چقدر به برنامه ریزی و اهمیت آن در موفقیت و پیشبرد اهداف خود اعتقاد دارید؟ چند بار برایتان پیش آمده که برای کاری برنامه‌ریزی کنید اما به علت کمبود وقت نتوانید آن را عملی سازید؟ ماتریس آیزنهاور همان چیزی است که به شما کمک می‌کند کارهایتان را اولویت‌بندی کنید و با استفاده از آن به مدیریت زمان اصولی دست یابید. این تکنیک نخستین بار توسط دوایت آیزنهاور، سی و چهارمین رئیس‌جمهور آمریکا مطرح شد.
او توانست با تقسیم‌بندی فعالیت‌های روزمره به چهار گروه مختلف، یک ابزار مدیریت زمان طراحی کند و نحوه‌ی اولویت‌بندی کارها را به دیگران آموزش دهد. بنابراین اگر شما هم دوست دارید کارهای خود را هوشمندانه و با برنامه‌ریزی انجام دهید و از مزایای مدیریت زمان بهره‌مند شوید، خواندن این مقاله از دانشگاه کسب و کار را از دست ندهید.
ماتریس آیزنهاور چیست؟
ماتریس آیزنهاور یک ابزار مدیریت کار است که به شما کمک می‌کند با یادگیری مهارت اولویت‌بندی، بهره‌وری خود را در زندگی افزایش دهید. این تکنیک به شما یاد می‌دهد که تشخیص بدهید کدام فعالیت‌ها ارزش وقت و تلاش شما را دارند و کدام یک غیرضروری و کم‌اهمیت هستند. مغز شما در این تکنیک، فعالیت‌های روزمره زندگی را به چهار گروه تقسیم می‌کند:
- فعالیت‌های مهم و فوری
- فعالیت‌های مهم و غیرفوری
- فعالیت‌های غیرمهم و فوری
- فعالیت‌های غیرمهم و غیرفوری
به این ترتیب می‌توانید اهداف و کارهای خود را در این گروه‌ها تقسیم‌بندی کنید و میان اولویت‌های بلندمدت و آینده‌نگر خود با اولویت‌های کوتاه مدت و غیرضروری تفاوت قائل شوید.
آشنایی با دوایت آیزنهاور
تقسیم‌بندی فعالیت‌ها به چهار گروه مهم و فوری، نخستین بار توسط دوایت آیزنهاور سی و چهارمین رئیس جمهور آمریکا انجام شد. او در یک سخنرانی در این‌باره گفت: “من دو نوع مشکل دارم؛ فوری و مهم. فوری مهم نیست و مهم هرگز فوری نیست.”
آیزنهاور به عنوان رئیس جمهور آمریکا و پیش از آن، ژنرال ارتش و فرمانده ناتو، فعالیت‌های زیادی برای انجام دادن داشت. او با استفاده از این تکنیک توانست اولویت‌های خود را مشخص کند و اهداف و وظایف بلندمدت و کوتاه مدت خود را به مرحله اجرا درآورد. ماتریس آیزنهاور بعدها توسط استیون کاوی در کتاب هفت عادت مردمان موثر مطرح شد و مورد استقبال مردم قرار گرفت.
نحوه کار ماتریس آیزنهاور
ماتریس آیزنهاور به عنوان یک ابزار مدیریت وظایف آسان و قابل اجرا به شما کمک می کند تا وظایف خود را با قرار دادن آنها در گروه مناسب اولویت بندی کنید. مثلا ممکن است چیزی برای شما فوری/مهم باشد ( با رویکرد «اکنون آن را انجام بده») و چیزی پیش پا افتاده اما همچنان فوری ( با دستورالعملِ «آن را به شخص دیگری واگذار کنید»)
هنگامی که شما بتوانید وظایف خود را به این صورت دسته‌بندی کنید، برنامه ریزی و تکمیل آنها برای شما بسیار آسان‌تر از زمانی می شود که بدون برنامه‌ریزی برای آن اقدام کنید. ما در ادامه‌ی این مقاله به نحوه‌ی کار این تکنیک می‌پردازیم تا شما را با کارکرد کلی آن آشنا کنیم.
