آیا شما هم در مدیریت زمان و برنامه ریزی دقیق برای روز خود دچار مشکل هستید؟ مدیریت زمان و ایجاد تعادل میان برنامه‌های روزانه یکی از دغدغه‌های همیشگی ماست. اینکه بتوانیم برنامه‌ای دقیق برای روز خود بچینیم و آن را پیاده کنیم. زمان یکی از باارزش‌ترین داشته‌های هر فردی است که ما اغلب کمتر به آن توجه می‌کنیم. زمان هدیه‌ای است که هیچ‌گاه به سوی ما برنمی‌گردد و همواره در حال گذر است. اگر در زندگی افراد موفق و کارآفرینان بزرگ دقیق شویم متوجه می‌شویم که یکی از نقاط قوت این افراد قدرت مدیریت زمان و استفاده درست از این موهبت بزرگ است.
حتماً برای شما هم پیش آمده که احساس کنید برخی از افراد زمان بیشتری از شما در طول شبانه روز دارند. یا انگار در طول 24 ساعت می‌توانند کارهای بیشتری نسبت به شما انجام دهند. آیا تا به حال به دلیل این مسئله فکر کردهاید؟ بله پاسخ بسیار ساده است. این افراد وقت‌های تلف شده بسیار کمی دارند و با استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان می‌توانند در 24 ساعت شبانه روز خود بهترین بهره‌وری را داشته باشند.
دانشگاه کسب و کار در این مقاله تلاش دارد تا به بررسی چندین تکنیک طلایی مدیریت زمان بپردازد. امیدواریم که ادامه این مقاله برای شما مفید باشد و بتواند راهکارهایی را برای استفاده بهینه از زمان پیش روی شما قرار دهد.
مفهوم مدیریت زمان یعنی چه؟
در ابتدا می‌خواهیم به بررسی مختصر مفهوم مدیریت زمان بپردازیم. اینکه مدیریت زمان یعنی چه و چرا به آن احتیاج داریم. مدیریت درست زمان به ما کمک می‌کند تا از زمان محدودی که در طول هر روز در اختیار داریم بهترین استفاده را ببریم. مفهوم مدیریت زمان به این معنی است که ما بتوانیم اولویت‌های کاری خود را به درستی تعیین کنیم و زمان محدودی که در اختیار داریم را به درستی بین این اولویت‌ها تقسیم بندی کنیم. اگر شما هم با وجود داشتن زمان کافی به امور خود نمی‌رسید و احساس می‌کنید در مقایسه با افراد دیگر و اطرافیانتان تایم کمتری در طول روز دارید باید بدانید که به تکنیک‌های مدیریت زمان نیاز دارید. این بدین معنی است که شما در تقسیم بندی درست زمان و تخصیص آن به امور جاری روزانه خود دچار مشکل هستید.
پس در یک جمله می‌توان گفت که مدیریت زمان به معنی توانایی اولویت‌بندی و تخصیص صحیح زمان به امور پیش رو در طول روز است.
چرا به تکنیک‌های مدیریت زمان نیاز داریم؟
آشنایی با تکنیک‌هایی برای مدیریت زمان و تصحیح اولویت‌بندی‌هایتان به شما کمک می‌کند تا عملکردتان را در کارها بهبود ببخشید. این کار باعث ایجاد تعادل در کار و زندگی شما می‌شود. اگر با تکنیک‌های درست مدیریت زمان آشنا باشید و بتوانید آن‌ها را به درستی در زندگی خود به کار بگیرید به راحتی می‌توانید در کسب و کار خود پیشرفت کنید. این پیشرفت به صورتی است که هیچ خللی در زندگی شخصی شما وارد نمی‌کند. مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا بتوانید برنامه ریزی دقیقی برای زندگی خود داشته باشید. البته داشتن برنامه ریزی دقیق به تنهایی امکان موفقیت شما را فراهم نمی‌آورد. مهم این است که شما در اجرای آن نیز دقیق و اصولی عمل کنید. در ادامه برخی از مزایای مدیریت زمان را بیان می‌کنیم.
