مدیریت دانش علمی است که در مدت زمان خیلی کم توانست محبوبیت زیادی بین مردم و سازمانها پیدا کند. این علم برای اولین بار در سال ۱۹۹۰ رونق پیدا کرد. اکنون شرکت‌ها و سازمانها بیشتر از این علم برای اشتراک گذاری داده‌های جمع آوری شده استفاده می‌کنند.
شرکت‌ها و سازمانها تلاش می‌کنند تا از طریق مدیریت دانش، دسترسی به اطلاعات شرکت را برای کارکنان آسان سازند. این دانش باعث می‌شود آزمون و خطا در شرکت و سازمان از بین برود و هر فرد و یا سازمان با اشتراک گذاری دانش خود برای فرد و یا سازمان دیگر باعث ارتقا یافتن و بروز شدن دانش مورد نظر شود. برای آشنایی بیشتر با این علم همراه من در دانشگاه کسب و کار باشید.
تعریف مدیریت دانش
اگر بخواهیم تعریف کلاسیک مدیریت دانش را در یک خط بیان کنیم، می‌توانیم اینگونه بگویم که: مدیریت دانش فرآیند جذب، توزیع و استفاده موثر از دانش است. این تعریف برای اولین بار در سال ۱۹۹۴ توسط توماس داونپورت انجام شد.
ریشه‌های مدیریت دانش
برای اولین بار از مدیریت دانش در بحث مشاوره مدیریتی استفاده شد. زمانی که اینترنت وارد دنیای تکنولوژی و فناوری شد، یکی از سازمانها از ایده‌ای رو نمایی کرد که باعث بوجود آمدن انقلابی در صنعت جدید شد و آن استفاده از اینترانت بود. مشاوران سازمان پیشنهاد دادند تا از طریق اینترانت بتوانند به کل سازمان دسترسی پیدا کنند و یک محیط ارتباطی امن داشته باشند.
پس از اینکه این سازمان توانست بستر مناسب برای داشتن اینترانت را فراهم کند و نتیجه مثبت آن را مشاهده کند، تصمیم گرفت تا از طریق ارائه این ایده به سازمان‌هایی که هم سیستم پیچیده‌تری داشتند و هم بزرگتر بودند، کسب درآمد کند. این سازمان با انتقال دانشی که کسب کرده بود توانست به درآمد برسد و هم این دانش را نام گذاری کند. اینگونه بود که از مدیریت دانش برای اولین بار رو نمایی شد.
سازمان‌های اولیه که این نوع مدیریت را فرا گرفته بودند، به سرعت اصول و تکنیک‌های این سبک از مدیریت را در سایر سازمانها و انجمن‌های حرفه‌ای منتشر کردند. باید گفت که مدیریت دانش در زمان بندی بسیار مناسب رونق پیدا کرد. زیرا اشتیاق به سرمایه گذاری سازمانها بر روی سرمایه‌های فکری افراد بیشتر شده بود. به این صورت که سازمانها متوجه شدند اگر به افرادی که دارای خلاقیت هستند بها داده شود، می‌توانند از آن‌ها به نفع شرکت خودشان استفاده کنند.
تاثیر مدیریت دانش بر سازمانها
همینطور که در مبحث قبلی به آن اشاره کردیم، سازمانها تمایل بیشتری پیدا کرده‌اند تا بر سرمایه فکری و یا خلاقیت افراد سرمایه‌گذاری کنند. بنابراین بیشتر سازمانها نیاز اساسی به مدیریت دانش پیدا کرده‌اند. نتایج مثبتی که از نظام مدیریت دانش برای حفظ مزیت رقابتی در همه سازمانها انجام شده است، نشان می‌دهد که این سازمانها موفق به حفظ و تثبیت اثر مدیریت دانش بر سازمان خود شده‌اند.
در عصر جدیدی که دانش یک عامل کلیدی در بحث رقابتی میباشد، آنقدر طول عمر کمی پیدا کرده است که مدیریت موثر آن یکی از مسائل ضروری برای حفظ و ثبات آن شده است. مدیریت دانش نظامی است که به سازمان کمک می‌کند تا بتواند تکنیک‌های رقابتی خودش را در محیطی که رقابت در آن بسیار بالا میباشد، حفظ کند.
