ارتباطات در دنیای امروزی به عنوان یک عنصر اساسی در تعاملات انسانی، نه تنها امکان انتقال اطلاعات را فراهم می‌آورد بلکه سازوکاری برای فهم و هماهنگی بیشتر بین افراد و گروه‌ها فراهم می‌کند. با بهبود مهارت‌های ارتباطی، می‌توان تداوم و توسعه روابط فردی و حرفه‌ای را تسهیل کرد و به موفقیت فردی و سازمانی کمک شایانی نمود.
همچنین امروزه که پویایی و پیچیدگی ارتباطات به سرعت در حال افزایش است، دانش و مهارت در ارتباطات از اهمیت بسیاری برخوردار است.
همچنین عدم داشتن ارتباطات مناسب ممکن است برای سایرین مشکلاتی را بوجود بیاورد. برای مثال ممکن است شما با مشکلاتی مانند عدم رسیدن به موعد مقرر برای پایان کار، تعویق در انجام کارها، دریافت ایمیل‌های نامفهوم، بی‌نظمی در انجام وظایف، درگیری بین اعضا، برنامه‌ریزی روزانه ضعیف، تاخیر در پاسخ به همکاران یا مدیر یا مشتریان یا تاخیر مشتریان در ارائه بازخوردها در سازمان مواجه شوید.
این مشکلات بسیاری از ارتباطات ناکارآمد ناشی می‌شوند. ارتباطات ناکارآمد مدت‌هاست یکی از مشکلات بزرگ در سازمان‌ها و شرکت‌ها بوده است. اما سوال همیشگی این است که چگونه می‌توان ارتباطات را بهبود بخشید؟
بنابراین می‌توان متوجه شد که ارتباط موثر اساسا به توانایی برقراری ارتباطاتی است که باعث فهم و هماهنگی بهتر بین افراد می‌شود. مهارت‌های ارتباطی موثر شامل توانایی‌هایی مانند گوش دادن فعال، ارسال پیام‌های واضح و دقیق، قدرت برقراری ارتباطات بین فردی و گروهی، و ایجاد روابط مثبت و مفید با همکاران و مشتریان است.
برای بهبود مهارت‌های ارتباطی موثر، می‌توانید از روش‌های مختلفی استفاده کنید که در این مقاله در دانشگاه کسب و کار بطور کامل به آن می‌پردازم. اگر شما هم با چالش‌های برقراری ارتباط مواجه هستید، مطالعه این مقاله در دانشگاه کسب و کار را از دست ندهید.
منظور از ارتباطات چیست؟
تعریف‌های مختلفی از ارتباط وجود دارد که هرکدام نکات مهمی را درباره این مفهوم روشن می‌کنند.
به نقل از گوگل، ارتباط به معنای انتقال یا تبادل اطلاعات با دیگران از طریق صحبت‌کردن، نوشتن یا با استفاده از رسانه‌های دیگر است.
این تعریف به ما می‌گوید که ارتباط یک فرآیند است که در آن اطلاعات و ایده‌ها بین افراد به اشتراک گذاشته می‌شوند، مهمترین ابزارهای آن شامل صحبت کردن و نوشتن است.
از طرفی دیگر دیکشنری Merriam-Webster ارتباط را به عنوان فرایندی تعریف می‌کند که از کلمات، صداها، علائم یا رفتارها برای بیان یا انتقال اطلاعات، ایده‌ها، افکار و احساسات با دیگران استفاده می‌شود. این تعریف بیشتر به جنبه‌های گوناگون ارتباط اشاره دارد؛ از جمله ارتباطات کلامی، غیرکلامی و حتی ارتباطات ناتوانمندان.
به طور کلی، هر دو تعریف ارتباط را به عنوان یک روش برقراری ارتباط بین افراد و گروه‌ها توصیف می‌کنند که به کمک زبان، علایم، رفتارها یا رسانه‌ها انجام می‌شود. ارتباطات موثر واحدی اساسی است که انسان‌ها را در تعاملاتشان با یکدیگر و در جوامع کمک می‌کند تا اطلاعات، احساسات، و ایده‌ها را به بهترین شکل ممکن به اشتراک بگذارند.
تعریف دیگری از ارتباطات از دید افلاطون
افلاطون، فیلسوف یونانی، اولین دانشمندی است که درباره ارتباطات سخن گفته است که این مسئله به بیش از 2300 سال پیش برمیگردد.
افلاطون در کتاب «علم معانی بیان» ارتباط را به‌عنوان جستجو برای دستیابی به کلیه وسایل و امکانات موجود برای ترغیب و اقناع دیگران تعریف می‌کند.
در این تعریف از افلاطون فرد برقرار کننده ارتباط با هر راه و روشی که ممکن است، مخاطب خود را تحت تاثیر و نفوذ خود در می‌آورد و نظر و عقایدش را به او می‌قبولاند. ویلبر شرام نیز در کتاب «زندگی و اندیشه پیشتازان علم ارتباطات» که اولین بار در آن. از کلمه «ارتباط» (Comunicare) استفاده شده است،. می‌گوید که ریشه‌ی این لغت از کلمه‌ی لاتین Communis گرفته شده است. communis به معنای تفاهم و اشتراک فکر نیز ترجمه می‌شود. بنابراین، ارتباط به معنای اشتراک فکر و تفاهم در اندیشه با دیگران است.
