گزارش نویسی در کسب و کار به عنوان یکی از مهم‌ترین ابزارهای ارتباطی و اطلاعاتی شناخته می‌شود. جالب است بدانید که گزارش نویسی در کسب و کار می‌تواند برای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی نقش بسزایی را ایفا کند. در این مقاله از دانشگاه کسب و کار، به اهمیت و اصول گزارش نویسی و همچنین انواع گزارش، اجزای مختلف آن و بررسی چند نمونه می‌پردازیم.
گزارش نویسی چیست؟
در واقع، گزارش نویسی فرایندی است که از طریق آن اطلاعات و داده‌های مربوط به کسب و کار جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و سپس به صورت گزارش به دست مدیران و سایر افراد مرتبط در کسب و کار ارائه می‌شود.
اگر شما کارآفرین یا مدیر کسب و کار شخصی هستید و یا اگر به این حوزه علاقه‌مندید، باید با گزارش نویسی آشنا باشید و بدانید که چگونه می‌توان گزارش درستی نوشت. در حقیقت، گزارش نویسی یکی از مهم‌ترین بخش‌های مدیریت است که برای رسیدن به هدف خود باید به آن توجه داشته باشید. گزارش نویسی در کسبوکار شما می‌تواند برای نوشتن گزارش فعالیت‌های شرکت به مدیران یا سهامداران یا درخواست تسهیلات بانکی بسیار مؤثر باشد.
برای گزارش نویسی موثر، باید قالب، عنوان، فهرست، خلاصه، مقدمه، روش شناسی، یافته‌ها، نتیجه‌گیری و پیشنهادات را در نظر بگیرید. همچنین باید منابع خود را در پایان گزارش ذکر کنید.
اهمیت گزارش نویسی در کسب و کار
هدف از ارائه گزارش کار در کسب و کار، ارائه اطلاعات دقیق و کاربردی برای مدیران و تیم‌های مرتبط با کسب و کار است. این اطلاعات می‌تواند شامل نتایج عملکرد کسب و کار، آمار و ارقام مالی، مشکلات و چالش‌های موجود و راهکارهای مطرح شده برای آن‌ها باشد. گزارش نویسی در کسب و کار دارای فواید زیر است:
- شناسایی فرصت‌ها و راهکارهای رشد
- تشخیص مشکلات و حل آن‌ها به صورت سریع
- ارزیابی شرکای بالقوه
- داشتن سابقه و مستندات
- حفظ شفافیت برای ذینفعان و شرکا
- تعیین اهداف جدید برای شرکت
چه صاحب کسب و کار کوچکی باشید و چه بزرگ، گزارش نویسی می‌تواند برای کسبوکار شما بسیار مفید باشد و به پیشرفت شما بیانجامد. با ما همراه باشید تا در ادامه‌ی این مطلب از دانشگاه کسبوکار به بررسی اصول گزارش نویسی بپردازیم.
اصول گزارش نویسی
رعایت اصول در گزارش نویسی، به معنی ایجاد یک گزارش خوانا، دقیق و مفید است. برای این منظور، باید به چند اصل اساسی در نوشتن گزارش توجه کرد:
۱. صراحت و شفافیت
گزارش نویسی باید تا جای ممکن با صراحت و شفافیت انجام شود، تا خواننده بدون هیچ‌گونه ابهامی مطلب را درک کند. برای این منظور، باید از اصطلاحات فنی و مبهم خودداری کنید و در عوض، از کلمات و جمله‌های ساده و روان استفاده کنید.
۲. مخاطب محوری
در نوشتن گزارش باید به مخاطب‌تان توجه داشته باشید و سعی کنید تا گزارش کاری که می‌نویسید، برای مخاطب، مفید و خواندنی باشد. مخاطب یک گزارش می‌تواند از مدیران، کارکنان و یا سایر افرادی که با یک کسب و کار سروکار دارند، باشد.
۳. سادگی و راحتی
بهتر است در گزارش از جملات معنادار، کوتاه و روان استفاده شود. از اصطلاحات ادبی، واژه‌های فنی و طولانی و همچنین جملات پیچیده خودداری کنید. علاوه بر این، به هیچ وجه در نوشتار خود ابهام‌آمیز نباشید تا بتوانید گزارشی ساده و مفید ارائه کنید.
۴. اطلاعات قابل اعتماد
در نوشتن گزارش، باید از منابع قابل اعتماد استفاده کنید تا خواننده به اطلاعات دقیق و معتبری دسترسی داشته باشد. برای این منظور، می‌توانید از منابع معتبری مانند گزارش‌های سالانه شرکت‌های بزرگ و منابع قابل استناد استفاده کنید.