هدف از مدیریت دانش چیست؟
هدف مدیریت دانش این است که از طریق تولید، حفظ و نشر دانشی که وجود دارد، بتواند کارمندان سازمان را بطور صحیح و اصولی آموزش دهد. زمانی که کارکنان یک سازمان و یا یک شرکت بطور اصولی آموزش ببینند، می‌توانیم شاهد افزایش کارایی و بهبود عملکرد در همه جنبه‌ها سازمان باشیم.
این سبک از مدیریت افرادی که دارای علوم خاصی هستند را تشویق می‌کند تا دانش خود را با افرادی که مشتاق علم آموزی هستند به اشتراک بگذارند. این کار باعث می‌شود تا دانش بروز و آپدیت باشد. شما سازمانی را تصور کنید که چندین سال پیش بر سر یک موضوع علمی تحقیق می‌کرد و دانش خوبی کسب کرده است؛ ولی با گذر زمان این دانش تغییراتی پیدا کرد. حالا نیاز است تا سازمان از طریق دریافت اطلاعات جدید موضوع مورد تحقیقش دانش خودش را ارتقا دهد.
بنابراین یکی از اهدافی که مدیریت دانش دارد این است که دوباره کاری‌ها را حذف کند و هدف دیگر این سبک از مدیریت این است که سبک آگاهی و دانش کارکنان یک سازمان را بالا ببرد تا این سازمان بتواند بیشترین بهروری را از کارکنان خود داشته باشد. همچنین مدیریت دانش به مدیران یک سازمان سبک‌های مختلفی از استراتژی را می‌آموزد. تا این مدیران از طریق این استراتژی‌ها بتوانند سازمان خودشان را به شکلی هدفمند راهنمایی کنند.
اهمیت مدیریت دانش در سازمانها
در ابتدا بهتر است بدانید که استفاده از مدیریت دانش مخصوص سازمان‌های خاص نیست و تمام سازمانها می‌توانند از این دانش استفاده کنند. تمام سازمانها اعم از سازمان‌هایی که در امور خیریه فعالیت دارند و همچنین سازمان اطلاعاتی و نظامی به علم مدیریت دانش نیاز دارند تا بتوانند فعالیت‌هایشان را ارتقا و بهبود بدهند.
شما یک سازمان را تصور کنید که خدماتی را ارائه می‌کند. برای اینکه خدمات این سازمان به مرحله نهایی برسد، نیاز است تا تمام تکه‌های پازل سازمانش را در کنار هم بچیند. به این صورت که از تمام دانش‌های مختلف سازمانش استفاده کند. برای اینکه طرح نهایی خدمات آماده شود نیاز است تا رهبران این سازمان شبکه‌ای ایجاد کنند که بتوانند تمام مراحل تولید، حفظ، اشتراک گذاری و تکامل دانش را در سازمان پیاده کنند. اینکار باعث می‌شود تا تمام قطعات پازل کنار هم قرار بگیرند و محصول و خدمات نهایی تکمیل شود.
برای اینکه محصول و خدمات نهایی یک سازمان با کیفیت بالاتری عرضه شود، نیاز است تا تمام کارکنان یک سازمان به دانشی در سازمان درجریان است دسترسی داشته باشند، می‌توانند نظرات و پیشنهادهای خودشان را آزادانه بیان کنند. اینکار باعث بهبود یافتن روش‌های انجام کار و بهبود فرایند سازمان می‌شود. مدیریت دانش به این دلیل در سازمان اهمیت دارد که بخش‌هایی که در سازمان به صورت همگانی میباشد را در دسترس سایر اعضای سازمان قرار می‌دهد. نتیجه این کار بهبود یافتن آموزش و درنیجه بالاتر رفتن بهره‌وری میباشد.
فواید مدیریت دانش
باتوجه به توضیحاتی که تا این بخش ارائه کردیم باید تا حدودی به فایده مدیریت دانش پی برده باشید. برای اینکه آگاهی شما در رابطه با مدیریت دانش افزایش یابد باید بگوییم که دانش یکی از بزرگترین و با ارزش‌ترین دارایی‌های یک سازمان میباشد. شاید با این دیدگاه مخالف باشید؛ زیرا این دیدگاه یک دیدگاه ساختار شکن و جدید میباشد. در دنیایی که ما در آن زندگی می‌کنیم، دانش و اطلاعات وسیع مانند اکسیژن سطح تمام دنیا را پوشانده است. بنابراین اهمیت تولید و دانش کارآمد و همچنین اشتراک این دانش در سازمان از اهمیت بسیار بالایی برخوردار میباشد.
