کلمه خط مشی اغلب ممکن است برای بسیاری از افراد ترسناک باشد. این حس غریبانه نسبت به خطی مشی به دلیل عدم آشنایی دقیق ما با سیاست‌ها و روندهای سازمانی است. به طور خلاصه می‌توان گفت که خط مشی‌ها همان سیاست‌ها و استراتژی‌های کلی و جزئی هستند که اقدامات سازمانی ما را هدایت می‌کنند. می‌توان گفت که هر سازمانی صرف نظر از نوع فعالیتش برای رسیدن به عملکرد مؤثر به سیاست گذاری و رویه‌های مدون نیاز دارد.
رهبران سازمانی باید در ابتدای مسیر حرکت خط مشی‌ها و سیاست‌های کلی خود را مشخص کنند؛ تا سازمان به طور دقیق و تعریف شده و با نوآوری بیشتر به سوی اهدافش حرکت کند.
ما در این مقاله از دانشگاه کسب و کار مقوله خط مشی را به صورت دقیق و اصولی شکافته‌ایم. پس برای آشنایی با ضرورت وجود سیاست گذاری‌ها در سازمان‌ها و اصول و چیستی آن ادامه مطلب را از دست ندهید.
خط مشی چیست؟
در ابتدا به تعریفی مختصر از خط مشی می‌پردازیم. خط مشی در واقع همان سیاست‌ها، دستورالعمل‌ها، قوانین، مقررات و اصولی است که نوع رفتار سازمانی شما را مدیریت می‌کند. در واقع این سیاست سازمانی شما است که مشخص می‌کند چه کاری باید انجام شود، چه کسی باید آن را انجام دهد، چگونه باید انجام شود و طرز برخورد با آن چگونه است. ما در زندگی عادی خود و خارج از سازمان‌ها نیز دارای خط مشی‌ها و سیاست گذاری‌هایی هستیم. در حالت کلی دنیای اطراف ما پر از سیاست گذاری‌ها و خط مشی‌های مختلف است. در سطوح مختلف سازمانی، مدارس، فروشگاه‌ها و بسیاری از مؤسسات کشور.
استفاده از استراتژی‌های درست و سیاست‌های دقیق و کار شده می‌تواند بر بهبود عملکرد ما در سازمان اثرگذار باشد و ما را با سرعت بیشتر و با کیفیت بهتری به اهداف خود در مسیر سازمان برساند.
خط مشی به ما چه می‌گوید؟
همانطور که گفتیم خط مشی در واقع راهنمای عملکرد ما در سازمان است:
- سیاست گذاری‌ها و قوانینی را مشخص می‌کند که در سازمان طبق آن عمل خواهیم کرد.
- اصولی را ارائه می‌کند که اقدامات و نوآوری ما در سازمان را هدایت کند.
- سیاست گذاری‌ها، نقش‌ها و مسئولیت‌های مختلف را تعیین می‌کند.
- ارزش‌ها و باورهای مهم برای سازمان را مشخص و تعریف می‌کند.
- خط قرمزهای سازمان را مشخص می‌کند.
چه زمانی یک خط مشی سازمانی نیاز به توسعه و یا تغییرات دارد؟
- زمانی که احساس کنیم نیازهای اساسی برآورده نمی‌شوند.
- سیاست‌ها منجر به عمل و رفتار ناعادلانه با افراد می‌شوند.
- سیاست‌ها و قوانین فعلی دیگر قابل اجرا و یا مؤثر نیستند.
- تغییرات ایجاد شده در سیاست‌ها و قوانین در طول زمان مضر و بی ثمر باشند.
- شرایط ایجاد شده بر اثر سیاست گذاری برای سلامت عمومی، ایمنی، آموزش و یا رفاه سازمان ایجاد تهدید کند.
مقالات مرتبط در حوزه مدیریت: برای تکمیل دانسته‌های خودتان توصیه می‌کنیم مقالات مدیریت منابع انسانی، مدیریت پروژه، فرهنگ سازمانی و پرسنل را حتما مطالعه کنید.
خط مشی شخصی
سیاست گذاری شخصی مجموعه استانداردهایی است که شما در زندگی و فعالیت‌های خود و به عنوان یک راهنما استفاده می‌کنید. مهم نیست مشغول چه فعالیتی هستید و یا در چه جایگاه اجتماعی قرار دارید. شما سیاست‌هایی در زندگی شخصی و خانواده خود دارید که این سیاست‌ها می‌توانند در زمینه‌های مختلف باشند. برای مثال، شما ممکن است برخی سیاست‌های اقتصادی را در خانواده خود در پیش بگیرید. سیاست‌هایی که نحوه تقسیم بندی و استفاده از بودجه خانوادگی شما را تعیین می‌کنند. در هر صورت رویه‌ها هر چند که نانوشته باشند، اما سیاست‌های کلی زندگی ما را تشکیل می‌دهند و بخش جدایی ناپذیر آن هستند.
