یک روش منظم برای اندازه گیری و بهبود عملکرد کارکنان و سازمان که به عنوان یک ابزار توسعه‌ای مورد استفاده قرار می‌گیرد ارزشیابی یا ارزیابی عملکرد خوانده می‌شود. این روش به مدیران اجازه می‌دهد تا نقاط قوت و ضعف نیروهای خود را بشناسند و با ارائه بازخورد مثبت و تشویق، انگیزه و کارایی آنها را افزایش دهند.
ارزیابی عملکرد روشی است که مدیران سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ از آن برای اندازه‌گیری و ارزش‌گذاری عملکرد و کیفیت کارکنان خود استفاده می‌کنند. این روش باعث می‌شود که محیط کار شفاف‌تر، ارتباط بین کارفرما و کارکنان قوی‌تر و عملکرد شرکت بهتر شود و در سال‌های اخیر توسط بسیاری از صاحبان کسب و کارها و سازمان‌ها برای افزایش میزان عملکرد کارکنان پیاده‌سازی شده است. در این مقاله از مجموعه مقالات دانشگاه کسب و کار می‌خواهیم به موضوع مهم ارزیابی عملکرد بپردازیم و سپس راهکارهای مختلف آن را در کنار هم یاد بگیریم. اگر شما نیز به دانستن این موضوع علاقه‌مند هستید حتماً تا انتهای این مقاله تیم دانشگاه کسب و کار را همراهی کنید.
ارزیابی عملکرد چیست و چرا باید آن را انجام دهیم؟
عملکرد کارکنان سازمان را می‌توان با روشی که ارزیابی عملکرد نام دارد، سنجیده و ارزش گذاری کرد. این روش که گاهی با نام‌های بررسی عملکرد، توسعه شغلی یا ارزیابی کارکنان هم شنیده می‌شود، بخشی از فرایندهای توسعه شغلی است و به صورت منظم عملکرد کارکنان را مورد بررسی قرار می‌دهد. سازمان‌هایی که با تمرکز بر کارکنان خود، برنده شدن از درون شرکت را فرا گرفته‌اند، برای اندازه‌گیری و ارزش گذاری منظم عملکرد کارکنان خود، از فرایندهای سیستماتیک ارزیابی عملکرد استفاده می‌کنند. علاوه بر این، این روش بازخورد دوره‌ای به کارکنان می‌دهد، که باعث می‌شود آنها عملکرد خود را بهتر بشناسند.
ابزار ارزیابی عملکرد برای فراهم کردن فضایی است که کارکنان یک سازمان بتوانند با بهره‌گیری از توانایی‌های خود، اهداف سازمان را به واقعیت تبدیل کنند و عملکرد مطلوبی را در محیط کار ارائه دهند. با نظارت بر عملکرد نیروی کار، سازمان‌ها می‌توانند کارکنان برتر را تشخیص دهند تا مثالی برای دیگران قرار گیرند. همچنین ارزیابی عملکرد به سازمان‌ها کمک می‌کند کارکنان ضعیف را شناسایی و عوامل کم کاری آنها را رفع کنند. به این ترتیب، همه کارکنان قادر خواهند بود عملکرد بهینه خود را نشان دهند.
بررسی دلایل اهمیت این ابزار
سازمان‌ها و شرکت‌هایی که برای ارزیابی عملکرد خود از روشهای مستمر استفاده می‌کنند، در کسب و کار خود موفق‌تر هستند. ارزیابی عملکرد کارکنان و مدیران نه تنها باعث افزایش کارایی آنها می‌شود، بلکه همچنین اگر به طور دوره‌ای انجام شود، انگیزه و تقویت نیروی کار را نیز در پی دارد. جلسات ارزیابی عملکرد، اهداف سازمان را در ذهن تمام افراد شرکت کننده در پروژه‌ها حفظ می‌کند و سبب می‌شود آنهایی که انرژی بالاتری دارند برای دستیابی به این اهداف تلاش کنند.
