برنامه ریزی یکی از مهم‌ترین مراحل برای راه اندازی یک کسب و کار جدید است. هیچ یک از ما نمی‌توانیم نقش یک برنامه ریزی دقیق را در مراحل مختلف زندگی خود نادیده بگیریم. تحصیل، اشتغال، زندگی شخصی، ورزش و یا حتی یک رژیم غذایی مناسب با برنامه ریزی به موفقیت می‌رسد. اگر می‌خواهید روز مفیدی را پشت سر بگذارید فراموش نکنید که به یک برنامه ریزی دقیق احتیاج دارید. برنامه‌ای که بتواند زمان هدر رفته شما را در طول روز کاهش دهد.
در این مقاله از دانشگاه کسب و کار تصمیم داریم تا به بررسی نقش مهم برنامه ریزی در موفقیت کسب و کارها بپردازیم. این روزها هیچ کس نمی‌تواند نقش مهم برنامه ریزی را در موفقیت یک بیزینس انکار کند. اگر می‌خواهید یک بیزنس یا استارت اپ جدید راه اندازی کنید و یا کسب و کار فعلی خود را گسترش دهید، به یک برنامه منظم نیاز دارید. برنامه‌ای اصولی که یک نقشه راه معین به شما بدهد. برنامه ریزی یکی از اجزا و اصول جدا نشدنی مدیریت کسب و کار است. در ادامه مقاله به تأثیر برنامه ریزی در کسب و کار و کاربرد آن در بیزنس‌های مختلف می‌پردازیم و اصول کلی برنامه ریزی را بیان می‌کنیم.
برنامه ریزی چیست؟
در ابتدا و پیش از پرداختن به هر مقوله‌‌ی دیگری می‌خواهیم به تعریفی جامع از برنامه ریزی بپردازیم. برنامه ریزی در واقع مجموعه اقداماتی است که ما برای پیش بینی فعالیت‌های مورد نیاز در جهت رسیدن به هدف و زمان بندی انجام آن‌ها انجام می‌دهیم. در کل می‌توان گفت که فرایند برنامه ریزی به نوعی مدیریت زمان را نیز در خود می‌گنجاند. تدوین برنامه معین از مهم‌ترین اقدامات مورد نیاز برای موفقیت در هر مسیری است. با توجه به فعالیتی که در حال تدوین برنامه برای آن هستید، برنامه ریزی شما می‌تواند کوتاه مدت، بلند مدت و میان مدت باشد. برای مثال شما می‌توانید برای امور شخصی خود یک برنامه روزانه داشته باشید. یعنی هر روز طبق همان برنامه پیش بروید. یا برای کسب و کار خود برنامه‌های بلند مدت داشته باشید و در جهت اهداف طولانی مدت خود آن‌ها را تدوین کنید.
البته یکی از نکات مهم در تأثیرگذاری یک برنامه اهتمام در اجرای آن است. برای دستیابی به موفقیت و رسیدن به اهداف کوتاه مدت و بلند مدتی که برای آن‌ها به تدوین برنامه پرداخته‌اید باید خود را متعهد به برنامه بدانید و طبق آن پیش بروید. امروزه بدون داشتن برنامه و یک طرح دقیق عملیاتی نمی‌توانید در کسب و کار و بیزنس خود انتظار رشد و پیشرفت داشته باشید. در این صورت احتمالاً در مسیر در جا می‌زنید! یک سازمان گسترش یافته و اصولی برای جزئی‌ترین کارهای روزانه کارمندان خود نیز برنامه مشخصی دارد. این برنامه‌ها همگی در جهت اهداف بلند مدت و کوتاه مدت سازمانی هستند.