مفهوم واقعی ارتباط با توجه به ریشه‌ی لاتین آن، در میان گذاشتن و تقسیم کردن است. ارتباط فقط یک فرستنده فعال و یک گیرنده انفعالی نیست، بلکه بازخورد یا فیدبک (Feedback) دومین شخص که تغییر دهنده طرز تفکر اولین شخص است، نیز به حساب می‌آید. در واقع، اشتراک فعال تمام افراد ذی‌نفع در این روند ارتباطات ضروری است. ارتباط در این حالت به صورت یک چندبعدی با فیدبک در می‌آید.
به طور خلاصه، ارتباط را می‌توان جریانی چندسویه دانست که طی آن دو یا چند نفر به تبادل افکار، نظریات، احساسات و حقایق می‌پردازند که از طریق بکارگیری علایمی و پیام‌هایی که معنایش برای آنها قابل درک است، اقدام به برقراری ارتباط می‌کنند. بنابراین، هرگونه انتقال پیام بین فرستنده و گیرنده ارتباط محسوب می‌شود. بدون توجه به اینکه فرستنده انسان باشد یا یک دستگاه مکانیکی.
منظور از ارتباطات موثر چیست؟
در دنیای امروز، ارتباط موثر برای مدیریت کارآمد و بهبود روابط صنعتی امری حیاتی و مهم است.با رشد فناوری اطلاعات، افزایش ارتباطات از راه دور و پیچیدگی بیشتر در فعالیت‌های تولیدی، اهمیت برقراری ارتباطات در سازمان‌های بزرگ و کوچک بیشتر از پیش افزایش یافته است. مدیران اجرایی شرکت باید در توانایی برقراری ارتباط موثر با مافوقین خود، همکاران در بخش‌های دیگر، و زیردستان قوی باشند. این ارتباطات موثر افراد را تشویق می‌کند تا عملکرد خوبی داشته باشند و توانایی‌های خود را به بهترین شکل ممکن به خدمت سازمان بگذارند.
برقراری ارتباط موثر به مدیران اجرایی این امکان را می‌دهد که روابط عملکردی خود را بهبود دهند، همکاری‌های موثرتری را با تیم‌های مختلف برقرار کنند و از امکانات و منابع سازمان به بهترین شکل استفاده کنند. در نتیجه، با توجه به این توانایی‌های ارتباطی، عملکرد و بهره‌وری سازمان افزایش می‌یابد و روابط صنعتی بهبود می‌یابد. بنابراین، مدیران اجرایی نیاز دارند تا مهارت‌های ارتباطی خود را بهبود دهند و از این طریق بتوانند تاثیر مثبت خود را بر روی سازمان و روابط صنعتی تسهیل کنند.
مراحل و فرآیند برقراری ارتباط موثر
برقراری ارتباط به فعالیت‌هایی گفته می‌شود که با هدف برقراری ارتباط موثر انجام می‌شوند و شامل عناصری همچون فرستنده، گیرنده، رمزگذاری و رمزگشایی پیام است. راه‌های گسترده‌ای برای برقراری ارتباط با توجه به نوع ارتباط و پیغام مورد نظر وجود دارد. این پیغام می‌تواند به شکل‌های مختلفی از جمله فایل صوتی، تصویری، نوشتاری، فکس یا زبان بدن منتقل شود. هدف کلی برقراری ارتباط شامل ارائه، به‌اشتراک‌گذاری و آموزش ایده‌ها یا اطلاعات به فرد یا گروه مقابل است. برای بهترین نتیجه‌گیری، فرستنده باید بهترین روش ارتباطی را انتخاب کرده و از راه‌های مناسب برای ارتباط با گیرنده استفاده کند.
عناصر تشکیل دهنده ارتباط موثر
همینطور که گفتم فرایند ارتباطات تحت تاثیر عوامل داخلی و خارجی مختلف قرار دارد که بر روی آن تاثیر می‌گذارند. این عوامل می‌توانند شامل عوامل داخلی نظیر مهارت‌ها، دانش، انگیزه، ویژگی‌های شخصیتی، وضعیت روحی و سلامتی شخص و همچنین عوامل خارجی مانند فرهنگ، زبان، تکنولوژی، محیط اجتماعی و اقتصادی باشند.
این تنوع عوامل می‌تواند تاثیر مستقیمی بر فرایند برقراری ارتباط داشته باشد. به عنوان مثال، مهارت‌ها و دانش فرستنده و گیرنده در درک و انتقال پیام تاثیر گذار است. همچنین، ویژگی‌های شخصیتی و وضعیت روحی می‌توانند به عنوان عواملی باشند که نحوه تعامل و ارتباط را تحت تاثیر قرار می‌دهند.