کاهش استرس و افزایش آرامش در طول روز
اولویت‌بندی صحیح کارها و تخصیص زمان مناسب به آن‌ها از استرس شما در طول روز می‌کاهد. هنگامی که برنامه ریزی دقیق و قدرت مدیریت درست زمان را در زندگی نداشته باشید با حجم انباشته شده‌ی امور مواجه خواهید شد. کارهایی که حتی تخمینی از میزان زمان مورد نیاز برای انجام آن‌ها ندارید و نمی‌توانید آن‌ها را مدیریت کنید. این مسئله هر روز می‌تواند منجر به ایجاد استرس و اضطراب در وجود شما شود. استرس ناشی از کمبود زمان و حجم کارهایی که هیچ اولویت‌بندی درستی برای آن‌ها انجام نشده است.
بهبود عملکرد و کسب نتیجه بهتر
مدیریت زمان درست می‌تواند از شتاب زدگی شما در انجام امور بکاهد. هنگامی که شما اولویت‌بندی درستی دارید و می‌توانید امور روزانه خود را به خوبی زمان بندی کنید پس زمان خوب و کافی برای هر یک دارید. این موضوع باعث می‌شود که شما بتوانید زمان کافی روی هر کار بگذارید، تمام تلاش و انرژی خود را برای آن به کار بگیرید و کیفیت انجام امور را به طرز محسوسی بالا ببرید. مدیریت زمان و برنامه ریزی دقیق برای امور از میزان حواس پرتی، استرس و تردید شما در هنگام انجام امور می‌کاهد چرا که شما از قبل برای آن‌ها و زمانی که از شما می‌گیرند به خوبی زمان بندی کردهاید.
افزایش اعتماد به نفس و خودباوری
هنگامی که زمان خود را به درستی مدیریت می‌کنید و در موعد مقرر و با کیفیت عالی کارهایتان را به انجام می‌رسانید اعتماد به نفس شما افزایش می‌یابد. داشتن وقت کافی برای انجام امور روزمره و جلوگیری از انباشت کارها و سردرگمی می‌تواند شما را از هر گونه تنش و اضطراب دور کند. این موضوع به آرامش درونی و حس خودباوری و اعتماد به نفس منجر می‌شود. به صورتی که باور شما به توانایی‌هایتان افزایش می‌یابد و برای تلاش بیشتر انگیزه پیدا می‌کنید. شما با مدیریت زمان خود می‌توانید بهتر و با انگیزه‌تر به فرصت‌های کاری جدید بپردازید و عملکردتان بهبود می‌یابد. هر یک از این مسائل به تنهایی برای افزایش اعتماد به نفس شما کافی است.
پیشرفت‌های شغلی از نتایج مدیریت زمان
شما تنها با مدیریت درست و کارآمد زمان خود و افزایش تلاشتان می‌توانید پیشرفت محسوسی در کارهایتان داشته باشید. این مسئله می‌تواند به بالا رفتن جایگاه شغلی شما و موفقیت در کسب و کارتان منجر شود. مهم نیست که کارمند باشید یا کارآفرین، مدیریت زمان در هر کسب و کار می‌تواند کلید موفقیت و پیشرفت شما باشد. مدیریت و برنامه ریزی دقیق برای زمان محدودی که در اختیار دارید اسباب پیشرفت شما را فراهم می‌کند و شما را از کندی و سستی در کارها دور می‌کند.
