مدیریت یک کار جذاب و با شکوه به نظر می‌رسد، اما همه چیز آسان نیست. آیا تا به حال به این فکر کرده‌اید که یک مدیر چطور می‌تواند یک سازمان بزرگ را کنترل کند و همچنین با پرسنل آن به خوبی برخورد کند؟ باید بدانید که مدیریت هم به اندازه جذابیتش، دشوار است. هرچه سازمان بزرگ‌تر باشد، چالش‌های کار نیز بیشتر می‌شود. مدیریت یک هنر است و باید به ظرافت انجام شود تا به رسیدن به اهداف سازمان کمک کند. گاهی اوقات عملکردهای نامناسب مدیران باعث می‌شود که کارمندان فقط به خاطر وظیفه کارشان را انجام دهند و دیگر علاقه و مسئولیت‌پذیری نسبت به آن نداشته باشند.
اما یک مدیر خوب می‌تواند رفتار مناسب را از خود بروز دهد و کارمندان شاد، مسئولیت‌پذیر و وفادار به سازمان داشته باشد. مدیر باید چه خصوصیاتی داشته باشد تا فاصله خود را با پرسنل کم کند؟ قبل از همه باید بفهمیم مدیریت پرسنل چه معنایی دارد و چه شرایطی لازم است؟ در این مقاله از مجموعه مقالات دانشگاه کسب و کار می‌خواهیم به موضوع پرسنل و نحوه مدیریت کردن آنها بپردازیم. اگر شما نیز به این موضوع علاقه‌مند هستید حتماً تا انتهای این مقاله تیم دانشگاه کسب و کار را همراهی کنید.
مدیریت کردن پرسنل چگونه تعریف می‌شود؟
مدیر یک سازمان مسئولیت‌های متعددی را بر عهده دارد که از جمله آنها می‌توان به مدیریت پرسنل اشاره کرد. این کار شامل استخدام، نگهداری، ارزشیابی و هدایت کارکنان برای رسیدن به اهداف فردی و سازمانی است. بعضی اوقات ممکن است مدیریت پرسنل را با مدیریت منابع انسانی اشتباه گرفت، اما در واقع مدیریت پرسنل فقط بخشی از وظایف بخش منابع انسانی یا مدیر پرسنل است که مدیر با آن همکاری می‌کند. مدیریت پرسنل مناسب می‌تواند نقش بسزایی در دستیابی شرکت به اهداف خود داشته باشد. در شرکت‌های بزرگ، گاها یک مدیر مجزا برای این کار انتخاب می‌شود. این فرد باید توانایی برقراری ارتباط مؤثر با سایرین را داشته باشد. همچنین باید بتواند با افراد با شخصیت‌های مختلف به خوبی رفتار کند و در حل مشکلات کارکنان کمک‌کننده باشد.
یک مدیر پرسنل چه وظایفی را بر عهده دارد؟
این مسئول، مدیریت کارمندان را انجام می‌دهد و ممکن است در فعالیت‌های مدیریتی و عملیاتی نیز دخیل باشد. این سمت شامل وظایف و کارهای زیر است:
- مدیر سیاست‌های مربوط به نیروی کار را تدوین می‌کند.
- وی با مدیران بخش‌های مختلف همانند بخش خط تولید و یا روابط عمومی یا منابع انسانی و… همکاری می‌کند و تلاش می‌کند درباره مسائل مختلف به آنها مشاوره دهد. در صورت پیش آمدن هر گونه اختلافات کاری، تلاش می‌کند آنها را راهنمایی می‌کند.
- همچنین وی به عنوان یک مشاور، شکایت‌ها و مشکلات کارمندان را بررسی می‌کند و آنها را در حل مشکلات یاری می‌رساند.
- مدیر پرسنل باید با کارمندان ارتباط مستقیم داشته باشد تا بتواند کار خود را به خوبی انجام دهد.
- یکی دیگر از وظایف مدیر پرسنل، برنامه‌ریزی نیروی انسانی، استخدام، آموزش و توسعه شخصی و حرفه‌ای هر کارمند است.