برنامه ریزی از شروط موفقیت در کسب و کار
برنامه ریزی یکی از اصلی‌ترین اصول مدیریت است. هیچ سازمان، کسب و کار یا بیزنسی را نخواهید یافت که بدون تدوین برنامه بتواند به موفقیت برسد. تدوین یک برنامه مناسب از مراحل مقدماتی برای یک کسب و کار جدید و یک بیزنس نوپاست. یک برنامه مشخص و دقیق از قبل برای شما تصمیم گیری می‌کند و از سردرگمی شما در لحظه جلوگیری می‌کند. تصمیم گیری در رابطه با اینکه چه کاری، کی، کجا و چگونه انجام شود و چه شخصی مسئول انجام آن است. البته به یاد داشته باشید که تدوین برنامه فرایندی ادامه دار است و هرگز متوقف نمی‌شود.
برنامه شما به طور مداوم به روز می‌شود و شرایط مختلفی که در مسیر کسب و کار و بیزنس با آن‌ها روبرو می‌شوید می‌تواند تغییراتی در آن ایجاد کند. چرا که برنامه شما باید همواره در مسیر اهدافتان باشد. برنامه ریزی از شروط مهم برای موفقیت و رسیدن به اهداف ریز و درشت است. وقتی با برنامه پیش می‌روید کیفیت کارهای شما نیز بالا می‌رود. برنامه منظم شما را طبق زمان بندی درست پیش می‌برد و کمک می‌کند که شما طبق زمان بندی‌تان به همه امور به خوبی برسید. عقب ماندن از کارها معمولاً از کیفیت آن‌ها می‌کاهد و یک برنامه دقیق از این گونه مشکلات جلوگیری می‌کند.
برخی مزایای مهم برنامه ریزی برای صاحبان کسب و کار
اگر مدیر یا صاحب یک کسب و کار مستقل هستید و یا می‌خواهید بیزنس خود را راه اندازی کنید، تدوین یک برنامه دقیق و متناسب مزایای بسیاری دارد که در ادامه به برخی از مهم‌ترین آن‌ها اشاره می‌کنیم.
- به شما کمک می‌کند که از اهداف بلند مدت و کوتاه مدت خود در کسب و کار منحرف نشوید.
- با پیش بینی امور پیش رو و برنامه ریزی برای آن‌ها بر هزینه‌های جاری و بودجه خود کنترل بیشتری دارید.
- کیفیت کار شما بالا می‌رود.
- آرامش فکری بیشتری دارید و به‌راحتی می‌توانید بر روی توسعه و گسترش کارتان تمرکز کنید.
- با کمبود زمان مواجه نمی‌شوید و مدیریت زمان را به دست دارید.
- میزان استرس و اضطراب ناشی از عقب افتادن کارها و نرسیدن به اهداف مختلف کاری در شما به حداقل می‌رسد.
- قدرت تصمیم گیری شما به عنوان مدیر مجموعه تقویت می‌شود و تصمیمات صحیحی در لحظات بحرانی می‌گیرید.
- از آنجایی که تمام امور با برنامه و طبق اصول از پیش تعیین شده پیش می‌روند فرصت کافی برای تصحیح و جبران خطاها در طول کار را خواهید داشت.
- تمرکز شما بر انجام فعالیت‌های ضروری در مسیر رسیدن به اهداف و بهبود عملکرد بیشتر می‌شود و فرصت رسیدگی به این امور را خواهید یافت.
- می‌توانید به سادگی عملکرد کارمندان و نیروهایی که برای سازمان و بیزنس شما مشغول به کار هستند را ارزیابی کنید.
چگونه برای کسب و کار خود برنامه ریزی کنیم؟
هنگامی که ایده‌ای برای راه اندازی یک کسب و کار مستقل دارید و یا تصمیم داریم بیزنس خود را گسترش دهید، اولین اقدامی که به عنوان پیش نیاز تمام اقدامات بعدی به آن نیاز دارید تدوین یک برنامه اصولی است. یک برنامه شفاف که روند پیشبرد کار و ایده شما را به طور صحیح بیان کند. برنامه‌ای که طبق آن بتوانید پروژه و ایده‌ی خود را پیش ببرید و مدیریت زمان و منابع را در روند آن به خوبی در دست بگیرید. در ادامه روند مورد نیاز برای تدوین یک برنامه اصولی برای کسب و کار را بیان می‌کنیم. به شما توصیه می‌کنیم این روند و این اصول دقیق برنامه ریزی را جدی بگیرید و هیچ گاه برای اجرایی کردن ایده‌ی خود بی گدار به آب نزنید.