تایم هدر رفته روز شما چقدر است؟
آیا تا به حال زمانی که به طور مفید و با تمرکز کامل به انجام امور می‌پردازید را محاسبه کردهاید؟ میدانید که یک فرد عادی که قدرت مدیریت زمان خوبی ندارد و با تکنیک‌های مدیریت هدفمند زمان آشنا نیست چه مقدار از تایم روزانه خود را به صورت تصادفی و ناخواسته هدر می‌دهد؟ تحقیقات نشان می‌دهد شما هر زمان که دست از کار و تمرکز می‌کشید تایم زیادی طول می‌کشد تا دوباره بتوانید به آن شرایط برگردید. به همین دلیل در درجه اول بسیار مهم است که بتوانید زمان کار و استراحت خود را مدیریت کنید. ایجاد وقفه‌های کوتاه در میان امور ضروری که مشغول آن هستید به راحتی می‌تواند زمان زیادی از روز شما را هدر بدهد. بدون توجه به روش‌های اصولی و دقیق مدیریت زمان شما بخش بسیاری از زمان مفید خود را از دست می‌دهید.
این روزها وسایل و تجهیزات زیادی برای ایجاد حواس پرتی در اطراف ما وجود دارند. یکی از مهم‌ترین این موارد شبکه‌های مجازی و گوشی تلفن همراه است. اکثر ما تایم زیادی از روز خود را درگیر تلفن‌های همراهمان هستیم؛ اما مشکل اصلی از آنجایی آغاز می‌شود که ما طبق عادت در میان انجام امور ضروری و مهمی که در طی روز به آن می‌پردازیم تلفن همراه و شبکه‌های اجتماعی را چک می‌کنیم. آیا میدانید پس از هر بار چک کردنتان تلفنتان هر چند به میزان کوتاه چه مقدار زمان صرف می‌شود تا دوباره به همان میزان تمرکز اولیه روی کار برسید؟ تکنولوژی از جمله مواردی است که به راحتی می‌تواند زمان زیادی از روز ما را تلف کند و به هدر بدهد. برای جلوگیری از ایجاد این مشکلات به تکنیک‌هایی برای مدیریت درست زمان خود نیاز دارید.
نقش برنامه ریزی در مدیریت زمان
آیا تا به حال به نقش مهم و تاثیرگذار برنامه ریزی در مدیریت درست زمان فکر کردهاید؟ برنامه ریزی را می‌توان یکی از اثر بخش ترین و مهم‌ترین ارکان مدیریت و تقسیم بندی درست زمان در نظر گرفت. یک برنامه ریزی درست و دقیق به شما کمک می‌کند که هدفمندتر و جهت‌دارتر از قبل حرکت کنید. برنامه ریزی درست شما را در جهت شناخت اولویت‌های کاریتان راهنمایی می‌کند.
شما برای شناخت اولویت‌ها نیاز به یک برنامه ریزی زمانی دقیق و مشخص دارید. در این صورت است که می‌توانید تشخیص دهید چه اموری را باید فوراً و بدون وقفه به انجام برسانید و چه کارهایی در اولویت زمانی شما قرار ندارند. برنامه ریزی درست زمانی، جز به جز کارهایی را که باید در یک بازه زمانی مشخص انجام دهید برای شما مشخص می‌کند. این کار هم از میزان سردرگمی شما می‌کاهد هم به شما کمک می‌کند تا طبق زمان بندی مشخصی حرکت کنید و کمتر به اتلاف وقت و زمان‌های مفید خود برای کار کردن بپردازید.
چرا با کمبود وقت و مشکل مدیریت زمان مواجه می‌شویم؟
قطعاً برای همه‌ی زمان‌هایی بوده که دچار کمبود وقت برای انجام کارها شده‌ایم. روزهایی که احساس می‌کنیم به جای 24 ساعت به مقدار بیشتری زمان برای ساماندهی امورمان نیاز داریم؛ اما جالب است بدانید حسی که ممکن است گاهی به شما دست بدهد برای برخی افراد تکراری و کار هر روز است. حال به نظر می‌آید که این مسئله دلایلی قوی دارد. دلایل متعدد و مختلفی وجود دارد که ما را دچار کمبود وقت می‌کنند. نمی‌توان این علت‌ها را به همه افراد تعمیم داد اما مواردی شایع وجود دارد که بیان آن‌ها می‌تواند به ما کمک کند. چرا که قبل از به کار گیری تکنیک‌های مدیریت زمان نیاز است تا این مسئله را علت یابی کنیم.