- بررسی حضور و غیاب کارمندان، برنامه کار، مأموریت‌ها، افزایش یا کاهش حقوق و دستمزدها نیز از جمله وظایف مدیر پرسنل است.
- یک مدیر باید بتواند با کارکنان خود به گونه‌ای رفتار کند که مشکلات حل شود و احتمال بروز آنها کاهش یابد.
- عملکرد و رفتار مدیر پرسنل در هر زمان و شرایط مختلف ممکن است تغییر نماید. یک مدیر قابل قبول این نکات را در نظر دارد و به آنها عمل می‌کند.
یک مدیر چگونه باید با پرسنل خود رفتار کند؟
مدیریت پرسنل یکی از مهم‌ترین وظایف یک مدیر است که نیاز به توسعه شخصیت و رفتار حرفه‌ای دارد. مدیر باید بتواند با کارکنان خود ارتباط برقرار کند و عملکرد شرکت را بهبود بخشد. مدیریت پرسنل همچنین نیازمند داشتن مهارت‌های ارتباطی و انعطاف پذیری بالا است زیرا با افراد مختلف سروکار دارد. مدیر باید بداند که چگونه با کارکنان خود رفتار کند و در شرایط مختلف چه سبک مدیریتی را انتخاب کند. در شرایط عادی، مدیر باید با کارمندان خود هماهنگ باشد و رفتار مناسبی را از خود نشان دهد. در شرایط غیر عادی و بحرانی، ممکن است مدیر نیاز به تغییر رفتار و اعمال قوانین سخت‌گیرانه‌تری داشته باشد. نوع سبک مدیریت پرسنل به فعالیت‌های شرکت و شرایط موجود بستگی دارد. در اینجا دو نوع سبک مدیریت پرسنل را شرح می‌دهیم و سپس به بررسی بهترین روش برخورد مدیر با کارکنان در شرایط مختلف می‌پردازیم.
- سبک همکاری: در برخی شرکت‌ها و سازمان‌ها، کارکنان به اندازه‌ای توانمند و بالغ هستند که می‌توانند در بعضی از مسائل مدیریتی نقش داشته باشند و نیازی نباشد که مدیر همه چیز را خودش انجام دهد و فشار کاری خود را زیاد کند. این سبک را سبک همکاری می‌گویند.
- سبک فرمانده: گروه‌هایی از شرکت‌ها و نهاد‌ها وجود دارند که نیاز به جدّیت و قطعیت بالاتری دارند و برای مدیریت آنها باید از سبک فرمانده استفاده کرد. به عنوان مثال گروه‌های نظامی یک نمونه از این نظام‌ها هستند که در مدیریت پرسنل خود، سبک فرمانده را ترجیح می‌دهند.
مقالات مرتبط در حوزه مدیریت: برای تکمیل دانسته‌های خودتان توصیه می‌کنیم مقالات استراتژی، ثبت شرکت، مدیریت، ریسک و مدیریت زمان را حتما مطالعه کنید.
بررسی نکته‌های مهم برای مدیریت پرسنل
بسیاری از مدیران و صاحبان کسب‌وکار به دنبال راه حلی برای مدیریت پرسنل خود هستند. این موضوع یکی از سخت‌ترین وظایفی است که برعهده شما می‌باشد و آن را باید به خوبی انجام دهید. زیرا در این کار با افرادی روبرو هستند که هر کدام خصوصیات و شخصیت‌های متفاوتی دارند. پرسنل یک سازمان، سرمایۀ اصلی و ارزشمند آن سازمان است. بنابراین، باید به شیوه‌های علمی و مناسب برای مدیریت آنها آشنا باشیم. ما در ادامه قصد داریم با بهره‌گیری از علم مدیریت، به این پرسش جواب بدهیم که چگونه پرسنل خود را مدیریت کنیم؟ البته، نمی‌توان گفت که این روش‌ها در همه محیط‌ها و شرایط کاربرد دارند. اما معمولاً، در بسیاری از موقعیت‌ها و فضاها، این روش‌ها قابل استفاده هستند.
