برای بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها مواقعی پیش می‌آید که در برنامه‌ریزی‌های خود دچار اشتباه می‌شوند و بار کاری و هزینههای اضافی را افزایش می‌دهند. علت این موضوع می‌تواند مواردی مانند نداشتن اطلاعات کافی در طول تخمین‌ها، سوگیری‌های نادرست، افزایش دامنه و برخی از عوامل دیگر باشد. این موارد ناشی از عدم تلاش افراد یا قصد قبلی آنها برای خرابی سیستم نیست؛ بلکه به دلیل عدم کنترل پروژه و نداشتن برنامه ریزی برای آن اتفاق می‌افتد.
کنترل پروژه نقش مهمی در حصول اطمینان از اینکه پروژه مطابق با برنامه زمانبندی و بودجه مورد نظر باقی می‌ماند و در عین حال کیفیت محصول تحویل شده را تضمین می‌کند دارد. ما قصد داریم در این مقاله از دانشگاه کسب و کار به بررسی مفهوم کنترل پروژه بپردازیم و مزایا، روش‌ها و انواع آن را شرح دهیم.
کنترل پروژه چیست؟
کنترل پروژه فرآیند جمع آوری داده‌ها در مورد پیشرفت برنامه زمانبندی پروژه و کنترل هزینههای آن برای جلوگیری از هدر رفتن پول در راه نادرست است. این سیستم از قرار گرفتن پروژه در مسیر درست آن اطمینان حاصل می‌کند.
به این ترتیب فرآیند کنترل پروژه شامل ارزیابی پیشرفت پروژه، پیش‌بینی آینده بر اساس اندازه گیری‌های فعلی و اجرای اقدامات اصولی برای بهبود عملکرد آن است.
مسئولیت و وظایف مدیر پروژه
از آنجایی که محیط پروژه پویا و غیرقابل پیش‌بینی است، کنترل پروژه‌ها نسبتا چالش‌برانگیز است زیرا کارها همیشه طبق برنامه پیش نمی‌روند. مدیر پروژه مسئولیت مدیریت و همچنین کنترل پروژه را بر عهده دارد. او باید مطمئن شود که پروژه به درستی برنامه ریزی شده و قرار است بودجه و کیفیت آن حفظ شود.
او باید دانش و تخصص مرتبط در مدیریت حوزه‌های مختلف یک پروژه را داشته باشد. این مهارت را میتوان از طریق آموزش رسمی یا در محل کار به دست آورد. اگر به این حوزه علاقه دارید می‌توانید استعداد خود را با شرکت در دوره‌های مدیریت پروژه پرورش دهید. این دوره با یاد دادن دانش اصولی در مورد روش‌های مدیریت پروژه و آموزش تجربه عملی آن به درک بهتر شما کمک می‌کند.
چرا کنترل پروژه مهم است؟
فرآیند کنترل پروژه به طور مستقیم با انتظارات ذینفعان و پیشرفت پروژه در ارتباط است. معمولاً پروژه‌ها در نتیجه جمع شدن مسائل کوچک شکست می‌خورند؛ این مسئله تاثیر قابل‌توجهی بر زمانبندی، هزینه، کیفیت و ریسک در کل پروژه دارد. اهمیت کنترل پروژه از آن جهت است که مسائل کوچک در فرآیند آن را شناسایی و با آنها برخورد می‌کند تا پروژه از مسیر خارج نشود.
مدیران پروژه می‌دانند که فعالیت آنها، چه یک پروژه ساخت‌وساز باشد و چه راه‌اندازی وب سایت برای یک کسب و کار کوچک، ممکن است هزینههای اضافی، تاخیرهای غیرمنتظره یا شرایط غیرقابل پیش‌بینی در هر نقطه آن ایجاد شود. با این حال فقدان کنترل پروژه برای پیش بینی و حل این مسائل می تواند در نهایت منجر به خارج شدن پروژه از مقیاس بزرگتر آن شود.
مقالات مرتبط در حوزه مدیریت: برای تکمیل دانسته‌های خودتان توصیه می‌کنیم مقالات تحلیل ذینفعان، رفتار مدیریتی و مبانی سازمان و مدیریت را حتما مطالعه کنید.