برخی علل رایج کمبود وقت:
عدم مهارت در اولویت‌بندی امور
یکی از مواردی که به راحتی ما را دچار کمبود تایم می‌کند عدم مهارت ما در اولویت‌بندی کارهاست. اینکه نمی‌دانیم چه کاری فوری است و اولویت دارد، چه کاری مهم است اما فوری نیست یا کدام کارمان را می‌توانیم به روزهای آینده موکول کنیم. اینکه دقیقاً بدانیم اولویت اول روز ما چیست و در تایم‌های مفیدمان باید کدام امور را بگنجانیم از جمله مهارت‌های اولویت‌بندی هستند. مهارت تصمیم گیری در اولویت‌بندی یکی از مهم‌ترین مهارت‌های مورد نیاز برای همه افراد است. البته توانایی اولویت‌بندی صحیح بسیار سخت و چالش برانگیز است و نیاز به تمرین دارد. شما باید بتوانید برخی امور را به نفع برخی دیگر کنار بگذارید.
عدم توانایی واگذاری به دیگران
یکی از مشکلاتی که معمولاً هم در محل کار با آن مواجه می‌شویم عدم توانایی در واگذار کردن امور به دیگران و تفویض اختیار است. اینکه ما توانایی مدیریت امور را نداریم و نمی‌توانیم برخی از کارها را به دیگران واگذار کنیم. البته این مسئله می‌تواند ناشی از تجربه‌‌های واگذاری ناموفق و نادرست ما باشد. تجربیاتی که در آن‌ها به جای کم کردن باری از دوش خودمان زحمت را دو برابر کرده‌ایم. به این صورت که دچار دوباره کاری پس از سپردن امور به دیگران شده‌ایم. به خاطر داشته باشید که این تفویض اختیار و واگذاری امور به معنای شانه خالی کرد از بار امور نیست. برای مثال اگر شما مدیر یک مجموعه هستید می‌توانید از همکاران خود برای انجام اموری که لزومی به انجام شخصی ندارند کمک بگیرید.
روحیه کمال طلبی و ایده آل گرایی
دسته‌ای دیگر از افرادی که اکثراً با مشکلات کمبود تایم مواجه می‌شوند کمال طلب‌ها و ایده آل گراها هستند. افرادی که برای انجام هر کاری بیش از زمان مورد نیاز برای آن وقت می‌گذارند؛ چرا که نیاز است تا تمام جزئیات رعایت شود و جز به جز کار بدون مشکل و عالی باشد. آن‌ها درجه خوب را قبول ندارد و برای هر کاری بهترین را می‌خواهند، یعنی 100 از 100، نه 80، نه 90 و نه حتی 95 بلکه 100!
برای مثال پیامی که می‌تواند ظرف مدت کوتاهی نوشته و ارسال شود توسط یک کمال طلب تایم زیادی می‌گیرد. این پیام بسیار بیشتر از زمان معمول وقت آن‌ها را می‌گیرد چرا که این افراد باید بارها و بارها از روی پیام بخوانند، آن را ویرایش کنند، جمله بندی‌ها درست کنند و تغییر دهند و یا انواع ایموجی‌ها را برای آن پیام امتحان کنند. نوشتن یک پیام متنی یا یک نامه برای یک فرد کمال طلب اصلاً کار ساده‌ای نیست. همان‌طور که بسیاری از امور دیگر نیز برای او به همین شکل پیش می‌رود. پس این افراد معمولاً با کمبود زمان و مشکلات مدیریت زمان روبرو می‌شوند؛ چرا که بیشتر از حد معمول برای امور روزانه‌ای که گاها بی اهمیت نیز هستند وقت می‌گذارند.