ارزیابی عملکرد منجر به ایجاد قوت و ساختار پایدار در نیروی انسانی سازمان می‌شود. اگر فرایند ارزیابی با دقت اجرا شود، کارکنان، مدیران و کارشناسان بخش نیروی انسانی نقش خود را بهتر متوجه می‌شوند و می‌توانند بر طبق نقش خود عملکرد بهتری داشته باشند. با استفاده از این سامانه مدیران می‌توانند عملکرد کارکنان را پایش کنند و در صورت بروز هرگونه کاستی، علل آن را پیدا کرده و به حل مشکل بپردازند. ارزیابی عملکرد در واقع یک روش دقیق برای سنجش سهم کارکنان در رسیدن به اهداف سازمان و افزایش کفایت و بازده عملکرد سازمان است. بعضی دیگر از اهداف ارزیابی عملکرد که نشان دهنده اهمیت آن هستند، شامل:
- تشویق کارکنان به عملکرد بهتر: شما باید به کارکنان خود بگویید که چه نتایجی از آنها می‌خواهید. این کار باعث می‌شود که کارکنان انگیزه بیشتری برای دستیابی به استانداردها پیدا کنند.
- توسعه کارکنان و پیشبرد سازمان: ارزیابی عملکرد راهی است که صاحبان کسب و کار می‌توانند از آن برای حمایت از کارکنان خود استفاده کنند تا به آنها در رشد فردی و دستیابی به اهداف کمک کنند.
- حفظ حقوق و وظایف کارکنان و کارفرما: ثبت فرایند ارزیابی عملکرد، منجر به حفظ حقوق و وظایف کارکنان و کارفرما و تعیین مسئولیت هر یک از آنها می‌شود و همچنین در فرایند ترفیع شغلی، هر نوع تبعیض را از بین می‌برد.
مقالات مرتبط در حوزه مدیریت: برای تکمیل دانسته‌های خودتان توصیه می‌کنیم مقالات روانشناسی صنعتی و سازمانی و ماتریس بوستون را حتما مطالعه کنید.
مدیریت عملکرد چیست؟
در واقع مدیریت عملکرد یک فرایند استراتژیک و پویا است که توسط سازمان‌های پیشتاز به کار گرفته می‌شود. این فرایند مدیریتی که بر اساس آخرین تحقیقات توسعه یافته است، انگیزه کارکنان سازمان را بالا می‌برد و خواص زیادی دارد. در دنیای امروز سازمان‌های مدرن باید سامانه‌های خود را به روز کنند تا بتوانند در بازار رقابت برتر باشند. به همین دلیل سامانه‌های مدیریتی سنتی و ثابت دیگر مناسب نیستند و منقضی شده‌اند. زیرا این سامانه‌ها نه تنها باعث بهبود نمی‌شوند، بلکه برخلاف، عملکرد کارکنان را کاهش می‌دهند.
مدیریت عملکرد (Performance Management) همچنین گفته شده است یک دیدگاه استراتژیک و پویا است که با افزایش کارآمدی کارکنان، کارآمدی سازمان را نیز به شدت بهبود می‌بخشد. این دیدگاه در واقع با اجرای سامانه مدیریتی در سازمان، عملکرد کارکنان را سنجش کرده و تقویت می‌کند. مدیران با استفاده از این سامانه، کارکنان را به سوی اهداف مشخص شده راهنمایی کرده و توانایی‌های آنها را بالا می‌برند.
نگاهی به تفاوت ارزیابی عملکرد و مدیریت عملکرد
ارزیابی عملکرد یک فرایند اندازه‌گیری میزان موفقیت یا شکست کارکنان است که بر اساس معیارهای قبلاً تعریف شده از عملکرد آنها صورت می‌گیرد. این فرایند بخشی از مدیریت عملکرد است که به مدیریت کل عملکرد سازمان اشاره دارد. عملکرد کارکنان در فواصل زمانی مشخص ارزیابی می‌شود و معمولاً تغییرات کمتری نسبت به روش مدیریت عملکرد دارد. فرایند ارزیابی عملکرد به این صورت است که در شروع دوره، اهداف سازمان توسط مدیران به کارکنان انتقال داده می‌شود. کارکنان در طول دوره (معمولاً یک سال) هیچ بازخوردی درباره عملکرد خود نمی‌گیرند. در پایان دوره، مقایسه‌ای بین اهداف و عملکرد واقعی کارکنان انجام می‌شود. بنابراین ارزیابی عملکرد با هدف نظارت بر کارکنان در طول دوره و جایزه و جزای آنها در پایان دوره، اجرا می‌شود. در نتیجه توانایی‌های کارکنان در طول دوره ارزیابی عملکرد، هیچ رشد و پیشرفتی نخواهند داشت.
همچنین در مدیریت عملکرد، مدیران دید صحیح و واقع‌بینانه‌ای از عملکرد کارکنان پیدا می‌کنند و به همین خاطر در فاصله‌های زمانی کوچک، بازخوردهای سازنده به آنها می‌دهند و بالطبع بر عملکرد آنها تأثیر مثبت خواهند گذاشت. در ارزیابی عملکرد، کارکنان نقش فعالی ندارند و مدیران هم دید صحیح و کاملی از عملکرد آنها نمی‌گیرند. این باعث می‌شود که ارزیابی عملکرد بهبود و توسعه عملکرد کارکنان را تأمین نکند.
