قانون پارکینسون و راز مدیریت زمان

قانون پارکینسون همواره در زندگی شما وجود دارد. هر زمان که برای روز خود برنامه‌ریزی می‌کنید، روی یک کار مهم تمرکز می‌کنید یا هر کاری را در وقت خود انجام می‌دهید، قانون پارکینسون در حال اجرا است. اما قانون پارکینسون چیست؟ چرا این‌قدر مهم است؟ چگونه می‌توانید از آن به نفع خود استفاده کنید؟ در طول این مقاله از مجموعه مقالات دانشگاه کسب‌وکار، قصد داریم به بررسی این سؤالات بپردازیم. در واقع، بهتر است با این قانون رفیق شوید؛ زیرا می‌تواند شما به در جهت استفاده صحیح از زمان یاری کند.

قانون پارکینسون و راز ناشناخته برای مدیریت بهتر زمان

قبل از اینکه وارد جزئیات قانون پارکینسون شویم، ابتدا مهم است که یک‌قدم به عقب برداریم و به تصویر بزرگ‌تری نگاه کنیم. در این مورد، تصویر بزرگ در اینجا، همان زمان شماست.

من معتقدم که با استفاده کامل از 24 ساعت روزانه خود، می‌توانید صاحب وقت خود شوید و زندگی ایده‌آل خود را بسازید. اکنون، زندگی ایده‌آل شما واقعاً می‌تواند هر چیزی باشد. این می‌تواند قایقرانی در سواحل ایتالیا، یا راه‌اندازی یک رستوران، یا بیدارشدن هر روز و ساختن یک موتورسیکلت سفارشی باشد.

زندگی ایده آل شما جایی است که بتوانید نحوه گذراندن وقت خود را انتخاب کنید. جایی که شما مالک 24 ساعت خود هستید و می توانید آنها را هر طور که صلاح می دانید سپری کنید.

اما این در درازمدت است. در روز، نحوه انتخاب شما برای گذراندن وقت به طور مستقیم بر توانایی شما برای دستیابی به زندگی ایده‌آل در ادامه راه تأثیر می‌گذارد.

اگر در مورد نحوه خرج کردن آن هوشمند باشید، می‌توانید بهتر و سریع‌تر از همیشه پیشرفت کنید. اگر آن را هدر دهید، در دایره‌ای حرکت می‌کنید، ناامید و سردرگم که چرا در همان مکان گیر کرده‌اید.

بنابراین چگونه از زمان خود به طور مؤثر استفاده می‌کنید؟ از طریق تعیین هدف، و بهره‌وری، و به‌ویژه مرتبط با این مقاله، مدیریت زمان. وقتی صحبت از مدیریت زمان به میان می‌آید، یک راز کمتر شناخته شده اما قدرتمند که باید به‌خاطر داشته باشید قانون پارکینسون است. برای شناخت بیشتر این قانون همراه تیم دانشگاه کسب‌وکار بمانید.

قانون پارکینسون چیست؟

قانون پارکینسون چیست؟ طبق ویکی‌پدیا، قانون پارکینسون به این صورت تعریف می‌شود:

کار به‌گونه‌ای گسترش می‌یابد که زمان موجود برای تکمیل آن پر شود.

این تعریف اولین‌بار در دهه 1950 توسط سیریل نورثکوت پارکینسون معرفی شد و برای توصیف کارایی اقتصادی و دولتی استفاده شد. این تعریف بسیار خشک است؛ اما درسی که در پشت آن وجود دارد مهم است.

به بیان دیگر، قانون پارکینسون بیان می‌کند که مدت زمانی که برای انجام یک کار به خود اختصاص می‌دهید، مدت زمانی است که برای تکمیل آن لازم است.

به‌ عنوان‌ مثال، اگر سه هفته فرصت دارید تا یک مقاله بنویسید، آن مقاله سه هفته کامل برای نوشتن از شما زمان می‌برد. اگر یک جدول زمانی برای تکمیل یک پروژه در یک هفته دارید، آن را تا پایان هفته انجام خواهید داد.

می‌توانید نمونه‌هایی از این قانون را ببینید که بر زندگی در اطرافتان تأثیر می‌گذارد، در تکالیفی که در محل کارتان می‌گیرید، پروژه‌هایی که باید در مدرسه انجام دهید یا حتی در کارهای خانه.