اهمال کاری و عدم توانایی مدیریت زمان
آیا تا به حال چیزی در رابطه با اهمال کاری شنیده‌اید؟ شما هم دچار اهمال کاری هستید؟ اهمال کاری به معنی عقب انداختن کارها و نپرداختن به آن‌ها در زمان مشخص است. اگر شما هم عادت به پشت گوش انداختن و عقب انداختن کارهایتان دارید و زمانی که احساس کنید کاری را در وقت دیگری نیز می‌توانید به انجام برسانید از آن دست می‌کشید شما هم یک اهمال کار هستید.
برای مثال فکر کنید که پروژه‌ای نیمه تمام برای تکمیل و انجام دادن در دست کار دارید. اگر شما یک فرد اهمال کار باشید این پروژه را تا زمانی که امکان آن باشد به عقب می‌اندازید. برای مثال اگر امروز صبح تصمیم به تکمیل آن گرفته‌اید با نگاهی به زمان پیش رو و با توجه به اینکه احساس می‌کنید بعد از ظهر و یا شب نیز برای انجام این کار فرصت دارید تا جای ممکن آن کار را عقب می‌اندازید. شاید یکی از دلایل اهمال کاری تنبلی و سستی در انجام کارها باشد؛ اما همه‌ی افراد اهمال کار لزوماً تنبل نیستند. این مسئله به دلایل مختلفی بروز می‌کند.
حواس پرتی و عدم تمرکز
این را بدانید که هر چقدر ابزارهایی برای پرت کردن حواس و از بین بردن تمرکز در اطراف شما بیشتر باشد، بیشتر دچار کمبود وقت می‌شوید. برای مثال ممکن است شما برای انجام کاری یک ساعت زمان اختصاص داده باشید. در این صورت انتظار دارید که تا پایان آن یک ساعت کارتان انجام شود و به امور دیگر و اولویت‌های بعدی بپردازید؛ اما باید توجه کنید زمانی که شما برای انجام این کار اختصاص داده‌اید با تمرکز کامل و بدون حواس پرتی است.
برای مثال هر یک باری که شما در آن یک ساعت گوشی تلفن همراه خود را چک می‌کنید علاوه بر همان تایم چک کردن، زمانی را نیز برای بازگشت تمرکز از شما می‌گیرد. در کل عدم وجود تمرکز کافی در هنگام انجام امور و حواس پرتی از انواع مختلف می‌تواند شما را به فردی کند در انجام امور تبدیل کند و کارها بیش از آنچه که باید از شما وقت بگیرند. در این صورت شک نکنید که نه می‌توانید طبق برنامه خود پیش بروید و نه زمان را به درستی مدیریت کنید. همین مسائل منجر به کمبود وقت شما در طول روز می‌شود.
تکنیک‌هایی برای مدیریت زمان
در ادامه مقاله می‌خواهیم برخی از فن‌ها و روش‌هایی را برای مدیریت بهتر زمان بررسی کنیم. تکنیک‌هایی که به تعادل روزانه امور شما و سریع و با تمرکز انجام شدن امور کمک می‌کند. این فن‌ها قرار نیست وظایف و امور شما را فشرده کنند تا شما به آن‌ها برسید. بلکه به اولویت‌بندی شما کمک می‌کنند تا بهره‌وری و عملکرد شما بهبود یابد. با اجرای تکنیک‌هایی برای مدیریت زمان می‌توانید یک زندگی متعادل داشته باشید و تایمی از روز خود را به استراحت و تفریحات مورد علاقه نیز اختصاص دهید. مجموعه اصول و قواعدی که در ادامه بیان می‌کنیم در زندگی خود به کار بگیرید و تغییرات محسوسی را در زمان بندی دقیق کارهایتان مشاهده کنید.