ویژگی‌های کنترل پروژه
کنترل پروژه چند ویژگی شاخص دارد که موجب تمایز آن با مدیریت پروژه و دیگر انواع آن میشود. این ویژگی‌ها عبارتند از:
1. اعمال در سطوح مختلف
کنترل پروژه فرآیندی از بالا به پایین است که در آن مدیران ارشد پروژه، برنامه‌های استراتژیک و محدودیت‌های بودجه آن را تعیین می‌کنند. این ویژگی در سطح عملیاتی پروژه اعمال میشود و موجب بررسی و بازبینی سطوح مختلف آن می‌گردد.
2. فرآیند مداوم و پیشگیرانه
فرآیند کنترل باید در طول مدت پروژه اعمال شود و آن، یک فرآیند مداوم برای نظارت بر پیشرفت و کنترل انحرافات پروژه است. این کار به سازمان کمک می‌کند تا یک رویکرد پیشگیرانه به جای رویکرد واکنشی اتخاذ کند و دائم به بررسی اجزای کار بپردازد تا از بروز اشتباه در آنها جلوگیری کند.
3. بازخورد منظم
با اندازه‌گیری منظم پیشرفت پروژه در برابر برآوردها، پروژه بازخورد منظمی در مورد پیشرفت یا انحراف دریافت می‌کند. به این ترتیب از طریق آن میتوان به یک نتیجه‌گیری جزئی نگر دست یافت که ویژگی‌ها و سطوح مختلف پروژه را مشخص می‌کند.
4. انعطاف پذیری
فرآیند کنترل پروژه را میتوان با نیازهای یک پروژه تطبیق داد. علاوه بر این میتوان آن را با توجه به فاز پروژه به‌روزرسانی کرد یا از جزئیات کمتری استفاده کرد تا در نهایت به نتیجه‌ای درست و قطعی دست یافت.
مزایای کنترل پروژه
چنان‌چه تا این بخش از مقاله‌ی دانشگاه کسب و کار خواندید، کنترل پروژه کاربرد و مزایای بسیاری برای پیشرفت و موفقیت بیزینس و کسب و کارهای مختلف دارد. برخی از مهم‌ترین مزایای آن شامل موارد زیر است:
مصرف بهینه منابع
این فرآیند با ردیابی منظم فرآیندها و حصول اطمینان از تکمیل پروژه‌ها مطابق با برنامه، به اطمینان یافتن از استفاده موثر و کارآمد از منابع موجود کمک می‌کند. علاوه بر این موجب کاهش نیاز به ابزارآلات و تجهیزات بیشتر میشود و استفاده از منابع را محدود و بهینه می‌سازد.
سهولت در تصمیم گیری
ردیابی منظم فرآیندها و محصولات قابل تحویل، به سازمان کمک می‌کند تا تصمیمات به موقع اتخاذ کند و در صورت بروز هرگونه انحراف، پروژه را به موقع در مسیر خود قرار دهد. به این ترتیب یکی از مزایای مهم کنترل پروژه را میتوان در سهولت تصمیم گیری افراد دانست.
پاسخگویی صحیح
کنترل پروژه به ایجاد خطوط پاسخگویی و روشن شدن مسئولیت افراد کمک می‌کند. درنتیجه فرآیند پروژه سازمان یافته شده و کمتر دچار بی نظمی می شود.
ایجاد هماهنگی
در کنترل پروژه، فرآیندها به طور منظم ارزیابی می‌شوند و تاثیر هر فعالیت در برابر نتیجه مطلوب سنجیده میشود. در نتیجه، این امر باعث ایجاد شفافیت بیشتر و هماهنگی بهتر میان تیم‌ها برای حل زود هنگام مشکلات خواهد شد.
گزارش‌دهی منظم
فرآیند کنترل پروژه شامل اندازه گیری منظم عملکرد فرآیندهای جاری و مقایسه آنها با نتایج برنامه ریزی شده است. به این ترتیب وضعیت پروژه به طور منظم گزارش میشود و مسئولان را با روند تداوم کار آشنا می‌کند.
