برون سپاری یکی از موثرترین مدل‌های آزمایش شده برای ایجاد عملیات تجاری سودآور و نوعی استراتژی رقابتی موفق است که شرکت‌ها می‌توانند به صورت بلندمدت از آن استفاده کنند. این استراتژی راهی را برای شرکت‌ها فراهم کرده است تا استعدادهای برتر بین‌المللی را با شرایط مناسب پیدا کنند و با استفاده از مهارت آنها شرکتهای خود را ایجاد کرده یا تیم فعلی خود را تقویت کنند.
اغلب اوقات زمانی که یک سازمان به حجم زیادی از کارمندان نیاز دارد، به نوعی با این مشکل مواجه می‌شود که چگونه میتواند این کار را انجام دهد. در این شرایط استفاده از گزینه‌هایی مانند برون سپاری به کار می‌آید. حال اگر برای شما هم سوال پیش آمده که “برون سپاری چیست و چه مزایایی دارد؟” ما در این مقاله از دانشگاه کسب و کار به پاسخ این پرسش می‌پردازیم و برخی از مباحث مهم آن را شرح می‌دهیم.
برون سپاری چیست؟
برون سپاری فرآیندی است که در آن یک شرکت مسئولیت برنامه ریزی یک فعالیت یا پروژه‌ای را که به صورت داخلی انجام می‌شود، به شرکت دیگری واگذار می‌کند. بسیاری از شرکت‌ها در سرتاسر جهان از برون سپاری کارکنان برای دستیابی به اثربخشی سازمانی، انعطاف‌پذیری، بهبود کارایی، کاهش هزینه‌های اضافه و حفظ عملکردهای متمرکز بر مدیریت منابع انسانی استفاده می‌کنند.
شرکت برون سپاری، نامزدها را بر اساس مشخصات مشتری پیدا و انتخاب می‌کند. سپس آنها را آموزش می‌دهد تا نیازهای نیروی کار آنها را برآورده کند. افراد و سازمان‌های مختلف، برون سپاری را برای کاهش بار اضافه، انتقال ریسک مربوط به انجام وظایف خاص و تمرکز بر شایستگی‌های اصلی خود انتخاب می‌کنند.
چرا شرکت‌ها برون سپاری می‌کنند؟
شرکت‌هایی که برون سپاری را انتخاب می‌کنند، برای به دست آوردن مزایای آن به تخصص ارائه دهندگان شخص ثالث در انجام وظایف برون سپاری شده متکی هستند. علت اصلی این کار این است که:” از آنجایی که ارائه دهنده شخص ثالث بر روی آن کار خاص تمرکز می‌کند، به احتمال زیاد آن را بهتر، سریعتر و مقرون به صرفه‌تر از شرکت استخدام کننده انجام می‌دهد.”
با این حال، چندین دلیل دیگر وجود دارد که چرا برخی از شرکت‌ها تصمیم به برون سپاری می‌کنند. برخی از این دلایل شامل موارد زیر است:
1. حفظ سرعت رشد
یک شرکت ممکن است با نرخی بالاتر از آن چیزی که بتواند با کارکنان داخلی خود پشتیبانی کند، رشد کند. آن شرکت برای حفظ سرعت خود میتواند انتخاب کند که یک تیم از پیش آموزش دیده را از یک شرکت برون سپاری استخدام کرده تا در صورت نیاز آن را بدون وقفه در جریان کسب و کار خود مستقر کند.
2. انجام پروژه‌های موقت و جدید
یک شرکت ممکن است فرآیندها یا پروژه‌هایی داشته باشد که فقط برای مدت کوتاهی انجام می‌شوند. در این شرایط استخدام یک تیم موقت از کارکنان ماهر میتواند روند عملیات را کارآمدتر کند. بنابراین اگر یک شرکت فرآیند جدیدی را اجرا کند، میتواند به جای سرمایه گذاری پول، زمان و تلاش برای آموزش و نگهداری کارمندان داخلی، کار را به کارمندان آموزش دیده و ماهر برون سپاری کند.
