شرکت‌ها و موسسات زیادی بصورت مدام با هزینه‌ها مختلفی روبرو می‌شوند. گاهی اوقات این هزینه‌ها آنقدر کوچک است که دیگر نیازی نیست برای آنها یک سرفصل جداگانه حسابداری تشکیل داد. از طرفی دیگر به دلیل کم بودن مبلغ هزینه، امکان پرداخت آن بصورت چک وجود ندارد. بنابراین در این میان سرفصل جدیدی به نام تنخواه در دفاتر باز میشود.
بحث تنخواه بسیار بحث مهمی است و همچنین در کنار ساده بنظر رسیدن، بسیار نکات ریزی در انجام تنخواه‌گردانی وجود دارد که دانستن آنها شما را از سردرگمی‌های آخر ماه و آخر سال نجات می‌دهد. بنابراین اگر می‌خواهید با تنخواه به خوبی آشنا شوید، بامن تا انتها در دانشگاه کسب و کار همراه باشید.
تنخواه چیست؟
تنخواه مبلغی است که مدیرمالی تحت نظر مدیرعامل به تنخواه‌دار برای پرداخت یکسری هزینه‌ها می‌دهد. همچنین زمانی که وجه‌نقد نزد تنخواه‌دار به اتمام برسد، تنخواه‌دار با ارائه سند و فاکتور درخواست شارژ مجدد تنخواه می‌کند. برای مثال تصور کنید در یکروز کاری شرکت شما یک جلسه بسیار مهم را قرار است برگزار کند. این جلسه نیاز به یکسری پذیرایی‌ها و ملزومات دارد. از طرفی هزینه‌های این جلسه آنقدر زیاد نیست که شما با دسته چک به استقبال پرداخت هزینه بروید. بنابراین شما باید از حساب تنخواه شرکت کمک بگیرید و هزینه پذیرایی را از طریق آن پرداخت کنید.
تنخواه‌دار کیست و چه شرایطی باید داشته باشند؟
همینطور که در بخش قبلی اشاره‌ای به آن کردم، تنخواه‌دار فرد و یا افرادی هستند که توسط مدیرمالی و مدیرعامل انتخاب می‌شوندو وظیفه آنها تنخواه‌گردانی می‌باشد. اگر کسی مایل باشد که جزو افراد منتخب برای تنخواه‌گردانی شود، باید شرایط زیر را داشته باشد.
- باید از حتما استخدام رسمی شده باشد.
- حداقل مدرک تحصیلی او دیپلم باشد.
- دارای صلاحیت و دانش در حوزه تنخواه‌گردانی باشد.
- حداقل ۲ سال سابقه کار در حوزه تنخواه‌گردانی داشته باشد.
تنخواه‌دار چه وظایفی بر عهده دارد؟
- برای انجام هزینه باید درخواست شارژ حساب تنخواه کند.
- باید با هماهنگی افراد مجاز مانند مدیر مالی اقدام به هزینه از تنخواه کند.
- حتما باید پس از خرید هر کالایی سند و یا فاکتور کالا را اخذ کند و اسناد را به واحد حسابداری تحویل دهد.
- اگر کالایی برای شرکت با پیک دریافت شود، حتما باید رسید تحویل کالا را از پیک دریافت کند.
- برای هزینههایی که انجام می‌دهد حتما باید سند داشته باشد.
- بصورت هفتگی باید اسناد و فاکتورهایی که بابت هزینه‌های گوناگون دریافت کرده را به واحد حسابداری تحویل دهد.
- نباید تنخواه خالی بماند و باید بصورت منظم تنخواه را شارژ کند.
- اگر در پایان سال مالی مبلغی در حساب تنخواه باقی ماند باید آنرا به حساب جاری شرکت برگرداند و به امور مالی گزارشش را بدهد.
- در پایان هرماه باید صورت مغایرت بانکی مربوط به حساب تنخواه را بررسی کند و اگر اقلام بازی در صورت مغایرت وجود داشت آنرا رفع کند.