در عین حال، عوامل خارجی مانند محیط فرهنگی و اجتماعی می‌توانند باعث تغییر در نحوه تفسیر پیام‌ها و ارتباطات شوند. از سوی دیگر، تکنولوژی و وسایل ارتباطی نیز نقش مهمی در شکل‌گیری روند ارتباطات دارند، زیرا به شکل وسایل و روش‌های ارتباطی ما را محدود یا گسترده می‌کنند. بنابراین، روند ارتباطات می‌تواند به عنوان یک پدیده پویا و تحت تاثیر مستمر عوامل داخلی و خارجی در حال شکل‌گیری باشد که درک دقیق این عوامل و تاثیر آنها می‌تواند به بهبود و بهینه‌سازی فرایند‌های ارتباطی کمک کند. اما عناصر مهم‌تری وجود دارند که در برقراری ارتباطات تاثیر بسزایی دارند که شامل موارد زیر می‌باشند:
- بستر
- فرستنده
- ایده‌ها
- واسطه
- رمزگذاری
- گیرنده
- بازخورد
منظور از بستر در ارتباطات چیست؟
بستر به شرایطی اطلاق می‌شود که مقدمه و تنظیمات یک بیانیه یا ایده را تشکیل می‌دهد.این بستر شامل عوامل مختلفی است که در آن ارتباطات صورت می‌گیرد. از جمله فرهنگ فردی، سازمانی و حتی ملی که در آن تعاملات رخ می‌دهد. همچنین، این بستر شامل محرک‌های بیرونی متعددی نیز می‌شود که شامل نظرات، نگرش‌ها، احساسات، علایق و عدم علاقه، تجربیات، سطح تحصیلات و حتی اعتماد به نفس افراد است. این عوامل بیرونی همراه با یکدیگر بر روی شیوه‌ی ارتباط افراد با اطلاعات و ایده‌ها تاثیر گذار هستند.به عبارت دیگر،
محیط و شرایطی که افراد در آن به ارتباط می‌پردازند، به عنوان بستر ارتباطی عمل می‌کند که الگوها و نحوه‌ی تفکر و انتقال اطلاعات را تحت تاثیر قرار می‌دهد.
به‌طور مثال، ارتباطات در یک محیط سازمانی متفاوت از ارتباطات در یک محیط خانوادگی یا فرهنگی خواهد بود. عواملی همچون احساسات فردی، تجربیات گذشته، سطح تحصیلات و تعاملات اجتماعی نیز نقش مهمی در این بستر دارند. بنابراین، درک دقیق از این بستر و عوامل موثر در آن، می‌تواند به بهبود روند و کیفیت ارتباطات و انتقال ایده‌ها و اطلاعات کمک کند.
منظور از فرستنده در ارتباطات چیست؟
فرستنده فردی است که به عنوان «رمزگذار» نیز شناخته می‌شود، این شخص پیام‌ها را به اشتراک می‌گذارد و از انواع مختلفی از کلمات، تصاویر، نمودارها و نمادها برای انتقال پیام استفاده می‌کند تا اطلاعات به بهترین وجه ممکن از سوی افرادی که با آنها در ارتباط هستند، دریافت شود.
وظیفه رمزگذار به عنوان یک فرستنده، همچون در محیط کار در حال سخنرانی با افراد بسیار، صحبت با همکاران، گفت‌وگوهای زنده با مشتریان یا ارسال ایمیل به مدیران، برقراری ارتباط است. او باید توانایی داشته باشد تا اطلاعات مورد نیاز را به صورت واضح و موثر ارائه کند و از ابزارها و روش‌های مناسب برای این انتقال استفاده کند.
رمزگذار در هر موقعیتی باید با دقت به انتخاب کلمات، استفاده از تصاویر یا نمودارها، و ترتیب و ساختار پیام توجه کند تا ارتباط با گیرندگان به بهترین شکل ممکن برقرار شود. این فرد مسئولیت ارتباط موثر با دیگران را بر عهده دارد و باید توانایی تبیین ایده‌ها و اطلاعات را به گونه‌ای داشته باشد که مخاطبان بتوانند به درستی درک کنند و به موضوعات مورد بحث پاسخ دهند.
نقش ایده‌ها در ارتباط گیری
ایده‌ها که با عنوان «پیام» نیز شناخته می‌شوند، اطلاعاتی هستند که در هنگام تبادل بین فرستنده و گیرنده به اشتراک گذاشته می‌شوند.زمانی که افراد قصد برقراری ارتباط با یکدیگر را دارند، ضروری است که نکات مهمی که می‌خواهند انتقال دهند، مشخص کنند. اصلی‌ترین نکته این است که پیام یا ایده باید به وضوح مشخص شود و فرستنده باید برای دریافت بهترین شکل پیام از سوی گیرنده تدابیری داشته باشد. این امر، به‌ویژه در ارتباطات نوشتاری، اهمیت بسیاری دارد. زیرا پیام‌ها بدون هیچ‌گونه اطلاعات اضافه‌ای (مانند زبان بدن، حالات چهره، لحن صدا و تن صدا) منتقل می‌شوند.
هر پیام باید به گونه‌ای باشد که مفهوم و اهداف آن به صورت واضح به گیرنده منتقل شود. برای این منظور، انتخاب کلمات مناسب، استفاده از ساختار منطقی و ترتیب موضوعات، و در نهایت تدبیر در مورد چگونگی انتقال این پیام به شکل بهتر و موثرتر، امری است که فرستنده باید در نظر داشته باشد.