3. کاهش خطرات و ریسک‌های مسیر
شرکت‌ها گاهی اوقات تصمیم می‌گیرند برخی از عملکردها را به عنوان راهی برای کاهش خطرات یا انتقال تعهدات نظارتی به ارائه‌دهنده شخص ثالث برونسپاری کنند. به این ترتیب می‌توانند ریسک کسب و کار خود را کاهش دهند و از مهارت افراد با سابقه استفاده کنند تا مشکلات خود را از بین ببرند.
4. تمرکز بر فعالیت‌های اصلی
با توجه به مزایای بسیاری که برون سپاری دارد، گاهی شرکت‌ها تصمیم می‌گیرند که کارکردهای غیر اصلی یا پشتیبان را در کسب و کار خود برون سپاری کنند. این کار موجب می‌شود بتوانند منابع خود را بر شایستگی‌ها و فعالیت‌های اصلی خود متمرکز کنند و مزیت‌های رقابتی زیادی در بازار به دست آورند.
انواع برون سپاری
به طور کلی چندین شکل متمایز از برون سپاری وجود دارد که با توجه به نوع فرآیند ممکن است یکی بر دیگری ارجح باشد. برخی از مهم‌ترین انواع آن عبارت است از:
برون سپاری افراد
برون سپاری افراد روند رو به رشدی است که بسیاری از شرکت‌ها در سراسر جهان برای دستیابی به انعطاف پذیری سازمانی بیشتر، بهبود کارایی سیستم، کاهش هزینه‌های اضافه و سهولت در مدیریت منابع انسانی از آن استفاده می‌کنند.
در این مورد، یک شرکت وظایف تجاری خاصی را در یک دوره طولانی با کارکنان غیر دائمی که توسط شرکت برون سپاری مدیریت می شوند، قرارداد می‌کند. اهمیت این سیستم به این علت است که در آن، کارکنان برونسپاری وظایف پشتیبانی را انجام می‌دهند. به این ترتیب استفاده از آن به کارکنان اصلی این فرصت را می‌دهد که بتوانند بر تخصص و شایستگی‌های کلیدی خود تمرکز کنند و موجب رشد کسب و کار شوند.
برون سپاری پروژه
برون سپاری پروژه وسیله‌ای موثر برای اجرای سریع و مفید وظایف در کسب و کارهای مختلف است. به خصوص اگر آن پروژه به مهارت‌هایی نیاز داشته باشد که فراتر از توانایی‌های کارکنان فعلی آن شرکت باشد. علاوه بر این، اهمیت برون سپاری پروژه برای بهبود شایستگی اصلی کسب و کار ثابت شده است.
این اقدام به شرکت‌ها کمک می‌کند تا هزینه‌های سرمایه‌ای خود را کاهش دهند؛ زیرا ابزارهای مورد نیاز برای انجام پروژهها از قبل فراهم شده و دیگر نیازی به خرید ابزارآلات جدید نیست. از آن‌جا که برای کسب و کارها دشوار است مجموعه مهارت‌هایی را که فقط گاهی از آن استفاده می‌کنند ذخیره کنند، شرکت‌ها به دنبال برونسپاری پروژه هستند. زیرا این فعالیت به آنها کمک می‌کند میزان سود خود را به حداکثر برسانند و زمان و هزینه‌های لازم را کاهش دهند.
مقالات مرتبط در حوزه استارتاپ: برای تکمیل دانش خودتان در زمینه استارتاپ توصیه می‌کنیم مقالات فرانچایز، cv چیست و تسکولو را در رسانۀ دانشگاه کسب‌وکار حتما مطالعه کنید.
برون سپاری فرآیندهای کسب و کار
در گذشته، این نوع از خدمات برون سپاری بیشتر توسط شرکتهای تولیدی مورد استفاده قرار می‌گرفت. در حالی که این روزها برون سپاری فرآیندها به مفهومی تبدیل شده است که در چندین صنعت مختلف کاربرد دارد.