آشنایی با روشهای مختلف ارزیابی عملکرد
شما که با مفهوم ارزیابی عملکرد آشنا شدید، حالا باید با شیوه‌های انجام آن هم آگاه شوید. بسته به نحوه مدیریت منابع انسانی، شیوه‌های مختلفی برای ارزیابی عملکرد وجود دارد. معمولاً سازمان‌ها از ترکیب این شیوه‌ها استفاده می‌کنند تا بتوانند به دیدگاه بدون غرضی رسید. چند نمونه از این شیوه‌های ارزیابی عملکرد را در ادامه برای شما آورده‌ایم. تا انتهای این مقاله تیم دانشگاه کسب و کار را همراهی کنید.
تهیه چک لیست از رویدادهای مختلف
لیست رویدادها و کارها یک فهرست از فعالیت‌هایی است که در طول سال انجام داده‌اید و نتایج مطلوب یا نامطلوب داشته‌اند. شما می‌توانید این لیست را در طول سال پر کنید و زمان ارزیابی عملکرد خود، لیست‌ها را با هم مقایسه کنید و ببینید که آیا دیدگاه‌های مشترکی دارید یا نه!
تهیه یک چک لیست برای توسعه
چگونه مدیران عملکرد شما را با چک‌لیست سنجش می‌کنند؟ مدیران در این روش برای ارزیابی ویژگی‌ها، پیشرفت و مهارت‌های شما از یک چک‌لیست که دارای یک سری عبارات، مهارت‌ها و ویژگی‌های رفتاری است، استفاده می‌کنند. این عبارات، مهارت‌ها و ویژگی‌های رفتاری مانند اخلاق کاری یا کار تیمی هستند که مدیر شما آنها را ارزیابی می‌کند.
روش 360 درجه در ارزیابی عملکرد
با این روش ارزیابی عملکرد، عملکرد شما بر اساس نظرات ناظران مستقیم، همکاران و ناظران از بخش‌های دیگر سنجیده می‌شود. مدیرتان با این روش تمام کارهای شما را، حتی کارهایی که برای حمایت از بخش‌های دیگر انجام داده‌اید، مورد ارزیابی قرار می‌دهد. این روش به شما کمک می‌کند که دید گسترده‌تری به عملکرد کلی خود پیدا کنید. روشهای دیگری نیز برای ارزیابی عملکرد وجود دارند که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت.
مقالات مرتبط در حوزه مدیریت: برای تکمیل دانسته‌های خودتان توصیه می‌کنیم مقالات CRM چیست، مدیریت ارتباط با مشتری و بهترین نرم افزار CRM را حتما مطالعه کنید.
استفاده از مقیاس درجه بندی در ارزیابی عملکرد
یکی از روشهای متداول ارزیابی عملکرد، مقیاس نگاره‌ای است که مدیران از آن برای اندازه‌گیری عملکرد کارکنان استفاده می‌کنند. این روش شبیه گزارش تحصیلی است و از متن یا اعداد منطبق با مقیاس استفاده می‌کند. مدیرتان با توجه به مقیاس، معمولاً ۱ تا ۵، عملکرد شما را رتبه‌بندی می‌کند و سپس نتایج را با شما در میان می‌گذارد.
آشنایی با روش خودارزیابی
این روش از روشهای ارزیابی عملکرد، به شما اجازه می‌دهد که با پاسخ دادن به سؤالات چندگزینه‌ای یا تشریحی، خودتان را مورد بررسی قرار دهید. شما عملکرد کار خود، از جمله موفقیت‌ها، پروژه‌های انجام شده و مسئولیت‌های فراتر از نقشتان را ارزیابی خواهید کرد.
ارزیابی عملکرد چه کاربردهایی دارد؟
در واقع ارزیابی عملکرد برای اهداف مختلفی مورد استفاده قرار می‌گیرد. برخی از کاربردهای مهم ارزیابی عملکرد عبارت‌اند از:
- دادن بازخورد به کارکنان: اگر کارکنان خود را با گزارش کتبی و دقیق از ارزیابی عملکردشان آشنا کنید، نظارت منظم بر عملکرد آنها داشته باشید و در مورد نقاط ضعفشان به آنها هشدار مناسب را بدهید، هیچ یک از کارکنان با تصمیمات مدیریت سازمان مخالفت نخواهند کرد.