اهداف بلند مدت و کوتاه مدت بیزنس را مشخص کنید
اولین قدم برای اینکه بتوانید برنامه‌ای جامع و کامل برای کسب و کار و بیزنس خود تدوین کنید این است که بتوانید به خوبی اهداف خود را مشخص کنید. تعیین اهداف مشخص بلند مدت و کوتاه مدت به شما کمک می‌کند که در یک مسیر مشخص حرکت کنید و بتوانید برنامه‌ای بدون انحراف تدوین کنید. سعی کنید آینده‌ای مشخص برای کسب و کار و بیزنس خود در نظر بگیرید و طبق آن اهدافتان را یادداشت کنید.
کسب و کار خود را در 5 سال آینده مشاهده کنید و پیش بینی کنید که می‌خواهید در آن سال‌ها در چه جایگاهی ایستاده باشید. البته در این مرحله باید بسیار با دقت و کنترل شده عمل کنید. هدفتان را رؤیایی و غیرقابل دسترس انتخاب نکنید. اهداف بلند مدت و کوتاه مدت کسب و کار شما باید دقیق، منطقی، واقع گرایانه، قابل دستیابی و با در نظر گرفتن بازه زمانی مناسب انتخاب شوند. اهداف خیالی و غیر قابل دسترس برنامه شما را با مشکل روبرو می‌کند.
محصولات و یا خدمات کسب و کار خود را به طور دقیق شرح دهید
در همان ابتدای راه باید تعیین کنید که در کسب و کاری که به تازگی قصد راه اندازی آن را دارید و یا بیزنس خود چه خدمات و یا چه محصولاتی را ارائه می‌دهید؟ باید در برنامه ریزی خود به طور دقیق مشخص کنید که در کسب و کارتان قصد انجام چه کاری را دارید و چگونه می‌خواهید آن را به سرانجام برسانید. این موضوع یکی از مسائلی است که به طور مفصل و با جزئیات تمام باید در برنامه شما ذکر شود.
در این بخش باید به طور کامل توضیح دهید که خدمات و محصولاتی که ارائه می‌کنید چه کاربردی برای مشتری دارد و می‌تواند چه مشکلی را از سر راه او بردارد. مسئله متقاعد کردن مشتری و مخاطب شما در جهت اینکه از محصول و یا خدمات کسب و کار شما استفاده کند و متقاعد کردن مشتری به برتری محصول و خدمات شما نسبت به سایر رقبا از همین بخش سرچشمه می‌گیرد. پس سعی کنید که در این بخش از برنامه خود به طور دقیق به جزئیات کار بپردازید.
برای مخاطبین و مشتریان مدنظرتان برنامه ریزی کنید
مخاطبین و مشتریان هدف خود را به طور دقیق بررسی کنید. بدون شناخت درست مشتریان و مخاطبین هدف که قرار است از خدمات و محصولات شما استفاده کنند به موفقیت نمی‌رسید و نمی‌توانید برای بیزنس و کسب و کار خود کسب درآمد کنید. به شما توصیه می‌کنیم تحقیقات جامعی در رابطه با مشتریان حقیقی خود و بازار هدف محصول و خدماتتان انجام دهید. بسیار مهم است که بدانید بازار کشش خدمات و محصولات شما را دارد یا نه؟ چه کسانی حاضر هستند برای خدمات و محصولات شما هزینه پرداخت کنند؟ آیا پس از تولید محصول نهایی و ارائه خدمات می‌توانید به درآمد برسید؟ برای دستیابی به تمامی این سؤالات باید تعریفی دقیق از مشتریان و مخاطبان خود شرح دهید و به خوبی بر روی بازار تحقیقات انجام دهید.