رقابتی‌تر شدن دنیای کسب‌وکار موجب شده که نیاز سازمان‌ها به تمرکز و کارایی افزایش یابد. این امر باعث می‌شود که سازمان‌های و شرکتهای مختلف برخی از فرآیندهای خود را برونسپاری کنند تا کارایی کارمندان را افزایش دهند. در این میان برخی از موارد برون سپاری فرآیند عبارت است از:
- مدیریت سیستم‌های منابع انسانی
- حقوق و دستمزد
- مدیریت اجرایی
- خدمات مراقبت از مشتری
- مرکز تماس
- بازاریابی و پشتیبانی از تحقیقات آن
- ورود و تصحیح داده‌ها
- مرکز اطلاعات
برون سپاری فناوری اطلاعات
برون سپاری فناوری اطلاعات ابزار موثری برای شرکتهای مختلف با هدف یافتن منابع مناسب یا عقد قرارداد خارج از حوزه قضایی شرکت برای خدمات فناوری اطلاعات است. امروزه شرکتهای مختلف بسته به نیازهای خود، از برون سپاری فناوری اطلاعات برای توسعه نرم افزارها، استخدام کارکنان ماهر، تعمیر و نگهداری ابزارها و پشتیبانی فناوری اطلاعات استفاده می‌کنند.
به این ترتیب شرکتهای برونسپاری بر اساس اهداف، برنامه‌ها و مقیاس شغلی شما می‌توانند کل زیرساخت فناوری اطلاعات یا گروه‌های خدمات فناوری اطلاعات جزئی را کنترل کنند یا سیستم آن را کارآمدتر بسازند.
یک مثال از برون سپاری در فناوری!
شرکت‌ها اغلب به عنوان راهی برای کاهش هزینه‌ها، بهبود کارایی و افزایش سرعت برون سپاری می‌کنند و این صرفا یک تصمیم تجاری است. برای آنکه بتوانید آسان‌تر با مفهوم این نوع برون سپاری آشنا شوید به این مثال توجه کنید: فرض کنید شرکت شما به ایجاد آی تی نیاز دارد. این شرکت میتواند IT پرسنل را برون سپاری کند؛ زیرا ارزان‌تر و راحت‌تر از ایجاد تیم IT شخصی است.
به این ترتیب متوجه می‌شوید که برون سپاری فناوری اطلاعات، سازمان و کسب و کار شما را به همان اندازه که می‌خواهید انعطاف پذیر می‌کند. اکنون می‌توانید دامنه فعالیت‌های خود را بدون نیاز به استخدام و اخراج کارکنان گسترش داده یا آن را کوچک‌تر کنید.
مزایای برون سپاری
1. دسترسی به خدمات سریعتر
برون سپاری به شما کمک می‌کند ایده‌های خود را بهتر و سریعتر به محصولات تبدیل کنید. علاوه بر این میتواند زمان تلف شده در جذب کارکنان جدید را نیز کاهش دهد.
2. دستیابی به منابع و کارکنان ماهر
شما با کمک یک شرکت برون سپاری به مجموعه‌ای از منابع بسیار ماهر دسترسی پیدا می‌کنید. در نتیجه دیگر نیازی به سرمایه گذاری برای استخدام افراد یا آموزش منابع گران قیمت خود برای موفقیت کسب و کارتان ندارید.
3. صرفه جویی در هزینه زیرساخت‌ها و فناوری‌ها
برون سپاری پروژهها به شما کمک می‌کند سرمایه گذاری در زیرساخت‌ها را حذف کنید؛ زیرا شریک برون سپاری مسئولیت فرآیندهای تجاری را بر عهده می‌گیرد. به این ترتیب هزینه‌های شما کاهش می‌یابد و در فرآیندهای مفیدتر سرمایه‌گذاری می‌شود.
4. تمرکز بر حوزه‌های اصلی
وقتی برونسپاری می‌کنید می‌توانید روی ایجاد برند خود تمرکز کرده و در حوزه‌های اصلی کسب‌وکارتان سرمایه‌گذاری کنید. زیرا زمان و هزینه شما صرف فعالیت‌های متفرقه نمی‌شود و بر مهارت اصلی متمرکز می‌شود.