- کمک به کارکنان برای خودآموزی و رشد شخصی: ارزیابی عملکرد می‌تواند منبع مهمی از داده‌ها و بازخوردهای مورد نیاز برای یادگیری و توسعه شخصی کارکنان باشد. سرپرستان و مدیران هم می‌توانند از این داده‌ها برای حمایت از کارکنان در مسیر پیشرفتشان بهره ببرند.
- تعیین دقیق‌تر پاداش‌ها: یکی از راه‌های افزایش انگیزه در کارکنان، تقدیر و تشکر از تلاش‌های آنها و معرفی کارکنان برجسته است. این مسئله به ویژه برای کارمندان جوان، انگیزه بسیار مهمی می‌باشد.
- به دست آوردن اطلاعات لازم جهت مدیریت پرسنل: شرکت‌ها می‌توانند از نتایج ارزیابی عملکرد کارکنان برای مدیریت بهتر نیروی انسانی جهت دستیابی به اهداف و مقاصد تعیین شده استفاده کنند. به عنوان نمونه می‌توانند شناسایی کنند که در کدام حالات باید برای بهبود عملکرد کارکنان روی آنها سرمایه‌گذاری کنند و در کدام حالات نیاز به تعویض، تغییر سمت شغلی و یا این که کارمند جدیدی را استخدام کنید.
نکات مهم برای داشتن یک ارزیابی عملکرد موفق به عنوان کارمند
بسیاری از افراد می‌خواهند بدانند که چرا ارزیابی عملکرد مهم است؟ ارزیابی عملکرد مهم است زیرا با تحلیل آن، می‌توان به نتایج بهتری رسید. برای آماده‌سازی این فرایند، باید به مواردی که در ادامه برای شما آورده‌ایم توجه کنید.
از انتقادها استقبال کنید
با رئیس خود رابطه‌ای مثبت داشته باشید و نظرات او را در نظر بگیرید. توانایی پذیرش انتقادات و پیشنهادات سازنده نشان می‌دهد که به تحول و پیشرفت علاقه‌مند هستید. پس از ارزیابی، جزئیات نتایج خود را شامل نقاط قوت یا مسائل مطرح‌شده، ذخیره کنید. به انتقادات سازنده یا بازخوردهای مثبتی که رئیستان به شما داده است، احترام بگذارید. حتماً اسناد را ذخیره کنید تا بتوانید از آنها برای آماده‌سازی ارزیابی عملکرد بعدی خود بهره ببرید.
برای ارزیابی عملکرد لازم است که اهداف روشن باشند
قبل از دیدار با رئیس برای ارزشیابی کار، هدف‌های خود را مشخص کنید. آیا مدارکی هستند که می‌خواهید برای توسعه خود آنها را گرفته باشید؟ و آیا مهارت‌هایی هستند که برای پیشروی لازم است آنها را یاد بگیرید؟ لیستی از هدف‌های خود بسازید و برای دستیابی به آنها تلاش کنید. این هدف‌ها باید با هدف‌های شرکت یا واحد شما سازگار باشند و نشان‌دهنده همخوانی رشد شما و سازمان باشند.
از نقاط ضعف خود آگاه باشید
در فرایند ارزیابی عملکرد، اگر نقاط ضعفتان را بشناسید، می‌توانید بنویسید که چه مهارت‌ها، تخصص یا تجربیاتی را باید ارتقا دهید. یک لیست از زمینه‌هایی که نیاز به پیشرفت دارید بسازید. این لیست به شما و مدیرتان کمک می‌کند تا برنامه رشد موفقی را پیاده‌سازی کنید.
در فرایند ارزیابی عملکرد درباره دستاوردهای خود صحبت کنید
شما باید از دستاوردهای خود در فرایند ارزیابی عملکرد آگاه باشید. باید همه موفقیت‌هایی را که کسب کرده‌اید شرح دهید. اما مدیرتان قطعاً بیشتر قدردانی خواهد کرد اگر بتوانید نشان دهید چگونه این موفقیت‌ها به اهداف شرکت کمک کرده‌اند. وقتی در مورد موفقیت‌هایتان صحبت می‌کنید، باید به طور واضح بفهمید که چگونه به آنها رسیده‌اید و چه نقشی در پیشرفت سازمان داشته‌اند. هر مشکلی را که در راه دستیابی به اهدافتان با آن روبرو شده‌اید نیز ذکر کنید، زیرا باعث می‌شود تا در آینده بیشتر از شما حمایت کنند. هر آموزشی که گذرانده‌اید و گواهی‌نامه‌هایی که به دست آورده‌اید را نیز ذکر کنید.