به‌طور کلی، پیام‌ها باید از نظر محتوایی و ارتباطی کامل و روشن باشند تا از تداخل در درک و دریافت آنها توسط گیرنده جلوگیری شود و ارتباطات به بهترین شکل ممکن برقرار شود.
منظور از واسطه در ارتباطات چیست؟
واسطه در واقع همان چگونگی انتقال پیام است که می‌تواند از ابزارهایی مثل چاپ، لوازم الکترونیکی یا ابزارهای صوتی کمک بگیرد.
انتخاب رسانه مناسب برای ارسال پیام بیشتر به نوع رابطه بین فرستنده و گیرنده و همچنین نوع پیام وابسته است و معمولا بر دریافت و درک صحیح پیام تاثیر گذار است. وقتی که می‌خواهید پیامی را به سرعت با دیگران به اشتراک بگذارید، استفاده از رسانه کلامی می‌تواند بهترین انتخاب باشد. به عنوان مثال، صحبت کردن یا تماس تلفنی می‌تواند به سرعت پیام را انتقال دهد و دریافت و فهم آن را ساده‌تر کند.
از سوی دیگر، اگر ایده‌ی شما بسیار فنی است یا نیاز به ارائه‌ی مستندات دارد، استفاده از رسانه مکتوب (چاپی یا الکترونیکی) مناسب است. ارسال ایمیل یا ارسال نامه چاپی می‌تواند بهترین گزینه باشد تا اطلاعات به صورت دقیق و جامع منتقل شود و گیرنده بتواند به راحتی به آن مراجعه کند و اطلاعات را درک کند.
بنابراین، هنگامی که پیامی باید ارسال شود، نیاز است تا واسطه یا رسانه‌ای که برای ارسال انتخاب می‌شود، با توجه به موضوع، مخاطب و هدف پیام به دقت انتخاب شود تا ارتباط موثرتر و دریافت بهتر پیام انجام شود.
منظور از رمزگذاری در ارتباطات چیست؟
رمزگذاری به کاربرد کلمات، تصاویر یا ابزارهای دیگر هنگام به اشتراک‌گذاری پیام اشاره دارد.
این عمل می‌تواند به صورت متنی انجام شود که هنگام انتقال ایده‌ها از طریق ایمیل تهیه می‌شود، یا می‌تواند شامل علائم و نمادهای مختلف باشد. مثلا علامت تعجب، علامت سوال یا ایموجی‌هایی که برای تاکید بر گفته‌ها استفاده می‌شود. همچنین، رمزگذاری می‌تواند شامل ارسال عکسی باشد که برای نشان دادن نکته‌ای یا توضیح ایده‌ها استفاده می‌شود.
در محیط کار، رمزگذاری می‌تواند به فایل پاورپوینتی که هنگام ارائه طرح‌ها استفاده می‌شود، اشاره داشته باشد. این ممکن است شامل تصاویر و طرح‌های استفاده شده در پاورپوینت باشد که برای نمایش مفهوم و ایده‌ها ارسال می‌شود. همچنین، رمزگذاری می‌تواند شامل ارسال یک میم (meme) به همراه توضیح ایمیل برای همکاران باشد که برای جلب توجه و انتقال پیام استفاده می‌شود. به عبارت دیگر رمزگذاری می‌تواند شامل ارسال یک علامت سوال در پایان یک چت باشد که نشان می‌دهد فرستنده منتظر پاسخ گیرنده است.
به این ترتیب، رمزگذاری در محیط کار و در ارتباطات روزمره ما، به وسیله‌ی استفاده مناسب از ابزارها و روش‌های مختلف، امکان برقراری ارتباط موثرتر و درک بهتر ایده‌ها را فراهم می‌کند.
نقش گیرنده در ارتباط گیری چیست؟
این مفهوم به شخصی که پیام را دریافت می‌کند، اشاره دارد که تحت‌تاثیر بستر‌ها، محرک‌های بیرونی و درونی محیط خود قرار می‌گیرد. گیرنده این وظیفه را دارد که پیام‌های دریافت شده را تفسیر کند. این به این معناست که او از طریق شخصیت، ادراک، عقاید و نگرش شخصی خود هدایت می‌شود.
همانطور که قبل‌‌تر گفته شد هنگامی که یک فرد پیامی را دریافت می‌کند، تحت تاثیر محیط خود و شرایطی که در اطرافش وجود دارد، قرار می‌گیرد. این شامل فاکتورهایی مانند فرهنگ، تجربیات قبلی، اعتقادات، و نگرش‌های شخصی است که توسط آنها شکل گرفته‌اند.
گیرنده موظف است که پیام را به اندازه‌ی کافی متوجه شده و تفسیر کند. این تفسیر ممکن است به شدت تحت تاثیر شخصیت، ادراک و عقاید او باشد. هر فرد بر اساس تجربیات و دیدگاه‌های خود به پیام‌ها و اطلاعات نگاه می‌کند و به طریق مختلف آنها را درک می‌کند. بنابراین، هدایت گیرنده توسط این عوامل شخصی، بسیار اساسی و مهم است و نقش بسیار حیاتی در درک صحیح پیام دارد.
