تحلیل ذی نفعان یک روش است که در مدیریت پروژه‌ها و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک استفاده میشود. در این روش، ذینفعان (اشخاص و گروه‌های موثر بر پروژه) شناسایی می‌شوند و سپس تأثیر آنها بر پروژه و نیازهای آنها در نظر گرفته میشود. این تحلیل به ما کمک می‌کند تا درک بهتری از نیازها، انتظارات و تاثیر ذینفعان را داشته باشیم و در نتیجه تصمیمات بهتری را اتخاذ کنیم.
همچنین تحلیل ذینفعان می‌تواند در هر مرحله از یک پروژه، از طرح اولیه تا اجرا و پایان، استفاده شود. این روش به ما کمک می‌کند تا از نقاط ضعف و قوت پروژه آگاهی پیدا کنیم و از ابتدا تا انتها در نظر گرفتن نیازها و انتظارات ذینفعان راهبردی برای موفقیت پروژه ارائه دهیم. بنابراین می‌توان گفت که تاثیر ذی نفعان یک امر بسیار ضروری و کاربردی در به موفقیت رسیدن پروژه‌های سازمان، می‌باشد.
اگر شماهم جزو دسته افرادی هستید که تمایل دارید راجع به تحلیل ذی نفعان و اهمیتی که دارد، آشنا شوید تا انتها همراه من در دانشگاه کسب و کار باشید.
منظور از تحلیل ذی نفعان چیست
تحلیل ذی نفعان یک روش ساختاری است که در آن تمامی اشخاص و گروه‌های مستقیم و غیرمستقیمی که تاثیری بر یک پروژه یا تصمیم می‌گذارند، شناسایی و مورد بررسی قرار می‌گیرند. هدف اصلی این تحلیل، درک بهتری از نیازها، انتظارات و تأثیر ذینفعان بر پروژه یا تصمیم مورد نظر به دست آوردن است..
همینطور که در ابتدای مقاله گفتم، تحلیل ذینفعان در پروژه‌ها و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک مورد استفاده قرار می‌گیرد. با انجام این تحلیل، می‌توان مزایا و معایب مختلفی که به همراه تصمیمات و اقدامات مورد نظر برای هر گروه ذی‌نفع ممکن است رخ دهد، شناسایی کرد. این روش ما را قادر می‌سازد تا تصمیمات بهتری را اتخاذ کنیم و نیازها و انتظارات ذینفعان را به درستی شناسایی کنیم.
این تحلیل شامل مراحل مختلفی است که از جمله می‌توان به شناسایی ذینفعان، تحلیل نیازها و انتظارات آنها، ترتیب بندی ذینفعان بر اساس اهمیت و تاثیرشان، تعیین راهبردها برای مدیریت ذینفعان و پیگیری اجرای این راهبردها اشاره کرد.
با استفاده از تحلیل ذینفعان، می‌توان بهترین راهکارها را برای مدیریت و برآورده کردن نیازها و انتظارات ذینفعان در پروژه یا تصمیم‌گیری مشخص کرد و از ابتدا تا انتها در نظر گرفتن این نیازها و انتظارات راهبردی برای موفقیت مورد نظر فراهم کرد.
منظور از شناسایی ذی نفعان چیست؟
شناسایی ذینفعان به معنای شناخت و تشخیص اشخاص و گروه‌هایی است که تأثیری مستقیم یا غیرمستقیم بر یک پروژه، سازمان، محصول یا تصمیم مورد نظر دارند. در فرآیند شناسایی ذینفعان، تلاش میشود تا تمام افراد و سازمان‌هایی که ممکن است در حوزه تأثیر قرار بگیرند، شناسایی و شناخته شوند.
هدف اصلی شناسایی ذینفعان، درک بهتری از افراد و سازمان‌هایی است که تصمیمات آنها می‌توانند روی پروژه موثر باشد. این افراد و سازمان‌ها می‌توانند مشتریان، کارمندان، سهامداران، رقبا، سازمان‌های نظارتی، حاکمیت محلی، جامعه عمومی و سایر افراد یا سازمان‌هایی باشند که به طور مستقیم یا غیرمستقیم تأثیری بر پروژه یا تصمیم مورد نظر دارند. همچنین با شناسایی ذینفعان، می‌توان بهترین راهکارها را برای مدیریت نیازها و انتظارات آنها در نظر گرفت و از ابتدا تا انتها در نظر گرفتن این نیازها و انتظارات راهبردی برای موفقیت مورد نظر فراهم کرد.
فرآیند شناسایی ذینفعان شامل مراحل زیر است:
- شناسایی افراد و سازمان‌های مستقیم: در این مرحله، افراد و سازمان‌هایی که به طور مستقیم درگیر پروژه یا تصمیم هستند و تأثیر مستقیمی بر آن دارند، شناسایی می‌شوند. به عنوان مثال، مشتریان، کارمندان، سهامداران و سازمان‌های همکار.