تقسیم‌بندی فعالیت‌ها در گروه‌های چهارگانه
برای استفاده از ماتریس آیزنهاور، وظایف و اهداف خود را از لیست کارهایتان خارج کرده و آنها را در چهار گروه مرتب کنید. این گروه چهارگانه به این ترتیب است:
- لیست شماره 1 – وظایف مهم / فوری
- لیست شماره 2 – کارهای مهم/ غیر فوری
- لیست شماره 3 – کارهای غیر مهم/ فوری
- لیست شماره 4 – کارهای غیرمهم / غیرفوری
برای بسیاری از افراد، مرتب سازی وظایف از همان ابتدا آسان و واضح به نظر می‌رسد. با این حال، گاهی اوقات مردم این چهار گروه را با هم مخلوط می‌کنند و نمی‌توانند تشخیص بدهند که هر فعالیت را در کدام گروه قرار دهند. علاوه بر این، اولویت‌های مهم زندگی نیز از فردی به فرد دیگر متفاوت است.
مثلا ممکن است برای یک فرد آینده شغلی اهمیت زیادی داشته باشد و برای فردی دیگر ازدواج و تشکیل خانواده مهم باشد. به همین علت ما چند نکته در تفاوت کارهای مهم و غیرمهم نوشته‌ایم که به شما کمک می‌کند قوانین ماتریس آیزنهاور را درک کنید و دقیق‌تر از گذشته از آن استفاده نمایید.
مقالات مرتبط در حوزه مدیریت: برای تکمیل دانسته‌های خودتان توصیه می‌کنیم مقالات CRM چیست، مدیریت ارتباط با مشتری و بهترین نرم افزار CRM را حتما مطالعه کنید.
تفاوت بین وظایف فوری و مهم
از آن‌جا که نخستین و مهم‌ترین هدف در ماتریس آیزنهاور تقسیم‌بندی فعالیت‌ها و اهداف شخصی است، آشنایی با معنای فعالیت‌های مهم و فوری اهمیت زیادی در پیشبرد و موفقیت آن دارد. به همین علت لازم است مفهوم انواع فعالیت را درک کنید تا مطابق اولویت‌های خود به گروه‌بندی آنها در ماتریس آیزنهاور بپردازید.
کارهای فوری
کارهای فوری فعالیت‌هایی هستند که باید در اسرع وقت انجام شود. اغلب این فعالیت‌ها استرس زا و وابسته به زمان هستند؛ به همین علت به توجه فوری ما نیاز دارند.
برای درک این نوع کارها به اهمیت مطالعه برای امتحانی فکر کنید که فردا برگزار می‌شود یا شرایطی را در نظر بگیرید که باید یک عابر یا دوست مجروح و بیمار خود را به بیمارستان برسانید. اگر این کارها را به بعد موکول کنید ممکن است دچار مشکلات جبران ناپذیر شوید و فرصت‌های حیاتی زندگی خود را از دست بدهید.
وظایف مهم
کارهای مهم فعالیت‌هایی هستند که به شما این امکان را می‌دهد که یک قدم به عقب بردارید، وضعیت خود را تجزیه و تحلیل کنید و حرکت بعدی خود را برنامه ریزی کنید. این وظایف وابسته به مکان و زمان نیستند؛ بنابراین هنگام انجام آنها هیچ فشاری بر فرد وجود ندارد.
معمولا کارهای مهم شامل مواردی هستند که به اهداف زندگی، ارزش‌ها و چهارچوب‌های شخصی مربوط می شوند. مانند اقدام برای تشکیل خانواده، برنامه‌ریزی برای سفر یا ثبت‌نام در باشگاه برای سلامتی بیشتر
چگونه بفهمم چه چیزی برای من فوری و چه چیزی مهم است؟
هیچ فرمول جهانی وجود ندارد که همه ما بتوانیم از آن پیروی کنیم. برای اینکه بدانید چه وظایفی برای شما مهم و چه مواردی فوری هستند، به شما توصیه می کنیم فهرستی از اهداف خود را بنویسید. این کار موجب می‌شود ارزش‌های اصلی، آرمان‌ها و اهداف زندگی خود را کشف کرده و با نوشتن آن به نقاط عطفی فکر کنید که باید با تمرکز بیشتری به آن بپردازید.