اجتناب از فعالیت‌های غیرضروری
در کنترل پروژه از افزودن ویژگی‌های اضافی به محصول یا گسترش دامنه پروژه بدون درخواست تغییر رسمی (خیزش دامنه) اجتناب میشود. زیرا هر تغییر در برابر طرح اولیه تایید شده اندازه‌گیری میشود و ممکن است انجام فعالیت‌های غیر ضروری در روند آن اختلال ایجاد کند.
مقالات مرتبط در حوزه مدیریت: برای تکمیل دانسته‌های خودتان توصیه می‌کنیم مقالات رشته مدیریت بیمه، چرخه عمر پروژه، مدیر موفق و رهبری تحول آفرین را حتما مطالعه کنید.
مراحل درگیر در کنترل پروژه
فرآیند کنترل پروژه را می توان به 4 مرحله آسان تقسیم کرد که در زیر به طور خلاصه توضیح داده شده است:
1. تعیین استانداردها و مبانی
یکی از مراحل کنترل پروژه تعیین استانداردهای کمی یا کیفی به منظور حصول اطمینان از برآورده شدن انتظارات قابل ارائه است. در این مرحله از خط مبنا (یک طرح مصوب پذیرفته شده در مرحله برنامه ریزی) برای ارزیابی عملکرد قابل تحویل پروژه استفاده میشود.
2. اندازه‌گیری
پس از ایجاد استانداردها و خطوط پایه، عملیات پروژه و محصولات قابل تحویل آن اندازه‌گیری می‌شوند. این مرحله به‌روزرسانی‌های وضعیت را در قالب گزارش‌های پیشرفت، داشبوردها و چک‌لیست‌ها ارائه می‌کند.
3. تجزیه و تحلیل داده‌ها
منظور از این مرحله مقایسه داده‌های جمع‌آوری شده با استانداردها و خطوط پایه‌ی از پیش تعیین شده است که برای تعیین این نکته به کار می‌رود که آیا در آنها تفاوت وجود دارد یا خیر.
4. گام‌های اصلاحی
اگر تفاوت‌ها بیش از حد تحمل باشد و قابل اصلاح باشد، این مرحله شامل اقدام در جهت رفع اختلافات موجود است.
انواع روش‌های کنترل در پروژه
کنترل بازخورد
این نوع کنترل از بازرسی و بازخورد به عنوان روشی برای اطمینان از اینکه محصول مطابق با الزامات اصلی است استفاده می‌کند.
کنترل همزمان
این روش بر حصول اطمینان از رعایت جدول‌های زمانی پروژه و نقاط عطف مهم متمرکز است و در صورت نیاز به هرگونه اقدام اصلاحی برای اطمینان از اجرای برنامه در زمانبندی، برنامه‌ریزی می‌کند.
کنترل پیش بینی کننده
این نوع کنترل، عملکرد فعلی پروژه یا هزینه واقعی انجام شده تا به امروز را اندازه گیری می‌کند. همچنین در پایان پروژه به پیش‌بینی عملکرد یا هزینه برآورد شده در آن می‌پردازد.
مقالات مرتبط در حوزه مدیریت: برای تکمیل دانسته‌های خودتان توصیه می‌کنیم مقالات مدیر خوب، رشته مدیریت امور بانکی و استراتژی هوشمندانه را حتما مطالعه کنید.
فرآیندهایی که مفهوم کنترل در پروژه را تعریف می‌کنند
برای داشتن مکانیزم کنترل پروژه کارآمد در یک پروژه، انجام تجزیه و تحلیل بر علل اصلی آن در صورت بروز هرگونه انحراف اهمیت زیادی دارد. به عبارت دیگر، دانستن اینکه کدام فرآیند یا عملکرد منجر به عدم تطابق در نتیجه میشود، حیاتی است. بنابراین، ما به یک تابع کنترل پروژه یکپارچه نیاز داریم که دیدگاهی جامع در مورد فرآیندها ارائه دهد. فرایندهای این سیستم به این ترتیب است:
1. برنامه‌ریزی پروژه
این فرآیندی است که در آن مدیران پروژه و مدیران کنترل آن برای موفقیت پروژه همکاری می‌کنند. تصمیمات مربوط به خطوط پایه هزینه، برنامه زمانی و نقاط عطف، و بیانیه محدوده در این فرآیند گرفته میشود و عملکرد واقعی پروژه با این معیارها اندازه گیری میشود.