نقش بازخورد در ارتباط گیری موثر چیست؟
بازخورد به پاسخی اشاره دارد که گیرنده به فرستنده ارسال می‌کند. این نوع بازخورد می‌تواند به صورت کتبی یا شفاهی باشد و حتی سکوت هم می‌تواند نوعی بازخورد باشد. این بخش از ارتباطات یکی از مهمترین مولفه‌ها است و نشان می‌دهد که پیام به‌درستی دریافت شده‌است و حلقه‌ی ارتباط را تکمیل می‌کند.
بازخورد می‌تواند به صورت مستقیم یا غیرمستقیم باشد. به عنوان مثال، یک بازخورد مستقیم می‌تواند شامل یک پاسخ کتبی یا شفاهی باشد که به فرستنده ارسال می‌شود و به وضوح نشان دهنده دریافت پیام است. این نوع بازخورد به فرستنده اطمینان می‌دهد که پیام به‌درستی رسیده است و درک شده است.
بازخورد غیرمستقیم نیز می‌تواند شامل علائم غیرکلامی باشد مانند لبخند، نگاه‌های تامل‌آمیز یا حتی سکوت. به عنوان مثال، یک فرد ممکن است با یک لبخند نشان دهد که پیام را قبول کرده و درک کرده است. همچنین، سکوت نیز می‌تواند نشانگر دریافت پیام باشد، اگرچه نیاز به تایید و درک دقیق‌تر دارد. بازخورد‌های موثر و دقیق، ارتباطات را قوی‌تر و شفاف‌تر می‌کند و به فرستنده اعتماد می‌دهد که پیام ارسالی به‌درستی رسیده و تاثیر گذار بوده است.
چگونه ارتباطات خود را بهبود دهیم؟
راه‌های زیادی وجود دارند که به شما کمک می‌کنند تا ارتباطات خود را بهبود دهید. در ادامه به مهمترین این مسیرها اشاره خواهم کرد:
- پیام خود را تا حدی که می‌توانید ساده کنید
- با مخاطب خود آشنا شوید و قبل از ارتباط گیری، شخصیت او را شناسایی کنید
- اگر درحال سخنرانی یا کنفرانس هستید، در حین صحبت‌های خود از مخاطب خود سوال بپرسید
- زمانی را به پاسخ و همچنین پرسش‌های مخاطب خود درنظر بگیرید
- زبان بدن خود و مخصوصا طرف مقابل را تحت نظر داشته باشید. زبان بدن شما ممکن است حس عدم تسلط یا تسلط کامل به مطالب را به مخاطب خود انتقال دهد.
- با مخاطب خود تماس چشمی برقرار کنید. این باعث می‌شود حواس مخاطب شما پرت نشود و همچنین مخاطب شما حس بهتری از شما دریافت کند. اما حواستان باشد تماس چشمی نباید خیره باشد.
- سعی کنید خیلی شفاف و روان به مطالب بپردازید. اما اگر حس کردید مطالب برای مخاطب شما گنگ است آن را شفاف و قابل فهم کنید.
معرفی ۷ اصل اساسی در ارتباط گیری
حالا که مفهوم ارتباط موثر را درک کرده‌ایم، برای برقراری ارتباط موثر، باید به ۷ اصل زیر که به عنوان 7 C’s of Communication شناخته می‌شوند، در ارتباطات خود توجه کنیم:
اصل اول: واقعی بودن یا concret
زمانی که می‌خواهید پیام خود را به دیگران منتقل کنید باید بتوانید واقعی بودن و اصل بودن آن پیام را اثبات کنید که این کار توسط آمار و ارقام حقیقی انجام می‌شود.
اصل دوم: انسجام داشتن یا coherent
مطالب یا پیام شما باید دارای روند منطقی و منسجم باشد. برای مثال در ابتدا باید اصل موضوع را بیان کنید سپس به جزئیات و موضوعات دیگر که هم راستا با موضوع شما است بپردازید.
اصل سوم: داشتن شفافیت یا clarity
یکی از نکات اساسی در ارتباطات، ارائه‌ی هدف پیام به شکل واضح و شفاف به مخاطب است. این به معنای این است که پیام شما باید بدون ایجاد حدس و گمان قابل درک باشد. وقتی که هدف پیام به وضوح مشخص است، مخاطب می‌تواند بدون هیچ ابهامی پیام شما را درک کند و به منظور دریافت اطلاعات بیشتر نیازی به حدس زدن ندارد.
بهترین راه برای ارائه هدف واضح، استفاده از زبان ساده و مفهومی است که هدف شما به خوبی به مخاطب منتقل شود. از اصطلاحات پیچیده یا جملات گنگ خودداری کنید و به جای آنها از عبارات ساده و روشن استفاده کنید. همچنین، بهتر است از مثال‌ها یا توضیحات بیشتری استفاده کنید تا هدف پیام به خوبی درک شود و مخاطب بتواند اطلاعات را به راحتی فهمیده و به منظور اعمال موثرتر اقدام کند. با این روش‌ها، ارتباطات شما با مخاطبان بسیار موثرتر و با اثربخشی بیشتری خواهد بود زیرا هدف پیام به شکل واضح و بدون ابهامی به افراد منتقل می‌شود.