- با حساب تنخواه هزینه‌های غیرمرتبط را پرداخت نکند.
- بدون هماهنگی با واحد امور مالی وجه جداگانه‌ای را به حساب تنخواه واریز نکند.
- در صورت لزوم و با هماهنگی با امور مالی می‌تواند برخی از هزینه‌ها را با صدور چک انجام دهد.
چه هزینههایی را باید از حساب تنخواه پرداخت کرد
هر کسب‌وکاری باتوجه به نوع فعالیتی که دارد هزینه‌هایش نیز با سایر کسب و کارها متفاوت است. با این وجود هر کسب و کاری یکسری هزینه با سرفصل‌های یکسان دارد که می‌تواند آنهارا با حساب تنخواه پرداخت کند. این هزینه‌ها شامل موارد زیر می‌باشد.
- هزینه پست: تمبر، بسته بندی و پاکت
- هزینه وعده‌های غذایی تجاری: نوشیدنی‌‌ها و میان وعده‌‌ها برای جلسات، وعده‌های غذایی برای پذیرایی از مشتریان
- هزینه‌های حمل‌ونقل: کرایه تاکسی و یا کرایه بار
- سایر هزینه‌ها: هزینه قبوض برق و گاز و…
تنخواه چه مزایایی دارد؟
- باعث سریع‌تر انجام شدن یکسری از هزینه‌ها میشود
- باعث آسان‌تر شدن مراحل پرداخت میشود
- باعث کاهش یافتن حجم کارهای حسابداری میشود
- هزینه‌های جاری را شناسایی می‌کند
- وجوه نقد را کنترل می‌کند و نشان می‌دهد که این وجوه برای چه مواردی استفاده شده است
ماهیت تنخواه در عملیات حسابداری
تمام حسابها در حسابداری یا ماهیت بدهکار و یا بستانکار دارند. ولی نکته‌ای که درمورد ماهیت تنخواه وجود دارد این است که ماهیت حساب تنخواه دارایی است. این حساب از نظر ماهیت و چگونگی آن، درست شبیه به حساب صندوق عمل می‌کند. هنگامی که تنخواه شارژ میشود ماهیت آن بدهکار میشود و همچنین زمانی که از تنخواه پولی خارج میشود ماهیت آن به بستانکار تغییر پیدا می‌کند. برای اینکه بتوانید ثبت حسابداری تنخواه را انجام دهید باید از یکی از روش های تنخواه‌گردان متغیر یا ثابت استفاده کنید. البته کمتر شرکتی پیدا میشود که تمام کارهای حسابداری‌اش را بصورت دستی انجام دهد. بنابراین تنخواه‌گردانی نیز مانند سایر عملیات حسابداری مثل انبارگردانی نرم‌افزار مخصوص به خودش را دارد.
تنخواه‌گردانی به روش متغیر
منظور از روش متغیر روشی است که در آن حساب تنخواه تحت نظر مدیران مالی شرکت با یک مبلغ مشخصی شارژ میشود. این حساب مبلغ بالایی دارد و تنخواه‌دار دیگر نیاز به شارژ مجدد حساب ندارد. بلکه در پایان دوره مالی، تنخواه‌دار باید باقیمانده حساب را به حساب جاری شرکت برگرداند و اسناد مربوط به تمام هزینههایی که انجام داده را نیز به حسابداری تحویل دهد. این حساب در پایان دوره مالی پس از برگرداندن مبلغ باقی مانده، به حساب جاری شرکت، بسته خواهد شد.
تنخواه‌گردانی به روش ثابت
در این روش حساب تنخواه تنها افتتاح میشود و در آخر سال مالی نیز مانند سایر حساب‌های دائمی بسته میشود. ولی نکته‌ای که در روش ثابت وجود دارد این است که هرماه مبلغی مشخص تحت نظر مدیرمالی در این حساب واریز میشود. همچنین تنخواه‌دار نیز باید در پایان مدتی که از قبل مشخص شده برای مثال هرماه و یا پایان سال مالی، صورت خلاصه‌ای از هزینههایی که داشته را ارائه دهد. این روش به دلیل اینکه طی دوره چندین بار شارژ میشود، دیگر نیازی به بستن حساب در پایان سال مالی نمی‌باشد.