2. بودجه بندی
برای درک اینکه چرا واریانس‌ها رخ می‌دهند، ادغام فرآیند بودجه بندی در فعالیت‌های پروژه مهم است. برای مدیران ارشد و تیم‌های پروژه، یک فرآیند شفاف در قالب بودجه‌های مرحله‌ای زمانی، به عنوان معیاری برای عملکرد پروژه عمل می‌کند.
3. مدیریت ریسک
مدیریت ریسک در یک پروژه به شدت تحت تاثیر عملکرد کنترل پروژه در آن است. فرآیند کنترل پروژه با شناسایی ریسک‌های بالقوه، نظارت و ارزیابی تأثیر ریسک‌ها و طراحی رویکردهایی برای کاهش ریسک، در به حداقل رساندن تأثیر بر بودجه و زمانبندی آن کمک می‌کند.
4. مدیریت تغییر
انحرافات در یک پروژه به دلایل مختلفی ایجاد می‌شوند و هیچ عامل خاصی را نمیتوان به عنوان عامل انحراف در آن مشخص کرد. شناسایی و ارزیابی تأثیر هر تغییر و تصمیم گیری در مورد تایید یا رد شدن آن، بخشی از فرآیند مدیریت تغییر است. این فرآیند به ایجاد پاسخگویی روشن و به روز رسانی در خطوط پایه به دلیل درخواست‌های تغییر تایید شده کمک می‌کند.
5. پیش بینی
مدیران پروژه با اندازه‌گیری منظم عملکرد فعلی در برابر خطوط پایه تایید شده، می‌توانند عملکرد پروژه را در زمان تکمیل پیش‌بینی کنند. در این میان از روش‌های آماری مختلفی برای رسیدن به برآورد در زمان تکمیل استفاده میشود. این برآورد به مدیر پروژه کمک می‌کند تا در صورت خارج شدن از مسیر پروژه، اقدامات اصلاحی را انجام دهد.
6. مدیریت عملکرد
استفاده از شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) جهت ارزیابی سلامت پروژه و برای پیش بینی روند آن، برای اجرای اقدامات اصلاحی در فرآیند کنترل پروژه مفید است.
7. مدیریت پروژه
این مرحله شامل ایجاد فرآیندها و سیستم‌هایی است که امکان به اشتراک گذاری شفاف اطلاعات را بین اعضای تیم فراهم می‌کند و بستری مفید برای همکاری آنها ایجاد می‌نماید.
تمرکز این فرآیند بر فعال کردن به‌روزرسانی‌های وضعیت پروژه و تبادل درس‌های آموخته‌شده است تا تیم بتواند روی اجرا تمرکز کند نه روی کارهای معمول آن.
آشنایی با تکنیک‌های مهم کنترل پروژه
1. بسته‌های کاری کوچک
بسته‌های کاری کوچک تخمین‌های دقیق‌تر و کنترل بهتر بر فعالیت‌های پروژه را تضمین می‌کند. زمانی که قرار است بسته‌های کاری در یک یا دو دوره گزارش تکمیل شوند، توانایی تشخیص تاخیر یا مشکل بسیار آسان‌تر است و برای کنترل پروژه مفید می‌باشد.
با تشخیص زودهنگام، میتوان سریعتر روی اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی کار کرد و تأثیر آن بر سایر عوامل حیاتی را کاهش داد.
2. خطوط پایه
خطوط پایه در فرآیند کنترل پروژه بسیار مهم هستند؛ زیرا عملکرد پروژه با خطوط پایه اندازه‌گیری می شود. این فرآیند شامل ایجاد یک خط مبنا، اندازه‌گیری و گزارش‌دهی بر اساس خط پایه، و تصمیم‌گیری در مورد اینکه آیا خط پایه باید بر اساس درخواست تغییر تأیید شده حفظ شود یا به‌روزرسانی شود، می‌باشد.