اصل چهارم: داشتن تعهد یا commitment
داشتن تعهد نقش بسیار مهم و حیاتی در ارتباطات کاری ایفا می‌کند. پیامی که با تعهد همراه باشد، تاثیر بیشتری خواهد داشت و موجب می‌شود که شما در نظر مخاطبانتان حرفه‌ای‌تر و قابل اعتمادتر به نظر برسید. چنین پیامی نه تنها اعتماد مخاطبان را جلب می‌کند، بلکه باعث می‌شود ارتباطات کاری موثرتر و موفق‌تری برقرار شود. این امر می‌تواند به بهبود همکاری‌ها، افزایش رضایت‌مندی مشتریان و تقویت روابط شغلی منجر گردد.
اصل پنجم: داشتن ثبات (consistency)
هدف از ارتباطات کوتاه و موثر، برای جلوگیری از گیج‌شدن مخاطبان است. به همین منظور، مهم است که کلمات و جملاتی که از زبان شما بیرون می‌آیند، بدون ایجاد ابهام یا گیجی، به مخاطبان منتقل شوند. از این رو، پیام‌های کوتاه و مختصر، با لحنی باثباتی و محتوای معتبر، به دیگران منتقل می‌شود. همچنین این روش به طریقه‌ای بهره‌وری زمانی را نیز افزایش می‌دهد و باعث ارتقای کارایی واصل ارتباطات شما می‌شود.
در حالت کلی ثبات داشتن در ارتباط‌گیری باعث می‌شود که مخاطبان درک بهتری از محتوای پیام شما داشته باشند و نیازی به تکرار توضیحات نداشته باشید.
اصل ششم: کامل بودن مطالب یا completeness
یکی از مباحث مهم در ارتباطات، پایان بندی کامل پیام است. به این معنا که هر پیامی که ارسال می‌کنید باید دارای یک نتیجه‌گیری منطقی باشد. مخاطبان شما نباید در مورد اینکه آیا هنوز چیزی باقی مانده یا خیر، سوال کنند. پیامی که به مخاطب منتقل می‌کنید باید به‌طور کامل باشد و نیازی به توضیحات اضافی نداشته باشد.
بدین منظور، مهم است که پیام خود را با دقت و کاملا با پایان‌بندی مناسب منتقل کنید. از جمله‌های کوتاه و بی‌معنی خودداری کنید و هرگز پیام خود را ناقص یا نامتمرکز رها نکنید. ابتدا به دقت هدف و محتوای پیام خود را مشخص کنید و سپس با استفاده از جملات مرتبط و منطقی، پیام خود را به مخاطب انتقال دهید. با این روش، ارتباطات شما بهبود پیدا خواهد کرد و مخاطبان شما به طور کامل و بدون ابهامی از پیام شما استفاده خواهند کرد.
اصل هفتم: داشتن احترام و ادب یا courteous
در ارتباطات، احترام و ادب بسیار اهمیت دارند. هر پیامی که به مخاطبان منتقل می‌شود باید با کمال احترام و مودبانه باشد. این بدان معناست که در ارتباطات خود باید باصداقت و با احترام، با مخاطبان برخورد کنیم. وقتی که ما به این اصول پایبند باشیم، پیام‌های ما تاثیر بخش‌تر خواهند بود و باعث ایجاد ارتباطات موثرتری خواهند شد.
همچنین، اگر ادب و احترام در ارتباطات ما مورد توجه قرار نگیرد، ممکن است مخاطبان ما رنجیده شوند و از ارتباط با ما منصرف شوند. بنابراین، در هر پیامی که ارسال می‌کنیم، باید به این نکته توجه کنیم که با احترام و مودبانه با مخاطبان خود رفتار کنیم. با رعایت این اصول، ارتباطات ما بهبود می‌یابد و پیام‌هایمان به شکل موثرتری انتقال پیدا می‌کنند.
معرفی کامل انواع ارتباطات
طیف ارتباطات بسیار گسترده است و ما در اینجا تنها به موضوع ارتباطات انسانی می‌پردازیم. بدین معنا که فقط به بخشی از ارتباطات که انسان‌ها بین خود دارند تمرکز داریم و به دیگر گروه ارتباطات مانند ارتباط انسان با حیوانات و غیره وارد نمی‌شویم.
ارتباطات انسانی را می‌توان به سه دسته تقسیم کرد:
۱. ارتباطات فردی: منظور از ارتباطات فردی این است که شخصی با شخص دیگری ارتباط برقرار می‌کند. این شامل ارتباطاتی مثل ارتباط کارمند با مدیر، تماس تلفنی یا تصویری با یک فرد دیگر، و ارسال پیام‌های نوشتاری است.
۲. ارتباطات گروهی: در این نوع ارتباط، یک فرد با چند نفر دیگر به صحبت می‌پردازد. این می‌تواند شامل گفتگوها در جلسات کاری، ملاقات‌های خانوادگی یا دیگر ارتباطات گروهی باشد.
