده از آن قابلیت تشخیص خود را برای انتخاب تصمیماتی که بر روی دیگران اثرگذار هستند، به کار گیرد.

در مبانی سازمان و مدیریت رهبر و مدیر چه تفاوتی با یکدیگر دارند؟

قدرت و اختیار دو مفهوم متفاوت هستند که قدرت گستره بیشتری از اختیار دارد و شامل توانایی شخصی و تأثیرگذاری بر دیگران است که ویژگی رهبران می‌باشد. اختیار یک شکل از قدرت است که در یک سازمان وجود دارد و ویژگی مدیران است.

نگاهی به تفاوت مدیر موفق و مدیر مؤثر

در مبانی سازمان و مدیریت مدیر موفق و مدیر مؤثر این گونه تعریف شده‌اند:

• مدیر کارآمد و یا Manager Efficient مدیری است که با استفاده از روش‌هایی مانند تنبیه، توبیخ، کاهش حقوق، و… بتواند حداقل نتایج قابل پذیرش را از کارکنان بگیرد. در این حالت کارکنان فقط 20 تا 30 درصد از توان خود را برای انجام کارها به کار می‌برند، تا از اخراج شدن جلوگیری کنند.
• مدیر مؤثر و یا Manager Effective مدیری است که بتواند از 80 تا 90 درصد از توانایی‌های افراد در کارها بهره ببرد.

شایستگی‌های مدیریت در مبانی سازمان و مدیریت

• شایستگی‌های هوش شناختی: دارای دو شایستگی اصلی هستند: تفکر سیستمی که شامل درک روابط علّی میان رویدادها و عوامل داخل و خارج سازمان و تأثیر آنها بر یکدیگر و محیط می‌باشد. همچنین تشخیص الگو که برابر پیدا کردن مضامین و الگوهای پنهان در رویدادهای ظاهراً اتفاقی است.
• شایستگی‌های هوش عاطفی (خودآگاهی عاطفی) که برابر است با شناسایی احساسات خود و تأثیرات آنها!
• شایستگی‌های خود مدیریتی که شامل شایستگی‌های رو به رو هستند: خودکنترلی عاطفی برابر است با کنار آمدن با عوامل ناراحت کننده و تحریک آمیز و جلوگیری از سوء استفاده از دیگران. انطباق‌پذیری که شامل توانایی سازگار شدن با شرایط تغییر یافته و کنترل وضعیت می‌باشد. همچنین موفقیت گرایی که شامل تلاش برای بهبود عملکرد به منظور رسیدن به استانداردهای بالای درآمدزایی است. مثبت‌اندیشی نیز برابر نگرش مثبت نسبت به افراد، رویدادها و آینده می‌باشد.
• شایستگی‌های هوش اجتماعی: توانایی فهمیدن حالات درونی، انگیزه‌ها و رفتارهای خود و دیگران به منظور بالابردن احترامات بر اساس اطلاعات به دست آمده است.
• شایستگی‌های آگاهی اجتماعی که شامل دو شایستگی رو به رو هستند: همدلی که برابر فهمیدن عواطف، احساسات و دیدگاه‌های دیگران و نشان دادن علاقه به آنها می‌باشد. آگاهی سازمانی که شامل توانایی تغییر دادن وضع موجود، شبکه‌های تصمیم گیری و سیاست‌های سازمان است.
• شایستگی‌های مدیریت روابط که شامل شایستگی‌های رو به رو هستند: رهبری الهام‌بخش که برابر هدایت و تحريك افراد با بینش جذاب و مؤثر است. نفوذ که شامل توانایی استفاده از روش‌های مختلف کار و تشويق ديگران است. مربيگري و مرشدي که شامل تقويت و افزايش توانمندی‌های ديگران از طريق بازخورد و راهنمائي است. همچنین مديريت تضاد و تعارض که برابر حل كردن مسائل و مشكلاتي كه ناشي از ناسازگاری‌های مخرب هستند. در آخر كار تيمي که برابر همكاري و گروه‌بندی می‌باشد.

