برنامه ریزی روزانه یکی از واجبات زندگی روزمره شماست. حتماً شما هم تجربه یک روز شلوغ با حجم زیاد کاری که بر سرتان ریخته و نمی‌دانید از کجا شروع کنید را دارید. روزهایی که کارهای منزل، کارهای بیرون، ریزه‌کاری‌های شخصی و برنامه‌هایی که با دوستانتان چیده‌اید به طرز عجیبی در هم گره خورده‌اند. در این مواقع تنها چیزی که مانند یک فرشته نجات به کمک شما می‌آید یک برنامه ریزی روزنه منظم است.
مهم نیست که مدیر یک شرکت باشید، دانشجو یا دانش‌آموز باشید یا به خانه‌داری مشغول باشید. برنامه ریزی روزانه همواره به شما کمک می‌کند تا بتوانید روز خود را با بازدهی بالا و رسیدگی به تمام امور پشت سر بگذارید. این مقاله از دانشگاه کسب و کار را به بررسی تکنیک‌هایی در رابطه با برنامه ریزی روزانه می‌پردازیم. تا انتهای مقاله با ما همراه باشید.
برنامه ریزی روزانه چیست؟
برنامه ریزی روزانه یکی از همان اموری است که از دوران کودکی به ما سفارش شده است. افراد موفق همواره برنامه منظمی برای طی کردن روز خود و انجام امور روزانه داشته‌اند. برنامه ریزی روزانه به شما کمک می‌کند تا با نظم بیشتری پیش بروید و به سازمان‌دهی امور بپردازید.
فرآیند یک برنامه ریزی روزانه دقیق
برنامه ریزی در اصل یک فرآیند فکری است. فرآیندی که شما را برای انجام امور قبل از سررسید آن‌ها آماده می‌کند. شما در هنگام برنامه ریزی روزانه به اموری که در طول روز دارید می‌اندیشید و آن‌ها را یادداشت می‌کنید. سپس نیاز است تا زمان انجام کار را مشخص کنید. در ادامه نوع انجام کار و فردی که باید به انجام آن امور بپردازد نیز برای ما مهم است. همان‌طور که مشاهده می‌کنید برنامه ریزی در اصل یک مهارت مدیریتی است. شما با یک برنامه ریزی روزانه دقیق در اصل امور خود را مدیریت می‌کنید. نتیجه‌ی این مدیریت نظم کاری و بالا بردن بازدهی در روز است؛ تا در ادامه به یک روتین روزانه مشخص برسید.
مثالی از یک برنامه روزانه ساده
برای مثال فردی را در نظر بگیرید که صبح‌ها در ساعت معینی از خواب بیدار می‌شود. دوش می‌گیرد. به پیاده‌روی می‌رود. به خانه برمی‌گردد و پس از صرف صبحانه به محل کار خود می‌رود. هنگام عصر پس از بازگشت به خانه به امور شخصی خود می‌پردازد و شب در ساعت معینی به خواب می‌رود. نکته‌ای که برای داشتن یک روتین روزانه دقیق و کارآمد باید به آن توجه شود ساعات معین برای انجام امور است. به‌طور خاص ساعات معینی برای خواب و بیداری ساعت بیولوژیک بدن شما را تنظیم می‌کند. تنظیم این زمان به شما در بازدهی بالا در طول روز کمک بسزایی می‌کند و باعث می‌شود مدیریت زمان مناسبی داشته باشید.
چرا به یک برنامه ریزی روزانه نیاز داریم؟
یکی از مهم‌ترین مزایای برنامه قدرت مدیریت زمان است. برنامه ریزی روزانه صحیح به شما نحوه‌ی درست مدیریت زمان و تقسیم کار را می‌آموزد. برنامه ریزی فرآیندی به ظاهر ساده اما اساسی برای زندگی شماست. شما با برنامه ریزی روزانه به زندگی خود نظم می‌بخشید. این نظم به شما در پیش برد اهدافتان کمک می‌کند. اینکه شما یک روتین زندگی مشخص داشته باشید و امورتان را با برنامه قبلی پیش ببرید شما را به انسانی موفق در زندگی تبدیل می‌کند. برنامه ریزی کار سختی نیست؛ اما در شروع باید تمام تلاش خود را بکنید. شما در همین لحظه که مشغول خواندن این مقاله هستید می‌توانید یک قلم و کاغذ آماده کنید تا برنامه روزانه خود را یادداشت کنید. سخت‌ترین مرحله برای برنامه ریزی روزانه رعایت اصول آن است. همچنین پیشبردن کارها طبق برنامه نیز مهارتی است که هر کسی از پس آن برنمی‌آید!
