مدیریت زمان در تیم‌های کاری همواره از اهمیت بسیاری زیادی برخوردار است. بدون مدیریت زمان نمی‌توانیم به‌درستی وظایف خود را انجام دهیم زیرا به‌سادگی اولویت امور از دست ما خارج شده و احتمالا برای به پایان رساندن بسیاری از کارها دچار ضرب‌العجل خواهیم شد. استراتژی‌های مختلفی در این زمینه وجود دارند و می‌خواهیم در این مقاله چند مورد از آن‌ها را با هم بررسی کنیم. برای کسب اطلاعات بیشتر تا پایان مقاله همراه ما باشید.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان یعنی شما بتوانید زمانی که در اختیار دارید را به‌صورت موثر به فعالیت‌های مناسب اختصاص دهید. این مدیریت به شما کمک می‌کند که فعالیت‌های خاص را اولویت‌بندی کنید و براساس همان اولویت‌ها آن‌ها را به اتمام برسانید. مدیریت زمان به زبان ساده یعنی استفاده از زمان به بهترین و موثرترین شکل ممکن.
زمان محدود است و به همین دلیل مدیریت و استفاده درست از آن اهمیت زیادی دارد. خصوصا در تیم‌هایی که برای انجام تسک‌های مختلف به زمان زیادی احتیاج دارند. چگونه می‌توان به مدیریت زمان دست پیدا کرد؟
چرا مدیریت زمان اهمیت دارد؟
ریشه بسیاری از استرس‌های ما از عدم مدیریت زمان است. به‌طور کلی اندکی استرس در کارها می‌تواند به بهتر انجام‌شدن آن کارها کمک کند اما اگر مدام با عدم مدیریت زمان استرس را برای خود بیشتر کنیم، این عامل از شکل موثر خود خارج می‌شود و تبدیل به یک عامل آسیب‌‌زا خواهد شد. استفاده هوشمندانه از زمان سبب می‌شود که شما همواره درک درستی از اولویت‌های مختلف داشته باشید و بتوانید که آن‌ها را به بهترین شکل ممکن دسته‌بندی کنید. در انجام کارهای تیمی مدیریت زمان اهمیت بیشتری پیدا خواهد کرد.
اهمیت مدیریت زمان چه زمانی مشخص می‌شود؟
باید بدانید که برای مدیریت زمان در تیم‌های کاری خیلی از مواقع کلاس‌های مختلفی برگزار و اپلیکیشن‌های خاصی طراحی می‌شود فقط برای اینکه این فرایند هر چه بهتر صورت بگیرد. دلیل اهمیت آن در فعالیت‌های تیمی این است که یک تیم معمولا نسبت به یک فرد نیاز بیشتری به مدیریت زمان دارد. عواملی که مدیریت زمان یک فرد را دچار اشکال می‌کند، در یک گروه چند برابر خواهد شد. به همین دلیل باید مدیریت زمان را جدی گرفت و آن را یک اصل جدی برای پیشرفت قلمداد کرد. البته که جای نگرانی نیست. ما تکنیک‌های مختلفی را برای رسیدن به این هدف به شما معرفی خواهیم کرد.
استراتژی‌های مختلف برای مدیریت زمان در تیم کاری
برای اینکه شما بتوانید مدیریت زمان درستی داشته باشید، گزینه‌های مختلف و ابزارهای متفاوتی پیشِ روی شما قرار دارد. قصد داریم در ادامه برخی از آن‌ها را به شما توضیح دهیم تا بتوانید بهتر تصمیم بگیرید و در نهایت بهترین استراتژی را انتخاب کنید.
استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت وظایف
یکی از بهترین انتخاب‌های برای شما و تیم‌تان استفاده از نرم‌افزار مدیریت کارها است. با استفاده از چنین نرمافزارهایی شما تسک‌های مدیریت‌شده‌ای خواهید داشت که از یک‌‌دیگر تفکیک شده‌اند و برای اعضای تیم قابل رویت هستند. این نرم‌افزار‌ها با یکپارچه‌کردن وظایف تمامی اعضای سازمان باعث می‌شوند که کارهای به اولویت انجام شوند و هر تیم روی وظایف معین‌شده متمرکز شود. استفاده از چنین نرمافزارهایی کار را برای شما به‌عنوان یک مدیر و در درجه دوم برای کارمندان تا حد زیادی راحت خواهد کرد.