سازمانها بدون دانش نمی‌توانند از منابع موجود و در دسترس خود به خوبی استفاده کنند. سازمانها می‌توانند از طریق آگاهی از علم مدیریت دانش با مشتریان خود برخورد بهتری داشته باشند، به تغییرات بازار آگاه باشند و بتوانند عکس العمل سریع‌تری از خودشان نشان دهند. همینطور می‌توانند از طریق این مدیریت محصولات و خدمات جدیدتری به بازار عرضه کنند. اگر بخواهم خلاصه ای از مطالب بالا را بگوییم به این صورت است:
- مدیریت دانش باعث افزایش خلاقیت و نوآوری در سازمان می‌شود.
- به فرآیند تصمیم‌گیری، خلاقیت، برنامه ریزی و تجزیه تحلیل کمک زیادی می‌کند.
- باعث می‌شود نیرویی پویا در سازمان بوجود بیاید که باعث به جلو رفتن و پیشرفت سازمان می‌شود.
- باعث می‌شود آزمون و خطا و دوباره کاری در سازمان ازبین برود و در وقت و هزینه صرفه جویی شود.
- باعث ارتقا ارتباطات درون سازمانی می‌شود.
- باعث افزایش بهره‌وری در سازمان می‌شود.
فرآیند مدیریت دانش به چه صورت است؟
پس از اینکه با فواید و اهمیت مدیریت دانش آشنا شدیم بهتر است با فرآیند آن نیز آشنا شویم. در این بخش به شما می‌گوییم که چگونه می‌توانیم مدیریت دانش را در سازمان به کار بگیریم.
- اولین قدم این است که شما منابعی که در سازمان دارید را پیدا کنید. این منابع در سازمانها متفاوت است و به نوع فعالیت سازمان مربوط می‌شود. معمولا منابع سازمان را می‌توانیم در بخش‌های دامنه تجارت، بخش مشتریان و فروش و همینطور حوزه‌ای که سازمان در آن فعالیت می‌کند شناسایی کنیم.
- دانشی که کسب کرده‌ایم را ذخیره کنیم. برای ذخیره سازی دانش نیاز است تا آن دانش را طبقه بندی و در آخر ذخیره کنیم.
- پس از اینکه دانش خود را ذخیره کردیم نیاز است تا آن را ارزیابی کنیم. ارزیابی و حذف موارد کم اهمیت باعث می‌شود بخش‌هایی که بیشتر و بهتر می‌توانند به سازمان کمک کنند جدا شوند و در اختیار واحدهای مختلف سازمان قرار گیرند.
- مرحله آخر اشتراک گذاری دانش میباشد. هدف مدیریت دانش این است که تمام اعضای یک سازمان بتوانند به دانشی که در سازمان وجود دارد و تولید شده، دسترسی پیدا کنند. برای اینکه این هدف تیک بخورد نیاز است تا سازمانها برنامه‌ها آموزشی در سازمانها خود داشته باشند.
مدیریت دانش در حوزه‌های مختلف
سازمانها می‌توانند از طرق مختلف کسب دانش کنند. این اطلاعات ممکن است از طریق مشتریان و یا تامین کنندگان بدست بیاید و یا از طریق مدیران و یا کارکنان سازمان کسب شود. سازمانها می‌توانند با استفاده تحلیل و بررسی‌هایی که مشتری راجع به محصولات و خدمات سازمان دارد، محصولاتش را ارتقا دهد و به سمت نیاز مشتری سوق دهد. همچنین با شناخت توانایی های افرادی که داخل سازمان فعالیت می‌کنند می‌توانیم عملکرد بهتری در مدیریت منابع انسانی داشته باشیم. از طرفی با جمع آوری نظرات مشتریان در رابطه با محصولات و خدمات فروش رفته، می‌توانیم محصولات سازمان را ارتقا دهیم.
راه‌های مختلفی وجود دارد که ما می‌توانیم با استفاده از آن‌ها باعث ارتقا خدمات و محصول و همچنین عملکرد بهتر سازمان شویم. ولی با این حال جمع آوری، تحلیل، اشتراک گذاری و به کارگیری دانش یک بخش بسیار حساس و سخت در مدیریت دانش است. بنابراین سازمانها باید اهمیت بسیار زیادی به مدیریت دانش و طرز استفاده از آن بدهند. به این دلیل که مدیریت دانش در تمام بخش‌های یک سازمان تاثیر گذار است و اگر بخشی بطور درستی عمل نکند بازده نهایی سازمان پایین می‌آید.