مزایای داشتن یک برنامه ریزی روزانه منظم
داشتن آرامش در طول روز و دوری از استرس و اضطراب
با داشتن یک برنامه روزانه منظم دیگر از انباشت کارها و به انجام نرسیدن امور خود دچار اضطراب و استرس نمی‌شوید. شما در یک برنامه ریزی روزانه صحیح زمان مناسب و دقیق را برای انجام هر یک از امور خود در نظر می‌گیرید. همین مسئله به شما کمک می‌کند تا به ترتیب و یک به یک به تمام امور جاری خود برسید.
ایجاد نظم در زندگی و تعیین زمان مناسب برای انجام هر کار
داشتن نظم در زندگی یک راز موفقیت است. شما در یک برنامه روزانه دقیق باید زمان تقریبی مورد نیاز برای انجام هر کار را تخمین بزنید. با این کار می‌توانید زمان بندی دقیقی را برای انجام امور خود در نظر بگیرید. تخمین این زمان‌های تقریبی به روتین روزانه و زندگی شما نظم می‌بخشد. نظم بخشیدن به امور روزمره روحیه شما را در انجام امور بالا می‌برد.
پیش‌بینی درست نحوه‌ی انجام امور روزانه به دور از ایجاد مشکل
برنامه ریزی روزانه دقیق به شما در پیش‌بینی نحوه‌ی انجام امور کمک می‌کند. این پیش‌بینی و تفکر راجع به امور روزانه قبل از به انجام رساندن آن‌ها شما را با مسائل و مشکلات احتمالی زودتر آشنا می‌کند. همین مسئله به شما در مدیریت بهتر بحران‌ها و مشکلات کمک می‌کند.
داشتن زمان کافی طبق برنامه ریزی‌ها برای انجام کارها
توانایی مدیریت زمان از جمله اصولی است که ما در جریان یک برنامه ریزی روزانه موفق به آن نیاز داریم. همچنین پس از مدتی در این کار خبره می‌شوید و می‌توانید به راحتی زمان خود را در طول شبانه روز تقسیم بندی و مدیریت کنید.
بازدهی بالا در طول روز و انجام امور روزانه با کیفیت بالاتر
اینکه شما یک برنامه روزانه منظم و اصولی داشته باشید بازدهی شما را در طول روز بالا می‌برد. نداشتن استرس برای انجام کارها، عدم کمبود زمان و انباشت کارهای نصفه و نیمه اعتماد به نفس شما را بالا می‌برد. همین مسئله منجر به دوری استرس از شما می‌شود. در نتیجه با کیفیت بالاتری به انجام امور می‌پردازید و متوجه می‌شوید که به امور بیشتری در طول بیست و چهار ساعت رسیدگی کرده‌اید.
توانایی مدیریت امور کاری و تفریحی در طول شبانه روز
بدون داشتن یک برنامه زمانی مناسب نمی‌توانید امور کاری و تفریحی خود را به راحتی و درستی هندل کنید. برای مثال ممکن است در یک روز بسیار شلوغ و یا با اهمال کاری مجبور باشید تمام روز را به کار بپردازید، اما باید توجه داشته باشید که در صورت داشتن یک برنامه ریزی روزانه منظم به همه‌ی کارهای خود می‌رسید.
ایجاد تعادل در امور روزانه و دوری از یکنواختی ریتم زندگی
اگر از ریتم تکراری زندگی خود خسته شده‌اید کافی است یک روتین روزانه جذاب برای خود بچینید. البته چیدن یک برنامه روزانه جذاب کافی نیست، برنامه‌ی شما باید قابل اجرا باشد و شما بتوانید طبق آن عمل کنید. سعی کنید در برنامه روزانه خود اموری تفریحی و فعالیت‌های مورد علاقه خود را نیز بگنجانید.
غلبه بر تنبلی و سستی در طول روز
داشت یک برنامه دقیق و کاربردی در طول روز شما را از تنبلی و سستی در طول روز دور می‌کند. اگر روز خود را بدون برنامه خاصی پیش ببرید ممکن است ساعت‌هایی از شبانه روز را به کارهای بیهوده بگذرانید یا به دلیل تنبلی از انجام برخی امور روزانه خود بپرهیزید. داشتن یک برنامه منظم این امکان را به شما می‌دهد که خود را موظف به اجرای امور خود کنید.