این مسئله در مراحل بعدی تدوین برنامه شما نیز مؤثر است. برای تدوین استراتژی‌ها و انواع روش‌های بازاریابی نیاز است تا مخاطبین و مشتریان خود را به خوبی بشناسید. همچنین بتوانید ذائقه و سلیقه آن‌ها را مدنظر قرار دهید. شناخت مخاطبین اصلی و گروه هدف خدمات و کالاهای شما به طراحی درست محصول و ارائه صحیح خدمات متناسب با گروه مورد نظر نیز کمک می‌کند.
برای تجهیزات مورد نیاز خود برنامه ریزی کنید
یکی از بخش‌های مهم برای شروع هر کسب و کاری تجهیزات مورد نیاز برای آن کار است. پیش از شروع کار و در برنامه‌ی اولیه باید نوع تجهیزات مورد نیاز و هزینه‌های آن‌ها را برآورد کنید. باید نوع فعالیت خود را به طور دقیق مشخص کنید و سپس با کسب مهارت در آن زمینه و انجام تحقیقات مناسب و دقیق تجهیزات پیشرفته در زمینه کسب و کار خود را شناسایی کنید. تجهیزات، ابزارها و دستگاه‌های مختلف عملکرد ما را در کار بهبود می‌بخشند، امور را ساده‌تر می‌کنند و به سرعت عمل ما می‌افزایند.
منابع انسانی مورد نیاز خود را در نظر بگیرید
قطعاً شما به تنهایی نمی‌توانید یک کسب و کار بزرگ و یک بیزنس گسترده را پیش ببرید. احتمالاً در مسیر کار به مهارت‌هایی نیاز پیدا می‌کنید که یا خودتان از پس آن‌ها برنمی‌آیید و یا فرصت انجام آن را ندارید. در نتیجه نیاز دارید تا افرادی را به عنوان منابع انسانی به استخدام سازمان و یا بیزنس خود در بیاورید تا به کمک آن‌ها بتوانید اهداف بلند مدت و کوتاه مدت کسب و کار خود را دنبال کنید.
در همین راستا و در حین برنامه ریزی برای پیشبرد کارها باید بتوانید به طور دقیق و اصولی مهارت‌های مورد نیاز و افراد متخصصی که در مسیر کار به آن‌ها نیاز پیدا می‌کنید را پیش بینی کنید و در برنامه بگنجانید. باید بتوانید ساختار سازمانی نیروهای مورد نیاز خود را به درستی بچینید تا حضور این افراد متخصص به افزایش کیفیت خدمات و سرعت شما در مسیر منجر شود. همچنین در این مرحله نیاز به یک برآورد مالی برای هزینه‌های ناشی از استخدام افراد جدید دارید.
روش‌های بازاریابی و مارکتینگ خود را مشخص کنید
این روزها روش‌های بسیار گسترده‌ای برای بازاریابی و مارکتینگ وجود دارد. بسته به نوع محصول و خدماتی که ارائه می‌دهید و نوع ارائه می‌توانید از انواع روش‌های بازاریابی برای شناساندن برندتان به مشتری و مخاطب استفاده کنید. برای مثال در سال‌های اخیر بازاریابی دیجیتال یا همان دیجیتال مارکتینگ در میان کسب و کارهای مختلف بسیار گسترش پیدا کرده و مورد توجه قرار گرفته است. دیجیتال مارکتینگ مجموعه‌ای از روش‌ها برای گسترش برند و تبلیغات محصولات و خدمات در سطح دیجیتال است که می‌تواند به صورت آنلاین و یا آفلاین باشد.