زمان هدر رفته خود را شناسایی کنید
این تکنیک یکی از تکنیک‌های مهم برای مدیریت زمان است. شما در این روش یاد می‌گیرید که تایم‌های هدر رفته خود را بازیابید و آن‌ها را مدیریت کنید. برای این کار در ابتدا نیاز است تا زمان و تایم‌های کاری خود را ردیابی کنید. فایده‌ی این کار چیست؟ با این کار شما به راحتی می‌توانید زمان خود را تحلیل کنید و به خوبی متوجه شوید که تایم‌های کاری خود را چطور سپری می‌کنید؟ آیا در میان ساعات مفید روز خود که به امور مهم و با اولویت اختصاص داده‌اید تایم‌های هدر رفته و تلف شده نیز دارید؟ اگر جواب مثبت است این زمان چطور به هدر می‌رود؟ چه ابزارها و تجهیزاتی منجر به حواس پرتی و از دست رفتن زمان شما می‌شوند؟
برای این کار روش‌های مختلفی وجود دارد. برای مثال شما می‌توانید در بازه‌های زمانی مشخص امور انجام شده خود را یادداشت کنید. یعنی در بازه‌های زمانی مشخص تمام امور انجام شده در یک ساعت گذشته را تحلیل کنید. پس از گذشت چند روز می‌توانید به بررسی درستی از زمان‌های هدر رفته خود برسید و به سؤالات بالا پاسخ دهید. روش دیگری که برای این کار وجود دارد استفاده از برنامه‌های ردیابی زمان است. برای مثال برنامه Rescue Time یکی از این برنامه هاست که می‌تواند مقدار زمانی که شما به کار با کامپیوتر صرف می‌کنید محاسبه کند و طبق الگوهای خاصی به شما گزارش دهد. این برنامه‌ها می‌توانند به شما در تعیین الگوی تایم‌های هدر رفته و مدیریت آن‌ها به شما کمک کنند.
بزرگ‌ترین قورباغه را قورت بدهید
احتمالاً شما هم این جمله را شنیده‌اید، اینکه قورباغه خود را قورت بدهید. حال ببینیم این به چه معنی است. قورباغه را قورت دادن به معنای آن است که شما باید سخت‌ترین و طاقت فرسا ترین کاری که باید در طول روز انجام دهید را در اولویت قرار دهید. سعی کنید روز خود را با قورت دادن زشت‌ترین و بزرگ‌ترین قورباغه خود آغاز کنید.
اگر در ابتدای روز با مهم‌ترین و سخت‌ترین کار خود مقابله کنید انرژی بیشتری برای ادامه روز دارید. همچنین مدیریت زمان برای شما بسیار ساده‌تر خواهد بود. این یکی از اثرگذارترین روش‌ها برای زمان بندی صحیح است. به انجام رساندن امور سخت خود در آغاز روز به شما حس موفقیت و انگیزه دو چندان برای ادامه روز می‌دهد. همچنین با این کار شما مفیدترین و کارآمدترین بخش روز خود را به مهم‌ترین اولویت خود اختصاص می‌دهید و برای ادامه‌ی روز برنامه ریزی دقیق‌تری دارید. در شروع روز با وسوسه‌های اهمال کاری مقاله کنید. اگر با چندین قورباغه روبرو هستید باید بزرگ‌ترین آن‌ها را انتخاب کنید.
تکنیک پومودورو برای مدیریت زمان
یکی از تکنیک‌های به ظاهر ساده اما بسیار اثر بخش در مدیریت درست زمان و افزایش تمرکز در کارها تکنیک پومودورو است. اجرای این تکنیک به مرور می‌تواند عادات زمان بندی شما را تغییر دهد. پومودورو تکنیک ساده‌ای است که در ادامه روش اجرای آن را بیان می‌کنیم:
- کاری را که طبق اولویت‌بندی زمان انجامش فرا رسیده را انتخاب کنید.