مشخصات مهم یک برنامه ریزی روزانه صحیح
حال ببینیم که یک برنامه روزانه دقیق و موفق چه خصوصیاتی دارد. قطعاً برای رسیدن به اهداف یک برنامه ریزی روزانه منظم و رسیدن به فواید آن باید اصولی را رعایت کنید. شاید یک برنامه ریزی شخصی روزانه کار ساده‌ای به نظر برسد اما برای این کار نیاز است تا اصولی را در نظر بگیرید. به مشخصات مهمی که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم توجه کنید.
یک برنامه ریزی روزانه اصولی باید دقیق باشد
یک برنامه صحیح باید دقیق باشد. ساعت مشخص و زمان مورد نیاز برای هر کار را در نظر بگیرید. با دقت امور روزانه خود را پیش‌بینی کنید و زمانی مشخصی برای به انجام رساندن آن‌ها در نظر بگیرید. یک برنامه با زمان‌های نامشخص و حدودی هیچ کمک خاصی به شما نمی‌کند.
اهداف خود را مشخص کنید
برای رسیدن به یک روتین روزانه دقیق و منظم نخست نیاز است تا اهداف خود را مشخص کنید. مشخص کردن اهداف مهم در طول روز شما را در اولویت بندی کارها در طول روز یاری می‌کند. اینکه چه اموری را برای زمان بازدهی بالای خود قرار دهید و آخر شب را به کدام کارها اختصاص دهید. همه‌ی این موارد با تعیین دقیق اهداف بلند مدت و کوتاه مدت شما معین می‌شود.
یک برنامه صحیح باید به‌سادگی قابل اجرا باشد
بله درست است. تنها تهیه و تدوین یک برنامه عجیب و غریب و شلوغ و پیچیده برای روتین روزانه کافی نیست! برنامه شما باید قابل اجرا باشد. همچنین وجود موارد مبهم و نامشخص در یک برنامه ریزی روزانه پسندیده نیست. در یک برنامه ریزی درست شما باید تک تک جزئیات را مشخص کنید، تا بتوانید به‌سادگی و درستی آن را به اجرا برسانید.
یک برنامه ریزی درست باید تعادل داشته باشد
شما در طول روز برنامه‌های مختلفی دارید. اعم از برنامه‌های کاری، تفریحی، دیدار با دوستان و خانواده و بسیاری امور دیگر که باید در طول روز به آن‌ها بپردازید. یکی از ویژگی‌های مهم و مشخصه‌های ضروری یک برنامه اصولی متعادل بودن است. شما باید بتوانید در طول یک روز برنامه‌ها را به صورت متعادل در کنار یکدیگر بچینید. تعادل یعنی روزتان را به درستی و عدالت بین امور مختلف تقسیم کنید.
برنامه ریزی روزانه کاربردی و کارآمد باشد
احتمالاً پس از گذشت مدت زمانی از اجرای برنامه به این نکته پی خواهید برد. اینکه برنامه شما برای روتین زندگی‌تان کاربردی هست یا نه؟ اینکه فواید آن را در طول شبانه روز احساس می‌کنید یا خیر؟ یک برنامه روزانه مناسب برنامه‌ای است که شما را در طول روز خسته نکند. برنامه‌ای که شما را در طول یک روز به انجام تمام امور مهم روزتان برساند. در حالی که تفریحات و امور شخصی خود را نیز در آن گنجانده‌اید.
مراحل تدوین یک برنامه ریزی روزانه اصولی و دقیق؟
برنامه ریزی را در شب قبل انجام دهید
بهتر است برای یک برنامه ریزی دقیق از شب قبل شروع کنید. مخصوصاً اگر هنوز در این کار خبره نشده‌اید و نمی‌دانید چطور کارها را در کنار بچینید قطعاً زمان زیادی از شما می‌گیرد. پس موکول کردن تدوین یک برنامه دقیق و اصولی برای ابتدای صبح صحیح نیست. پس از مدتی که روتین کلی روز و نحوه صحیح تدوین یک برنامه را آموختید می‌توانید در ابتدای روز برنامه خود را بچینید. در هر حال ما به شما برنامه ریزی در شب قبل را توصیه می‌کنیم. این کار آرامش و امنیت خاطر بیشتری را برای شما فراهم می‌کند.