نمونه‌ای از قانون پارکینسون

نمونه‌هایی از قانون پارکینسون وجود دارد که هر کار، پروژه یا جدول زمانی را که تعیین می‌کنید، در بر می‌گیرد. این یک نکته مهم است که چقدر طول می‌کشد وظایفتان را انجام دهید و یا چگونه وقت خود را در هر روز صرف کنید.

به این سناریو فکر کنید:

شما سرکار هستید. رئیس شما می‌آید و به شما تکلیفی می‌دهد که تکمیل آن 10 روز طول می‌کشد؛ بنابراین شما می‌توانید روی تکلیف کار کنید.

بعد از ظهر، رئیستان باعجله به سراغ شما می‌آید. رئیس شما جدول زمانی خود را تغییر داده است و اکنون او باید جدول زمانی شما را نیز تغییر دهد. پس این تکلیف همچنان 10 روز دیگر موعد دارد؟ خیر فردا موعدش هست.

وحشت‌زده، دست‌به‌کار می‌شوید. شما ناهار کوتاه‌تری می‌خورید، آن شب وقت خود را صرف کار روی آن می‌کنید، روز بعد کمی زودتر از خواب بیدار می‌شوید تا به آن برگردید و به‌ نوعی، به نظر می‌رسد شما آن را درست قبل از مهلت زمانی خود به پایان می‌رسانید.

در نهایت رئیس شما راضی است و شما هم همین‌طور.

چرا قانون پارکینسون بسیار مهم است؟

حالا یک‌لحظه صبر کنید و این را در نظر بگیرید که مهلت اولیه شما 10 روز بود. واضح است که می‌دانید چگونه وقت خود را صرف کنید و رئیس شما به‌ خوبی در مدیریت شما توانا است.

اما اگر این جدول زمانی تغییر نمی‌کرد، آن کار 10 روز کامل برای شما زمان می‌برد و با این‌ حال، شما در یک روز کاری را انجام داده‌اید که ۱۰ روز کاری می‌توانست از شما زمان بگیرد.

قانون پارکینسون مجدداً بیان می‌کند که مدت زمانی که برای تکمیل یک کار در اختیار دارید، مدت زمانی است که برای انجام آن کار لازم است.

به همین دلیل است که قانون پارکینسون در مدیریت زمان و استفاده از 24 ساعت در روز بسیار مهم است، اگر یک جدول زمانی خیلی طولانی و خیلی دور از یک هدف تعیین کنید، قانون پارکینسون باعث می‌شود که باز هم زمان زیادی برای رسیدن به آن صرف شود.

برعکس، اگر موعد مقرر خود را کمی زودتر تعیین کنید و فقط مراقب باشید که چگونه می‌توانید آن را در این مدت‌ زمان کم انجام دهید، آن‌گاه می‌توانید بر قانون پارکینسون غلبه کنید و انجام کارتان زمان کمتری از شما بگیرد؛ بنابراین در دنیایی که برای رسیدن به هدفی مهم یا تکمیل یک پروژه چالش‌برانگیز تلاش می‌کنید، آگاهی از قانون پارکینسون و رابطه شما با آن بسیار مهم است.

نمونه‌های بیشتر

شما می‌توانید قانون پارکینسون را در اطراف خود ببینید، در محل کار، در مدرسه، در خانه و در باشگاه. هر جا که موعد مقرری تعیین شود، قانون پارکینسون نزدیک است. در اینجا چند مثال دیگر برای نشان‌ دادن این موضوع وجود دارد. همراه تیم دانشگاه کسب‌ و کار باشید تا بیشتر قانون پارکینسون را بشناسیم.

در محل کار

کار نمونه کاملی از تلف شدن زمان است. مدیران اغلب وظایفی را با موعدهای مقرر بسیار طولانی تعیین می‌کنند، اما کارمند آن را زیر سؤال نمی‌برد و جدول زمانی را به‌عنوان واقعیت می‌پذیرد؛ بنابراین کارمند زمانی کار را به پایان می‌رساند که تمام زمان را برای تکمیل کردن آن صرف کند.

به نظر شما قانون پارکینسون در فضای مدیریت پروژه چیست؟ زمان در نظر گرفته شده برای یک پروژه میتواند 1 هفته باشد، در حالی‌ که واقعاً می‌تواند در چند روز انجام شود. برای تیمی که مشغول جلو بردن یک پروژه هستند مدت زمانی غیر واقعی تعیین می‌شود؛ اما آن تیم دقیقا همان مقدار زمان را برای ارائه پروژه صرف می‌کند.