- شناسایی افراد و سازمان‌های غیرمستقیم: در این مرحله، افراد و سازمان‌هایی که تأثیر غیرمستقیمی بر پروژه یا تصمیم دارند، شناسایی می‌شوند. این می‌تواند شامل سازمان‌های نظارتی، حاکمیت محلی، رقبا، انجمن‌های محلی و دیگر گروه‌ها باشد.
- تحلیل موثر بودن: در این مرحله، بررسی میشود که هر ذی‌نفع چه نوع تاثیری بر پروژه یا تصمیم می‌گذارد. این شامل تأثیرهای مثبت و منفی، اهمیت نسبی تأثیر و نیازها و انتظارات هر ذی‌نفع است.
- ثبت و مستندسازی: در این مرحله، اطلاعات مربوط به ذینفعان شناسایی شده به طور دقیق ثبت و مستندسازی میشود. این شامل نام، سازمان، نقش و تأثیر هر ذی‌نفع است.
مقالات مرتبط در حوزه مدیریت: برای تکمیل دانسته‌های خودتان توصیه می‌کنیم مقالات رشته مدیریت بیمه، چرخه عمر پروژه، مدیر موفق و رهبری تحول آفرین را حتما مطالعه کنید.
چگونه نیازها و انتظارت ذی نفعان را شناسایی و رفع کنیم
با توجه به اینکه نیازها و انتظارات ذینفعان ممکن است در طول زمان تغییر کنند، مهم است که رویارویی و برخورد مداوم با آنها را در نظر بگیرید و تلاش کنید تا راهکارهای مناسبی برای رفع نیازها و انتظارات آنها ارائه دهید. به علاوه همه اینها برای شناسایی و رفع نیازها و انتظارات ذینفعان، می‌توانید از روش‌ها و فعالیت‌های زیر استفاده کنید:
- مطالعه و تحلیل: با مطالعه مستندات، گزارش‌ها، مصاحبه با ذینفعان و تحلیل موقعیت، سعی کنید نیازها و انتظارات آنها را درک کنید. این شامل بررسی مستندات مربوط به پروژه یا تصمیم، مصاحبه با ذینفعان کلیدی، انجام نظرسنجی‌ها و تحلیل داده‌های جمع‌آوری شده است.
- ارتباط فعال: برقراری ارتباط مستمر و فعال با ذینفعان، می‌تواند کمک کند تا نیازها و انتظارات آنها به طور دقیق‌تر مشخص شود. برای این منظور، می‌توانید جلسات هماهنگی، نشست‌های تفسیری، تیم‌های کاری یا ارتباطات الکترونیکی مثل ایمیل، پیامک یا نرم‌افزارهای مشارکتی را به کار ببرید.
- جمع‌آوری بازخورد: از بازخورد ذینفعان به صورت مداوم استفاده کنید. این می‌تواند از طریق نظرسنجی‌ها، ارزیابی‌ها، بررسی نظرات و پیشنهادات و حتی ارتباط مستقیم با آنها انجام شود. بازخورد ذینفعان به شما کمک می‌کند تا نقاط قوت و ضعف پروژه را شناسایی کنید و بهبودهای لازم را اعمال کنید.
- مشارکت ذینفعان: با فراهم کردن فرصت‌های مشارکت ذینفعان در فرآیند تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی، می‌توانید نیازها و انتظارات آنها را بهبود بخشید. این می‌تواند شامل گروه‌های کاری، نشست‌های تفسیری، تشکیل کمیته‌ها یا مشارکت ذینفعان در ارزیابی پروژه باشد.
- اصلاح و بهبود مستمر: بر اساس بازخورد و نیازها و انتظارات ذینفعان، اقدامات بهبودی را انجام دهید. به صورت دوره‌ای عملکرد پروژه را مورد بررسی قرار داده و نیازها و انتظارات را مداوم بررسی کنید.
منظور از ترتیب بندی ذی نفعان چیست؟
ترتیب بندی ذینفعان به معنای مرتب‌سازی ذینفعان بر اساس اهمیت و تأثیر آنها بر پروژه یا تصمیم مورد نظر است. در این مرحله، ذینفعان به ترتیب اهمیت خود رتبه‌بندی می‌شوند، به طوری که ذینفعان با تاثیر بیشتر در پروژه یا تصمیم درجه اول قرار می‌گیرند و ذینفعان با تأثیر کمتر درجه‌های پایین‌تری از لیست ترتیب بندی می‌شوند. این کار به ما کمک می‌کند تا بهترین راهبردها و تصمیمات را برای مدیریت نیازها و انتظارات ذینفعان با تأثیر بیشتر در پروژه یا تصمیم پیشنهاد دهیم و منافع و موفقیت آنها را در نظر بگیریم.