مقاله‌های جدید درباره ارزیابی عملکرد را مطالعه کنید
بررسی گزارش‌های هفتگی یا ماهانه می‌تواند به شما کمک کند تا نکات مهم عملکرد، مشکلات و موفقیت‌های خود را به خاطر بیاورید. اگر قبلاً در شرکت جلسه ارزیابی عملکرد داشته‌اید، آن را مطالعه کنید تا ببینید شرکت و شما چقدر از زمان ارزیابی قبلی پیشرفت کرده‌اید. اگر یک مجله از ارزشیابی عملکرد در سال گذشته دارید، حتماً آن را نگاه کنید. موضوعات یا الگوهای تکراری را پیدا کنید. سعی کنید دانش یا مهارت‌هایی را که به دست آورده‌اید یا نیاز دارید، پروژه‌هایی که از آنها خوشحال شده‌اید و موقعیت‌های سختی را که رو به رو شده‌اید نشان دهید. به جای اینکه اسناد ارزیابی عملکرد را به تعویق بیندازید، همین حالا شروع به بایگانی کردن آنها کنید. موفقیت‌ها، فعالیت‌ها و چالش‌های خود را در جزئیات ثبت نمایید. این کار باعث می‌شود که جزئیات را در آینده به یاد داشته باشید.
از شرح وظایف خود آگاه باشید
شرح وظایف شما باید نشان دهد که چه مهارت‌ها، وظایف و اهدافی دارید. این مشخصات می‌توانند راهنمایی شما برای آمادگی این فرایند باشند. برای بهبود نتایج ارزیابی عملکردتان، به موفقیت‌های خود و چگونگی پشتیبانی آنها از شرح وظایفتان توجه کنید. اگر قصد دارید در شغل خود پیشرفت کنید، باید مطمئن شوید که شرح وظایفتان در آن سطح نیز کارایی دارد.
مقالات مرتبط در حوزه مدیریت: برای تکمیل دانسته‌های خودتان توصیه می‌کنیم مقالات رشته مدیریت مالی، ماتریس آیزنهاور و کتاب رهبری را حتما مطالعه کنید.
نکات مهم برای انجام موفق یک ارزیابی عملکرد به عنوان مدیر
شاید تجربه کرده باشید که نقد کارکنان درباره کارهایی که طی یک سال انجام داده‌اند یا از دست داده‌اند، کار راحتی نباشد. این کار ممکن است فرد ارزیاب را هم مثل فرد ارزیابی شونده، ناراحت کند. ولی روشهای جدیدی برای ارزیابی عملکرد کارکنان هست که از بروز حس بد میان افراد جلوگیری می‌کند. این حقیقت است که ارزیابی عملکرد کارکنان باید به‌صورت رسمی صورت بگیرد. اما در زمان صحبت درباره اهداف شرکت و شرایط کار، فراهم کردن فضایی آرام ضرورت دارد. چنین اقدامی باعث می‌شود که همه افراد از نتیجه کار خوشحال باشند و هم‌زمان تمام اهداف ارزیابی عملکرد، به‌خوبی برآورده شوند.
اگر اصول درستی را رعایت کنید، ارزیابی عملکرد کارکنان می‌تواند بدون هیچ تنش یا ناراحتی انجام شود. اگر تجربه‌ای در این زمینه ندارید یا می‌خواهید روشهای ساده و مؤثر ارزیابی عملکرد را بیاموزید، پیشنهاد می‌کنم حتماً برای دانستن نکات مفیدی که در ادامه بیان می‌کنیم تیم دانشگاه کسب و کار را همراهی کنید.
خودتان را برای جلسه ارزیابی آماده کنید
جلسات ارزشیابی عملکرد کارکنان نیاز به آمادگی و برنامه‌ریزی مدیر دارند. مدیر نباید بدون داشتن اطلاعات و شواهد کافی وارد این جلسات شود. در واقع مدیر وظیفه دارد که جلسات ارزشیابی عملکرد را رهبری کند و نظرات و پیشنهادات مناسب را در این جلسات ارائه دهد. برای اینکه مدیر در این جلسات به خوبی عمل کند، باید دستور جلسه را بر اساس یادداشت‌های سالانه خود تنظیم کند. همچنین باید فرم خود ارزیابی کارکنان را مورد بررسی قرار دهد و نقاط قوت و ضعف آنها را در ارزیابی نهایی خود لحاظ کند.