مدیریت دانش و قدرت پاسخگویی آن به تغییرات
سازمانها چه خصوصی و چه دولتی نسبت به دهه‌های قبل دستخوش تغییرات زیادی شده‌اند. سازمانها در گذشته یک محیط ثابت و بدون تحرک داشتند و هیچ نوع خلاقیت و ابتکاری در سازمان صورت نمی‌گرفت. ولی با گذر زمان و با رشد قدرت بازاریابی و افزایش توقع مشتریان، سازمانها به یک محیط پویا و پر جنب و جوش تبدیل شدند.
بنابراین در زمان حال نیاز است تا سازمانها انعطاف و خلاقیت بیشتری در تمام واحدهای خود داشته باشند. همچنین سازمانها نیاز است تا دانشی که در سازمان در جریان است را شناسایی و حفظ کنند و از این دانش بطور کامل استفاده بهینه کنند. بنابراین مدیریت دانش در کنار تغییرات می‌تواند نقش بسیار سازنده‌ای در سازمان داشته باشد.
اکنون سازمانها به این موضوع آگاهی دارند که برخی از منابع و دانشی که در سازمان وجود دارد، از طریق تجربه‌های افراد و کارکنان داخل سازمان بدست آمده است و در هیچ منابعی نمی‌توان این دانش ارزشمند را کسب کرد. بنابراین نیاز است تا رهبران سازمان با توجه و اهمیت خاصی که به این افراد با تجربه نشان می‌دهد سعی کند تا آن‌ها را در سازمان نگهدارند.
نرم افزار ERP
نرم افزار مدیریت منابع انسانی ERP مخفف کلمه Enterprise resource planning میباشد و به معنای برنامه ریزی منابع سازمانی است. این نرم افزار امروزه برای بسیاری از سازمانها و کسب و کارها ابزاری شناخته شده میباشد و سرعت استفاده از این نرم افزار نسب به قبل افزایش چشم گیری داشته است.
یکی از مهم‌ترین و اصلی‌ترین بخش این نرم افزار این است که سیستم مدیریت دانش در آن تعریف شده است. این نرم افزار سیستمی بسیار پیشرفته دارد که در لحظه تمامی دانشی که به سازمان وارد می‌شود را جمع آوری، شناسایی و تحلیل می‌کند و در اختیار اعضای سازمان می‌گذارد. این سیستم به تمامی بخش‌های سازمان دسترسی دارد و در صورت ایجاد نیاز کارکنان به یک موضوع، اطلاعات مورد نیازشان را در اختیار کارکنان می‌گذارد.
سخن آخر
اگر به سازمان‌های موفق و یا شکست خورده نگاه کنید، یک علت پنهان برای شما آشکار می‌شود و آن سبک مدیریتی آن‌هاست. یک کشور را چندین سازمان اداره می‌کند. اگر این سازمانها بتوانند به درستی از مدیریت دانش استفاده کنند می‌توانند رشد پیدا کنند و یک کشور را توسعه و رشد دهند.
با بررسی عمیق در عملکرد سازمان‌های شکست خورده می‌توانیم به این واقعیت برسیم که این سازمانها هیچ‌گاه از تجربیات و اشتباهات رهبران قبلی درس نگرفته‌اند و خودشان تمایل داشتند تا تمام مسائل را تجربه کنند. این تصمیم و این کار باعث شد که زمان و نیروی زیادی در سازمان از دست برود و عملکرد سازمان شکست بخورد. مقاله مدیریت دانشی که در دانشگاه کسب و کار مطالعه کردید برای شما چندین موضوع مهم را شفاف سازی کرد.
اول اینکه سعی کنید از تجربه‌های دیگران استفاده کنید. دوم با بررسی نظرات دیگران راجع به محصول و خدماتی که به بازار ارائه می‌کنید، سعی کنید محصول خودتان را ارتقا دهید و در آخر توانایی افرادی که برای شما کار می‌کنند را بشناسید و با سرمایه گذاری روی اینطور افراد سازمان و کسب و کار خودتان را ارتقا دهید. ممنون که تا اینجا همراه ما در دانشگاه کسب و کار بودید. امیدواریم از این موضوع علمی لذت برده باشید و بتوانید از این دانش در جهت پیشرفت خودتان از آن استفاده کنید.