۵. قالب نوشتاری استاندارد
در نوشتن گزارش باید از قالب نوشتاری مناسبی استفاده کنید. به عنوان مثال، توصیه می‌شود از فونت و اندازه مناسبی استفاده کنید تا متن گزارش خوانا باشد. همچنین، بهتر است از فضاهای بین پاراگراف‌ها و بخش‌‌بندی‌های مختلف به درستی استفاده کنید، تا خواندن متن گزارش برای خواننده آسان‌تر شود. همچنین، استفاده از شماره‌گذاری در بخش‌های مختلف گزارش مانند فهرست مطالب، نمودارها، جداول و غیره می‌تواند به خوانایی هرچه بیشتر گزارش شما کمک کند.
با رعایت این اصول می‌توانید گزارش مفید و استانداردی تهیه کنید که در عین سادگی، اطلاعات با ارزشی را به مخاطب آن منتقل کند. در ادامه با انواع گزارش‌ها در کسب‌وکارها و شرکت‌ها آشنا خواهید شد.
آشنایی با انواع گزارش
پس از آشنا شدن با اصول گزارش نویسی، بهتر است با انواع گزارش نویسی نیز آشنا شوید. گزارش‌ها انواع مختلفی دارند. برخی از انواع گزارش‌ها عبارت‌اند از:
- گزارش کاری
- گزارش تحلیلی
- گزارش آزمایشگاهی
- گزارش پژوهشی
- گزارش درسی
نوع گزارشی که تهیه می‌کنید، در تعیین قالب آن نقش مهمی ایفا می‌کند. برای مثال، یک گزارش کاری ممکن است شامل نقاط قوت و ضعف یک فرد در پروژه‌ای باشد که در آن مشارکت داشته است، در حالی که یک گزارش تحلیلی ممکن است به بررسی عملکرد مالی یک شرکت در سال گذشته بپردازد و یا یک گزارش پژوهشی ممکن است به بررسی یک موضوع خاص در حوزه کسبوکار بپردازد.
به طور کلی، برای تهیه گزارش باید مراحلی را طی کرد که در ادامه‌ی این مطلب از دانشگاه کسبوکار بیشتر به آن می‌پردازیم. اما ابتدا گزارش‌تان را مشخص کرده و با دقت بررسی کنید. سپس باید ساختار گزارش را تعیین کنید که برای این کار نیاز دارید که نوع گزارش را انتخاب کنید. به این ترتیب می‌توانید از قالب‌های مختلف، متناسب با نوع گزارش خود استفاده کنید.
با رعایت این موارد، گزارش نویسی می‌تواند به فرایندی ساده و موثر تبدیل شود که به رشد کسبوکار شما کمک می‌کند. اما قبل از این که به بررسی مراحل نوشتن گزارش کار و قالب استاندارد برای نوشتن آن بپردازیم، بهتر است اجزای یک گزارش را به طور خلاصه بررسی کنیم.
اجزای گزارش
گزارش نویسی، مستلزم آشنایی با اجزای متعددی است تا با استفاده از آن‌ها به خواننده کمک شود که سریع‌تر و با دقت بیشتری اطلاعات را درک کند. در این بخش، به توضیح اجزای تشکیل‌دهنده یک گزارش کار می‌پردازیم. اجزای اصلی یک گزارش کار عبارت‌اند از:
- عنوان گزارش
- خلاصه گزارش
- فهرست مطالب
- بدنه گزارش
عنوان گزارش
صفحه عنوان، اولین صفحه گزارش کار است که شامل عنوان کار، نام نویسنده و تاریخ تهیه گزارش است. این صفحه، به خواننده کمک می‌کند تا با محتوای گزارش آشنا شود و متوجه شود که این گزارش مربوط به چه موضوعی است.
خلاصه گزارش
خلاصه گزارش، بخش کوتاهی از گزارش کار است که در آن نتایج کلی و مهم گزارش، روش کار و پیشنهادها و توصیه‌های مربوط به کار به طور خلاصه ذکر می‌شود. این بخش، به خواننده کمک می‌کند تا با کلیات گزارش کار آشنا شود و متوجه شود که گزارش در چه زمینه‌ای تهیه شده است.
فهرست مطالب
فهرست مطالب، فهرستی است که اجزای مختلف گزارش کار را به ترتیبی مشخص و با جزئیات ذکر می‌کند. این فهرست، به خواننده کمک می‌کند تا با محتوای گزارش آشنا شود و به سرعت به بخش مورد نظر خود برسد.
بدنه گزارش
بدنه گزارش شامل توضیحات و جزئیات مربوط به موضوع گزارش است. در این بخش، داده‌های کاربردی جمع‌آوری شده و به شکلی منسجم و مرتب، تحلیل می‌شوند. این بخش می‌تواند به چندین زیر بخش تقسیم شود که هرکدام شامل توضیحاتی مرتبط با موضوع کار هستند. بهتر است در بدنه گزارش، از جملات کوتاه و روان استفاده شود و از اصطلاحات و واژگان فنی بیش از حد پرهیز شود. همچنین بهتر است که اطلاعات این بخش را با ترتیب و قابل‌فهم بیان کرد تا برای خواننده مشکل نباشد.