5. افزایش بهره وری
بسیاری از شرکتهای برون سپاری دارای تخصص سال‌ها حضور در تجارت هستند. آنها با دانش و درک گسترده خود از روند کار می‌توانند فعالیت‌های مرتبط را بهتر انجام دهند. به این ترتیب، برون سپاری میتواند به شرکت‌ها کمک کند روی کسب و کار اصلی خود تمرکز بیشتری داشته باشند و همزمان هزینه‌ها را نیز کنترل کنند.
مقالات مرتبط در حوزه استارتاپ: برای تکمیل دانش خودتان در زمینه استارتاپ توصیه می‌کنیم مقالات نوآوری، ux چیست، استارتاپ و منتورینگ را در رسانۀ دانشگاه کسب‌وکار حتما مطالعه کنید.
چالش‌های عمده برون سپاری
با وجود اینکه برون سپاری یک مدل آزمایش شده و مفید برای عملیات سودآور تجاری است، این دلیل به تنهایی برای اجرای یک برنامه برون سپاری موفق کافی نیست. سازمان ها باید اطمینان حاصل کنند که از قبل مسائل پیش رو را در نظر می‌گیرند. برخی از چالش‌های مرتبط با برون سپاری عبارتند از:
خطر از دست دادن مالکیت فکری
مسلما اطلاعات زیادی از فرآیند کسب و کار شما در اختیار شرکت برون سپاری قرار خواهد گرفت. ریسک موجود در این فرایند، به دلیل آسیب پذیر بودن اطلاعات حساس بالا است. (با وجود اینکه این اطلاعات برای انجام موثر وظایف ضروری توسط شرکتهای برونسپاری لازم است)
انتخاب ارائه دهنده خدمات مناسب
انتخاب شرکت برون سپاری مناسب برای کسب و کار شما بستری است که کل فرآیند برون سپاری به آن بستگی دارد. اگر مرحله انتخاب ناقص باشد، به مرور زمان مسائلی چون ناامیدی از روند کار و نقض قرارداد رخ خواهد داد.
گرفتاری های حقوقی
اگر پیامدهای قانونی قرارداد برون سپاری هم برای سازمان و هم برای ارائه دهنده خدمات نامشخص باشد، ابهاماتی پیرامون تصمیم درباره برونسپاری وجود خواهد داشت. در نتیجه بسیاری از شرکت‌ها مسائل حقوقی را نادیده می‌گیرند و با شکست برون سپاری مواجه می‌شوند.
مسائل ارتباطی
در فرایند برونسپاری وجود فرهنگ‌ها و سبک‌های زندگی مختلف ممکن است منجر به شکاف در ارتباطات شود. چنان‌که در بیشتر موارد ممکن است فکر کنید آنچه را که منتقل کرده‌اید متوجه شده‌اید. اما در مرحله بعد، متوجه خواهید شد که خروجی شما با آنچه در ذهن داشتید متفاوت است.
در نتیجه می‌توان چنین گفت که برقراری ارتباط درست، کلید دستیابی به موفقیت برای هر دو طرف درگیر معامله می‌باشد.
مستندات ناکارآمد
یک سند الزامی که به خوبی پیش‌نویس شده باشد میتواند در ساعت‌ها زمان و سرمایه شما صرفه‌جویی کند. برای جلوگیری از اشتباهات باید دقیقا آنچه را که در ذهن دارید مستند کنید. بسیار مهم است که تاکید کنیم اگر این مسائل از قبل مورد توجه قرار نگیرد، میتواند تاثیرات منفی قابل توجهی بر تجارت شما داشته باشد.
رویکرد صحیح به برون سپاری
هیچ رویکرد درستی برای برون سپاری وجود ندارد. در واقع همان‌طور که شرکت‌ها با یکدیگر متفاوت هستند، استراتژی‌های برون سپاری آنها نیز متفاوت از یکدیگر است. با این حال، ما در این مقاله از دانشگاه کسب و کار برخی از بهترین روشهای آن را لیست کرده‌ایم که با توجه به موقعیت‌های مختلف موفق درآمده است. این روش‌ها و توصیه‌ها عبارتند از:
1. شرایط را تجزیه و تحلیل کنید
وضعیت واقعی یک کار، پروژه یا یک فرآیند تجاری را تجزیه و تحلیل کنید. شما با این روش قادر خواهید بود بهترین مسیر بعدی را تعیین کنید و مطمئن شوید که برون سپاری راه حل مناسبی در آن مرحله خواهد بود.