علت بستن حساب تنخواه چیست؟
حساب تنخواه یک حساب دائمی است. و همانطور که تمام حساب‌های دائمی در پایان سال مالی بسته می‌شوند و مانده آنها به سال مالی جدید انتقال داده میشود، مانده حساب تنخواه نیز پس از بسته شدن حساب باید به سال جدید انتقال پیدا کند. ولی بعضی از شرکت‌ها تمایل دارند تا مانده این حساب را به حساب جاری شرکت انتقال دهند و مانده حساب را صفر کنند. بنابراین این شرکت‌ها در سال مالی جدید بار دیگر حساب تنخواه خودرا شارژ می‌کنند.
ممکن است این مسئله را ندانید ولی زمانی که یک حساب دائمی در پایان سال مالی باز بماند در تمام فرآیند حسابداری پایان سال و سال مالی جدید مشکل ایجاد می‌کند. زیرا دیگر شرکت نمی‌تواند ترازنامه پایان سال خودرا مشاهده کند. و یا دیگر نمی‌تواند ثبت اختتامیه حساب بزند. با نبود تراز اختتامیه دیگر نمی‌توان در سال مالی جدید تراز افتتاحیه داشت. بنابراین بسیار مهم است که ماهیت هر حساب را بشناسیم.
مواردی که در پرداخت هزینه‌ها باید رعایت شود
- هدف پرداخت مشخص باشد.
- ماهیت پرداخت توسط مدیران مالی و مدیرعامل مشخص و تایید شود.
- میزان مخارج و دوره تخصیص وجوه ، مشخص شود.
- هنگام پرداخت مبلغ به تنخواه‌دار باید میزان مبلغی که قرار است در حساب تنخواه واریز شود مشخص شود.
- باید حساب هر متصدی را باتوجه به وظایف و هزینههایی که دارد شارژ کرد.
- باید فاصله زمانی بین دو پرداخت که از قبل مشخص شده است به درستی رعایت شود.
- باید واریز و شارژ مجدد حساب در مدت زمانی که از قبل تعیین شده است انجام شود.
نکته: دقت به تاریخ در حسابداری یک امر بسیار مهم می‌باشد. تمام نرم‌افزارهای حسابداری بر اساس تاریخ تنظیم شده‌اند بنابراین حسابداران باید حتما این نکته را رعایت کنند که اگر در تاریخی وظیفه‌ای مشخص شده، حتما آن را انجام دهند. زیرا ممکن است فراموش شود و در پایان سال مالی و در هنگام بستن حسابها باعث دردسر و سردرگمی شود. همچنین حسابهایی مانند تنخواه و چک حتما مهم است که در تاریخ مشخص شده آنهارا پرداخت کرد.
در رسید تنخواه باید چه اطلاعاتی ثبت شود؟
تنخواه‌دار زمانی که قصد دارد رسید کالاهایی که از تنخواه هزینه کرده است را تحویل امورمالی دهد، باید یکسری اطلاعات در رسید درج کرده باشد. این اطلاعات شامل موارد زیر است.
- مبلغ باید بصورت عدد و حروف در رسید ثبت شده باشد.
- باید نام فروشگاه و یا سازمانی که تنخواه دار از آنجا خرید کرده در رسید ثبت شده باشد.
- باید امضای تنخواه دار و مدیرمالی در سند و یا رسید موجود باشد
- این رسید به دلیل اینکه مانند سایر رسیدهای رسمی می‌باشد باید شناسه اقتصادی و موسسه مورد نظر، کد ملی، شناسه خریدار، تاریخ فاکتور و شماره سریال فاکتور بطور کامل مشخص باشد.