با داشتن درک مناسبی از انواع گزارش و اجزای اصلی یک گزارش، اکنون نوبت به مراحل اصلی گزارش نویسی است. در بخش بعدی به طور مفصل به این مراحل اشاره خواهیم کرد.
مراحل نوشتن گزارش کار
برای نوشتن یک گزارش کار مفید و کارآمد در زمینه کسبوکار یا زمینه‌های دیگر، باید ابتدا مراحل زیر را طی کنید:
۱. مشخص کردن هدف و موضوع گزارش
اولین مرحله‌ی گزارش نویسی، تعیین کردن هدف و موضوع گزارش است. شما با تعیین موضوع گزارش، می‌توانید نوع گزارش و قالب نوشتار آن را نیز مشخص کنید.
۲. جمع‌آوری داده‌ها
مرحله بعدی در گزارش نویسی، جمع‌آوری داده‌های مربوط به موضوع گزارش کار است که یکی از مهم‌ترین مراحل در نوشتن گزارش محسوب می‌شود. برای جمع‌آوری داده‌ها، می‌توانید از منابع مختلفی مانند گزارش‌های شرکت‌ها، نشریات تخصصی، سایت‌های معتبر و اطلاعات در دسترس درون‌سازمانی استفاده کنید. در این مرحله، باید تمامی داده‌های مربوط به موضوع گزارش را با دقت جمع‌آوری کنید.
۳. تجزیه و تحلیل داده‌ها
در این مرحله، باید داده‌های جمع‌آوری شده را با دقت تجزیه و تحلیل کنید. تحلیل داده‌ها به شما کمک می‌کند تا اطلاعات مهم و مفید را شناسایی کنید و آن‌ها را در گزارش کار خود به کار ببرید. برای انجام تجزیه و تحلیل داده‌ها، می‌توانید از روش‌های مختلف مانند آمار توصیفی و استنتاجی و به کار بردن نمودارها و جداول کمک بگیرید.
۴. نوشتن گزارش کار
بعد از جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها، باید به نوشتن گزارش کار بپردازید. در نوشتن گزارش کار، باید از قالب و ساختار مناسب استفاده کرد تا گزارش قابل‌فهم و قابل استفاده باشد. ابتدا باید با بررسی موضوع، هدف و پرسش‌های تحقیق آشنا شوید و سپس بر اساس آن‌ها گزارش را طراحی کنید.
در ابتدای گزارش، بهتر است با یک خلاصه از موضوع کار و هدف تحقیق شروع کنید. سپس باید به توضیح روش تحقیق و جمع‌آوری داده‌ها بپردازید و نتایج حاصل از تحلیل داده‌ها را شرح دهید. در این قسمت از گزارش، باید به صورت کامل و دقیق، نتایج به دست آمده از تحلیل داده‌ها و همچنین تحلیل و بررسی آن‌ها را توضیح دهید.
۵. تفسیر نتایج گزارش و ارائه راهکار
در بخش بعدی گزارش، باید به تفسیر نتایج و پیدا کردن راهکارهایی پرداخت که می‌توان برای بهبود استراتژی‌های مدیریتی استفاده کرد. در این بخش، باید با دقت و حوصله، راه‌حل‌ها و پیشنهادهای خود را ارائه دهید و نحوه استفاده یا اجرای آن‌ها را نیز شرح دهید. این بخش اهمیت زیادی دارد؛ زیرا تصمیماتی که بر اساس نتایج و پیشنهادهای شما گرفته خواهند شد، می‌توانند به شرکت شما در بهبود عملکرد کمک کنند. از این رو، تأکید بر دقت و صحت در تفسیر نتایج و ارائه پیشنهادهای مناسب بسیار مهم است.
در پایان گزارش کار، باید به صورت خلاصه، نتایج و پیشنهادهای ارائه شده را مرور کرده و به توصیه‌هایی که برای بهبود کار و یا ادامه تحقیقات آینده مطرح کرده‌اید، اشاره کنید. در این قسمت، نباید به جزئیات تکنیکی و ریزه‌کاری‌های انجام شده بپردازید، بلکه باید نتایج کلی و مهم را ذکر کنید. همچنین، در این بخش می‌توان به بررسی اهداف کار، مسائل مطرح شده، موانع و مشکلات موجود، پیشنهادهای ارائه شده و نتایج حاصل شده پرداخت.