برای کارکنان خود ارزش قائل شوید
کارمندان فقط زمانی شما را به عنوان رهبر و مدیر خود قبول می‌کنند که احساس کنند شما به خواسته‌ها، نیازها و کمبودهای آنها توجه دارید. بر اساس تحقیقات انجام شده، کارمندانی که به مدیران خود اطمینان دارند در طولانی مدت سبب رشد و توسعه سازمانشان می‌شوند. چگونه؟ چون این نوع کارکنان کار بیشتر، بهره وری بالاتر و همچنین تمایل بیشتری به حفظ جایگاه خود در سازمان دارند. لازم است کارمندان اعتقاد داشته باشند که مدیرانشان به موفقیت خود، سازمان و آنها متعهد هستند. به خاطر داشته باشید که، اعتماد کارکنان به مدیر سازمان فقط زمانی برقرار می‌شود که مدیر نیز به آنها اعتماد دارد. نتیجه چنین اعتماد دوطرفه‌ای، ارتباطات شفاف و فعال است. ارتباطاتی که باعث می‌شود تا مسائل و مشکلات سازمان در سریع‌ترین زمان ممکن بدون ترس و نگرانی بیان شود. همین تعامل ساختاری در زمان مناسب باعث کاهش هزینه‌های عملیاتی سازمان می‌شود.
بگذارید کارکنانتان حس موفقیت را تجربه کنند
وقتی یک بار حس موفقیت را در خود پیدا کنند و شما آنها را صمیمانه تحسین کنید، آنها پیشرفت می‌کنند و پیشرفت کارمندانتان منجر به پیشرفت سازمان شما نیز می‌شود. به او یاری دهید. در خلوت و به صورت خصوصی، روحیه او را بالا ببرید و آن‌قدر این کار را ادامه دهید تا موفقیت حاصل شود. وقایع را با هم بررسی و تحلیل کنید و از عقل و دانش او استفاده کنید. به کارمندانتان انگیزه بدهید. یک انگیزه برای کار مؤثر کارمندتان بسیار حائز اهمیت است.
مقالات مرتبط در حوزه مدیریت: برای تکمیل دانسته‌های خودتان توصیه می‌کنیم مقالات مدیریت منابع انسانی، مدیریت پروژه، فرهنگ سازمانی و پرسنل را حتما مطالعه کنید.
کمک کنید تا با برنامه ریزی بهتر به موفقیت برسید
رشد و توسعه فردی و جمعی نیازمند کمک و همراهی دیگران است. حتی کسانی که از استقلال زیادی برخوردار هستند نمی‌توانند بدون پشتیبانی و راهنمایی پیشرفت کنند. بزرگ‌ترین و مشهورترین هنرمندان و ورزشکاران هم در طول حرفه خود از حضور افرادی صمیمی و مشوق که به آنها در پایبندی و استقامت در مسیر رشد یاری می‌کردند، سود جستند. اگر تا به حال از کمک ذهنی و عملی فردی بهره نبرده‌اید سعی کنید در اسرع وقت چنین فردی را پیدا کنید. افزایش عملکرد و نگهداری آن، نیاز به زمان و تلاش مستلزم دارد و هیچ فردی نمی‌تواند در یک روز تغییر کند. به خاطر داشته باشید که کارکنان شما در برابر هر تغییر مقاومت خواهند کرد و هر تغییر را در اولین نگاه چالش برای جایگاه شغلی خود خواهند دانست.
پیشنهاد ما این است که رهبران برای پیاده سازی تغییرات از روش smart استفاده کنند. یعنی استفاده از برنامه‌ای که روشن و شفاف، قابل سنجش، قابل دسترسی، منطبق با منطق و با زمان‌بندی مناسب باشد. زمانی که رهبران با چنین نگرشی با کارکنان خود هم‌صحبت می‌شوند، احساس حمایت و تشویق برای رسیدن به بالاترین اهداف در آنها شکل می‌گیرد.