اولویت‌های کاری را خودتان مشخص کنید
حتی اگر بخواهید از ابزارهای مختلف برای مدیریت زمان کمک بگیرید، همچنان باید اولویت‌های کاری خود را خودتان تعیین کنید. در تعیین اولویت‌ها باید اموری که فوری هستند از امور معمولی و امور مهم از امور غیرمهم جدا شوند. یک تسک می‌تواند همزمان مهم و فوری باشد. پس در واقع شما 4 نوع تسک خواهید داشت که به موارد زیر تقسیم می‌شوند:
- مهم
- فوری
- عادی
- مهم و فوری
این تکنیک اولویت‌بندی آیزنهاور ماتریکس (Eisenhower Matri) نام دارد و شما می‌توانید با همین نام رفرنس‌های خارجی مربوط به آن را ببینید. اگر امور خود را این چنین برنامه‌ریزی کنید، احتمالا وقت کم نخواهید آورد و تمام فعالیت‌ها را به موقع انجام خواهید داد. این اولویت‌بندی پیش از به‌کارگیری از ابزارهای مختلف به‌کار خواهد آمد. پس از اولویت‌بندی نوبت به محول‌کردن امور به اعضای تیم خواهد بود.
برای مدیریت زمان جلوی اتلاف وقت را بگیرید
مدیریت زمان در تیم‌های کاری مقوله مهم و پیچیده به‌شمار می‌رود. ممکن است شما ببینید که تمام تلاش خود را کرده‌اید، اولویت‌بندی انجام داده‌اید، از ابزارهای پیشرفته استفاده می‌کنید اما هنوز زمان به‌درستی مدیریت نمی‌شود و بازدهی کافی وجود ندارد. در چنین شرایطی باید به این فکر کنید که ممکن است در تیم اتلاف وقت وجود داشته باشد. عواملی که ممکن است نگذارد تیم شما روی یک وظیفه تمام‌وکمال متمرکز شود را ابتدا شناسایی و سپس با مدیریت درست حذف کنید. اگر افراد شما بدانند که با مدیریت زمان می‌توانند بازدهی بیشتری ارائه دهند و این بازدهی به‌سودشان خواهد بود، قطعا برای تحقق استراتژی‌های شما به اندازه کافی تلاش خواهند کرد.
مولتی‌تسکینگ را فراموش کنید
مدیریت زمان در تیم‌های کاری به ما می‌گوید که واژه مولتی‌تسکینگ یک اشتباه رایج است! ممکن است که تا حالا چیزهای زیادی درباره انجام همزمان چندین کار شنیده باشید و حتی به توصیه برخی آن را یک مهارت قلمداد کنید. باید بدانید که امروزه دیگر انجام چنین کاری مهارت شناخته نمی‌شود. در واقع انجام چند کار به‌صورت همزمان فقط از تمرکز شما خواهد کاست و چیز بیشتری برایتان به‌همراه ندارد. بهتر است که آن را به‌کل فراموش کنید و به تیم‌تان هم توصیه کنید که به چنین ویژگی فکر نکنند.
مدیریت زمان در تیم‌های کاری: مسئولیت‌ها را به‌درستی توزیع کنید
ممکن است شما در تیم خود فرد یا افرادی را داشته باشید که می‌توانند چندین وظیفه را به‌درستی انجام دهند. اما باید این را هم درنظر بگیرید که هم همانند آن فرد نیستند و ظرفیت‌ها ممکن است که متفاوت باشد. ظرفیت‌های متفاوت به شما این امکان را می‌دهد تا ارزیابی بهتری داشته باشید و بتوانید مسئولیت‌ها را بهتر توزیع کنید. پس ظرفیت هر شخص را لحاظ کنید و به‌اندازه‌ای که می‌تواند به آن کار بسپارید. اگر توانایی‌اش را دارید ظرفیت هر کس را براساس میل و علاقه‌اش مشخص کنید تا ببینید چگونه کارهای‌تان با اشتیاق و سرعت پیش می‌رود.