این ترتیب بندی بر اساس اهمیت و تأثیر ذینفعان می‌تواند بر اساس چندین عامل متفاوت صورت گیرد، از جمله:
- تاثیر مالی: در این مورد، ذی‌نفعانی که تأثیر مستقیم بر جنبه‌های مالی پروژه یا تصمیم دارند، در رتبه بندی بالاتر قرار می‌گیرند. به عنوان مثال، سرمایه‌گذاران، سهامداران، مشتریان کلیدی و افرادی که درآمد یا سود آنها به طور مستقیم به پروژه وابسته است.
- تاثیر سیاسی و سازمانی: در این حالت، ذی‌نفعانی که تاثیر قابل توجهی در جنبه‌های سیاسی و سازمانی پروژه یا تصمیم دارند، در رتبه بندی بالاتر قرار می‌گیرند. به عنوان مثال، نمایندگان دولتی، نهادهای نظارتی و سازمان‌های مرتبط.
- تاثیر اجتماعی و محیطی: در این مورد، ذی‌نفعانی که تاثیر بر جنبه‌های اجتماعی و محیطی پروژه یا تصمیم دارند، در رتبه بندی بالاتر قرار می‌گیرند. به عنوان مثال، جامعه محلی، مراکز فرهنگی، محافظان محیط زیست و سایر گروه‌های مرتبط.
مقالات مرتبط در حوزه مدیریت: برای تکمیل دانسته‌های خودتان توصیه می‌کنیم مقالات مدیر خوب، رشته مدیریت امور بانکی و استراتژی هوشمندانه را حتما مطالعه کنید.
منظور از تعیین راهبردها برای مدیریت ذینفعان چیست
تعیین راهبردها برای مدیریت ذینفعان به معنای تعیین اقدامات و رویکردهایی است که برای مدیریت نیازها، انتظارات و تاثیر ذینفعان بر پروژه یا تصمیم انتخاب می‌شوند. این راهبردها طرح‌ریزی مشخصی را ایجاد می‌کنند که ذینفعان را به طور موثر مدیریت کند و به حداکثر رساندن رضایت و تأثیر مثبت آنها از پروژه یا تصمیم کمک می‌کند. همچنین تعیین راهبردها برای مدیریت ذینفعان به شما کمک می‌کند تا بهبودهای لازم را انجام دهید، رضایت ذینفعان را افزایش دهید و نتیجه مثبت‌تری از پروژه یا تصمیم خود بدست آورید.
مراحل اصلی برای تعیین راهبردها برای مدیریت ذینفعان عبارتند از:
- شناسایی نیازها و انتظارات: ابتدا، باید نیازها و انتظارات ذینفعان را به دقت شناسایی کنید. این شامل بررسی مستندات مربوطه، مصاحبه با ذینفعان، انجام نظرسنجی‌ها و بررسی بازخورد آنها است. با دقت شناسایی نیازها و انتظارات، می‌توانید راهبردهای مناسب‌تری برای مدیریت آنها انتخاب کنید.
- تعیین اهداف: بر اساس نیازها و انتظارات ذینفعان، اهداف واقعی و قابل اندازه‌گیری را تعیین کنید. اهداف باید با توجه به تأثیر ذینفعان و منافع پروژه یا تصمیم مورد نظر قابل تعیین و قابل اندازه‌گیری باشند. مطمئن شوید که اهداف مشترکی بین ذینفعان و سازمان/پروژه تعیین شود.
- تعیین راهبردها: براساس نیازها، انتظارات و اهداف ذینفعان، راهبردهایی را تعیین کنید که بهترین روش برای مدیریت آنها باشند. این راهبردها می‌توانند شامل تدابیر ارتباطی فعالتر با ذینفعان، ایجاد مکانیزم‌های مشارکتی، تغییرات در طراحی یا اجرای پروژه، بهبود فرآیندها و سیستم‌های مدیریتی، ارائه آموزش و آگاهی‌بخشی به ذینفعان و سایر راهبردهای مربوطه باشند.
- اجرا و پیگیری: راهبردها را به عملیاتی درآورده و مستمراً پیگیری کنید. اطمینان حاصل کنید که راهبردها به درستی پیاده‌سازی می‌شوند و نیازها و انتظارات ذینفعان برآورده می‌شوند. ارزیابی مداوم عملکرد و بهبود راهبردها نیز مهم است.
نحوه انجام تحلیل ذی نفعانش چگونه است؟
تحلیل ذینفعان به گونه‌ای انجام میشود که اطمینان حاصل شود تمامی ذینفعان مستقیم و غیرمستقیمی که تأثیری بر پروژه یا تصمیم مورد نظر دارند، شناسایی و مورد بررسی قرار گیرند. با انجام تحلیل ذینفعان به درستی، شما می‌توانید نیازها و انتظارات ذینفعان را به درستی شناسایی کنید و راهبردهای مناسبی برای مدیریت آنها اتخاذ کنید. این کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری بگیرید و به حداکثر رساندن رضایت و تأثیر مثبت ذینفعان از پروژه یا تصمیم دست یابید.