به تیم خود اعتماد کنید و از آنها حمایت کنید
به جای دخالت در جزئیات، به کارکنان خود فضای لازم را بدهید. حریم خصوصی کارکنان خود را رعایت کنید و از آنها سوء استفاده نکنید. به جای ارائه بازخورد بی مورد، از کارکنان خود تشویق و تقدیر کنید. روش ارتباطی صمیمی و صادقانه را پیش بگیرید ارتباط باز با کارکنان خود به معنای گفتگوهای دوستانه و محترمانه است. سعی کنید که کارکنانتان بتوانند نظرات و نگرانی‌هایشان را با شما در میان بگذارند. برای این کار، همیشه در دسترس و شفاف باشید، مگر در مورد اطلاعات و مسائلی که محرمانه یا حساس هستند.
ساختار منظم و هماهنگ را رعایت کنید
به عنوان مدیر، هدف شما این است که تیم شما خوشحال و سلامت باشد. این بدان معنی است که شما به رفاه و سلامت کارکنان خود توجه دارید و مشکلات زندگی شخصی آنها را درک می‌کنید. پرسنل شما نیز باید بتوانند احساسات و دغدغه‌های خود را با شما یا همکاران خود به اشتراک بگذارند و در صورت لزوم بدون استرس از مرخصی استفاده کنند و روزهای سخت خود را با آرامش پشت سر بگذارند.
به پرسنل آموزش دهید که مشتری را در اولویت قرار دهند
پرسنل شما باید به خوبی به نیازهای مشتریان شما پاسخ دهند. کارکنان باید با اعتماد به نفس و صداقت محصولات و خدمات شرکت را به مشتری‌ها عرضه کنند. این کار نباید صرفاً یک نمایش باشد. کارکنان باید نماینده‌ای مثبت و خوش‌خلق باشند. رفتار منفی یک مشتری می‌تواند به شهرت شرکت لطمه بزند و تأثیر منفی داشته باشد. تمام کارمندانتان باید بدانند که بدون مشتری، شرکتی وجود نخواهد داشت. هر کارمندی باید قلباً و روحاً قبول کند که مشتری سرپرست و رئیس اصلی سازمان است.
بهبود و یا تصحیح کارمندان ناکارآمد
کارمندان همه یکسان و برابر نیستند. شما به عنوان یک رهبر و مدیر، نباید کارمندان ناکارآمد را بپذیرید. می‌توان گفت که پرسنل ناکارآمد مثل میخ خم هستند. باید آنها را راست کنیم یا از بین ببریم. این کار نیاز به قطعیت و شهامت دارد. کارمند ناکارآمد باعث کاهش کارایی در پروژه تیمی می‌شود و روی کارمندان خوبتان هم تأثیر منفی دارد.
بازخورد بدهید
پرسنل خود را از عملکردشان آگاه کنید. در زمان‌های مناسب، بازخوردهای مثبت و سازنده‌ای به آنها بدهید تا احساس ارزشمندی کنند. اگر مشتری شما از یک کارمند خوشحال و راضی بود، نظر او را با دیگران به اشتراک بگذارید و درباره نقاط قوت کارمند خود بازخورد روشن و مناسبی بدهید. ارائه کردن نقد مثبتی که سازنده نیز باشد شاید کار آسانی به نظر برسد. اما در مقابل آن شما باید کارکنان خود را نقد نیز بکنید. بازخوردهای انتقادی دادن ممکن است برای مدیران جدید کمی چالش برانگیز به نظر برسد. شما می‌توانید فرهنگ انتقاد کردن و پذیرفتن انتقاد را در سازمان خود ترویج کنید. برای این کار، می‌توانید با خود شروع کنید و با استفاده از بازخورد ۳۶۰ درجه، علاوه بر بهبود عملکرد سازمان، مهارت انتقاد کردن و پذیرفتن انتقاد را نیز آموزش دهید.
مقالات مرتبط در حوزه مدیریت: برای تکمیل دانسته‌های خودتان توصیه می‌کنیم مقالات ساختار سازمانی، ارزیابی عملکرد و مدیریت سرمایه را حتما مطالعه کنید.