برای تدوین یک برنامه راه دقیق نیاز است تا در همان ابتدای راه برنامه ریزی برای کسب و کار بهترین روش‌ها و کاربردی‌ترین ایده‌ها را برای بازاریابی محصولات و خدمات خود بیابید. برای این کار به تحقیقات گسترده نیاز دارید. همچنین می‌توانید از متخصصین این امر برای هر چه بهتر پیش بردن امور تبلیغاتی بیزنس خود بهره ببرید. اینکه از چه نوع بازاریابی و تبلیغات برای برند خود استفاده می‌کنید به نوع مخاطب و جامعه هدف شما و کانال‌های ارتباطی شما با آن‌ها بستگی دارد. از جمله روش‌هایی که این روزها برای مارکتینگ مورد استفاده قرار می‌گیرند می‌توانیم به بازاریابی در شبکه‌های اجتماعی، ایمیل مارکتینگ، استفاده از محتوای متنی و گرافیکی مناسب، ایجاد کمپین‌های مختلف و مسابقات و بسیاری ایده‌های دیگر اشاره کنیم.
اگر نیاز به یک وکیل دارید از همین حالا برنامه ریزی کنید
مسائل حقوقی و امور مرتبط در این زمینه از جمله اموری هستند که باید در ابتدای راه اندازی یک بیزنس جدید به آن توجه کنیم تا به مشکلات عمده برخورد نکنیم. اگر در کار خود با سرمایه گذاران مختلف تعاملات تجاری دارید و به قوانین مرتبط با این حوزه‌ها نیاز پیدا می‌کنید می‌توانید از حضور یک وکیل بهره‌مند شوید. در هر صورت برخی از قوانین که شما ممکن است از آن‌ها بی اطلاع باشید گاها می‌توانند در میانه راه برای شما و کسب و کارتان مشکلات جدی ایجاد کنند.
هزینه‌های جاری و سرمایه اولیه مورد نیاز را برآورد کنید
در جریان تدوین برنامه برای کسب و کارتان به یک برنامه مالی دقیق نیاز دارید. باید تا جای ممکن به طور دقیق هزینه‌های جاری کسب و کارتان و همچنین سرمایه اولیه مورد نیاز خود را برآورد کنید. هزینه تجهیزات مورد نیاز اولیه، هزینه مکانی که برای شروع کسب و کار به آن نیاز دارید، هزینه کارکنان و منابع انسانی، هزینه‌های بازاریابی و تبلیغات. باید بتوانید تمامی این هزینه‌ها را به طور صحیح برآورد کنید و با در کنار هم قرار دادن آن‌ها یک برنامه مالی جامع تدوین کنید. برای اینکه بتوانید یک کسب و کار موفق را مدیریت کنید باید بر روی منابع مالی خود و خرج و درآمد خودکنترل دقیقی داشته باشید. این کنترل دقیق بدون برنامه ریزی‌های اولیه برای هزینه‌های پیش رو امکان پذیر نیست.
راه‌های تأمین منابع مالی مورد نیاز را پیش بینی کنید
پس از اینکه هزینه‌های مختلفی که در مسیر راه اندازی کسب و کار با آن‌ها روبرو می‌شوید را برآورد کردید، باید به فکر منابعی برای تأمین این اعتبارات باشید. تمام هزینه‌های مورد نیاز خود را یادداشت کنید و برای هر یک منبعی در نظر بگیرید. ممکن است تمام سرمایه اولیه مورد نظرتان به دست خودتان تأمین شود یا بخواهید از یک سرمایه گذار خارجی در طرحتان استفاده کنید. همچنین می‌توانید از وام‌هایی که برخی از بانک‌ها برای تأمین سرمایه اولیه کسب و کارهای نوپا به آن‌ها اختصاص می‌دهند استفاده کنید. توجه داشته باشید که برای کار با یک سرمایه گذار نیاز است تا یک برنامه کسب و کار معین و یک بیزنس پلن کامل داشته باشید؛ تا سرمایه گذاران با مطالعه برنامه بیزنس شما بتوانند برای سرمایه گذاری در کارتان تصمیم گیری کنند.
خصوصیات اصلی یک برنامه ریزی صحیح برای کسب و کار
یک برنامه ریزی اصولی و صحیح ویژگی‌ها و خصوصیاتی دارد. برای دستیابی به یک بیزنس موفق باید این ویژگی‌ها را در برنامه خود در نظر بگیرید. در ادامه به برخی از مهم‌ترین این ویژگی‌ها اشاره می‌کنیم.