۳. ارتباطات جمعی: این نوع ارتباطات به صورت عمومی و با یک جمع از افراد صورت می‌گیرد. این ممکن است شامل سخنرانی‌ها، کنفرانس‌ها، یا اظهار نظرات و اطلاعات در شبکه‌های اجتماعی باشد.
در تمام این ارتباطات، مهمترین نکته رساندن پیام به مخاطب با کیفیت و به درستی است. این می‌تواند به دو طریق انجام شود:
ارتباطات کلامی
در این نوع ارتباط، از طریق گفتار پیام به مخاطب منتقل می‌شود.در اینجا باید به انتخاب واژگان مناسب و تناسب با شرایط و مخاطبان توجه شود. به عنوان مثال، باید در نحوه بیان واژگان برای افراد با سن و تحصیلات مختلف توجه داشته باشیم.
ارتباطات غیرکلامی
ارتباطات غیرکلامی به انتقال مفاهیم و احساسات از طریق علائم بدنی، حرکات، لحن صدا، و سایر عوامل غیرکلامی اشاره دارد. این نوع ارتباطات می‌توانند پیام‌هایی را بدون کلام مستقیم انتقال دهند و به مخاطب اطلاعاتی در مورد احساسات، نیازها یا نظرات فرستنده منتقل کنند.
عناصر مهم در ارتباطات غیرکلامی چه مواردی هستند؟
همانطور که مشخص است، ارتباطات غیرکلامی یعنی انتقال مفاهیم و احساسات از طریق حرکات بدنی، علایم صورتی، لحن صدا و عوامل غیرکلامی دیگر. این نوع ارتباطات می‌توانند پیام‌هایی را بدون کلام مستقیم منتقل کنند و برداشت مخاطب را از محتوای کلامی تغییر دهند.
حالت چهره در هنگام ارتباط نقش بسیار مهمی دارد. می‌تواند برداشت مخاطب را از گفته‌های ما تغییر دهد. بنابراین، در برقراری ارتباط با دیگران، باید به حالت چهره‌ی خود دقت کنیم. یک راه تمرینی برای این منظور، صحبت کردن در مقابل آینه و تماشای حالت چهره‌ی خود در حین بیان موضوعات مختلف است. همچنین، گرفتن فیلم از خود در حین صحبت نیز می‌تواند به ما کمک کند تا بر حالت چهره‌ی خود نظارت داشته باشیم و آن را بهبود بخشیم.
حالت چشم‌ها نیز اهمیت دارد. چرا که می‌تواند حس بی‌توجهی یا عدم اهمیت به مخاطب را منتقل کند. برای ارتباط مؤثر، باید به چشمان مخاطب نگاه کنیم و اینطوری او حس خوبی از مکالمه با ما خواهد داشت.
زبان بدن نیز در ارتباطات غیرکلامی اهمیت دارد. باید حالت دست‌ها، پاها و سایر قسمت‌های بدن را با موضوع مکالمه هماهنگ کنیم تا ارتباط بهتری برقرار کنیم. تمرین نگاه کردن به خود در آینه و صحبت کردن می‌تواند به ما کمک کند تا زبان بدن خود را بهبود دهیم.
همچنین، گوش دادن فعال به مخاطب و توجه به علایق و نیازهای او نیز بسیار مهم است. این اقدام باعث می‌شود مخاطب حس کند که مورد احترام و اهمیت قرار گرفته است.
در نهایت، حسن جویی در ارتباطات اهمیت زیادی دارد. با نشان دادن احترام و مهربانی، می‌توانیم ارتباطات موثرتری برقرار کنیم و به نتایج بهتری دست پیدا کنیم.
نقش مهم ارتباطات موثر در فروش
در هر فروشی که انجام می‌شود دو گروه وجود دارند، مشتری و خریدار.
ارتباط بین این دو نقش بسیار مهمی در انجام عملیات خرید و فروش دارد. اگر ارتباط به درستی برقرار نشود، فروش به نتیجه مطلوب نخواهد رسید. ارتباط در فروش بر اساس ایجاد یک کانال ارتباطی موثر بین مشتری و فروشنده انجام می‌شود. علاوه بر این، نحوه برخورد با مشتری نیز بسیار اساسی است و باید به آن توجه شود. در صورتی که ارتباط مؤثری موجود نباشد، فروش ممکن نیست و ارتقای فروش هر محصول یا خدماتی نیازمند توجه به ارتباطات در فروش است.
نقش ارتباط‌گیری و تاثیر آن در موفقیت کسب و کارها
ارتباطات در کسب و کار شامل دسته‌های مختلفی از ارتباطات داخلی، ارتباطات خارجی، نحوه انعقاد معاملات تجاری و شرایط بازاریابی است. کسب و کارهای موفق توانمندی برقراری ارتباطات موثر و قوی را دارند. برای مثال، یک کسب و کار می‌تواند با مشتریان خود پیوند عاطفی برقرار کند تا نوع مناسب برقراری ارتباط را درک کنند. به عنوان مثال:
شما می‌توانید با استفاده از پیامک (SMS) به مشتریان خود بابت خرید تشکر کنید. استفاده درست از لحن صدا و کلمات مناسب در متن پیامک بسیار اهمیت دارد. این کار باعث می‌شود نام برند شما برای مدت طولانی در ذهن مخاطب باقی بماند. انواع ارتباطات در کسب و کار به صورت زیر تقسیم می‌شوند:
ارتباطات داخلی
- ارتباطات رو به پایین: انتقال اطلاعات و دستورات از سطح بالاتر (مدیران) به سطح پایین‌تر (کارکنان).