به جای مدیریت پرسنل، رفتارهای آنها را تغییر دهید
مدیران بسیاری در مدیریت پرسنل خود، از این اشتباه بزرگ رنج می‌برند که فقط به فرد پرداخته و رفتار او را نادیده می‌گیرند. در حالی که در تعاملات کاری، مهم‌ترین چیز، اصلاح رفتارهای نامناسب و ناکارآمد کارکنان است. ولی متأسفانه مدیران به جای این کار، فرد را مورد نقد و انتقاد قرار می‌دهند. مدیران باید هنگام برخورد با خطاهای فردی، سعی کنند الگوهای فکری او را تغییر دهند. تا رفتار او در آینده بهبود یابد و این باعث شود که کارکنان در طول زمان به سمت پیشرفت و توسعه حرکت کنند. برای این منظور، ابتدا باید رفتارهای نادرست و ضعیف پرسنل را تشخیص داده و بر اساس اولویت و زمان‌بندی مناسب، برای رفع آنها اقدام کرد.
آموزش دادن همکاری به کارکنان خود
همکاری یک جنبه بسیار حائز اهمیت در روابط انسانی هر سازمان است. فرقی نمی‌کند که شرکت شما چقدر بزرگ یا کوچک باشد. ما شاهد بوده‌ایم که افرادی که به نظر خبره و ماهر می‌آمده‌اند، به دلیل عدم هماهنگی با همکارانشان، عملکرد خوبی نداشته‌اند. به پرسنل خود تلقین کنید که با دیگران مؤدبانه و دوستانه رفتار کنند. آ‌ن‌هایی که به دیگران لطف و محبت نشان می‌دهند، پاداش خود را خواهند گرفت و بالعکس.
به پرسنل خود با احترام و وقار نگاه کنید و اشتباهاتشان را ببخشید
کارمندان هم مثل شما انسان هستند و ممکن است گاهی اوقات به دلایل مختلف دچار خطا شوند. شاید شنیده باشید که گفته‌اند پرسنل یک سازمان مثل سیب‌های درخت هستند، اگر یک سیب لکه‌دار پیدا کردید، چه کار می‌کنید؟ آیا آن را دور می‌اندازید یا لکه را برمی‌دارید و سیب را می‌خورید؟ بسیاری از اوقات، لکه فقط روی پوست سیب است و تأثیری بر طعم و خواص آن ندارد. به همین ترتیب، بسیاری از کارکنان و همکاران شما هم مثل سیب‌های لکه‌دار هستند، شما باید با چاقوی حکمت و دانش خود ضعف‌هایشان را برطرف کنید و از استعدادها و توانایی‌هایشان برای رشد و بهره‌وری مشترک بهره ببرید.
شما از موفقیت کارکنانتان بهره‌مند می‌شوید
کارمندی که حقوق بالایی دریافت می‌کند، اگر به درستی استفاده شود، سودآوری شرکت را افزایش می‌دهد. همچنین کارمندی که حقوق کمتری دریافت می‌کند، ممکن است به خاطر عدم تجربه و دانش کافی، خطاهای زیادی انجام دهد که برای شما هزینه‌برتر از حقوق بالا باشد. سعی کنید کارکنانتان را آموزش دهید و تشویق کنید تا به سطح مطلوبی از عملکرد برسند و نسبت به حقوقشان ارزش افزوده ایجاد کنند. اگر آنها پیشرفت کنند، شما نیز پیشرفت خواهید کرد.