باید برای ارزیابی عملکرد کاملاً شفاف باشید
برای ارزشیابی عملکرد کارکنان در محل کار، باید یک ساختار شفاف تعریف شود که تمام مدیران و کارکنان واحدهای مختلف از آن پیروی نمایند. فرم ارزیابی عملکرد یکسانی برای تمام مدیران وجود دارد و باید چند هفته پیش از جلسات برنامه‌ریزی به کارکنان تحویل داده شود تا همه زمان یکسانی برای انجام کارهای خود داشته باشند. همچنین، باید برای تمام کارکنان دعوت‌نامه‌های ملاقات ارسال شود و نباید در زمان و روال ملاقات‌ها تغییر یا تأخیری صورت گیرد! مگر در شرایطی که شرکت نیاز به اقدامات فوری و اورژانسی داشته باشد. به این صورت، همه افراد از رویدادهای آینده خود آگاه می‌شوند و از پروتکل‌های یکسان استفاده می‌کنند.
عملکرد کارکنان خود را در طول سال نیز پیگیری کنید
هنگامی که یک کارمند به اتاق ارزیابی عملکرد می‌رود، نباید با چیزهای غیرمنتظره‌ای روبرو شود. بنابراین، دادن بازخورد درباره عملکرد افراد در طول سال بسیار مهم است. به عنوان نمونه، مدیران نباید ۳ ماه پس از یک اتفاق نامطلوب با فرد مقصر درمورد رفتارش با همکاران صحبت کنند. این کار باعث می‌شود که افراد تصور نادرستی از سبک مدیریتی شما داشته باشند و مهارت‌های مدیریتی شما را مورد شک قرار دهند. زیرا عدم ابراز به‌موقع مسائل، سوءتفاهم‌هایی را در پی دارد. پس، اگر قبل از ارزیابی عملکرد کارکنان با مشکلی روبه‌رو شدید، بهتر است همان زمان موضوع را با کارکنانتان مطرح کنید و یک راه حل برای حل مشکل تعیین کنید. به این صورت، می‌توانید در جلسات بعدی درمورد پیشرفت افراد در زمینه‌هایی که برای بهبود آنها تلاش می‌کنند صحبت کنید یا در جلسات سالانه، علت عدم پیشرفت را از افراد بپرسید.
برای ارزیابی عملکرد موفق اهداف مشخصی برای کارمندان خود در نظر بگیرید
در واقع به منظور آشنایی با اهداف شخصی کارکنانتان، در ابتدای سال باید با هر یک از آنها جلسات مجزا برگزار کنید و برای هر فرد اهداف حرفه‌ای مشخصی را تعریف کنید. به عنوان مثال، اگر در واحد فروش کار می‌کنید، باید اهداف واضحی را برای کارکنان خود ارائه کنید تا بفهمند که به سمت چه هدفی پیش می‌روید. این کار به شما در تعیین سبک نهایی ارزشیابی عملکرد کارکنان کمک می‌کند و پایه‌ای برای ارزیابی عملکرد آنها می‌سازد. شما می‌توانید طی سال بر اساس آنچه که با فرد هماهنگ کرده‌اید، عملکردش را ارزیابی کنید.
جلسه را با گفتن نکته‌ای مثبت به پایان برسانید
هدف شما این است که کارکنانتان با انرژی و کارآمدی بیشتری از اتاق جلسه بیرون بروند. باید نقاط قوت و ضعف را در ارزشیابی خود بیان کنید و راه‌های بهبود عملکردشان را در سال آینده مشخص کنید. به‌خصوص باید اطمینان حاصل کنید که کارکنان احساس می‌کنند که همیشه می‌توانند با شما صحبت کنند و از راهنمایی‌تان استفاده کنند.
در ارزیابی عملکرد از نظر کارمندان خود استفاده کنید
به دلیل اینکه جلسات ارزیابی عملکرد کارکنان فرصتی برای گفت‌وگوی دوسویه است، شما باید از کارمندانتان بخواهید که نظرات خود را درباره روش مدیریت شما ابراز کنند. در این صورت، کارمندان ممکن است به شما چیزهایی را بگویند که از دیدگاهتان پوشیده مانده است. شما می‌توانید در این جلسات از کارکنان سؤال کنید که چه کارهایی از طرف شما باعث بهتر شدن عملکردشان شده است؟ یا ترجیح می‌دهند در آینده چه تغییراتی را برای افزایش عملکرد آنها اعمال کنید؟ با پیاده‌سازی تغییرات مورد نیاز، به کارکنانتان نشان دهید که قدردان نظر آنها هستید.