لیست دقیق و کاملی از تمام امور ثابت روزانه خود یادداشت کنید
در ابتدا نیاز دارید تا فهرستی از امور روزمره خود یادداشت کنید. اموری که تقریباً هر روز به آن‌ها مشغول هستید و جزو برنامه ثابت زندگی شما هستند. برای مثال شما ممکن است هر روز به سرکار یا دانشگاه بروید. یا ممکن است هر روز به باشگاه یا پیاده‌روی بروید. این امور مشغله‌های ثابتی هستند که شما دخالتی در آن‌ها ندارید. این امور به‌طور ثابت در برنامه روزانه شما قرار می‌گیرند و شما با محوریت آن‌ها به چیدمان امور دیگر می‌پردازید.
فهرستی از امور مختص به روز بعد را یادداشت کنید
حال نوبت آن می‌رسد که لیست کارهایی که مختص به روز بعد هستند یادداشت کنید. این امور به غیر از امور ثابت روزانه شما می‌باشند. بهتر است نحوه انجام هر یک و زمان تقریبی که برای هر کدام در نظر گرفته‌اید را نیز یادداشت کنید. تا به راحتی بتوانید آن‌ها را میان برنامه‌های ثابت روزانه خود بچینید و به مدیریت درست امورتان بپردازید. این امور می‌توانند از یک خرید ساده باشد تا رفتن به یک مهمانی دوستانه که نیاز است زمانی را برای آن اختصاص دهید.
زمان‌های رفت و آمدتان و پرتی‌ها را تخمین بزنید
برای اینکه یک برنامه دقیق و حساب شده داشته باشید نیاز است تا زمان‌های پرتی خود را تخمین بزنید. برای مثال اگر به دانشگاه یا محل کاری می‌روید ممکن است زمانی از روز خود را در راه باشید. یا اگر به مطب پزشک می‌روید ممکن است زمانی را برای ویزیت پزشک در انتظار باشید. تخمین همه‌ی این زمان‌ها به شما در برنامه ریزی یک فرآیند دقیق روزانه کمک می‌کند. ممکن است در روزهای ابتدای برنامه ریزی تخمین این زمان‌ها برایتان سخت باشد؛ اما به مرور دستتان می‌آید. برای مثال می‌توانید زمان مناسب برای رفت و آمد به محل کارتان که تقریباً یک زمان ثابت است را به‌طور دقیق مشخص کنید.
تایم‌هایی که بازدهی بیشتری دارید را مشخص کنید
این مسئله به خصوص برای افرادی که برای درس خواندن به برنامه ریزی می‌پردازند یا کنکوری هستند بسیار حائز اهمیت است. برای همه‌ی ما زمان‌هایی از روز وجود دارد که بهره‌وری و بازدهی بالایی نسبت به ساعات دیگر داریم. ساعاتی نیز وجود دارند که دچار فرسودگی می‌شویم و کارهایمان را کند و بی حوصله پیش می‌بریم. معمولاً اکثر افراد در تایم‌های صبحگاهی بازدهی بالاتری به خصوص برای یادگیری دارند. برای مثال ما به شما پیشنهاد می‌کنیم که اموری که نیاز به تفکر دارند و یا مباحث مرتبط به یادگیری را به ساعات ابتدایی روز موکول کنید. در هر صورت نیاز دارید تا پس از مدتی این زمان‌های طلایی را بیابید. این به شما کمک می‌کند تا مهم‌ترین و حساس‌ترین امور روز خود را به این تایم‌ها موکول کنید.
کارهایتان را اولویت بندی کنید
برای تدوین یک برنامه مفید و کارآمد نیاز است تا بتوانید کارهایتان را اولویت بندی کنید. حال ببینیم که این اولویت بندی به چه معناست؟ اولویت بندی می‌تواند جنبه‌های مختلفی داشته باشد. برای مثال اموری وجود دارند که برای شما از اولویت زمانی برخوردارند. اموری هستند که از نظر میزان اهمیت برای شما در اولویت هستند. شما حتی باید توانایی اولویت بندی بین اولویت‌های مختلف خود را داشته باشید! این مسئله به شما کمک می‌کند تا بتوانید یک برنامه جامع و مفید بچینید. برنامه‌ای که به شما در پیشبرد بهتر کارها کمک کند و اولویت امور در آن رعایت شده باشد.