- یک تایمر تهیه کنید و آن را روی 25 دقیقه تنظیم کنید.
- تمام عوامل و ابزارهای حواس پرتی را از خود دور کنید و با تمرکز کامل به انجام کار مورد نظر بپردازید.
- تا پایان 25 دقیقه با تمام حواستان به کار بپردازید.
- با به صدا درآمدن تایمر از کار دست بکشید، حتی اگر در میانه‌ی انجام کار هستید، آن را کنار بگذارید.
- 5 دقیقه کامل به استراحت بپردازید. می‌توانید چیزی بخورید، دراز بکشید و یا گوشی تلفن همراه خود را چک کنید.
- رأس پایان 5 دقیقه به استراحت خاتمه دهید و دوباره تایمر خود را برای 25 دقیقه آینده کوک کنید.
- این چرخه را تا 4 مرتبه اجرا کنید و سپس 15 الی 30 دقیقه به خود استراحت بدهید.
تکنیک پومودورو توسط یک پژوهشگر و کارآفرین ایتالیایی ابداع شده است. پژوهشگری که معتقد بود برای انجام یک کار یا وظیفه‌ی بزرگ نیاز است تا آن را به اهداف کوچک‌تری تبدیل کنیم تا بتوانیم تمرکز کافی را برای انجام آن به عمل بگیریم.
این تکنیک یکی از کارآمدترین زمان بندی‌ها برای شماست. پومودورو به درستی توازن بین استراحت و فعالیت شما را برقرار می‌کند و این مسئله در سطح انرژی شما در طول روز مؤثر است. پس از گذشت مدتی از اجرای این تکنیک، بهره‌وری شما به طرز محسوسی افزایش می‌یابد.
تکنیک مدیریت زمان ماتریس آیزنهاور
آیزنهاور یکی از رئیس جمهورهای سابق ایالات متحده امریکا بود. او برای مدیریت و اولویت‌بندی امور خود تکنیکی داشت که این تکنیک به نام او معروف شده است. این تکنیک بهترین روش را برای استفاده درست از زمان و اولویت‌بندی صحیح امور را به ما می‌آموزد. آیزنهاور امور پیش روی خود را به دو دسته تقسیم بندی می‌کرد. امور فوری و امور مهم. امور فوری آن دسته از اموری هستند که شما باید سریعاً برای انجام آن‌ها اقدام کنید، این امور شاید مهم نباشند؛ اما برای انجام آن‌ها دچار محدودیت زمانی هستید. کارهای مهم اما آن دسته از کارهایی هستند که شما با محدودیت زیادی از لحاظ زمانی برای انجام آن‌ها در یک روز مواجه نیستید اما این امور برای اهداف بلند مدت شخصی و سازمانی ما اثرگذار هستند.
آیزنهاور در این زمینه جمله‌ای معروف داشت که در یکی از سخنرانی‌های بین المللی به آن اشاره کرده بود: مسائل پیش روی من دو دسته هستند. امور فوری و امور مهم. فوری‌ها مهم نیستند و مهم‌ها هم هیچ‌گاه فوری نیستند!
حال ببینیم که ما چطور می‌توانیم این تکنیک را برای اولویت‌بندی صحیح امور خود به کار بگیریم.
تکنیک آیزنهاور و مراحل آن:
- در ابتدا باید لیست کاملی از تمام امور پیش رویتان تهیه کنید. این لیست شامل تمام پروژه‌های روز شما از جمله کارهای بی اهمیت و نه چندان ضروری است.
- موارد موجود در این لیست را در چهار دسته تقسیم بندی کنید. مهم و فوری، مهم ولی غیر فوری، غیر مهم ولی فوری، غیر مهم و غیر فوری!
حال به هر دسته به طور جداگانه می‌پردازیم:
- کارهای مهم و فوری: این امور از آن دسته از اموری هستند که هم از نظر زمانی هم از نظر اهمیت در اولویت هستند. باید سعی کنید با پیش‌بینی امور و تخمین تایم و افزایش مهارت در این رابطه میزان اموری که در این دسته قرار می‌گیرند را کاهش دهید.