مقالات مرتبط در حوزه مدیریت: برای تکمیل دانسته‌های خودتان توصیه می‌کنیم مقالات تعریف مدیر، انواع سازمان، اصول مدیریت ژاپنی و رهبری لوین را حتما مطالعه کنید.
قول‌های غیر قابل تحقق را فراموش کنید!
گاهی اوقات مدیران به کارکنانشان وعده‌هایی می‌دهند که عملاً اجرایی نمی‌شوند. این وعده‌ها ممکن است شامل افزایش دستمزد، تغییر در سطح شغلی یا بهبود منافع سازمانی باشند. معمولاً، چنین قول‌هایی نتایج خوبی را به دنبال ندارند. این قول‌ها در جلسه‌های ارزیابی عملکردی که در شرکت تشکیل می‌دهید باعث می‌شود تا کارمندان اعتماد به نفس خود و اعتمادشان نسبت به شما را از دست بدهند. همچنین ممکن است در موقعیت‌های مختلف در جستجوی فرصت‌های شغلی بهتری بگردند. نکته مهم این موضوع این است که مدیران نباید قول‌های غیر قابل تحقق را بدهند. مدیران بهتر است زمانی خبر‌هایی از این قبیل را به کارکنانشان بدهند که به طور رسمی از سوی مدیر عالی‌ترشان تصویب شده باشد.
در جلسه ارزیابی عملکرد درباره تعادل در زندگی صحبت کنید
یکی از راه‌های افزایش رضایت کارکنان، ایجاد تعادل بین زندگی شخصی و حرفه‌ای آنها است. چرا که این کار باعث می‌شود که افراد در طولانی مدت به محل کار خود دید منفی نگیرند. جلسات ارزیابی عملکرد کارکنان، فرصت خوبی است تا با کارکنان درباره این موضوعات گفتگو کنید. این جلسات می‌توانند فرصتی باشند تا درمورد سطح خوشحالی و پیشرفت آینده کارکنان صحبت کنید. به این ترتیب، مدیران می‌توانند برای هر کارمند برنامه‌ای را برای رشد و توسعه‌اش طراحی کنند. حتی اگر این پیشرفت در آینده نزدیک رخ ندهد، داشتن چشم‌اندازی از هدف نهایی، نقطه قوتی برای آینده کارکنان خواهد بود.
رویکرد متقابل را در پیش بگیرید
هنگام ارزیابی عملکرد کارکنان، اگر موردی منفی وجود داشته باشد که قصد دارید درباره‌اش صحبت کنید، سعی کنید که به‌صورت مثبت و تشویق‌کننده عمل کنید. برای این منظور، می‌توانید نگرانی‌های خود را در قالب یک مسئله ارائه کنید و سپس راهکارهایی را برای حل آن به فرد پیشنهاد کنید. به بیان ساده‌تر، کارکنان خود را محکوم نکنید. در عوض، از آنها بپرسید که چطور از نظر شخصی و عاطفی به وضعیت خاصی نگاه می‌کنند.
ارزیابی عملکرد باید مکالمه‌ای دو طرفه باشد
جلسات ارزشیابی عملکرد کارکنان که موفق‌تر هستند، مکالمات باز و دوطرفه‌ای را شامل می‌شوند. شما باید سؤالات متنوعی را مطرح کنید و عباراتی را بکار ببرید که کارمند را تشویق به گفتگو کنند. این روش به شما کمک می‌کند تا فرایند تفکر فرد را بشناسید و با نگرانی‌های وی آگاه شوید.
شروع جلسه بهتر است با لحن مثبت انجام گیرد
یک راه مؤثر برای شروع یک گفت‌وگوی بهینه، این است که با یک نگاه مثبت به عملکرد کارمند اقدام کنید. بسیاری از منابع علمی نشان می‌دهند که افراد دوست ندارند با شنیدن انتقادهای مکرر مواجه شوند و برای نیم ساعت فقط حس منفی داشته باشند. این نوع رفتار باعث می‌شود که کارمندان تمرکز خود را از دست بدهند و به آنچه که مدیران به آنها می‌گویند، گوش ندهند. به همین دلیل، توصیه می‌شود که مدیران با یک سؤال دوستانه، مثلاً چطور سال را پشت سر گذاشتید؟ یا ابراز قدردانی از دستاوردهای آن کارمند، صحبت را آغاز کنند. در صورت وجود هرگونه نقطه ضعف یا ایراد در عملکرد او، بهتر است آن را در قسمت‌های بعدی مکالمه خود مطرح کنند.
