گام‌به‌گام تا تفویض اختیار مؤثر در مدیریت

در این مقاله از مجموعه مقالات دانشگاه کسب‌وکار، قصد داریم یکی از موضوعات مهم در حوزه مدیریت به نام تفویض اختیار (Delegation of Authority) را تا حد ممکن روشن کنیم. همچنین به اصول و روش انجام این کار و کاربردهای آن بپردازیم و سپس در کنار هم یاد بگیریم که چگونه تفویض اختیاری مؤثر در محیط کارمان داشته باشیم، پس همراه ما باشید.

شاید بهتر باشد در ابتدا برای درک بهتر موضوع نگاهی به تعریف مدیریت بی اندازیم:

مدیریت

یکی از تعاریف مورد قبول صاحب‌نظران رشته علوم اداری درباره مدیریت عبارت است از کارکردن با افراد و به‌وسیله افراد و گروه‌ها برای تحقق هدف‌های سازمانی.

همان‌طور که تا الآن متوجه شده‌اید یکی از جنبه‌هایی که می‌توان از دل این تعریف استخراج کرد همان تفویض اختیار است.

یکی از مهارت‌های ارزشمند برای مدیر، دانستن چگونگی و زمان تعیین وظایف به افراد مناسب است. براین‌اساس می‌توان گفت مدیر مؤثر مدیری است که اختیارات را بین اعضای تیم تفویض می‌کند و براین‌اساس پیگیری می‌کند تا اطمینان حاصل شود که آن‌ها هر کار را همان‌طور که انتظار می‌رود انجام دهند.

حال زمان آن رسیده که تعریف روشنی از تفویض اختیار را بیان کنیم.

برای آشناییت بیشتر با موضوع مدیریت پیشنهاد می کنم مقاله با اصول و مفاهیم اصلی مدیریت پروژه آشنا شوید را مطالعه کنید.

تفویض اختیار (Delegation of Authority)

تفویض اختیار به معنای سیر انتقال مسئولیت یک کار به کارمند دیگری است. یک مدیر، معمولاً می‌تواند مسئولیت را به هر یک از اعضای مستقیم تیم خود منتقل کند و همچنین آن کارمند ممکن است تصمیم بگیرد در صورت لزوم برخی از این مسئولیت‌ها را به اعضای تیم خود واگذار کند.

سؤالی که ممکن است پیش بیاید این است که هدف از تفویض اختیار چیست؟ همراه دانشگاه کسب‌وکار باشید تا به پاسخ این سؤال برسیم.

هدف از تفویض اختیار

هدف از انجام تفویض اختیار اطمینان از ایجاد یک محل کار فعال و کارآمد است. هنگامی که این فرایند عاقلانه انجام شود، می‌تواند برای شما، کارمندان و کسب‌وکار از راه‌های زیر مفید واقع شود:

• بهره‌وری بیشتر: این موضوع به کارمندان این امکان را می‌دهد که کار را سریع‌تر به پایان برسانند؛ زیرا به ­جای اینکه یک فرد تمامی مراحل لازم انجام یک کار را به‌ تنهایی انجام دهد، وظایف بین گروهی از افراد پخش می‌شود.
• تداوم: اگر مشغول کارهای دیگر هستید یا در محل کار غایب هستید، سایر کارمندان می‌توانند برخی یا همه وظایف شما را انجام دهند تا از بهره‌وری و کارایی مستمر اطمینان حاصل کنند.
• توسعه کارکنان: وقتی وظایفی را به اعضای تیم خود محول می‌کنید، کارمندان این فرصت را پیدا می‌کنند که مهارت‌های خود را بهبود ببخشند و توانایی‌های خود را در یک زمینه خاص مانند رهبری و مهارت‌های بین‌فردی نشان دهند.
• انگیزه کارکنان: وقتی به مسئولیت‌های جدید اعتماد می‌شود، ممکن است کارمندان به نحو احسنت عمل کنند.
• فرصت‌های رشد شغلی: واگذاری وظایف به کارکنان سطوح پایین‌تر، تجربه و مهارت‌های موردنیاز برای ارتقای بالقوه در سازمان را برای آن‌ها فراهم می‌کند.

عناصر اصلی تفویض اختیار

سه عنصر اصلی در تفویض اختیار وجود دارد:

• اختیار (Authority)

در چارچوب یک شرکت، اختیار به معنای قدرت و حق یک فرد برای استفاده و تخصیص کارآمد منابع خود است. این شامل توانایی تصمیم‌گیری و دستور دادن برای دستیابی به اهداف سازمانی است.