خط مشی سازمانی
سیاست گذاری سازمانی در واقع نحوه عملکرد سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف را کنترل و راهنمایی می‌کند. برعکس خط مشی‌های عمومی جامعه که به عنوان فرصت‌ها و رویه‌هایی برای عموم در نظر گرفته می‌شوند؛ سیاست‌های سازمانی اغلب رویه‌هایی درون سازمانی را در پیش می‌گیرند.
در واقع سیاست سازمانی یک مسیر یا روش عملی است؛ که معمولاً توسط مدیران یک سازمان، موسسه، دانشگاه و جامعه تعیین می‌شود. مسیری که تعیین کننده و هدایت کننده تصمیم‌ها و مواضع فعلی و آینده سازمان است. این سیاست‌های گاها مختصر و مفید که توسط مدیریت و یا کارکنان یک سازمان ایجاد می‌شوند برای رسیدن به یک هدف خاص تبیین می‌شوند. همچنین بهتر است به این نکته توجه کنیم که یک سیاست گذاری اصولی سازمانی باید برای درک و اعمال، ساده و صریح باشد.
مقالات پیشنهادی: توصیه می‌کنیم مقالات کسب‌وکارهای جدید در دنیا، شغل‌های پردرآمد بدون سرمایه، گرنت کاردون، اهمیت مطالعه و پورسانتی را حتما مطالعه کنید.
مثال‌هایی از خط مشی‌ها و سیاست گذاری‌های سازمانی
در ادامه می‌خواهیم دو مثال ساده از سیاست گذاری در سطوح سازمانی را برای شما بیان کنیم.
پروژه غذای مدرسه در ایالت کامبرلند در سال 2003
در این مثال می‌خواهیم به بیان یک سیاست گذاری سازمانی ساده در دبیرستان آکسفورد در ایالت کامبرلند بپردازیم. این مدرسه سیاستی را در جهت ارائه غذای سالم به دانش آموزان در پیش گرفت و آن را پروژه غذای مدرسه نامید. در این پروژه سیاست کلی ارائه غذای سالم، تازه و محلی به دانش آموزان بود. برنامه‌ای که برای افزایش دسترسی دانش آموزان به غذاهای سالم تبیین شد و همچنین در کنار این سیاست توانست از سیستم غذایی محلی و گردش پول نیز حمایت کند. یعنی یک خط مشی سازمانی که همزمان به سمت جامعه‌ای سالم‌تر و اقتصاد محلی پویاتر حرکت می‌کند.
انجمن بانک‌های مواد غذایی انتاریو در سال 2003
این انجمن، یک خط مشی کلی برای جلوگیری از هدر رفتن باقی مانده‌های غذایی تبیین کرد. بانک غذایی این برنامه را برای نجات ضایعات غذایی توسعه داد. به صورتی که با کمک آشپزهای جوانی که در حال آموزش بودند و تصمیم داشتند مهارت‌های خود را در این زمینه افزایش دهند، این باقی مانده‌ها و در اصطلاح ضایعات غذایی به سوپ تبدیل شوند. سوپ‌هایی که به صورت فریز شده به بانک‌های غذایی سراسر انتاریو فرستاده شدند.
خط مشی در برابر قانون: تفاوت‌های ظریف برای تصمیم‌گیری‌های دقیق‌تر
در دنیای پیچیده قوانین و مقررات، تمایز بین خط مشی و قانون می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. هر دو برای هدایت رفتار و اطمینان از نظم در سطوح مختلف جامعه وضع می‌شوند، اما تفاوت‌های ظریفی در ماهیت، الزام‌آوری و هدف آنها وجود دارد که درک آنها برای تصمیم‌گیری‌های آگاهانه و مسئولانه ضروری است.
- خط مشی به مجموعه‌ای از اصول و رهنمودها اطلاق می‌شود که توسط یک سازمان یا نهاد برای هدایت تصمیم‌گیری و اقدامات در راستای اهداف و ارزش‌های خاص خود تدوین می‌شود. خط مشی‌ها غالباً انعطاف‌پذیرتر بوده و با توجه به شرایط در حال تغییر، قابل تعدیل هستند. آنها بیشتر جنبه راهنمایی دارند تا الزام‌آوری و به ندرت به طور مستقیم توسط مجازات‌های قانونی پشتیبانی می‌شوند.