در ادامه، مراحل اصلی تحلیل ذینفعان را شرح می‌دهم:
مرحله اول شناسایی ذینفعان
در این مرحله، همه افراد و گروه‌هایی که به طور مستقیم یا غیرمستقیم تأثیری بر پروژه یا تصمیم مورد نظر دارند، شناسایی می‌شوند. برای این کار می‌توانید از روش‌های مختلفی استفاده کنید، مانند مطالعه مستندات، مصاحبه با افراد مرتبط، برگزاری نشست‌های گروهی و استفاده از اطلاعات و دانش قبلی در مورد حوزه مورد بررسی.
مرحله دوم تحلیل نیازها و انتظارات
پس از شناسایی ذینفعان، باید نیازها و انتظارات آنها را به دقت تحلیل کنید. برای این منظور، می‌توانید از روش‌هایی مانند مصاحبه‌های تفصیلی، مطالعه مستندات، برگزاری نشست‌های گروهی و تحلیل داده‌های جمع‌آوری شده استفاده کنید. در این مرحله، سعی کنید نیازها، اهداف، مشکلات، انتظارات مالی، فنی، اجتماعی و سایر عوامل مربوط به ذینفعان را به دقت شناسایی کنید.
مقالات مرتبط در حوزه مدیریت: برای تکمیل دانسته‌های خودتان توصیه می‌کنیم مقالات رشته مدیریت صنعتی، خط مشی، معماری سازمانی و مدیر عامل را حتما مطالعه کنید.
مرحله سوم ترتیب بندی ذینفعان
بعد از شناسایی نیازها و انتظارات ذینفعان، می‌توانید آنها را بر اساس اهمیت و تأثیرشان بر پروژه یا تصمیم، مرتب کنید. در اینجا می‌توانید از معیارهای مختلفی استفاده کنید، مانند تأثیر مالی، سیاسی، اجتماعی، فنی و غیره. این ترتیب بندی به شما کمک می‌کند تا ذینفعان با تأثیر بیشتر در پروژه یا تصمیم را درجه اول قرار دهید و برنامه‌های مدیریتی را بر اساس اهمیت آنها طراحی کنید.
مرحله چهارم تعیین راهبردها
با توجه به تحلیل نیازها و انتظارات ذینفعان و ترتیب بندی آنها، باید راهبردهای مناسبی برای مدیریت ذینفعان تعیین کنید. این راهبردها باید شامل اقدامات و رویکردهایی باشند که بتوانند نیازها و انتظارات ذینفعان را بهبود بخشند و تأثیر مثبتی بر پروژه یا تصمیم داشته باشند. برای مثال، ارتباطات فعالتر با ذینفعان ایجاد مکانیزم‌های مشارکتی، بهبود فرآیندها و سیستم‌های مدیریتی، آموزش و آگاهی‌بخشی و سایر راهبردهای مرتبط.
مرحله پنجم پیگیری و ارزیابی
پس از اجرای راهبردها، باید عملکرد و تأثیر آنها را پیگیری کنید و بهبودهای لازم را اعمال کنید. ارزیابی مداوم نیازها و انتظارات ذینفعان و پاسخگویی به آنها از اهمیت بالایی برخوردار است.
وجود ضعف در مدیریت ذی نفعان و مشکلاتی که بوجود می‌آید
وجود ضعف در مدیریت ذینفعان می‌تواند مشکلات و تبعات منفی را به همراه داشته باشد. همچنین ضعف در مدیریت ذینفعان می‌تواند به تضعیف تأثیر مثبت ذینفعان، افزایش ریسک‌ها و مشکلات و کاهش موفقیت پروژه یا تصمیم منجر شود. بنابراین، اهمیت مدیریت صحیح ذینفعان و رفع ضعف‌های موجود در این زمینه حائز اهمیت است.
در زیر برخی از مشکلاتی که ممکن است ناشی از ضعف در مدیریت ذینفعان بوجود آیند را بررسی می‌کنم:
- عدم شناسایی کامل ذینفعان: اگر ذینفعان مستقیم یا غیرمستقیم پروژه یا تصمیم شناسایی نشوند، می‌تواند باعث نادیده گرفتن نیازها و انتظارات آنها شود. این ممکن است منجر به عدم رضایت و اعتراضات ذینفعان، کاهش همکاری و حمایت آنها و حتی تأخیر یا شکست پروژه یا تصمیم شود.