ارکان سازمان چیست؟

در مبانی مدیریت و سازمان ارکان سازمان عبارت است از:

• افراد و شرکت کنندگان: سازمان یک نهاد اجتماعی است که از افرادی تشکیل شده است که با هم همکاری می‌کنند تا به اهداف مشخصی برسند.
• ساختار اجتماعی: به روابط منظم و مرتب شده بین افراد گفته می‌شود. ساختار اجتماعی شامل دو بخش است: سیستم هنجاری و نظم واقعی. سیستم هنجاری مجموعه‌ای از ارزش‌ها، هنجارها و انتظارات است که برای هر نقش تعریف شده و نوع هدف، رفتار مناسب و وسیله دستیابی به آن را مشخص می‌کنند و در واقع نشان دهنده آنچه باید باشد هستند. نظم واقعی (ساختار رفتاری) شامل فعالیت‌ها، کنش‌های متقابل و گرایش‌هایی است که در سازمان به صورت عینی رخ می‌دهند. این دو با هم یکسان نیستند اما جدا از یکدیگر نیز نیستند. بلکه در یک حالت تعادل پویا قرار دارند و تأثیر متقابل دارند. به طوری که ساختار هنجاری قوانین و محدودیت‌هایی را برای ساختار رفتاری تعیین می‌کند و ساختار رفتاری نیز گاهی به این قوانین پایبند نبوده و باعث تغییر ساختار هنجاری می‌شود.
• اهداف: عامل دیگر در سازمان، اهداف آن است که نشان دهنده نتایج مورد نظر است که سازمان قصد دارد به آنها برسد. هر سازمان برای رسیدن به یک یا چند هدف خلق می‌شود.
• فناوری: هر سازمان داده‌های خود را به خروجی‌های خود تبدیل می‌کند و برای این کار به فناوری نیاز دارد. فناوری شامل هر چیز است که در فرایند تبدیل داده‌ها به خروجي‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌ نقش دارد.
• محيط: هر سازمان در يك محيط فرهنگي، اجتماعي، اقتصادي و فني قرار گرفته است و با آن تعامل دارد و خود را با شرايط و نيازهاي محيطي هماهنگ می‌کند.

نگاهی به رفتار سازمانی و تئوری سازمان در مبانی مدیریت و سازمان

در علم مبانی مدیریت و سازمان، رفتار سازمانی از منظر خرد به مسائل نگاه می‌کند و بر تحلیل افراد و گروه‌های کوچک در سازمان تمرکز دارد و متغیرهای رفتاری و نگرشی در سطح فردی و گروهی را مورد بررسی قرار می‌دهد. مانند:

• مباحث در سطح فردی: ادراك، ارزش‌ها، یادگیری، انگیزش، شخصیت
• همچنین مباحث در سطح گروهی: نقش‌ها، موقعیت افراد در سازمان، رهبری، قدرت، ارتباطات، تعارض

در علم مبانی مدیریت و سازمان تئوری سازمان از منظر کلی به سازمان نگاه می‌کند و واحد تجزیه و تحلیل آن سازمان یا بخش‌های زیرمجموعه آن است. و علاوه بر رفتار و نگرش کارکنان به توانایی کلی سازمان در همخوانی با شرایط و دستیابی به اهدافش می‌پردازد. این دو حوزه روی هم تأثیر دارند. همانند تأثیری که ساختار سازمان بر روی رفتار افراد می‌گذارد. علاوه بر این می‌تواند گفت که این دو موضوع در پاسخ به موضوعات مختلف با یکدیگر حالت همپوشانی دارند. برای نمونه در مورد مبحث تعارض رفتار سازمانی این موضوع را در سطح بین فردی و درون‌گروهی شناسایی می‌کند ولی تئوری سازمان در سطح سازمانی و بین بخش‌ها این کار را انجام می‌دهد.

کلام آخر

خیلی خوشحالیم که تا انتهای این مقاله همراه تیم دانشگاه کسب و کار بودید. همان طور که یاد گرفتیم میزان رشد و توسعه هر سازمان و جامعه‌ای به شیوه مدیریت آن بستگی دارد. مدیریت که علم و هنر همکاری با دیگران است، باید از منابع و ظرفیت‌های موجود به شکل کارآمد و مؤثر استفاده کند و شرایط لازم را برای موفقیت، بهره وری و تعالی پایدار سازمان با ترکیب مناسب عناصر سازمانی فراهم کند. دانستن اصول و نظریه‌های مبانی مدیریت و سازمان به مدیران سازمان‌ها در رسیدن به این هدف بسیار کمک می‌کند. بنابراین بخش زیادی از دروس رشته مدیریت در دانشگاه و همچنین دوره‌های آموزش مهارت مدیران به بیان مبانی نظری این رشته و وظایف مدیریت در سازمان می‌پردازند. به نظر شما آشنایی با مبانی مدیریت و سازمان برای مدیران چه اهمیتی دارد؟