این جزء باید همیشه به‌ خوبی تعریف شود. هر صاحب‌ اختیار باید دامنه اختیارات خود را بداند. به این معنی که مدیریت سطح بالا همیشه بیشترین اختیار را دارد. بین اختیار و مسئولیت رابطه همزیستی وجود دارد؛ بنابراین اختیار، به‌ ویژه اختیار در مدیریت، برای انجام موفقیت‌آمیز کار، باید همواره با همان میزان مسئولیت همراه باشد.

• مسئولیت (Responsibility)

این عنصر به ویژگی‌ها و محدوده فرد برای تکمیل وظیفه محول شده اشاره دارد.

مسئولیت بدون اختیار کافی می‌تواند منجر به موارد زیر شود:

• نارضایتی
• درگیری‌ها
• ناامیدی برای فرد

درحالی‌که اختیار از بالا به‌ پایین جریان دارد، میزان مسئولیت از پایین‌ به‌ بالا جریان دارد. مدیریت میانی و مدیریت سطح پایین مسئولیت بیشتری بر عهده دارند.

• پاسخگویی (Accountability)

برخلاف اختیار و مسئولیت، پاسخگویی قابل تفویض نیست. بلکه در ذات‌ خود اعطای مسئولیت است. هرکسی که برای انجام‌ وظیفه‌ای تصمیم می‌گیرد و در یک شرکت کار می‌کند، در قبال نتیجه تلاش‌های خود مسئول پاسخگویی می‌شود.

پاسخگویی به طور خلاصه به معنای پاسخگو بودن برای نتیجه نهایی است. این پاسخگو بودن ناشی از مسئولیت‌پذیری است.

اختیار رو به پایین جریان دارد، در حالی‌ که مسئولیت‌پذیری به سمت بالا جریان دارد. جریان نزولی اختیار و جریان روبه‌بالا مسئولیت‌پذیری باید در هر موقعیت از سلسله‌ مراتب مدیریت یکسان باشد.

روش‌های انجام تفویض اختیار

روش‌های مختلفی برای تفویض اختیار وجود دارد که بسته به نیاز محل کار خود، می‌توانید مسئولیت‌ها را به کارمندان منتقل کنید.

می‌توانید از انواع تفویض اختیاراتی که در زیر آورده‌­ایم برای واگذاری وظایف به اعضای تیمتان در محل کار استفاده کنید:

• بخش‌ها (Departments)

می‌توانید نظارت بر روی یک بخش خاص را به کارمندی دیگری تفویض اختیار کنید. به‌ عنوان‌ مثال، اگر شما یک مدیرعامل هستید، می‌توانید اختیارات کل بخش بازاریابی را به مدیر بازاریابی واگذار کنید.

• پروژه‌ها (Projects)

می‌توانید یک کارمند یا گروهی از کارمندان را برای تکمیل یک پروژه خاص از ابتدا تا انتها تعیین کنید. به‌ عنوان‌ مثال در بخش بازاریابی، مدیر بازاریابی می‌تواند یک کمپین تبلیغاتی را به مدیر پروژه اختصاص دهد؛ که تیمی از نویسندگان تبلیغاتی و طراحان را برای همکاری در پروژه گرد هم می‌آورد.

• تصمیم‌گیری (Decision making)

شما می‌توانید به یکی از کارمندان زیردست خود قدرت تصمیم‌گیری‌های خاصی در زمینه­‌های مختلف بدهید تا خودتان بتوانید روی کارهای دیگری تمرکز کنید. به‌عنوان‌مثال، به‌عنوان یک مدیر بازاریابی، می‌توانید اختیاراتی را به دستیار مدیر بازاریابی تفویض کنید تا در صورت نیاز، کارمندانی را برای بخش استخدام کند.

• تحلیل و بررسی (Analysis)

هنگامی که به اطلاعات بیشتری نیاز دارید، می‌توانید از کارمندان بخواهید تا تحقیقات دقیقی را در مورد موضوع انجام دهند. به‌عنوان‌مثال اگر مدیر پروژه بازاریابی هستید، می‌توانید از تحلیل‌گران بخش بخواهید که آمار جمعیتی را برای مخاطبان مورد نظر کمپین تبلیغاتی خود دست آورند.

• فرایندهای اداری (Administrative processes)

می‌توانید وظایف اداری مانند ثبت داده‌ها را به سایر کارمندان محول کنید. به‌ عنوان‌ مثال، در سمت مدیر بازاریابی می‌توانید ارتباطات مشتری مانند برنامه‌ریزی جلسات، ایمیل‌ها و غیره را به یک دستیار بازاریابی اختصاص دهید.