- نقص در ارتباطات: عدم برقراری ارتباط فعال و موثر با ذینفعان می‌تواند به نقص‌ها در فهم مشترک، اطلاع‌رسانی ناکافی و عدم شفافیت درباره تصمیمات و عملکرد پروژه منجر شود. این ممکن است باعث میشود که ذینفعان نسبت به پروژه یا تصمیم نگرانی یا ناراحتی نشان دهند و میزان اعتماد را کاهش دهند.
- عدم مشارکت ذینفعان: اگر ذینفعان در فرآیند تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی مشارکت نکنند، ممکن است نظرات و نیازهای آنها نادیده گرفته شود. این مشکل می‌تواند باعث افزایش مقاومت و مخالفت ذینفعان، کاهش قابلیت اجرای پروژه و در نهایت افت منافع عمومی شود.
- عدم مدیریت تلاقی منافع: اگر تعارض منافع بین ذینفعان مختلف به درستی مدیریت نشود، ممکن است به ناهماهنگی، مخالفت و ناپایداری در پروژه یا تصمیم منجر شود. عدم مدیریت تلاقی منافع می‌تواند به افزایش درگیری‌ها و تعارضات بین ذینفعان و حتی بروز مشکلات قانونی و قضایی منجر شود.
- نقص در پیگیری و ارزیابی: عدم پیگیری و ارزیابی منظم نیازها و انتظارات ذینفعان و پاسخگویی به آنها می‌تواند به عدم بهبود و تصحیح موقعیت منجر شود.
مقالات مرتبط در حوزه مدیریت: برای تکمیل دانسته‌های خودتان توصیه می‌کنیم مقالات توسعه سازمانی، مهارت های مدیریتی و مدیریت ریسک را حتما مطالعه کنید.
انواع روش‌ها برای تحلیل ذی نفعان
برای تحلیل ذینفعان در پروژه‌ها و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک، می‌توان از روش‌ها و فنون مختلفی استفاده کرد. در زیر، چند روش تحلیل ذینفعان را معرفی می‌کنم:
ماتریس قدرت-علاقه
در این روش، ذینفعان بر اساس سطح قدرت و تاثیری که بر پروژه یا تصمیم دارند، به همراه علاقه و اهمیتی که در پروژه دارند، در یک ماتریس قرار می‌گیرند. این ماتریس به ما کمک می‌کند تا ذینفعان را در چهار دسته‌بندی مختلف (قوی، تأثیرگذار، ضعیف، غیرمتاثر) قرار دهیم و برنامه‌های مدیریتی مناسب را برای هر دسته ذینفعان انتخاب کنیم.
تحلیل SWOT
منظور از تحلیل SWOT بررسی نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها است. در این روش، ذینفعان به عنوان یکی از عوامل مؤثر در پروژه یا تصمیم مورد بررسی قرار می‌گیرند. این تحلیل به ما کمک می‌کند تا نیازها و انتظارات ذینفعان را شناسایی کرده و در برابر تهدیدها و فرصت‌ها پروژه یا تصمیم را تطبیق دهیم. (برای آشنایی با این تحلیل مقاله آنرا در سایت دانشگاه کسب و کار مطالعه کنید)
چگونه از ماتریس قدرت – علاقه کمک بگیریم؟
ماتریس قدرت-علاقه به شما کمک می‌کند تا با در نظر گرفتن سطح قدرت و علاقه ذینفعان، استراتژی‌های مناسبی را برای مدیریت آنها انتخاب کنید و منافع و نیازهای ذینفعان با تأثیر بیشتر را در پروژه یا تصمیم در نظر بگیرید.
همچنین شما د با کمک گرفتن از این ماتریس بر اساس موقعیت ذینفعان در ماتریس، می‌توانید راهبردهای مناسبی برای مدیریت آنها تعیین کنید. در زیر، مراحل استفاده از ماتریس قدرت-علاقه را توضیح می‌دهم:
مرحله اول شناسایی ذینفعان:
ابتدا، ذینفعان مستقیم و غیرمستقیم پروژه یا تصمیم را شناسایی کنید. این شامل اشخاص، سازمان‌ها، گروه‌ها و سایر ارکانی است که ممکن است تأثیری بر پروژه یا تصمیم داشته باشند.
مرحله دوم تعیین سطح قدرت:
برای هر ذی‌نفع، سطح قدرت یا تأثیری که بر پروژه یا تصمیم دارد، تعیین کنید. این سطح می‌تواند بر اساس معیارهایی مانند منابع مالی، موقعیت سازمانی، تأثیر اجتماعی و سیاسی و دسترسی به منابع و منابع مورد نیاز برای پروژه تعیین شود.
مرحله سوم تعیین سطح علاقه:
سپس، برای هر ذی‌نفع، سطح علاقه و اهمیتی که به پروژه یا تصمیم دارد، تعیین کنید. این سطح می‌تواند بر اساس عوامل مختلفی مانند نیازهای مالی، استفاده مستمر، مزایا و مسائل مربوط به محیط زیست، اجتماعی و سیاسی مشخص شود.