مردم به‌ندرت کار را زودتر تحویل می‌دهند، بنابراین اگر جدول زمانی برای یک ماه تنظیم شده باشد؛ در حالی که می‌تواند در یک هفته انجام شود، خواهید دید که درست در همان یک ماه انجام می‌شود و نه زودتر.

در داخل کلاس

مدرسه نمونه بارز دیگری از قانون پارکینسون است. چند بار این اتفاق برای شما افتاده است؟ شما فردا امتحان نهایی دارید و با خود فکر می‌کنید: من تمام روز را برای مطالعه برای امتحان فرصت دارم. یک روز کامل!

و سپس به نحوی، روز فقط می‌گذرد. کمی مطالعه، کمی تعلل در آنجا و روز تمام می‌شود، وقت خواب است و در حالی‌ که برای امتحان فردا خود را آماده می‌کنید، تعجب می‌کنید که چگونه احتمالاً 12 ساعت متوالی درس‌خوانده‌اید.

اما شما این کار را نکردید. احتمالاً 3 ساعت درس‌ خوانده‌اید و 9 ساعت دیگر را تلف کرده‌اید.

اگر از زمان‌بندی خود آگاه‌تر بودید، می‌توانستید چارچوب زمانی واقع‌بینانه‌تری تعیین کنید. برای آن 3 ساعت سخت مطالعه کنید و بقیه روز را با آرامش و بدون استرس باشید.

در داخل خانه

قانون پارکینسون را همیشه در خانه نیز می‌بینید. در واقع، من بارها و بارها در این مورد مقصر بوده‌ام و وقت خود را برای کارهای بیهوده تلف کرده‌ام.

وقتی عجله داریم، به‌نوعی می‌توانیم تمام کارهایمان (تمیزکردن، لباس‌شویی، مواد غذایی و غیره) را در چند ساعت انجام دهیم. اما در روزی که اتفاقات زیادی در آن نیست، همین کارها تمام روز ما را می‌برد.

آیا در روزهایی که زمان بیشتری داریم، انجام کارهای خانه خیلی وقت‌گیرتر است؟ نه! ما فقط این اشتباه را مرتکب می‌شویم که یک جدول زمانی غیرواقعی تنظیم می‌کنیم و سپس، از طریق قانون پارکینسون، تمام زمان را برای تکمیل آن وظایف صرف می‌کنیم.

چگونه این قانون بر زمان شما تأثیر می‌گذارد؟

در این مرحله دیدید که چگونه قانون پارکینسون می‌تواند بر وظایف شما تأثیر بگذارد؛ اما یک مشکل بزرگ‌تر در اینجا وجود دارد، اینکه چگونه بر زمان شما تأثیر می‌گذارد؟

زیرا همان‌طور که قبلاً توضیح دادیم، شما می‌توانید زندگی ایده‌آل خود را بسازید؛ اما باید هر روز از زمان خود به طور کامل استفاده کنید. تعیین جدول زمانی مناسب و مدیریت زمان برای خود یکی از راه‌های مخفی است که بیشتر از آنچه فکر می‌کنید وقت شما را نجات می‌دهد.

برای این کار موارد زیر را در نظر بگیرید:

هدف‌گذاری: هدفی را برای رسیدن به چیزی در 12 ماه تعیین می‌کنید، درحالی‌که می‌توان آن را در 4 ماه انجام داد.

مدیریت زمان: شما به خودتان 5 ساعت فرصت می‌دهید تا یک کار را انجام دهید، در حالی‌ که می‌توان آن را در 1 ساعت انجام داد.

بهره‌وری: شما روی کار به صورت جدی متمرکز می‌شوید؛ اما از آنجایی‌ که 5 ساعت برای انجام آن‌ وقت در نظر گرفته‌اید (به‌جای فقط 1 ساعت)، 4 ساعت دیگر آن را به تعویق می‌اندازید.

قانون پارکینسون بیش از آنچه فکر کنید بر زمان شما تأثیر دارد و وقتی نوبت به روزمرگی شما می‌رسد، این زمان تلف شده به‌ سرعت اضافه می‌شود.

پس باید چگونه بر آن غلبه کنیم؟

چه‌کار کنیم که قانون پارکینسون به نفع ما کار کند؟

شما می‌توانید کاری کنید که از قانون پارکینسون به نفع خودتان استفاده کنید. شما فقط باید یک استراتژی مدیریت زمان برای قانون پارکینسون داشته باشید.

خبر خوب این که نیمه اول نبرد قانون پارکینسون، درک وجود آن است. این که حضور قانون را در اطراف خود بشناسید و تصمیم بگیرید که دیگر نمی‌خواهید این قانون برنامه‌های شما را به هم بزند.