علاوه بر این، نوشتن لیست کارهایی که باید انجام دهید به عنوان یک راه‌حل عالی برای تشخیص و یادآوری آنچه شما برای آن کار می‌کنید – پول، امنیت، شغل، تامین خانواده – دارای اهمیت است. به این ترتیب پس از ایجاد یک لیست دقیق از وظایف در دست، شما درک عمیق‌تری از اهمیت و تاثیر این وظایف در زندگی خود خواهید داشت.
نحوه قرار دادن وظایف در دسته‌بندی آیزنهاور
اکنون که با تفاوت میان وظایف فوری و مهم آشنا شدید، بیایید بررسی کنیم که دسته‌بندی آنها چگونه برای وظایف و فعالیت‌های مختلف اعمال می شوند. ما از چند مثال معمولی و روزمره استفاده می‌کنیم تا به درک بیشتر شما کند:
1. مرحله “انجام” – کارهای مهم و فوری
وظایف فوری و مهم وظایفی هستند که محدودیت زمانی دقیق و بسیار نزدیکی دارند و در صورت عدم رسیدگی فوری ممکن است عواقب خاصی به همراه داشته باشند. به عنوان مثال، مطالعه برای آزمون ریاضی یک کار فوری برای دانش آموز است. به این ترتیب انجام بسیاری از موارد دیگر در درجه دوم اهمیت او قرار می گیرند.
■ چند مثال برای کارهای مهم و فوری
← وظایف با مهلت بسیار نزدیک مانند: اتمام پروژه مشتری، خاموش کردن آتش کوچک، ترکیدگی لوله
← تعهدات لحظه آخری مانند چیزی که آن را به تعویق انداخته‌اید و اکنون برای به پایان رساندن آن عجله دارید (زیرا زمان را از دست داده‌اید و ممکن است با مشکل روبه‌رو شوید) مانند انجام پروژه‌های دانشگاهی، مطالعه دروس در ساعات نزدیک به امتحان و…
← یا کارهایی که نمی‌توانید انجام را آن به تعویق بیندازید مثل؛ تعهدات خانوادگی یا کاری، بازدیدهای غیرمنتظره، مراجعه به دکتر برای درمان بیماری
2. مرحله “تصمیم گیری” – کارهای مهم اما غیر فوری
دسته‌بندی دوم برای مواردی است که محدودیت زمانی خاصی ندارند، اما لازم است برای آنها برنامه‌ریزی کنید تا از مزایای آن بهره‌مند شوید. به تصمیماتی مانند کاهش وزن، کتاب خواندن، ثبت نام در دوره‌های آموزشی یا راه‌اندازی کسب و کار فکر کنید.
این تصمیمات برای رفاه شما مهم هستند، اما حیاتی و فوری نیستند؛ بنابراین معمولا به نفع کارهای فوری کنار گذاشته می‌شوند.
■ نمونه‌هایی از کارهای مهم و غیر فوری
← اهداف کوتاه مدت یا بلند مدت کسب و کار مانند ایجاد بودجه تجاری ، پیش بینی فروش ، برنامه ریزی یک کمپین بازاریابی جدید و…
← اهداف شغلی مثل ارتقای شغلی، تغییر مسیر شغلی جدید، به دست آوردن یک مجموعه مهارت کاربردی، برنامه‌ریزی برای شروع یک تجارت
← اهداف شخصی نظیر اقداماتی برای بهبود روابط خانوادگی و اجتماعی، تشکیل خانواده، برنامه‌ریزی برای تفریح، مهمانی، تغذیه سالم و…
به خاطر داشته باشید اگرچه کارهای مهم و غیرفوری محدودیت زمانی ندارند، به تعویق انداختن آنها ممکن است فرد را دچار مشکل کند و آن فعالیت را به دسته‌بندی کارهای مهم و فوری منتقل کند. مثلا اگر فردی سال‌ها توجه به تغذیه سالم را به تعویق بیندازد، بعدها عوارضی مانند چاقی یا دیابت می‌تواند آن را به یک اولویت فوری تبدیل کند. یا اگر مدیر کسب و کار، یک برنامه مالی برای سال بعد ایجاد نکند، ممکن است بعدا با عواقب جدی مانند انباشته شدن بدهی، خرج بیش از حد، نداشتن پول برای مواقع اضطراری و موارد مشابه مواجه شود.