2. اوضاع را آماده کنید
با همه ذینفعان شرکت خود جلسه‌ای ترتیب دهید تا بتوانید بیشترین بهره را از پروژه برون سپاری خود ببرید. شما باید در این جلسه محتوا، مزایا، زمان‌بندی و مراحل بعدی پروژه را برجسته کرده و در مورد آن بحث کنید.
3. یک ارائه دهنده خدمات را انتخاب کنید
همه‌ی گزینه‌های ارائه دهندگان خدمات خود را با یکدیگر مقایسه کنید. برای تعامل با ارائه دهندگان خدمات بالقوه، به یک نیازمندی خدمات و بیانیه کار نیاز دارید. در اسناد مورد نیاز خدمات، شما تمام الزامات را ثبت می‌کنید. با این حال در بیانیه‌های محدوده، شما تمام راهحلهای مورد نیاز و مشخصات دقیق را یادداشت برداری خواهید کرد.
این اسناد به ارائه دهندگان خدمات این امکان را می‌دهد تا راهحلهای جدیدی ارائه دهند یا همان راهحلهای موجود را توسعه ببخشند.
مقالات مرتبط در حوزه استارتاپ: برای تکمیل دانش خودتان در زمینه استارتاپ توصیه می‌کنیم مقالات چرخه عمر محصول، برون سپاری و فریلنسری را در رسانۀ دانشگاه کسب‌وکار حتما مطالعه کنید.
قراردادهای سطح خدمات برای برون سپاری
قرارداد بین یک ارائه دهنده خدمات برون سپاری و یک مشتری به عنوان یک قرارداد سطح خدمات (SLA) نامیده می شود. این قرارداد معمولا به صورت قابل اندازه گیری بیان می‌کند که فروشنده چه خدماتی را ارائه خواهد کرد. به این ترتیب در ابتدای هر رابطه برون سپاری، سطح خدمات مشخص شده و از آن برای اندازه گیری و نظارت بر عملکرد ارائه دهنده خدمات استفاده می‌شود.
در اغلب موارد، در صورت عدم رعایت SLA های خاص، مشتری میتواند از فروشنده جریمه بگیرد. با این‌حال، در صورت استفاده عاقلانه، SLA ها روشی موثر برای اطمینان از این هستند که ارائه دهنده خدمات وظایف خود را به طور موثر انجام می‌دهد. اگرچه SLAها به تنهایی موفقیت را هنگام برون سپاری تضمین نمی‌کنند، آنها یکی از ابزارهای خوب برای کمک به مدیریت معاملات برون سپاری هستند.
مذاکره برای بهترین قرارداد برون سپاری
یک ارائه دهنده خدمات برون سپاری هنگام ورود به مذاکرات یک چیز را در نظر دارد: کسب بیشترین پول در حالی که کمترین میزان ریسک را به عهده می‌گیرد. به عنوان یک مشتری، برای شما بسیار مهم است که در ذهن داشته باشید و بدانید که امیدوارید از ایجاد رابطه به چه چیزی برسید. معمولا هدف از فرآیند مذاکره ایجاد تعادل بین خطرات و منافع برای هر دو طرف است.
خریداران باهوش معمولاً رهبری مذاکرات را بر عهده می‌گیرند و مسائلی را که برایشان مهم است اولویت می‌دهند (نه اینکه توسط ارائه دهنده خدمات برون سپاری هدایت شوند) زیرا یک قرارداد برون سپاری هرگز یک معامله کامل نیست مگر اینکه آن را سیاه و سفید امضا کنید. بنابراین اگر شروع به واگذاری کار به ارائه‌دهنده خدمات کنید، به آنها قدرت بیشتری در فرآیند مذاکره می‌دهید.