این مرحله اول است.

مرحله دوم هم به همان اندازه مهم است: تعیین موعدهای مقرر واقعی.

هر زمان که برای خود جدول زمانی ای تعیین می‌کنید یا به شما مهلت داده می‌شود، فقط شرایط را به‌صورت اسمی نپذیرید. لحظه‌ای تمرکز خود را جمع کنید و به این سوال پاسخ دهید: این کار واقعاً چقدر از من زمان می‌خواهد؟

با خودتان صادق باشید. اگر به یک مهلت طولانی نیاز دارد، یک مهلت طولانی تعیین کنید. اگر می‌توانید آن را به‌ سرعت انجام دهید، یک مهلت کوتاه‌تر تنظیم کنید. اما کلید استفاده از قانون پارکینسون به نفع خود، این است که در جدول زمانی خود واقع‌بین باشید.

با میل به‌ اضافه کردن زمان مبارزه کنید، به‌گونه‌ای که برای انجام هر مورد پاداشی به خود بدهید. یک جدول زمانی تنظیم کنید که می‌دانید می‌توانید به آن پایبند باشید و به کار خود ادامه دهید. قسم بخورید که دیگر وقت خود را برای کارهایی که در نیمی از زمان انجام می‌شوند تلف نکنید.

استثناهایی برای واقع‌بین بودن

 استثناهایی برای تنظیم جدول زمانی واقع‌بینانه وجود دارد که در زیر می‌بینید:

1. این یک کار جدید است که قبلاً هرگز ندیده‌اید، بنابراین مطمئن نیستید که چقدر طول می‌کشد. در این صورت شما می‌خواهید یک جدول زمانی اولیه تنظیم کنید و سپس با درک بهتر محدوده پروژه، زمان را تنظیم کنید.

3. شما یک جدول زمانی کوتاه شده و بیش از حد منسجم شده تنظیم می‌کنید. ممکن است با به رسمیت شناختن قانون پارکینسون، شروع به تعیین موعدهای مقرر خیلی کوتاه برای خود کنید که در آن زمان نتوانید کار خود را به‌صورت کامل انجام دهید. مطمئناً شما هم چنین چیزی را نمی‌خواهید، بنابراین تمام تلاش خود را برای تعیین جدول زمانی واقع‌بینانه انجام دهید. ممکن است که کمی طول بکشد تا آزمون‌ و خطا کنید.
4. گاهی این شما نیستید که جدول زمانی را تعیین می‌کند. اگر کارمند یک شرکت بزرگ هستید که تعیین زمان‌ها در دست شما نیست، نگران نباشید. اگر مهلتی برای تکمیل یک کار در 3 هفته دارید؛ اما می‌دانید که آن کار فقط 1 هفته از شما زمان می‌برد، وقت خود را با به تعویق انداختن یا پرکردن آن با کارهای بیهوده تلف نکنید. آن را در عرض 1 هفته انجام دهید و سپس 2 هفته دیگر خود را برای ساختن زندگی ایده‌آل خود پر کنید. مانند انجام یک پروژه جانبی، کار بر روی اهداف خود یا خواندن کتاب‌های توسعه شخصی. اجازه ندهید که چیزی وقت شما را تلف کند. آن را طبق برنامه خود انجام دهید و سپس برای ساختن زندگی بهتر خود دست‌ به‌ کار شوید.

جمع‌بندی

قانون پارکینسون را مورد توجه قرار دهید. چه در دفتر کار، چه با دوستان یا هنگام قرار ملاقات، به این مسئله توجه کنید که مدت زمانی که یک فرد برای انجام یک کار دارد، مدت زمانی است که برای تکمیل آن صرف می‌کند یا خیر. سعی کنید آن را در خودتان نیز بشناسید.

ببینید، مشاهده کنید و سپس با آن مقابله کنید. شما نمی‌توانید جدول زمانی دیگران را کنترل کنید؛ اما می‌توانید جدول زمانی خود را کنترل کنید. شما می‌توانید کنترل کنید که چگونه وقت خود را صرف کنید و چه آینده‌ای برای خود ایجاد کنید.

ممنون که تا اینجا همراه تیم دانشگاه کسب‌وکار بودید.

شما در کدام بخش از زندگی‌تان با قانون پارکینسون برخورد کرده‌اید؟ آیا راه‌حل دیگری برای غلبه بر این قانون می‌شناسید؟