3. جلسات وضعیت
رایج ترین و ساده ترین تکنیک کنترل پروژه جلسه وضعیت است. جلسات منظم وضعیت به حفظ شفافیت، پاسخگویی و مسئولیت در قبال بسته‌های کاری کوچک کمک می‌کند. همچنین از این ابزار برای مدیریت انتظارات و اطمینان از به اشتراک گذاری اطلاعات به طور منظم بین اعضای تیم پروژه استفاده میشود.
4. معیارهای تکمیل
درک معنای “انجام شد” در پروژه بسیار مهم است؛ زیرا ممکن است آنچه برای تیم پروژه انجام میشود طبق نظر مشتری تکمیل نشود.
این مرحله به همه ذینفعان کمک می‌کند تا در مورد تحویل پروژه‌ها در یک راستا قرار بگیرند. همچنین به تیم کمک می‌کند تا سازنده باشد و از ابهام در گزارش وضعیت جلوگیری کند.
5. بررسی
برای حفظ کیفیت و انتظارات، میتوان از بررسی‌ها برای تحویل پروژه‌ها استفاده کرد. مراحلی که باید برای تحویل‌های کلیدی در اینجا دنبال کنید عبارتند از؛ بررسی عملکرد، دریافت بازخورد و در صورت نیاز، اصلاح و بهبود آن. این بررسی‌ها می‌تواند به صورت بررسی طراحی، بررسی فرآیند، ممیزی، بررسی و بازرسی باشد.
6. نقاط عطف و ایست‌های بازرسی
ایجاد نقاط بازرسی و نقاط عطف برای بررسی پیشرفت پروژه، رسیدگی به مسائل کلیدی و انجام اقدامات اصلاحی در صورت لزوم برای حفظ پروژه در مسیر، یک تکنیک مهم برای کنترل پروژه است. این تکنیک برای مدیریت ارشد و حامیان پروژه اهمیت زیادی دارد. زیرا به آنها کمک می‌کند که سرمایه‌گذاری‌های خود را در پروژه ارزیابی کنند و در صورت نیاز وجوه آن را هدایت کنند.
7. ایجاد برنامه مورد نیاز
به منظور جلوگیری از خیزش محدوده یا هرگونه تغییر دیگری در محدوده‌ی پروژه، میتوان از ماتریس ردیابی برای کنترل پروژه استفاده کرد. این ماتریس قابلیت ردیابی ارتباطی بین الزامات اعلام شده اولیه، محصول نهایی و دلیل ایجاد این الزام را فراهم می‌کند.
8. ثبت نام رسمی
این مرحله شامل فرآیند دریافت پیشنهاد نهایی از مشتری برای اطمینان از پذیرفته شدن قابل تحویل پروژه و مطابقت با الزامات آن است. ثبت‌نام رسمی یک روش مستند برای کنترل پروژه و حصول اطمینان از این است که ذینفعان کلیدی به طور منظم در مورد پیشرفت پروژه درگیر هستند.
9. حسابرس مستقل QA
در این تکنیک، یک حسابرس کیفیت مستقل برای نظارت بر پیشرفت پروژه و بازرسی اینکه آیا محصولات تحویلی معیارها و کیفیت مورد توافق را برآورده می‌کنند، منصوب میشود. از این تکنیک میتوان برای بازرسی محصولات تحویلی پروژه یا فرآیندهای مدیریت پروژه استفاده کرد.
10. روش V
روش V به تکنیکی اطلاق میشود که از تأیید و اعتبارسنجی برای اطمینان از اینکه تحویل پروژه مطابق با الزامات پذیرفته شده است، استفاده می‌کند.
مقالات مرتبط در حوزه مدیریت: برای تکمیل دانسته‌های خودتان توصیه می‌کنیم مقالات رشته مدیریت صنعتی، خط مشی، معماری سازمانی و مدیر عامل را حتما مطالعه کنید.
چالش های موجود در کنترل پروژه چیست؟
در اکثر مواقع هنگامی که پروژه‌ها شکست می‌خورند، از برنامه اجرا عقب می‌مانند یا از بودجه فراتر می‌روند، عملکرد کنترل پروژه مقصر شناخته میشود. با این حال، قبل از تعیین مقصر مهم است در نظر بگیرید که آیا اقدامات کنترل پروژه شما به درستی اجرا میشود یا خیر. زیرا ممکن است چالش‌های بسیاری در روند آن شکل بگیرد و موجب ایجاد نقص در آن شود.