ارائه نتایج، باید به صورت کاملاً شفاف و قابل‌فهم به خواننده اطلاعات ارائه شود. همچنین، باید از نمودارها و جداول مناسب برای نمایش داده‌ها استفاده کرد تا به خواننده کمک کند بهترین نتیجه را از اطلاعات موجود بگیرد. در ارائه پیشنهادها نیز باید به صورت محکم و با توجه به نتایج حاصل شده، توصیه‌هایی را ارائه کرد که به بهبود کار بینجامد.
۶. بازبینی و ویرایش گزارش نوشته شده
در نهایت، گزارش کار باید به صورت کامل و دقیق باشد و از هر گونه خطای فنی و یا نگارشی در آن پرهیز شود. برای این منظور، توصیه می‌شود که قبل از تحویل گزارش، آن را با دقت مرور و ویرایش کنید تا از صحت و دقت آن اطمینان حاصل کنید.
همان‌طور که در ابتدای این مطلب ذکر کردیم، باید به این نکته توجه کنید که گزارش کار یکی از مهم‌ترین ابزارهای ارتباطی در کسب و کار است. بنابراین، به عنوان نویسنده گزارش کار، باید به شکلی گزارش کار را تهیه کنید که خواننده بتواند به سادگی و با دقت اطلاعات مفید آن را درک کند. در این میان، اگر مجبور بودید که از اصطلاحات فنی و مخصوص به حوزه کاری خود بنویسید، توصیه می‌شود که توضیحات لازم برای آن بخش‌ها را هم به زبانی ساده و روان در گزارش خود بیاورید.
فراموش نکنید که گزارش نویسی می‌تواند به ابزاری قدرتمند برای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی تبدیل شود. برای این منظور، لازم است که نویسنده گزارش کار، با ارائه نتایج و پیشنهادهای خود، به مدیران کمک کند تا تصمیمات درست و بهینه‌ای را برای کسب و کار بگیرند.
جمع‌بندی
- در حوزه کسب و کار و کارآفرینی، نوشتن گزارش دارای اهمیت ویژه‌ای است. این ابزار ارتباطی مهم، نه تنها به تصمیم‌گیری‌های مدیریتی کمک می‌کند بلکه به عنوان یک ابزار ارائه نتایج تحقیقات، بررسی کسب و کار و گزارش فعالیت‌های مختلف، مورد استفاده قرار می‌گیرد. از این رو، نگارش گزارش کار به درستی و با رعایت استانداردهای مربوط، بسیار حیاتی است.
- در کسب و کار، نوشتن گزارشات با کیفیت می‌تواند به بهبود عملکرد سازمان کمک کند و به کارآفرینان در تصمیم‌گیری‌هایی که می‌توانند اثرگذار باشند، یاری کند. از این رو، بهینه‌سازی نگارش گزارش کار و استفاده از زبان ساده و قابل فهم برای خواننده، بسیار حائز اهمیت است. همچنین، به دنبال نوشتن گزارش کار، باید نتایج را با هدف اصلی پژوهش مقایسه کرده و با استفاده از نمودارها و جداول، به خواننده نمایش داد.
- در این مطلب از دانشگاه کسبوکار، قسمت‌های مختلف گزارش نویسی از جمله: عنوان، خلاصه، فهرست مطالب و بدنه گزارش را مورد بررسی قرار دادیم. همچنین، در بخش بدنه گزارش، به مراحل تجزیه و تحلیل داده‌ها و نحوه نگارش گزارش اشاره کردیم. علاوه بر این، به اهمیت استفاده از نمودارها و جداول برای بهتر نمایش دادن داده‌ها و نتایج پژوهش پرداختیم.
- بهینه‌سازی ساختار گزارش برای خواننده بسیار حائز اهمیت است. در این بخش باید ساختاری منظم و یکپارچه برای گزارش تعریف شود تا خواننده بتواند با سهولت بیشتری اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کند. در این بخش بهتر است از عنوان‌ها و زیرعنوان‌های مرتب و شماره‌گذاری مناسب استفاده شود.
در پایان، برای نوشتن گزارش کار که به شکلی موثر و درست باشد، باید به چند نکته کلیدی توجه کرد. نخستین نکته، استفاده از زبان ساده و قابل‌فهم برای خواننده است. باید از جملات پیچیده و اصطلاحات تخصصی خودداری کرد تا خواننده به راحتی بتواند مفهوم گزارش را درک کند.
با رعایت نکاتی که در این مطلب بیان کردیم، می‌توانید به شکلی موثر و با کیفیت، گزارش‌های کاری برای کسبوکار خود تهیه کنید، تا به کمک این گزارش‌ها بتوانید تصمیمات بهتری برای آینده کسبوکار خود بگیرید و عملکردتان را بهتر کنید.
در پایان، شما هم می‌توانید تجربه‌های خود را با ما در میان بگذارید و اگر پیشنهاد یا انتقادی دارید، در بخش نظرات این مطلب به ما اعلام کنید.