مدام عملکرد خود را بهبود ببخشید
در مدیریت زمان در تیم‌های کاری باید به اهداف خاصی دست پیدا کنید. رسیدن به این اهداف معنی آن را ندارد که کار تمام شده است. ارزیابی شما باید همواره ادامه پیدا کند تا بتوانید بازدهی‌تان را بهبود ببخشید. عملکرد شما در هر نقطه‌ای که باشد همیشه جای بهترشدن دارد و می‌توانید با تلاش و تحلیل بهتر چنین چیزی را محقق کنید. مدیریت زمان به معنی این نیست که استراحت نداشته باشید یا همانند داستان‌های پادآرمان‌شهری مثل روبات کار کنید. بلکه به‌معنای این است، عملکردی مفید و بهینه از خود بر جای بگذارید.
از نه گفتن برای مدیریت زمان نترسید!
باید به زمان پایبند باشید. پایبندی به زمان است که از شما فردی با دیسیپلین را می‌سازد. یک مسئله مهم در این‌خصوص وجود دارد؛ شما باید فرصت‌های زیادی را از دست بدهید. زمان محدود است. نمی‌توانید با این زمان محدود چنید فعالیت را به سرانجام برسانید. به قول قدیمی‌ها، با یک دست نمی‌توان چند هندوانه را برداشت! نه گفتن را یاد بگیرید و در آن جدی باشید. هر موقع برای انجام کاری وقت کافی نداشتید، آن را کنار بگذارید و خیلی مستقیم و بدون ترس به آن نه بگویید.
طرح یا پلن کاری را از قبل طراحی کنید
وقتی برای انجام کاری از قبل نقشه و پلن نداشته باشید، احتمالا هیچ‌وقت آن را انجام نخواهید داد، اگر هم انجام دهید احتمالا آن تسک به‌درستی انجام نخواهد شد. اگر قرار است به کارهای روز بعد خود فکر نکنید، این کار را به فردا موکول نکنید و از همان روز برنامه‌ریزی‌اش را آغاز کنید. برنامه‌ریزی یکی از پلن‌هایی‌است که مدیریت زمان همیشه موثر خواهد بود و شما می‌توانید از آن کمک جدی بگیرید. داشتن طرح و برنامه به شما کمک خواهد کرد تا بتوانید یک شمای کلی از تسک خود داشته باشید. اینکه قرار است از کجا شروع کنید، چه مسیری را طی کنید و در نهایت هم به کجا برسید.
جزئیاتی که هیچ اهمیتی ندارند را به‌کل فراموش کنید
بسیاری از مدیران در انجام امور خود درگیر جزئیاتی می‌شوند که هیچ اهمیتی ندارد. توجه به جزئیات تا حدی خوب است اما زمانی که حالت وسواس‌گونه پیدا و شرایط را از کنترل خارج می‌کند دیگر مفید نیست و می‌تواند زمان زیادی از شما بگیرد. مدیریت زمان در تیم‌های کاری، نیازمند این است که ما از شر هر چیز اضافی که از ما زمان می‌گیرد خلاص شویم. جزئیات یکی از این همین موارد است. البته جزئیاتی که می‌تواند موثر باشد منظور ما نیست. از همان اول هم ذکر کردیم که باید تنها جزئیات کم‌اهمیت یا بی‌اهمیت را رها کنید.