3. مرحله “واگذاری” – کارهای فوری اما غیرمهم
چنین وظایفی محدود به زمان هستند، اما با توجه به اینکه آنها به شما مربوط نیستند – می‌توانید آنها را به دیگران محول کنید. به عنوان مثال، از یک همکار بخواهید که یک ارائه براساس پاورپوینت انجام دهد یا در طول جلسه برای شما یادداشت برداری کند (زیرا کارهای ضروری دیگری دارید که باید به آنها رسیدگی کنید)
■ نمونه‌هایی از فعالیت‌های فوری و غیر مهم (که به آنها وقفه یا حواس پرتی نیز گفته می‌شود):
← مسائل مربوط به کار مانند راه اندازی جلسات، پاسخ دادن به ایمیل‌ها، برنامه‌ریزی برای قرار ملاقات‌های خاص
← یا تعهدات خانگی مثل خرید مواد غذایی، انجام کارهای خانه، پرداخت قبوض و غیره
4. مرحله “حذف” – کارهای غیرمهم و غیرفوری
مرحله آخر شامل موارد و فعالیت‌هایی است که به هیچ وجه مهم یا فوری نیستند. آنها برای شغل، زندگی یا سلامتی شما فواید بسیار کم یا کوتاه مدتی دارند. برخی از نمونه‌های آن می‌تواند شامل مواردی نظیر تفریحات بیهوده، سینما رفتن، غیبت کردن و گشت‌وگذار بدون فکر در اینترنت باشد.
■ چند مثال از کارهای غیرمهم و غیرفوری
← فعالیت‌هایی برای اتلاف وقت مانند: رفتن به رسانه‌های اجتماعی، مشاهده ایمیل‌ها یا جلسات بی‌اهمیت و غیره
← برخی از فعالیت های خوشایند (اگرچه استراحت و تفریح مهم است، اما بسیاری از فعالیت‌های سرگرم کننده می‌تواند اثر معکوس داشته باشد. بنابراین برخی از آنها باید حذف شوند تا جایی برای فعالیت‌های مهم باقی بماند.) چنین فعالیت‌هایی شامل استراحت‌های طولانی مدت در محل کار، بازی کردن، فعالیت در رسانه های اجتماعی و غیره است.
توجه داشته باشید که گاهی فعالیت های گروه چهارم همانند وقفه‌هایی در نظر گرفته می‌شوند که فوری هم هستند، اما راهی برای کمک به زندگی روزمره یا آینده ما ندارند.
مقالات مرتبط در حوزه مدیریت: برای تکمیل دانسته‌های خودتان توصیه می‌کنیم مقالات رشته مدیریت مالی، ماتریس آیزنهاور و کتاب رهبری را حتما مطالعه کنید.
چگونه اولویت‌های خود را در ماتریس آیزنهاور مشخص کنید؟
ممکن است تشخیص بین کارهای مهم و غیرمهم یا کارهای فوری و غیرفوری سخت به نظر برسد. با این حال توجه به چند نکته‌ی زیر می‌تواند به شما کمک کند با دقت بیشتری به اولویت‌بندی و سنجش فعالیت‌های روزمره خود بپردازید. به این نکته توجه کنید که فقط شما می‌توانید بدانید که کدام کارها برای شما مهم هستند و کدام یک اهمیت چندانی ندارند. بنابراین به این چند پرسش پاسخ بدهید:
- چه کاری را باید فورا انجام دهم؟
- چه چیزی اتلاف وقت است و باید حذف شود؟
- کدام وظایف را باید خودم انجام دهم، و کدام یک را می‌توانم به فرد دیگری بسپارم تا انجام دهد؟
با پاسخ به این پرسش‌ها می‌توانید وظایف خود بر اساس سختی و فوریت دسته‌بندی کنید و با حذف عوامل حواس پرتی یک بار برای همیشه اولویت‌های خود را تعیین کنید. تمرکز شما در طول این فرآیند باید به جای توجه بر “چه زمانی” بر روی “چه چیزی” باشد. به این ترتیب زمانی که اولویت‌های خود را بدانید، برنامه ریزی و عمل به آن، برایتان آسان‌تر خواهد شد.