مرحله چهارم ترسیم ماتریس:
با استفاده از دو معیار قدرت و علاقه، ذینفعان را در یک ماتریس دو بعدی قرار دهید. محور افقی ماتریس به قدرت (مثلاً پایین تا بالا) اختصاص دارد و محور عمودی به علاقه (مثلاً کم تا زیاد) اختصاص می‌یابد.
مقالات مرتبط در حوزه مدیریت: برای تکمیل دانسته‌های خودتان توصیه می‌کنیم مقالات مدیریت فردی، انواع سبک های رهبری و کنترل پروژه را حتما مطالعه کنید.
مرحله پنجم تدوین راهبردها:
با تحلیل موقعیت هر ذی‌نفع در ماتریس، برنامه‌های مدیریتی و راهبردهای مناسبی را برای هر دسته ذینفعان تعیین کنید. برای مثال، برای ذینفعان با قدرت بالا و علاقه بالا، ممکن است بخشنامه‌ها، جلسات مخصوص، تسهیلات ویژه و مشارکت فعال را در نظر بگیرید. برای ذینفعان با قدرت کم و علاقه کم، ممکن است کمترین توجه و منابع را به آنها اختصاص دهید.
مرحله ششم اجرا و پیگیری:
پس از تعیین راهبردها، آنها را در طول اجرای پروژه یا تصمیم اعمال کنید. همچنین، پیگیری و ارزیابی مداوم از موقعیت ذینفعان در ماتریس و اعمال تغییرات مورد نیاز است.
چه زمانی باید از ماتریس قدرت-علاقه استفاده کنیم؟
همانطور که گفتم ماتریس قدرت-علاقه، یک ابزار تحلیلی است که برای اولویت‌بندی و انتخاب گزینه‌ها در مواقعی که مجموعه‌ای از معیارها و مولفه‌ها برای ارزیابی و انتخاب وجود دارد، استفاده میشود. زمانی که شما با چندین گزینه مختلف روبرو هستید و نیاز دارید تا آنها را با توجه به ارزش‌ها و معیارهای مختلف مقایسه کنید و به یک ترتیب یا رتبه‌بندی برسید، ماتریس قدرت علاقه به شما کمک خواهد کرد.
در ادامه، به چند مورد از مواردی که می‌توانید از ماتریس قدرت علاقه در آنها استفاده کنید را معرفی می‌کنم:
- انتخاب محصول: اگر شما در حال بررسی و مقایسه چندین محصول مختلف هستید و می‌خواهید محصولی را که بهترین عملکرد و ویژگی‌ها را دارد را انتخاب کنید، ماتریس قدرت علاقه می‌تواند به شما کمک کند. با استفاده از معیارهایی مانند کیفیت، قیمت، قابلیت‌ها و سایر ویژگی‌ها، می‌توانید ماتریس را پر کنید و محصولی را که بهترین عملکرد را ارائه می‌دهد را انتخاب کنید.
- انتخاب پروژه: در صورتی که در حال بررسی چندین پروژه مختلف هستید و می‌خواهید بر اساس معیارهایی مانند هزینه، زمان، پیچیدگی و سوددهی، یک پروژه را انتخاب کنید، ماتریس قدرت علاقه می‌تواند بهترین گزینه را برای شما مشخص کند.
- انتخاب مسیر تحصیلی: اگر در حال برنامه‌ریزی برای ادامه تحصیل هستید و نیاز دارید بین رشته‌ها و دانشگاه‌های مختلف انتخاب کنید، ماتریس قدرت علاقه می‌تواند در این امر به شما کمک کند. با استفاده از معیارهایی مانند علاقه شخصی، فرصت‌های شغلی، شهری که دانشگاه در آن واقع شده است و سایر ویژگی‌ها، می‌توانید انتخاب درست را انجام دهید.
اولویت بندی ذینفعان از دیدگاه فریدمن و مایلز
اولویت‌بندی ذینفعان از دیدگاه فریدمن (Friedman) و مایلز (Miles) در دو رویکرد متفاوت است. در این دو دیدگاه، تمرکز بر اولویت بندی متفاوت است. در دیدگاه فریدمن، سود سهامداران اولویت اصلی است و در دیدگاه مایلز، ارزش به اشتراک گذاری بین همه ذینفعان مورد توجه قرار می‌گیرد. هر دو رویکرد در حوزه تجارت و مدیریت مورد بحث قرار گرفته‌اند و هرکدام دارای استدلال‌ها و منتقدان خود هستند. در ادامه به توضیح هر یک از این دو رویکرد می‌پردازم:
- دیدگاه فریدمن:
میلتون فریدمن، اقتصاددان برجسته، در کتاب “سهامداران اولویت اول نیستند” (1970) به بحث درباره اولویت بندی ذینفعان پرداخت. او این موضوع را مورد بحث قرار داد و بر این اصل تأکید کرد که هدف اصلی یک شرکت، ایجاد سود برای سهامداران است. بنابراین، برای فریدمن، سود سهامداران یک اولویت اساسی است و باید در تصمیمات شرکت در اولویت قرار بگیرد. او معتقد است که تصمیمات شرکت باید در راستای حاکمیت سهامداران باشد و تأمین سود و افزایش ارزش سهام باید در مرکز تصمیمات قرار گیرد. از دیدگاه فریدمن، سایر ذینفعان مانند کارمندان، مشتریان، جامعه و زیست‌محیط طبیعی، در مقابل سود سهامداران اولویت پایین‌تری دارند.