سعی کنید برای اتمام کارها به خود فشار بیاورید
احتمالا این جمله را شنیده‌اید که یک کار هر قدر که به خود زمان بدهید طول خواهد کشید. برای نمونه اگر به خود بگویید من آخر هفته خانه را مرتب می‌کنم، این کار تا همان آخر هفته طول خواهد کشید. اما اگر بگویید این کار تا 1 ساعت دیگه انجام خواهد شد، 1 ساعت دیگر مرتب‌کردن خانه پایان خواهد یافت. مغز شما با دریافت ضرب‌العجل می‌تواند بهتر عمل کند و در همان زمانی که مشخص کرده‌اید تسک را به پایان برساند. پس از این قابلیت در امور کاری خود هم استفاده کنید تا مدیریت زمان بهتری داشته باشید. اگر به تسکی 3 ساعت زمان اختصاص داده‌اید آن را به 1 ساعت کاهش دهید تا ببینید چطور امور فراتر از انتظار شما پیش خواهند رفت.
چه چالش‌هایی در مدیریت زمان وجود دارد؟
چالش‌هایی که در مدیریت زمان وجود دارد، تا حد زیادی چالش‌هایی فردی هستند. این یعنی فرد به فرد چالش‌ها متفاوت خواهد بود. اگر می‌خواهید چالش‌های مختلف را بشناسید ابتدا باید خود و خلاهای خود را بشناسید. اگر روی خود کنترل کافی ندارید، عادت دارید کارهای را به تعویق بیندازید، بی‌انگیزه هستید حتما به انجام چندین کار به‌صورت همزمان فکر می‌کنید. حجم بالایی از کار را که زمان کافی برای انجامش ندارید قبول می‌کنید، محیط کارتان استاندارد نیست و هر دلیل دیگر مثل این‌ها دارید، معنی‌اش این است که چالش‌های شما چنین مواردی هستند. با شناسایی دقیق‌شان و حذف آن‌ها روی مدیریت زمان در تیم‌های کاری کنترل کاملی داشته باشید.
می‌توان از تکنیک‌های مختلف برای مدیریت زمان کمک گرفت؟
تکنیک‌های بسیار زیادی برای کنترل زمان وجود دارد که در این مقاله ما تنها چند مورد از کاراترین و معروف‌ترین‌های آن را به شما معرفی کردیم. اگر قصد دارید که بیشتر درباره این موضوع اطلاعات کسب کنید می‌توانید با تحقیق در منابع خارجی با تکنیک‌های بیشتر آشنا شوید. برای اینکه کار ساده‌تری داشته باشید می‌توانیم تکنیک‌های زیر را به شما معرفی کنیم:
- Pareto Analysis
- Biological Prime Time
- POSEC
- SMART
- RPM (Rapid Planning Method)
- ABCDE
- Deep Work
- Timeboxing
- Eat That Frog
- Pickle Jar
- Time Blocking
تمامی این تکنیک‌ها در دسترس شما خواهند بود و می‌توانید انتخاب کنید که کدام یکی از آن‌ها بیشتر مناسب شما هستند.
مدیریت زمان یک مهارت است؟
مدیریت زمان قطعا یک مهارت است و شما می‌توانید با تمرین به آن برسید. نرم‌افزار مدیریت کارها، تکنیک‌های و مشاوره‌ها برای این هستند که شما بتوانید با استفاده از چنین امکاناتی این مهارت را در تیم خود تقویت کنید و به بهترین عملکرد دست پیدا کنید.
جمع‌بندی
مدیریت زمان در تیم‌های کاری چیزی نیست که بتوانید یک شبه به آن برسید. استفاده از ابزارهای مختلف و استراتژی‌های صحیح به شما این امکان را می‌دهد که عملکرد تیم‌تان را مدام بهبود ببخشید و شرایطی آرمانی را پدید آورید. با مدیریت زمان کارهای شما سریع‌تر از چیزی که انتظارش را دارید، انجام می‌شود. همین موضوع به شما اجازه می‌دهد تا زمان کافی برای انجام کارهای بیشتر و اموری داشته باشید که تا پیش از فرصتی برای فکر به آن‌ها هم نبود. از شما ممنونیم که تا پایان مقاله همراه ما بودید. امیدواریم از این مطالب بیشترین استفاده را کرده باشید.