چه چیزی ماتریس آیزنهاور را از سایر تکنیک ها متمایز می کند؟
چنان‌چه تاکنون خواندید، تکنیک آیزنهاور هیچ ارتباطی با یادگیری مهارت‌های جدید و نوآور ندارد. شما در این تکنیک فقط نوع نگاه و اولویت‌های تمرکز و توجه خود را تغییر می‌دهید و به نتیجه می‌رسید. ماتریس آیزنهاور به شما کمک می‌کند:
- اهداف خود را بهتر درک کنید
- فعالیت‌هایی که موجب اتلاف وقت شما می‌شوند را شناسایی کنید
- کارهای روزمره خود را اولویت بندی کنید
- و در نهایت اهداف دقیق‌تر و برنامه‌ریزی هوشمندانه‌تری برای زندگی خود داشته باشید
پس از مدتی استفاده از این تکنیک، متوجه تغییرات مثبت خود در حوزه مدیریت زمان خواهید شد. به این ترتیب متوجه می‌شوید که با زمان بندی فعالیت‌ها، کارهایتان چقدر آسان‌تر پیش می‌رود و در مدیریت بحران‌های کوچک و ضرب الاجل‌های اجتناب ناپذیر چقدر بهتر شده‌اید.
مقالات مرتبط در حوزه مدیریت: برای تکمیل دانسته‌های خودتان توصیه می‌کنیم مقالات تعریف مدیر، انواع سازمان، اصول مدیریت ژاپنی و رهبری لوین را حتما مطالعه کنید.
چند راهکار برای استفاده عملی از ماتریس آیزنهاور
در بخش‌های پیشین این مقاله از دانشگاه کسب و کار به این نکته اشاره کردیم که چگونه استیون کاوی با نوشتن در مورد ماتریس آیزنهاور در کتابش، مخاطب را با آن آشنا کرد. او در کتاب هفت عادت مردمان موثر ایده چهار نسل مدیریت زمان را مورد بحث قرار داد. اگر به این ایده‌ها نگاهی کنیم، متوجه می‌شویم که آنها در واقع دستورالعمل‌هایی برای نحوه به کارگیری صحیح ماتریس هستند. این دستورالعمل‌ها عبارتند از:
1. استفاده از چک لیست‌ها و یادداشت‌ها
این دستورالعمل نشان دهنده گام آغازین برنامه ریزی مدیریت زمان و وظایف شماست. ما باید تمام وظایف را روی کاغذ بیاوریم تا بتوانیم به آنها دست پیدا کنیم و بعدا بررسی های منظمی نیز از آنها داشته باشیم. علاوه بر این، ما باید همه چیز را بر اساس زمان و انرژی مورد نیاز همین وظایف سازماندهی کنیم. این هدف با استفاده از تکنیک یادداشت برداری و چک لیست محقق می‌شود.
2. تقویم و برنامه
در بخش دوم، تمام فعالیت‌های لیست قبلی باید در یک تقویم نوشته شود یا حتی برنامه ریزی دیگری انجام شود. این راهی برای تلاش برای برنامه ریزی آینده به بهترین شکل ممکن است. زیرا استفاده از تقویم، برنامه‌ریزی شما را دقیق‌تر می‌کند و آن را درست و هوشمندانه پیش می‌برد. اگر علاقه زیادی به برنامه‌ریزی وظایف خود با نوشتن آنها ندارید، می‌توانید برنامه‌ای را انتخاب کنید که تمام فعالیت‌های آینده شما را ذخیره کند.