- دیدگاه مایلز:
رویکرد مایلز در مدل ارزش ذینفعان استوار است. الکساندر مایلز در این مدل به ایده‌ای مبتنی بر “ارزش به اشتراک گذاری” پرداخته است. او معتقد است که موفقیت یک سازمان به اندازه توانایی آن در ایجاد ارزش برای همه ذینفعان و به اشتراک گذاری آن ارزش بستگی دارد. بنابراین، در دیدگاه مایلز، اهمیت ذینفعان مختلف مانند سهامداران، کارمندان، مشتریان، جامعه و زیست‌محیط طبیعی برابر است و همگی باید در فرآیند تصمیم‌گیری و مدیریت سازمان در نظر گرفته شوند.
مقالات مرتبط در حوزه مدیریت: برای تکمیل دانسته‌های خودتان توصیه می‌کنیم مقالات مدیریت تغییر، رفتار سازمانی چیست و استراتژی چیست را حتما مطالعه کنید.
مدل اولریچ برای تحلیل ذینفعان
مدل اولریچ (The RACI Model) یکی از روش‌های تحلیل ذینفعان است که برای شناسایی نقش‌ها و مسئولیت‌های مختلف در یک پروژه یا فرایند استفاده میشود. این مدل نام خود را از حروف اولیه کلماتی که در آن به کار می‌رود، به‌دست آورده است: R (Responsible)، A (Accountable)، C (Consulted) و I (Informed). هر کدام از این نقش‌ها را به طور خلاصه توضیح می‌دهم:
- مسئول :(Responsible) نقش مسئول به شخص یا گروهی اختصاص داده میشود که مسئولیت انجام یک فعالیت خاص را برعهده دارند. آنها وظیفه انجام عملیات را دارند و باید به طور مستقیم اقدامات لازم را انجام دهند.
- مسئولیت پذیر :(Accountable) نقش مسئولیت پذیر به شخصی اختصاص داده میشود که نه تنها مسئولیت انجام یک فعالیت را برعهده دارد، بلکه برای نتیجه نهایی و خروجی کار نیز مسئول است. این شخص باید تصمیمات را بگیرد و از صحت و کیفیت انجام کار اطمینان حاصل کند.
- مشاوره :(Consulted) اشخاص یا گروه‌هایی که در نقش مشاوره هستند، نظر و دانش خود را در مورد پروژه یا فرایند مورد نظر ارائه می‌دهند. آنها در تصمیم‌گیری‌های مهم مورد مشاوره قرار می‌گیرند و نقش فعالی در فرآیند دارند.
- مطلع :(Informed) افرادی که در نقش مطلع هستند، باید به‌روزرسانی‌ها و اطلاعات جدید در مورد پروژه یا فرایند را دریافت کنند. آنها نیاز به اطلاعات دارند اما در تصمیم‌گیری‌ها یا اجرای فعالیت‌ها مستقیماً دخیل نیستند.
مدل اولریچ به شما امکان می‌دهد تا نقش‌ها و مسئولیت‌های مختلف در یک پروژه یا فرایند را به صورت واضح و دقیق تعیین کنید. این ابزار کاربردی برای افزایش شفافیت و کارآیی در توزیع و مدیریت مسئولیت‌هاست و همچنین کمک می‌کند تا ارتباط و هماهنگی بین اعضای تیم و ذینفعان مختلف بهبود یابد
مقالات مرتبط در حوزه مدیریت: برای تکمیل دانسته‌های خودتان توصیه می‌کنیم مقالات رهبری زنان، مدیریت سرمایه در فارکس و رهبری چیست را حتما مطالعه کنید.