نکته حائز اهمیت این است که در هر یک از این دسته‌بندی‌ها، تفویض اختیار ممکن است موقت یا مداوم باشد. کارمندان وظایف موقتی را به‌صورت یکباره یا کوتاه‌مدت انجام می‌دهند، در حالی‌ که وظایف مستمر شامل مسئولیت‌های بلندمدتی است که به بخشی اساسی از نقش کارمند تبدیل می‌شود.

4 گام برای داشتن تفویض اختیاری مؤثر

تفویض موفقیت‌آمیز اختیار مستلزم انتظارات مشخص، نظارت بر پیشرفت و ارزیابی نتایج است. از مراحلی که در ادامه مشاهده می­‌کنید برای داشتن تفویض اختیاری مؤثر استفاده کنید:

• وظایف را تعیین کنید

می­توانید کارمند یا کارمندانی را که وظیفه به آن‌ها محول می‌شود را برای اینکه محدوده کار را با یک کارمند یا تیمی از کارمندان باتجربه لازم در همان وظیفه هماهنگ کنند، انتخاب کنید.

• انتظارات روشنی را تعیین کنید

زمانی که وظایفی را که به کارمند یا کارمندان محول می‌کنید، انتظارات خود را به‌تفصیل بیان کنید و برای هر کار یک موعد مقرر تعیین کنید. بدانید که روشن‌ کردن انتظارات در ابتدا و راهنمایی لازم برای شروع کار، موجب تکمیل صحیح و کارآمد آن کار می‌شود.

• به طور منظم پیشرفت را زیر نظر داشته باشید

برای نظارت بر پیشرفت هر وظیفه واگذار شده، به طور دوره‌ای از کارمندان خود درخواست به‌روزرسانی کنید. امکان دارد که بخواهید جلسه‌­های منظمی را با کارمندان خود برنامه‌ریزی کنید، تا جزئیات بیشتری در مورد وظایفی که به آن‌ها سپرده‌اید به دست آورید. با نظارت بر پیشرفت در طول مسیر، می‌توانید اصلاحات یا راهنمایی‌هایی را در صورت نیاز ارائه دهید و از تکمیل به‌موقع هر کار اطمینان حاصل کنید. این مرحله همچنین به شما امکان می‌دهد در صورت بروز سوال یا نگرانی برای کارمندان در دسترس بمانید.

• مسئولیت‌پذیری را تمرین کنید

برای اینکه اطمینان پیدا کنید که اعضای تیم شما وظیفه خود را به‌درستی انجام می‌دهند، کیفیت کار را ارزیابی کنید. برای تفویض موقت اختیارات، این مرحله ممکن است شامل تجزیه‌وتحلیل یکبار پس از تکمیل کار باشد. در حالی که برای تفویض اختیارات مداوم، ممکن است بخواهید گاه‌به‌گاه بررسی‌های عملکردی را برای ارزیابی کار کارمند انجام دهید. چه مثبت و چه منفی، بازخورد شما باید سازنده باشد تا به آن‌ها کمک کند کار خود را بهبود بخشند و مهارت‌های خود را توسعه دهند.

جمع‌بندی

این مراحل به ایجاد انتظارات روشن، در حین انتقال قدرت در محل کار کمک می‌کند. هر یک از کارمندان شما باید کاملاً این درک را داشته باشند که چقدر بر روی پروژه کنترل دارند و همچنین اینکه شما چه انتظاراتی از آن‌ها دارید. در عوض، شما باید بازخورد صادقانه‌ای در مورد عملکرد آن‌ها ارائه دهید تا کارمند بتواند نقاط قوت خود را تشخیص دهد و در پروژه‌های آینده پیشرفت کند.

استفاده از این روش برای انتقال قدرت، یک رابطه سودمند متقابل بین شما و اعضای تیمتان ایجاد می‌کند. در حالی‌ که می‌توانید با سپردن یک کار به شخص دیگر زمان آزاد کنید، کارمند شما می‌تواند مسئولیت‌های جدیدی را نیز بر عهده بگیرد که این کار می‌تواند باعث افزایش ارزش آن­‌ها در محیط کار شود.

خوشحالیم که تا انتهای این مقاله همراه دانشگاه کسب‌وکار بودید، امید که این مقاله برای شما مفید واقع شده باشد. منتظر نظرات و تجربیات شما در رابطه‌ با تفویض اختیار هستیم. شما چگونه از تفویض اختیار در کارتان استفاده می­‌کنید؟