هزینه‌های پنهان برون سپاری
تعداد منابعی که یک شرکت هنگام انتخاب برون سپاری صرف می‌کند، به طور دقیق با مبلغ کل قرارداد برون سپاری نشان داده نمی‌شود. بسته به نوع ارائه‌ی خدمات و آنچه برون سپاری می‌شود، یک سازمان ممکن است در نهایت حداقل 10 درصد بالاتر از کل مبلغ قرارداد برون سپاری هزینه کند. برخی از مهم ترین هزینه های اضافی مرتبط با برون سپاری عبارتند از:
- هزینه تحقیق و تجزیه و تحلیل برای تعیین اینکه آیا برون سپاری انتخاب مناسبی برای شما است یا خیر؟
- هزینه بررسی، مقایسه و انتخاب فروشنده مناسب
- هزینه انتقال کار و دانش به ارائه دهنده خدمات برون سپاری
- هزینه‌های مرتبط با اخراج کارکنان احتمالی و مسائل مرتبط با منابع انسانی
هنگام انتخاب برون سپاری مهم است که تمام این هزینه‌های پنهان را در نظر بگیرید.
چگونه مناسب‌ترین شریک برون سپاری را پیدا کنیم؟
برای درک تمام مزایای برون سپاری، باید چندین فاکتور را قبل از تصمیم گیری نهایی در نظر بگیرید. اگر این عوامل نادیده گرفته شوند، می توانند منجر به شکست و از دست دادن زمان یا هزینه‌های اضافی شوند.
با وجود اینکه روند انتخاب یک ارائه دهنده خدمات برون سپاری تقریبا همیشه یکسان است، شما نباید تصمیمات عجولانه بگیرید. پیروی از بهترین شیوه‌های ذکر شده در زیر به شما کمک می‌کند تا شریک برون سپاری مناسب را برای نیازهای تجاری خود پیدا کنید:
1. اهداف خود را به وضوح مشخص کنید
قبل از شروع جستجوی یک شریک برای برون سپاری، بسیار مهم است که نقاط قوت و ضعف شرکت خود را ارزیابی کنید. اگر در جنبه خاصی از کسب و کار مهارت ندارید یا منابع لازم برای توسعه بیشتر آن جنبه از کسب و کار خود را ندارید، برون سپاری باید یک گزینه خوب برای شما باشد.
در این مورد، بهتر است به جای ریسک کردن در مسیر اشتباه اجازه دهید متخصصان از آن مراقبت کنند. بنابراین تمام عملیات کسب و کار خود را که برای توسعه مناسب استارتاپ شما لازم است انجام دهید و جنبه‌هایی را که در آن کمتر مهارت دارید بیابید. به این ترتیب، شرکت برون سپاری می‌داند که برای رفع نیازهای شما چه کاری انجام دهد.
2. برای شنیدن نظرات و توصیفات جست‌وجو کنید
تصمیم گیری در مورد اینکه کدام شریک برون سپاری را انتخاب کنید، هرگز نباید بر اساس یک انگیزه باشد. انتخاب یک شرکت فقط به این دلیل که مقرون به صرفه است، معیار درستی برای تصمیم‌گیری نیست. بنابراین بهتر است تحقیق کنید و شرکای احتمالی را شناسایی کنید. یک راه عالی برای انتخاب چند گزینه‌ی خوب، بررسی نظرات آنلاین و توصیفات مشتریان دیگر است.
شنیدن نظرات مشتریان و بررسی آنها روشی عالی برای به دست آوردن بینش صادقانه در مورد چگونگی انجام عملیات یک شرکت برون سپاری و میزان رضایت مشتریان از خدمات آن است. به همین علت لازم است بر نحوه کمک یک شرکت برون سپاری به یک مشتری خاص تمرکز کنید و ببینید آیا مشتریان آنها را به شخص دیگری ارجاع داده‌اند یا خیر. این به شما کمک می‌کند تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرید و تعیین کنید کدام شرکای برون سپاری ممکن است برای کسب و کار شما مناسب‌تر باشند.3. به دنبال کیفیت‌ها باشید
هر شرکت برون سپاری منحصر به فرد عمل می‌کند. نکته این است که شریکی را انتخاب کنید که ویژگی‌هایش مطابق با نیازهای شما باشد. علاوه بر این، شرایط آنها باید با فرهنگ شرکت شما مطابقت داشته باشد تا بتوانید بهترین ارتباط را با شریک برون سپاری خود داشته باشید. اگر شریک برون سپاری شما انتظارات شما را برآورده نکند، ممکن است چالش‌ها و درگیری‌های زیادی را تجربه کنید.