- فاکتور آسیب دیده و یا خدشه‌دار اعتبار ندارد.
- اطلاعات فاکتور و یا سند باید کامل باشد درغیر اینصورت اعتباری نخواهد داشت.
تفاوت تنخواه با صندوق در چیست؟
حساب تنخواه شباهت زیادی به حساب صندوق دارد. ولی باوجود تمام این شباهت‌ها تفاوت‌هایی نیز باهم دیگر دارند. تفاوت‌های این دو حساب در موارد زیر است.
پرداخت‌هایی که از حساب صندوق انجام میشود باید بصورت روزانه ثبت زده شود. اما پرداخت‌هایی که از تنخواه انجام میشود باید در زمانی که قرار است حساب شارژ مجدد شود انجام شود.
یکی دیگر از این تفاوت‌ها در قوانینی است که باید تنخواه‌دار رعایت کند. تنخواه‌دار تنها باید هزینه‌های مشخصی را از طریق تنخحواه پرداخت کند. اما هزینه‌های مشخص شده‌ای برای صندوق وجود ندارد.
چرا داشتن حساب تنخواه برای شرکت‌ها مهم است؟
همینطور که به آن اشاره کردم این حساب برای کنترل یکسری از هزینه‌ها و کاهش دادن هزینه اضافی طراحی شده است. هرچند گاهی اوقات میشود تخلف‌های مالی با این حساب انجام داد. ولی با این وجود تنخواه یک حسابی است که تمام هزینه‌های خرد شرکت را کنترل می‌کند. از هزینه‌های اضافی جلوگیری میشود. به دلیل وجود اسناد برای هر خریدی که انجام شده، امور مالی می‌تواند هزینه‌های اضافی را شناسایی کند و در آخر آنهارا حذف و یا کنترل کند.
حساب تنخواه در زندگی شخصی
کنترل هزینه‌ها تنها مختص به شرکت‌ها نمی‌باشد. اگر با دقت به هزینه نگاه شود، میتوان به این نتیجه رسید که هزینه یکی از عوامل تاثیر گذار در ثروتمند شدن و یا در زندگی با درآمد متوسط است. طبق سبک زندگی افراد ثروتمند میتوان به این نتیجه رسید که برای اینکه بتوان به ثروت رسید باید بتوان درآمد را مدیریت کرد و از هزینه‌های اضافی صرف نظر کرد.
توصیه‌ای که به شما دارم این است که سعی کنید برای بخش تجملاتی زندگی خود یک حساب جدا داشته باشید و تنها با مبلغی که در این حساب است به امور تفریحی و سایر خرده هزینههایی که در زندگی دارید بپردازید. طبق تجربیات بدست آمده یکسری از هزینه‌های اضافی که ما در زندگی شخصی خود داریم و مبلغ آن هیچوقت به چشم ما نیامده پس از یک دوره یکساله و یا دوساله به یک مبلغ چشم گیر تبدیل می‌شوند. بنابراین سعی کنید تنخواه را به زندگی شخصی خود وارد کنید تا بتوانید درآمد و هزینه خودتان را مدیریت کنید.
جمع بندی
تنخواه حسابی است که تمام هزینه‌های خرد شرکت از طریق این حساب انجام میشود. همچنین به دلیل موجود بودن سند برای هر هزینه‌ای که انجام شده، میتوان هزینه‌های اضافی شرکت را شناسایی کرد و آنهارا مدیریت کرد. همچنین انواع مختلفی از حساب تنخواه وجود دارد که شرکت‌ها باتوجه به استراتژی که دارند می‌توانند از هرکدام از این حسابها استفاده کنند. در این مقاله‌ای که شما در دانشگاه کسب و کار مطالعه کردید سعی شد به نکات زیادی توجه شود که برای حسابداران بسیار کاربردی می‌باشد. ممنون که تا انتها همراه من در دانشگاه کسب و کار بودید.