- کارهای مهم ولی غیر فوری: اولویت دومی که باید به آن بپردازید کارهای مهم ولی غیر فوری هستند، این کارها از جمله فعالیت‌هایی هستند که اثرات بلند مدت و مفیدی بر زندگی شما دارند. برای مثال آموزش یک مهارت جدید را می‌توان در دسته‌ی این امور قرار داد.
- کارهای غیر مهم ولی فوری: این دسته از جمله اموری هستند که می‌توانید آن‌ها را به دیگران واگذار کنید و یا اگر برنامه‌ی فشرده‌ای دارید می‌توانید آن‌ها را به روز دیگری موکول کنید. برای مثال یک قرار دوستانه در یک ساعت مشخص امری غیر مهم اما فوری است.
- کارهای غیر مهم و غیر فوری: کارهای غیر مهم و غیر فوری از آن دسته از اموری هستند که نه برای ما ضرورت زمانی دارند و نه اثرگذاری خاصی بر زندگی ما دارند. معمولاً اکثر امور بیهوده‌ای که منجر به تلف شدن وقت ما می‌شوند در دسته کارهای غیر مهم و غیر فوری قرار می‌گیرند. مانند چک کردن شبکه‌های اجتماعی برای دیدن روزمرگی‌های دیگران!
محدودیت زمانی یا ضرب العجل تعیین کنید
احتمالاً شما هم به این مسئله دقت کردهاید. اینکه هر چقدر برای کاری زمان اختصاص دهید ذهنتان آن کار را به همان اندازه طول می‌دهد! برای مثال شما ممکن است برای کاری که تنها یک ساعت از شما زمان می‌گیرد پنج ساعت زمان تعیین کنید. طبق تجربه آن کار به همان میزانی که برایش تعریف کردهاید، یعنی پنج ساعت زمان می‌برد. پس به شما توصیه می‌شود که برای کارهایتان ضرب العجل‌های مناسب تعیین کنید. در این صورت تمرکز شما برای انجام کار بالا می‌رود و شما تلاش می‌کنید که آن کار را در موعد مقرر به پایان برسانید.
سعی کنید مدت زمان انجام کارها را کاهش دهید حتی اگر ضروری و فوری نیستند. بدین صورت ذهن خود را مجبور به تمرکز می‌کنید و این تمرینی برای مدیریت زمان و افزایش تمرکز است. برای مثال اگر همیشه برای کاری 30 دقیقه زمان در نظر می‌گرفتید این بار این کار را با تنظیم یک تایمر به 15 دقیقه کاهش دهید و تلاش کنید در طول آن 15 دقیقه کار را به اتمام برسانید.
کلام پایانی
مدیریت زمان و زمان بندی درست برای انجام امور روزانه یکی از دغدغه‌هایی است که بسیاری از افراد با آن روبرو هستند. افراد زیادی آرزو دارند که روزشان از 24 ساعت بیشتر بود تا به همه امور روزمره خود برسند و زمانی را نیز به تفریح و استراحت تخصیص بدهند. اما همه‌ی ما میدانیم که این کار ممکن نیست. تنها راه حل برای رسیدن به این هدف و ایجاد تعادل در کار و زندگی استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان است.
ما در این مقاله‌ی دانشگاه کسب و کار تلاش کردیم تا روش‌ها و تکنیک‌هایی را برای مدیریت بهتر زمان به شما معرفی کنیم. امیدواریم که با استفاده از این تکنیک‌ها نهایت استفاده از زمان خود را ببرید و عملکرد خود را بهبود ببخشید. خوشحال می‌شویم اگر شما نیز راهکارهایی را برای مدیریت زمان به تکنیک‌های دانشگاه کسب و کار اضافه کنید.