- ارتباطات رو به بالا: انتقال بازخورد و گزارش‌ها از سطح پایین‌تر (کارکنان) به سطح بالاتر (مدیران).
- ارتباطات افقی یا جانبی: تبادل اطلاعات بین اعضای مختلف در سطح یکسان سازمان.
ارتباطات خارجی
- ارتباط با مشتریان: تبادل اطلاعات و خدمات با مشتریان، شامل پشتیبانی، بازاریابی، و فروش.
- ارتباط با شرکای تجاری: تعاملات با همکاران، تأمین‌کنندگان، یا توزیع‌کنندگان.
نحوه انعقاد معاملات تجاری
- تعیین شرایط قراردادها و مذاکرات.
- برقراری تماس‌های تلفنی، ملاقات حضوری یا مذاکرات مجازی.
- تبادل اسناد و اطلاعات مربوط به معاملات.
شرایط بازاریابی
- ارتباط با مشتریان به منظور ارائه اطلاعات، تبلیغات، و پشتیبانی.
- برنامه‌ریزی و اجرای استراتژی‌های بازاریابی بر اساس تحلیل ارتباطات با مشتریان و بازار.
در آینده، اهمیت برقراری ارتباطات موثر و استفاده از منابع ارتباطی گوناگون، از تماس حضوری گرفته تا استفاده از فناوری‌های مدرن مانند ویدئو کنفرانس و شبکه‌های اجتماعی در کسب و کارها، بسیار حائز اهمیت است تا کسب و کار به شکل موفق عمل کند و با مشتریان و همکاران خود ارتباطات قوی برقرار کند.
سوالات متداول
چرا ارتباطات موثر در محیط کار اهمیت دارد؟
ارتباطات موثر باعث افزایش هماهنگی و همکاری بین اعضای تیم می‌شود. همچنین ارتباطات مفید منجر به کاهش سوتفاهم‌ها و اشتباهات در فرآیندهای کاری می‌شود. در سازمان‌ها ارتباطات موثر می‌تواند روحیه و انگیزه کارکنان را افزایش دهد. همچنین وجود ارتباطات موثر در سازمان‌ها باعث افزایش بهره‌وری و کیفیت کار می‌شود.
چگونه می‌توان ارتباطات را در محیط کار بهبود داد؟
ارتباطات موثر برای موفقیت هر کسب و کاری ضروری است. وقتی افراد به طور واضح و کارآمد با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند، احتمال سو تفاهم و خطا کاهش می‌یابد. همین امر منجر به افزایش بهره‌وری، روحیه کارکنان و رضایت مشتری می‌شود. برای اینکه در محیط کار ارتباطات بهبود پیدا کنند نیاز است تا کارکنان درخواست خود را بطور واضح بیان کنند. شنونده فعال برای سایر همکاران خود باشند. برای سایر اعضا فردی معتمد باشند.
چه تاثیری ارتباطات موثر بر روابط کاری دارد؟
ارتباطات موثر منجر به افزایش اعتماد و احترام در روابط کاری می‌شود. همچنین ارتباطات باعث تقویت همکاری و تعامل میان اعضای تیم می‌شود. از طرف دیگر ارتباطات کمک می‌کند تا مسائل و مشکلات سریع‌تر و با کیفیت بهتر پیش روند و حل شوند. در اخر ارتباطات منجر به افزایش رضایت کارکنان و کاهش نرخ ترک کار می‌شود. در کل بهبود ارتباطات در محیط کار امری بسیار مهمی است که می‌تواند به بهبود عملکرد و موفقیت سازمانی کمک زیادی کند. ارتباطات موثر همواره یکی از عوامل کلیدی در موفقیت تیم‌ها و سازمان‌ها است.
جمع بندی
همانطور که به آن اشاره شد، ارتباطات در واقع فرآیندی است که در آن اطلاعات، احساسات، و افکار بین افراد یا گروه‌ها انتقال می‌یابد. این اطلاعات می‌توانند به صورت کلامی، نوشتاری، یا غیرکلامی باشند و از طریق وسایل مختلفی مانند صحبت کردن، نوشتن، پیامک، ایمیل، ویدئو کنفرانس و غیره منتقل شوند. ارتباطات در تمام جوانب زندگی ما، از روابط شخصی و خانوادگی تا روابط حرفه‌ای و اجتماعی، اهمیت دارند و بهبود آنها می‌تواند بهبود عملکرد و کیفیت زندگی را به همراه داشته باشد.
ممنون که تا انتها همراه من در دانشگاه کسب و کار بودید. شما می‌توانید با ارائه و اشتراک سایر راهکارهایی که به بهتر شدن ارتباطات کمک می‌کنند، به سایر دوستان کمک کنید تا آنها نیز ارتباطات خود را تقویت کنند.