مطالبی که در جلسه ارزیابی عملکرد بیان شد را بعداً پیگیری کنید
بعد از اینکه در جلسه برای فرد برنامه‌ای عملی تدارک دیده‌اید، باید به قول خود وفا کنید و پیشرفت وی را هفتگی یا ماهانه پیگیری کنید تا از آن اطمینان حاصل کنید. بدون توجه به میزان فعالیت‌هایی که دارید، باید پس از ارزیابی عملکرد کارکنان، زمان‌هایی را در تقویم خود برای پشتیبانی از پیشرفت کارکنانتان رزرو کنید تا از رعایت این برنامه مطمئن شوید. این کار به کارکنان نشان می‌دهد که پیشرفتشان برای شما مهم است (چیزی که برای موفقیت ضروری است) و آنها را به بهبود عملکردشان تشویق می‌کند.
مقالات مرتبط در حوزه مدیریت: برای تکمیل دانسته‌های خودتان توصیه می‌کنیم مقالات تحلیل ذینفعان، رفتار مدیریتی و مبانی سازمان و مدیریت را حتما مطالعه کنید.
نتیجه نهایی جلسه را با منابع انسانی در میان بگذارید
پس از اینکه کارمند فرم را تکمیل و تأیید کرد، باید نسخه‌ای از آن را به واحد منابع انسانی تحویل دهید تا در پرونده‌های کارکنان ذخیره شود. این کار به واحد منابع انسانی امکان می‌دهد تا داده‌های مربوط به کارمندان را بررسی و الگوهای مشترک را یافته و شناسایی کند. در واقع این کار باعث می‌شود که واحد منابع انسانی بتواند حوزه‌های نقص را تشخیص دهد و راه‌حل‌های مناسب را پیشنهاد دهد. این راه‌حل‌ها ممکن است شامل آموزش‌های تکمیلی یا روشهای مدیریتی جدید باشند.
فرم ارزیابی عملکرد را در اختیار کارمند بگذارید
پس از انجام ارزشیابی عملکرد کارکنان، نسخه‌ای از فرم ارزشیابی را به کارمندان بدهید تا آنها هم بتوانند فرم را بخوانند و در صورت تأیید موضوعات آن، آن را امضا نمایند. سعی کنید افراد را به تهیه یک کپی از این برگه تشویق کنید تا در طول سال و هنگام نیاز، دوباره به موضوعات آن مراجعه کنند.
مقالات مرتبط در حوزه مدیریت: برای تکمیل دانسته‌های خودتان توصیه می‌کنیم مقالات رشته مدیریت بیمه، چرخه عمر پروژه، مدیر موفق و رهبری تحول آفرین را حتما مطالعه کنید.
کلام آخر
خیلی خوشحالیم که تا انتهای این مقاله همراه تیم دانشگاه کسب و کار بودید. همان طور که متوجه شدید ارزشیابی عملکرد یک فرایند اندازه‌گیری عملکرد کارکنان است که بر اساس شاخص‌ها و استانداردهای مشخص شده قبل از شروع دوره ارزیابی صورت می‌گیرد. این فرایند بخشی از مدیریت عملکرد است که به مدیران کمک می‌کند تا عملکرد کارکنان را بهبود بخشند. ارزیابی عملکرد معمولاً یک بار در سال انجام می‌شود و نسبت به مدیریت عملکرد، کمتر پویا و تعاملی می‌باشد. با توجه به رشد دورکاری در سازمان‌های هیبرید، اهمیت ارزیابی عملکرد بالاتر رفته است.
پس از پاسخ به سؤال ارزیابی عملکرد چیست، در کنار هم یاد گرفتیم در فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان، اهداف کارکنان در ابتدای دوره تعیین و در پایان دوره، مقایسه می‌شوند. در طول این دوره، کارکنان بازخورد مناسب و مستمر از عملکرد خود نمی‌گیرند و بنابراین فرصت کافی برای بهبود عملکرد ندارند. به طور خلاصه می‌توان گفت ارزشیابی عملکرد بیشتر با هدف نظارت بر کارکنان در طول دوره و تقسیم پاداش یا جریمه در پایان دوره صورت می‌پذیرد، نه تقویت مهارت‌های آنها و…! به نظر شما انجام ارزیابی عملکرد چه مزیت‌هایی می‌تواند برای سازمان داشته باشد؟