چرا باید تحلیل ذی نفعان را در سازمان انجام دهیم؟
تحلیل ذینفعان یک ابزار مهم در حوزه مدیریت است که به شما کمک می‌کند تا ذینفعان اصلی یا تأثیرگذار بر سازمان خود را شناسایی کنید و نیازها، اهداف، نگرش‌ها و تأثیر آنها را در نظر بگیرید. در زیر تعدادی از دلایل اهمیت تحلیل ذینفعان را برای شما بررسی می‌کنم:
- شناخت بهتر محیط کسب و کار: با تحلیل ذینفعان، شما می‌توانید نه تنها نیازها و توقعات ذینفعان خود را درک کنید، بلکه نیازها و تأثیرات ذینفعان خارجی مانند مشتریان، رقبا، انجمن‌های محلی و دولت را نیز شناسایی کنید. این اطلاعات به شما کمک می‌کنند تا بهترین تصمیمات را در مورد استراتژی‌ها، تغییرات محصول، بازاریابی و سیاست‌های عمومی بگیرید.
- ارتقای روابط و همکاری: با درک نیازها و اهداف ذینفعان، شما می‌توانید روابط خوب و مثبتی با آنها برقرار کنید. با به اشتراک گذاری ارزش‌ها و تأکید بر تعامل با ذینفعان، شما می‌توانید همکاری و همزیستی مؤثری را تقویت کنید که در نتیجه، میزان اعتماد و تعامل مثبت با ذینفعان افزایش می‌یابد.
- بهبود سیاست‌گذاری و تصمیم‌گیری: تحلیل ذینفعان به شما امکان می‌دهد تا در تصمیم‌گیری‌های مدیریتی خود به صورت استراتژیک‌تر عمل کنید. با درک نیازها و اولویت‌های ذینفعان، شما می‌توانید تصمیماتی را بگیرید که تأثیر مثبت بیشتری بر طولانی مدت بر روی ذینفعان خود و سازمان داشته باشد.
- پیشگیری از مشکلات: با شناخت و رفع نیازها و انتظارات ذینفعان، می‌توانید موانع و چالش های احتمالی را پیش از وقوع شناسایی کنید و آنها را در اسرع وقت رفع کنید.
- استدلال و توجیه بهتر: با استفاده از تحلیل ذینفعان، شما قادر خواهید بود تصمیمات و اقدامات خود را بهتر توجیه کنید. به اینصورت که با توجه به نیازها و تأثیرگذاری ذینفعان، می‌توانید به دیگران اثبات کنید که تصمیمات و اقدامات شما منجر به بهبود و رشد سازمان و همچنین رعایت حقوق و نیازهای ذینفعان مختلف شده است.
خلاصه ای از مقاله تحلیل ذینفعان
تحلیل ذینفعان یک فرایند مهم در مدیریت است که به شما کمک می‌کند تا ذینفعان مهم و تأثیرگذار بر سازمان خود را شناسایی کنید و نیازها، اهداف و تأثیرات آنها را در نظر بگیرید. در این فرایند، شما به تحلیل نیازها و اولویت‌های مختلف ذینفعان می‌پردازید تا بتوانید تصمیمات بهتری بگیرید و استراتژی‌های مناسب برای سازمان خود ارائه دهید. در زیر، مهمترین نکاتی را که باید در نظر بگیرید برای تحلیل ذینفعان را خلاصه کرده‌ام:
- شناسایی ذینفعان: شروع به تحلیل ذینفعان با شناسایی آنها است. شما باید ذینفعان اصلی را شناسایی کنید، از جمله سهامداران، کارمندان، مشتریان، جامعه، دولت و سایر گروه‌ها و افرادی که مستقیماً تأثیری بر سازمان شما دارند.
- تحلیل نیازها و اولویت‌ها: بعد از شناسایی ذینفعان، باید نیازها، اولویت‌ها و توقعات آنها را تحلیل کنید. این شامل تحلیل نیازهای مادی و غیرمادی، اهداف کلی، اولویت‌ها، ارزش‌ها، تأثیرات مثبت و منفی و سایر عوامل است.
- ارتباط و مشارکت: در این فرایند، باید با ذینفعان ارتباط برقرار کنید و آنها را در فرآیند تحلیل و تصمیم‌گیری مشارکت دهید. این ارتباط و مشارکت می‌تواند از طریق مصاحبه‌ها، نظرسنجی‌ها، جلسات و همکاری در گروه‌های کاری باشد.
- تاثیرگذاری و استراتژی: با تحلیل ذینفعان، باید تأثیرگذاری آنها را در نظر بگیرید و استراتژی‌های مناسب را برای پاسخ به نیازها و توقعات آنها تدوین کنید. این ممکن است شامل تغییرات در سیاست‌ها، فرآیندها، محصولات یا خدمات و سایر تصمیمات است.
- نظارت و ارزیابی: پس از اجرای استراتژی‌های مشخص شده، باید نظارت و ارزیابی آنها را انجام دهید. با پیگیری از عملکرد سازمان و بازخوردهای ذینفعان، می‌توانید تغییرات لازم را ایجاد کنید و بهبودهای مورد نیاز را اعمال کنید.
ممنون که تا انتها همراه من در دانشگاه کسب و کار بودید.