برخی از چالش‌هایی که مدیران پروژه در اجرای کنترل پروژه با آن روبه‌رو هستند در زیر ذکر شده است:
مدیریت ارشد غیر حمایتی
زمانی که مدیران ارشد سازمان از اقدامات کنترل پروژه پشتیبانی نمی‌کنند یا به آن فرآیند متعهد نیستند، فرآیند کنترل پروژه به اندازه‌ای که می‌تواند موثر باشد عمل نمی‌کند. فرآیند کنترل شامل نظارت فعال و انجام اقدامات اصلاحی برای حفظ پروژه در مسیر است. این بدان معنی است که مدیر پروژه باید استقلال و اختیار کافی برای اتخاذ چنین تصمیماتی را داشته باشد.
نداشتن هزینههای اولیه
در بسیاری از مواقع، هزینههای مرتبط با کنترل پروژه به عنوان هزینههای سربار در نظر گرفته میشود. اما شواهد کافی وجود دارد که نشان می‌دهد در صورت اجرای صحیح، فرآیند کنترل پروژه می‌تواند به شرکت‌ها کمک کند بسیار بیشتر از هزینه‌ی اولیه کنترل پروژه صرفه جویی کنند.
استفاده از فرآیندهای منسوخ شده
استفاده از فرآیندهای دستی و فرآیندهای دست و پا گیر برای اندازه‌گیری عملکرد پروژه، بر ارزیابی مبتنی بر مبنای پایه و ثبت هرگونه تغییر پیشنهادی، ارزیابی و مدیریت ریسک‌های مرتبط و سایر فرآیندهای کنترل پروژه تاثیر منفی می‌گذارد. زیرا معمولا جمع‌آوری تمام اطلاعات لازم برای شروع یک گام اصلاحی زمان زیادی می‌برد.
تفاوت مدیریت پروژه و کنترل پروژه
ممکن است برای شما هم سوال ایجاد شود که چه تفاوتی میان مدیریت پروژه و کنترل آن وجود دارد. در پاسخ به این سوال میتوان چنین گفت که؛ مهم‌ترین تفاوت مدیریت پروژه و کنترل پروژه در این است که اولی بر مدیریت پروژه‌های مختلف تمرکز دارد و دومی بر اطمینان از اجرای آنها مطابق برنامه متمرکز میشود. تمرکز کنترل پروژه حول محورهای درون یک پروژه است، مانند:
- محدوده پروژه
- بودجه پروژه
- کیفیت کالاهای تحویلی و…
کنترل پروژه تضمین می‌کند که پروژه در مسیر درست قرار دارد و از برنامه‌ی خود منحرف نمی‌شود. همچنین شامل اقدامات اصلاحی برای بازگرداندن پروژه به مسیر اصلی خود است و کمک زیادی به بهبود روند کار می‌کند.
مقالات مرتبط در حوزه مدیریت: برای تکمیل دانسته‌های خودتان توصیه می‌کنیم مقالات توسعه سازمانی، مهارت های مدیریتی و مدیریت ریسک را حتما مطالعه کنید.
سخن پایانی
کنترل پروژه اهمیت زیادی در موفقیت پروژه‌های مختلف دارد. این سیستم تضمین می کند که نحوه‌ی کار پروژه در هماهنگی با طرح پروژه و در محدوده محدودیت‌های آن انجام میشود. علاوه بر این بر افزایش کارایی مدیریت منابع پروژه تمرکز دارد و موجب صرفه‌جویی در منابع و هزینه‌ها میشود. امروزه سازمان‌ها به اهمیت کنترل پروژه‌ها برای تحویل آن بر اساس برنامه پروژه پی برده‌اند.
در همین راستا ما در این مقاله از دانشگاه کسب و کار به بررسی مفهوم و اصول آن پرداختیم و مهم‌ترین مزایای آن را شرح دادیم. نظر شما درباره‌ی کنترل پروژه و اهمیت آن چیست؟ آیا در کسب و کارهای خود از آن استفاده کرده‌اید؟ نظرات ارزشمند خود را با ما در میان بگذارید.