امروزه برنامه‌های زیادی برای کامپیوتر و موبایل طراحی شده‌اند که به شما کمک می‌کنند کارهایتان را اولویت بندی کنید و دقیقا مطابق با آن پیش بروید. به خاطر داشته باشید که فقط خود شما می‌دانید که وظایف یا فعالیت‌های شما چقدر ممکن است مهم یا فوری باشد. بنابراین، با پیروی از اصول و نکاتی که قبلاً در متن ذکر کردیم، برنامه‌هایی بر اساس اهمیت یا فوریت وظایف خود ایجاد کنید.
3. برنامه‌های هفتگی
راهکار سوم برای موفقیت در ماتریس آیزنهاور، محدود کردن چارچوب زمانی فعالیت‌ها در هفته یا ماه است. شما برای دستیابی به این هدف باید اول هر هفته برای اهداف و برنامه‌هایی که می‌خواهید به آنها برسید برنامه ریزی کنید. یعنی یک چارت هفتگی ایجاد کنید و اولویت‌ها و فعالیت‌های مهم خود را در آن یادداشت کنید. در پایان هفته به بررسی عملکرد خود بپردازید و مطابق با آن، برنامه‌ریزی خود را بهتر یا ساده‌تر کنید.
4. توجه به روابط و نتایج
در حالی که سه توصیه اول در مورد مدیریت فعالیت‌ها و زمان‌ها بودند، مرحله چهارم چیزی است که به کل فرآیند معنی می‌دهد. با ایجاد یک برنامه و فهرست کامل از فعالیت‌ها، می‌توانید شروع به تجزیه و تحلیل کنید که کدام یک از آن وظایف مهم یا بی اهمیت، فوری یا غیر فوری هستند.
این به شما کمک می‌کند تا متوجه شوید که کدام موارد در لیست شما باید فورا انجام شوند و اگر موارد فوری‌تر ظاهر شوند، کدام یک را می توان یک روز دیگر عقب انداخت.
مزایای ماتریس آیزنهاور
ماتریس آیزنهاور مزایای زیادی در مدیریت زمان و پیشبرد اهداف دارد. به طوری که طی تحقیقات روانشناسان، بسیاری از افراد با استفاده از آن توانستند عملکرد خود را تغییر دهند و با هوشمندی بیشتری به فعالیت بپردازند. برخی از دیگر مزایای این تکنیک عبارت است از:
- ماتریس آیزنهاور باعث می‌شود به اهمیت وظایف خود در حوزه‌های مختلف توجه کنید
- این تکنیک به ارزیابی مجدد این نکته که چه چیزی فوری است و چه چیزی نیست کمک می‌کند
- خودآگاهی شما را افزایش می‌دهد و به شما کمک می‌کند خود تحلیلی و خودارزیابی روزانه را تمرین کنید
- علاوه بر این مهارت‌های تصمیم گیری شما را بهبود می‌بخشد و موجب افزایش سرعت شما در تصمیم‌گیری می‌شود
معایب ماتریس آیزنهاور
ماتریس آیزنهاور اگرچه مزایای بسیاری دارد، ممکن است گاهی روش‌های مدیریت کار و زمان آن برای همه مناسب نباشد. برخی از معایب تکنیک آیزنهاور و استفاده از آن عبارت است از:
- تکنیک آیزنهاور کارها را صرفا بر اساس فوریت و اهمیت آنها مرتب می‌کند و منابع، پیچیدگی یا سطح تلاشی که یک کار نیاز دارد را در نظر نمی‌گیرد
- وظایف کوتاه و فوری را پشت سر می‌گذارد و آنها را در لیست قرار نمی‌دهد (با وجود اینکه انجام و حذف آنها از لیست به افزایش بهره‌وری و شتاب افراد کمک می‌کند)
- ممکن است تکنیک دسته‌بندی آن برای برخی پیچیده و وقت گیر باشد
- علاوه بر این، ممکن است انجام آن در زمانی که وظایف بیش از حدی وجود دارد، خسته کننده به نظر برسد. بنابراین می‌توان آن را به دسته‌های پنج یا شش عددی هم تقسیم کرد.