به همین دلیل است که شما باید یافتن یک شریک برون سپاری قابل اعتماد و با تجربه را در اولویت قرار دهید تا نیازهای تجاری شما را برآورده کند و به شما در دستیابی به اهداف تجاری کمک کند. همچنین مهم است توجه داشته باشید که جستجوی ویژگی‌های خاص در یک شرکت برون سپاری معمولاً زمان و تلاش قابل توجهی را می‌طلبد تا در نهایت بتوانید فرد مناسب را برای استخدام پیدا کنید.
مقالات مرتبط در حوزه استارتاپ: برای تکمیل دانش خودتان در زمینه استارتاپ توصیه می‌کنیم مقالات ویزای استارتاپ کانادا، بیزنس مدل و هوش مصنوعی را در رسانۀ دانشگاه کسب‌وکار حتما مطالعه کنید.
4. مراقب هزینه های اضافی باشید
هدف اصلی از برون سپاری وظایف تجاری این است که کسب و کارها هزینه‌ها را کاهش دهند و بر رشد و توسعه خود تمرکز کنند. به همین دلیل است که باید اطمینان حاصل کنید که آن شریک برون سپاری که انتخاب می‌کنید هزینه اضافی برای خدمات و پیاده سازی‌ها مانند اتصال، ارتباطات، زیرساخت و غیره دریافت نمی‌کند.
بهتر است که قیمت خدمات ثابت باشد و هیچ هزینه اضافی یا پنهانی وجود نداشته باشد که بالاتر از بودجه شما قرار بگیرد. زیرا پس از امضای قرارداد، رفع مشکلاتی که در ابتدا از آنها آگاه نبودید دشوارتر خواهد شد.
5. سطح شایستگی آنها را آزمایش کنید
صرف نظر از اینکه یک شرکت برون سپاری چقدر خوب به نظر می‌رسد، بهترین کار این است که کاملا مطمئن باشید که شریک برونسپاری مناسبی را برای کسب و کار خود انتخاب کرده‌اید. به همین دلیل است که باید شایستگی‌ها را آزمایش کنید و مطمئن شوید که آنها تخصص، تجربه و زیرساخت لازم را برای رفع نیازهای کسب و کار شما دارند.
سعی کنید به عملیات تجاری آنها و روش‌هایی که در حل مسئله اتخاذ می‌کنند دقت کنید. به این ترتیب می‌توانید به بینش نسبتا خوبی درباره شریک تجاری‌تان دست یابید. به این نکته توجه کنید که یافتن ارائه دهنده خدمات برون سپاری آن‌چنان هم که به نظر می‌رسد ساده نیست. بنابراین اگر تصمیمی عجولانه بگیرید، ممکن است با مشکلات بیشتری نسبت به آنچه که با آن شروع کرده‌اید مواجه شوید. در نتیجه بسیار مهم است که یک تحقیق کامل در مورد شریک بالقوه خود انجام دهید و مطمئن شوید که او به وظیفه خود عمل می‌کند.
اصول هدایت برون سپاری موفق
امروزه انجام فرآیندهای برون سپاری موفق رویای هر سازمانی است. با این حال، دستیابی به موفقیت در آن وابستگی زیادی به رابطه صمیمانه مشتری یا ارائه‌دهنده دارد. برای دستیابی به این امر، رعایت اصول زیر ضروری است:
جلب اعتماد طرفین
شرکت برون سپاری و مشتری‌ها باید همیشه با یکدیگر شفاف باشند. بنابراین همه‌ی فرآیندهای آن باید باز و در دسترس باشند؛ این به طور طبیعی باعث ایجاد اعتماد می‌شود. برونسپاری موفق تنها زمانی حاصل می‌شود که یک تلاش مشترک وجود داشته باشد.