- در مقابل، قانون مجموعه‌ای از قواعد و مقررات الزام‌آور است که توسط یک مرجع قانونی مانند مجلس یا دولت وضع می‌شود. قوانین با هدف حفظ نظم عمومی، تأمین عدالت و حمایت از حقوق افراد وضع می‌شوند و نقض آنها می‌تواند مجازات‌های قانونی از جمله جریمه، حبس یا سایر مجازات‌ها را به دنبال داشته باشد.
تفاوت‌های کلیدی:
- ماهیت: خط مشی‌ها بر پایه اصول و رهنمودها هستند، در حالی که قوانین بر پایه قواعد و مقررات الزام‌آور هستند.
- الزام‌آوری: خط مشی‌ها غالباً انعطاف‌پذیرتر هستند و الزام‌آوری کمتری دارند، در حالی که قوانین الزام‌آور بوده و تخطی از آنها مجازات به دنبال دارد.
- هدف: خط مشی‌ها برای هدایت تصمیم‌گیری و اقدامات در راستای اهداف سازمانی یا نهادی خاص تدوین می‌شوند، در حالی که قوانین برای حفظ نظم عمومی، تأمین عدالت و حمایت از حقوق افراد وضع می‌شوند.
مقالات مرتبط در حوزه مدیریت: برای تکمیل دانسته‌های خودتان توصیه می‌کنیم مقالات ساختار سازمانی، ارزیابی عملکرد و مدیریت سرمایه را حتما مطالعه کنید.
بررسی مثالی از این تفاوت
فرض کنید یک شرکت تولیدی خط مشی‌ای برای ارتقای تنوع در محیط کار خود داشته باشد. این خط مشی ممکن است شامل اقداماتی مانند تشویق به استخدام داوطلبان از طیف‌های مختلف قومی و مذهبی و ارائه فرصت‌های برابر برای پیشرفت برای همه کارکنان باشد. نقض این خط مشی ممکن است منجر به توبیخ انضباطی شود، اما بعید است که مجازات‌های قانونی به دنبال داشته باشد. از سوی دیگر، قانون منع تبعیض شغلی بر اساس نژاد، مذهب یا جنسیت، یک قانون الزام‌آور است. کارفرمایانی که این قانون را نقض کنند، ممکن است با جریمه‌های سنگین یا حتی اقدامات قانونی مواجه شوند.
درک تفاوت‌های ظریف بین خط مشی و قانون برای افراد، سازمان‌ها و نهادها در سطوح مختلف جامعه ضروری است. این امر به آنها کمک می‌کند تا مسئولیت‌های خود را به درستی درک کنند، تصمیمات آگاهانه بگیرند و از تبعات قانونی احتمالی نقض قوانین یا خط مشی‌ها آگاه باشند.
چرا صنایع و سازمان‌ها به خط مشی نیاز دارند؟
سیاست یکی از اصولی است که در اجرای قوانین اهمیت دارد و به ما می‌گوید که استراتژی چیست؛ اما بهتر است بدانید این سیاست‌ها و خط مشی‌ها نیاز به به روزرسانی دارند و سیاست‌های به روز می‌توانند سازمان را در جهت اهدافش حرکت دهند. برای مثال یک اداره پلیس را در نظر بگیرید. افسران پلیس باید به صورت درست در رابطه با سیاست‌ها آموزش ببینند تا بتوانند به خوبی از جوامع محافظت کنند.
در هر صورت می‌توان گفت که وجود سیاست برای یک سازمان ضروری است؛ چرا که این سیاست‌های کلی می‌تواند سازمان را به عملکرد بهتر و فاصله گرفتن از یک سازمان بی روح کمک کند. سیاست‌های کلی بیان می‌کنند که مدیریت در سازمان چگونه اتفاق می‌افتد و ما باید انتظار طی کردن چه مسیر را داشته باشیم.
بسیاری از افراد و متخصصین معتقدند که یکی از مهم‌ترین تمایزات میان یک سازمان موفق و سازمانی متوسط در تعداد کارکنان و یا درآمد آن نیست. بلکه همه‌ی این مسائل نتیجه مدیریت صحیح و اهمیت مدیریت سازمان به توسعه، اجرا، حفظ و به روزرسانی سیاست گذاری‌هاست.
سازمان‌هایی که دارای سیاست‌ها و رویه‌های بالغانه و دقیق هستند حسابرسی ساده‌تری دارند، درک بهتری از وضعیت امنیتی و مدیریت ریسک خود دارند و عموماً به نظر می‌رسد که پایدارتر از سازمان‌های دیگر هستند.
کلام آخر
در این مقاله از دانشگاه کسب و کار به تعریف مختصری از خط مشی در سازمان‌های مختلف و ضرورت وجود آن در مقاطع مختلف پرداختیم. به نظر شما عدم وجود سیاست گذاری‌های کلی و دقیق سازمانی تا چه میزان و از چه جهاتی می‌تواند ایجاد آسیب کند؟