مقالات مرتبط در حوزه مدیریت: برای تکمیل دانسته‌های خودتان توصیه می‌کنیم مقالات تحلیل ذینفعان، رفتار مدیریتی و مبانی سازمان و مدیریت را حتما مطالعه کنید.
یک نکته مهم!
اگر قصد دارید از تکنیک آیزنهاور استفاده کنید تا با استفاده از آن زمان خود را مدیریت کنید، لازم است چند نکته را مدنظر قرار دهید. توجه به این نکات به شما کمک می‌کنید متوجه شوید که آیا این تکنیک مناسب شما هست یا اینکه کاربردی برایتان ندارد. اولین نکته این است که برای آشنایی با این تکنیک سعی کنید یک هفته مطابق با آن عمل کنید.
ابتدا فهرستی از وظایف خود در هفته تهیه کنید، سپس آنها را مطابق با اولویت‌های خود در داخل چهار گروه قرار دهید. از یک دفتر برنامه‌ریزی برای پیگیری پیشرفت خود در طول هفته استفاده کنید و در آن بنویسید که عمل به این تکنیک در موقعیت‌های خاص چه احساسی در شما ایجاد کرد. با نزدیک شدن به پایان دوره آزمایشی، به داده‌هایی که جمع آوری کرده‌اید نگاهی بیندازید و در نهایت از خود چنین سوالاتی بپرسید:
- آیا بازدهی بیشتری پیدا کرده‌اید؟
- آیا تصمیم گیری برایتان آسان‌تر از گذشته بود؟
- آیا مواردی که شما آن را فوری می دانستید واقعا فوری بودند یا فقط وقت شما را تلف کردند؟
پاسخ شما به این سوالات به خوبی می‌تواند عملکرد ماتریس آیزنهاور در فعالیت‌های هفتگی شما را مشخص کند. اگر از عملکرد خود راضی بودید و احساس کردید بازدهی بیشتری داشتید، از این به بعد مطابق آن پیش بروید. اما اگر حس کردید تفاوت چندانی با هفته‌های گذشته نداشتید و فقط وقت خود را هدر دادید، این تکنیک را تغییر دهید یا از روش‌هایی دیگری برای مدیریت زمان استفاده کنید.
مقالات مرتبط در حوزه مدیریت: برای تکمیل دانسته‌های خودتان توصیه می‌کنیم مقالات رشته مدیریت بیمه، چرخه عمر پروژه، مدیر موفق و رهبری تحول آفرین را حتما مطالعه کنید.
سخن پایانی
برای بسیاری از افراد، مدیریت زمان و اولویت بندی فعالیت‌های مهم و فوری از اهمیت زیادی برخوردار است. عده‌ی زیادی از کارشناسان و مشاوران برنامه‌ریزی به افراد توصیه می‌کنند کارهای خود را دسته‌بندی کنند تا مطابق با اولویت‌های شخصی به انجام آن بپردازند. این کار نقش زیادی در موفقیت برنامه‌ریزی دارد؛ زیرا این امکان برای ما وجود ندارد که ساعات روز را بیشتر کنیم اما می‌توانیم هوشمندانه‌تر از آن استفاده کنیم تا به مشکلات کمبود وقت دچار نشویم.
بنابراین لازم است به جای تلاش برای انجام هر چه بیشتر وظایف در طول روز، کارهای مهم را در اولویت قرار دهیم؛ یعنی همان کارهایی که برای بهبود و پیشرفت ما اهمیت دارند. ماتریس آیزنهاور یک معلم عالی در این زمینه است که می‌تواند فعالیت‌های شما را اولویت‌بندی کند و موجب بهینه‌سازی اوقات شما شود. ما در این مقاله از دانشگاه کسب و کار به بررسی این تکنیک پرداختیم و نحوه‌ی کار آن را برای شما شرح دادیم. نظر شما درباره تکنیک آیزنهاور چیست؟ آیا تاکنون از تقسیم‌بندی آن در برنامه‌ریزی‌های خود استفاده کرده‌اید؟