به پرسنل خود بگویید که چه کارهایی برای افزایش فروش انجام دهند
حتماً به پرسنل خود گوشزد کنید که چه نتایجی را از آنها انتظار دارید. فرض کنید شما سرپرست تیم فروش هستید و می‌خواهید درصد فروش شرکت را ۳۰ درصد بالا ببرید. برای رسیدن به این هدف، کارکنان خود را در مورد موارد زیر راهنمایی کنید: کدام محصول یا محصولات را باید بیشتر به مشتریان پیشنهاد دهید؟ چه مدت زمانی برای رسیدن به این هدف در نظر گرفته شده است؟ چگونه عملکرد کارکنان خود را در زمینه‌ی ۳۰ درصد افزایش فروش ارزیابی خواهید کرد؟ کارکنان خود را تشویق کنید که از چه راه‌هایی برای جذب مشتریان جدید و حفظ مشتریان قدیمی استفاده کنند؟ به پرسنل خود توصیه کنید که بر روی کدام مناطق جغرافیایی تمرکز داشته باشند تا بتوانند فروش خود را بهبود بخشند؟
مدیران باید مهارت‌های کلیدی کارکنان خود را شناسایی کنند
زمانی که سازمان یا بخش به اهداف خود نمی‌رسد و عملکرد مطلوبی ندارد، مدیران نیاز دارند که در فرایندها و منابع انسانی تغییرات اخلاقی ایجاد کنند. یکی از این تغییرات پیدا کردن مهارت‌های کلیدی پرسنل است. به این معنی که باید همخوانی بین نیازمندی‌های پست سازمانی و مهارت‌های کلیدی افراد وجود داشته باشد و در صورت عدم همخوانی، مدیران باید سازمان را بازسازی کنند. مدیر باید افراد را به سوی علایق شخصی‌شان راهنمایی کند. برای نمونه فردی که دوست ندارد با افراد جدید صحبت کند و درون گرا است، مناسب برای واحدهای خدمات مشتریان یا فروش و بازرگانی نخواهد بود.
در حالی که فردی که برون‌گرا است، مناسب واحدهای حسابداری یا انبار نخواهد بود. متأسفانه تا زمانی که افراد با اهداف و مهارت‌های سازمان همسو نباشند، کارکنان شاد و راضی نخواهند بود. به همین خاطر بهترین حالت برای هر دو طرف راهبرد فرد به شغل یا شرکت مناسب است. به خاطر داشته باشید، مدیریت کارکنان و رهبری خوب آنها به این معنی نیست که افراد را همچنان در سازمان نگه دارید. بلکه به این معنی است که افراد مناسب را برای پست‌های مناسب و مرتبط جذب و حفظ کنید.
کارهای سخت و خسته‌کننده را به پرسنل خود محول نکنید
کارمندان به کارهای سخت و جذاب علاقه‌مند نیستند و با این نوع کارها انگیزه خود را از دست می‌دهند. شما می‌توانید کار را برای آنها جالب و هیجان‌انگیز کنید. کار باید یک فعالیت لذت‌بخش باشد که به افراد فرصت دهد توانایی‌های خود را نشان دهند و به آنها پاداش مناسب بدهد.
مقالات مرتبط در حوزه مدیریت: برای تکمیل دانسته‌های خودتان توصیه می‌کنیم مقالات مدیریت کیفیت، کنترل کیفیت و مدیریت استرس را حتما مطالعه کنید.
کلام آخر
خیلی خوشحالیم که تا انتهای این مقاله همراه تیم دانشگاه کسب و کار بودید. در آخر لازم است بگوییم به جای اینکه کار را ناتمام بگذارید، سعی کنید به یک پاسخ صحیح برسید و مسئله را حل کنید. تلاش‌های خود را برای مقابله با مشکل ارزیابی کرده و نتایج را ثبت کنید. در نهایت، می‌توانید با توجه به آنچه یاد گرفته‌اید، در مواجهه با دیگران و پرسنل خود نیز از آنها بهره ببرید. ممکن است همه نقش‌ها برای همه مناسب نباشند. همیشه هم انتظار رفع شدن تمام مشکلات را نداشته باشید. گاهی اوقات باید قبول کنیم، برخی وظایف ممکن است با یک کارمند سازگار نباشند. بنابراین وقتی همه تلاش خود را می‌کنید ولی به جایی نمی‌رسید، نشان دهنده این است که کارمند خود را به درستی انتخاب نکرده‌اید یا مجموعه مهارت‌های لازم را برای این نقش ندارد.
علاوه بر افزایش مهارت‌های خود در زمینه رفتار سازمانی که به آن نیاز دارید، در حوزه مالی و اداری نیز باید فعالیت‌های مربوط به کارکنان را انجام دهید. این فعالیت‌ها نیز باید با دقت زیادی صورت گیرد و روشهای هوشمندانه‌ای برای آن در نظر گرفته شود. به نظر شما برای رفتار کردن با پرسنل به چه نکات دیگری باید توجه نمود؟