انعطاف‌پذیر باشد
یک برنامه ریزی اصولی برنامه‌ای است که انعطاف‌پذیر باشد و در هر زمانی که احساس نیاز کردید بتوانید تغییراتی در آن ایجاد کنید. برنامه‌هایی که می‌ریزید نباید سفت و سخت باشند. باید بتوانید نقشه راه خود را با شرایط بازار وفق دهید و انعطاف لازم را در برنامه خود به خرج دهید. فراموش نکنید که برنامه ریزی و ایجاد پلن برای یک کسب و کار فعالیتی پویا و در حرکت است.
فراگیر باشد
یک برنامه اصولی و کاربردی باید فراگیری باشد و بتواند تمام جنبه‌های یک کسب و کار را در بر بگیرد. تمام بخش‌ها و سطوح سازمانی باید در برنامه شما تعریف شده و شرایطشان مشخص شده باشد. این به معنی جامع بودن برنامه شماست. از مدیریت بیزنس تا بخش‌های کوچک‌تر سازمان همه و همه باید در برنامه گنجانده شوند.
تداوم داشته باشد و ادامه دار باشد
برنامه‌ای که برای کسب و کار خود تدوین می‌کنید باید تداوم داشته باشند و ادامه دار باشند. به این معنی که سلسله برنامه‌هایی تدوین کنید که در برهه‌های زمانی مختلف به کار بگیرید. برنامه‌های شما باید از یکدیگر پیروی کنند و به دنبال هم تدوین شوند و وقفه‌ای میان آن‌ها ایجاد نشود.
برنامه کاربردی یک برنامه ساده است
پلن تدوین شده برای کسب و کار شما باید به سادگی برای تمامی سطوح سازمانی قابل فهم و قابل درک باشد. برنامه ریزی کاربردی برنامه‌ای است که زبان آسانی داشته باشد. برای مثال اگر شما بخواهید با یک سرمایه گذار در جریان کسب و کار خود همکاری کنید باید برنامه‌ای ساده و قابل فهم داشته باشید که برای تمامی سرمایه گذارانی که برای همکاری با شما و سرمایه گذاری در پروژه شما داوطلب می‌شوند قابل درک باشد.
در ارتباط با اهداف باشد
یک برنامه‌ی اصولی و جامع باید هدف گرا و با اهداف کلی و جزئی سازمان و بیزنس شما همسو باشد. برنامه‌ی شما باید به گونه‌ای باشد که فاصله میان جایگاه کنونی شما و جایگاهی که قصد رسیدن به آن را دارید به حداقل برساند. پس هر برنامه‌ای باید به طریقی با اهداف کلی ما در ارتباط باشد و طبق آن اهداف شکل گرفته باشد.
سخن آخر
این روزها هیچ کس نمی‌تواند نقش برنامه ریزی و اهمیت آن را در زندگی و کسب و کار انکار کند. تدوین برنامه اصولی و مناسب یکی از اصلی‌ترین ویژگی‌های یک کسب و کار موفق و یک بیزنس گسترش یافته است. شما بدون استفاده از یک برنامه اصولی احساس سر در گمی می‌کنید و از مسیر اهدافتان دور خواهید شد.
در این مقاله از دانشگاه کسب و کار تلاش کردیم تا اهمیت یک برنامه اصولی در موفقیت کسب و کارها را بیش از پیش بررسی کنیم و ویژگی‌های یک برنامه اصولی را بیان کنیم. برای تدوین یک برنامه مفید نیاز است تا مراحلی را پشت سر بگذارید و نکاتی را رعایت کنید که ما در این مقاله به طور کامل به این اصول پرداختیم. امیدواریم که این مطلب از دانشگاه کسب و کار برای شما مفید واقع شده باشد. خوشحال می‌شویم تا از نظرات شما در این موضوع بهره‌مند شویم.