برقراری ارتباطات موثر
شرایطی ایجاد کنید تا همه بتوانند نظرات و ایده‌های خود را بدون تعصب یا ترس از قضاوت بیان کرده و یکدیگر را از تحولات خوب یا بد سیستم آگاه کنند. به این ترتیب باید در همه سطوح سازمان شما ارتباط باز و صادقانه وجود داشته باشد.
ارتباطات عالی تضمین می‌کند که همه در یک خط قرار دارند؛ بنابراین می‌توانند به اهداف دست یابند و از مسائل سخت و دشوار عبور کنند.
تعیین اهداف و دستاوردها
ارائه‌دهنده برونسپاری و مشتری باید اهداف واقع‌بینانه‌ای را برای تعیین دستاوردهایی که برای رسیدن به آن تلاش می‌کنند تعیین کنند. به این ترتیب، همه در یک صفحه قرار می‌گیرند و برنامه ها و استراتژی‌های خود را با یکدیگر همسو می‌کنند. توجه داشته باشید که اهداف و مقاصد پروژهها باید قابل سنجش و تعیین باشند؛ بنابراین پیشاپیش در مورد انتظارات خود شفاف باشید.
بررسی و تحلیل
توصیه می‌شود در بازه‌های زمانی کوتاه جلسات رسمی برگزار کنید و به تجزیه و تحلیل شرایط بپردازید. در این جلسات، هر دو طرف می‌توانند در مورد دستاوردها، موانع و شرایط یکدیگر اطلاعاتی داشته باشند و به تحلیل سریع اوضاع بپردازند.
انتظار تا پایان کار قبل از بررسی پیشرفت، بهترین راه برای تنظیم سازمان شما برای شکست است. ارائه‌دهنده باید با مشتری بررسی کند که آیا رویه‌ها یا فرآیندها مطابق با خواسته‌های او هستند یا خیر.
آگاهی بخشی به مشتری
مشتری برونسپاری باید مطمئن شود که در هر مرحله به‌روزرسانی‌ها را دریافت می‌کند (نه تنها برای اینکه با روند کار آشنا شود، بلکه به این علت که همه چیز را در مورد آن بداند) این به کاهش و مدیریت ریسک کمک می‌کند.
در پایان، اگرچه موفقیت یک پروژه برون سپاری توسط مشتری تعیین می‌شود، نتیجه‌ی آن هم بر مشتری و هم بر ارائه دهنده برونسپاری تاثیر می‌گذارد. برون سپاری موفق برای هر دو طرف سودمند است.
مقالات مرتبط در حوزه استارتاپ: برای تکمیل دانش خودتان در زمینه استارتاپ توصیه می‌کنیم مقالات تجارت الکترونیک، پادکست، اختراع و برنامه نویسی را در رسانۀ دانشگاه کسب‌وکار حتما مطالعه کنید.
سخن پایانی
برون سپاری ثابت کرده است که برای شرکت‌هایی که قصد دارند کارمندانی را برای اجرای پروژه‌های خاص استخدام کنند یا کسانی که نمی‌خواهند فرآیندهای استخدامی سختگیرانه برای کارکنان تمام وقت را طی کنند، دستاورد و عملیات بزرگی است. امروزه سازمان‌ها و شرکتهای بسیاری در سراسر جهان به اهمیت و مزایای این فعالیت پی برده‌اند و تلاش کرده‌اند از آن برای موفقیت و پیشرفت بیزینس و کسب و کار خود استفاده کنند.
ما در این مقاله از دانشگاه کسب و کار به تعریفی از فرایند برونسپاری پرداختیم و مزایا، چالش‌ها و اصول اولیه آن را بررسی کردیم. نظر شما درباره برون سپاری چیست؟ آیا تاکنون از آن در کسب و کار خود استفاده کرده‌اید؟ نظرات ارزشمند خود را با ما در میان بگذارید.