برای بازدهی بیشتر کارهای بزرگ را تقسیم بندی کنید
یکی از اموری که در تدوین یک برنامه ریزی روزانه کامل به شما کمک می‌کند تقسیم بندی امور بزرگ است. سعی کنید این کارهای سنگین و طاقت فرسا را در بازه‌های زمانی در طول روز خود پخش کنید. برای مثال اگر در طول یک روز به بازه‌ی زمانی طولانی‌ای برای این کار نیاز دارید سعی کنید کار را در طول روز خود خرد کنید. امور سنگین را به بازه‌های زمانی کوچک‌تری تقسیم کنید و بین آن به امور سبک دیگری بپردازید. با این کار بهره‌وری شما بسیار بالاتر می‌رود.
زمان خواب و بیداری مشخصی داشته باشید
برای اینکه به یک فرد منظم با برنامه روزانه دقیق تبدیل شوید نیاز است تا ساعت بیولوژیک بدن خود را تنظیم کنید. اینکه تایم خواب و بیداری شما دقیق باشد و ساعت خواب منظمی داشته باشید به شما در پیشبرد روتین روزانه کمک می‌کند. کم خوابی، بی‌خوابی یا پرخوابی هر یک به صورتی می‌توانند به شما آسیب بزنند. داشتن خواب کافی در طول شبانه روز یکی از مواردی است که بازدهی و بهره‌وری شما را در طول روز بالا می‌برد. همین مسئله به شما در دقیق و طبق برنامه پیش رفتن یاری می‌کند.
تکنیک‌هایی برای برنامه ریزی روزانه صحیح
برای رسیدن به یک روتین روزانه مناسب و مدیریت زمان تکنیک‌های مختلفی وجود دارد. در ادامه برخی از این تکنیک‌ها را بیان می‌کنیم.
تکنیک مدیریت زمان پومودورو
تکنیک مدیریت زمان پومودورو تکنیکی ساده و در عین حال بسیار کارآمد است. معمولاً تکنیک‌های ساده بسیار بیشتر از پیچیده‌ها طرفدار دارند و کاربردی هستند. با به کارگیری این تکنیک ساده در زندگی اثرات، عمیق آن را احساس خواهید کرد.
فرآیند انجام تکنیک پومودورو
تکنیک مدیریت زمان پومودورو یا همان تکنیک پانزده دقیقه تمرکز کامل فرآیند بسیار ساده‌ای دارد و برای برنامه ریزی روزانه بسیاری موثر است. فرض کنید برای انجام کاری به چندین ساعت زمان نیاز دارید. روش اشتباه در این روند پرداختن آن چند ساعت به صورت مداوم به آن کار است. اما تکنیک مدیریت زمان پومودورو به ما روش کارآمدتر و بهتری را توصیه می‌کند.
مراحل دوره‌ای:
- در روش نیاز است تا زمان خود را به بازه‌های بیست و پنج دقیقه‌ای و پنج دقیقه‌ای به‌طور تناوبی تقسیم کنید و سر هر کدام از این زمان بندی‌ها آلارم هشداری قرار دهید.
- کار خود را شروع کنید و سر بیست و پنج دقیقه با صدای آلارم کار را رها کنید. مهم نیست که وسط کار هستید یا اینکه تا کجا پیش رفته‌اید. رأس همان تایم کار را رها کنید و برای جلوگیری از فراموشی میزان پیشرفت کار را علامت بزنید.
- توجه داشته باشید که در این بیست و پنج دقیقه باید با تمرکز کامل به کار بپردازید. از هر گونه موضوع یا وسیله‌ای که تمرکز شما را به هم میزند دوری کنید.
- در انتهای بیست و پنج دقیقه و به صدا درآمدن آلارم زمان استراحت شماست. پنج دقیقه فرصت دارید تا به‌طور کامل به استراحت بپردازید. از محل کار خود دور شوید. کمی راه بروید. چیزی بخورید یا شبکه‌های اجتماعی خود را چک کنید. البته توصیه ما به شما استراحت با چشمان بسته است. در این پنج دقیقه کاری که انرژی شما را کم کند و چشمانتان را خسته کند انجام ندهید.
- پس از پایان پنج دقیقه و رأس ساعت دوباره به کار بپردازید و بیست و پنج دقیقه کامل دیگر روی کارتان به‌طور کامل تمرکز کنید.
- این فرآیند را از ابتدا تا چهار مرتبه دیگر انجام دهید و در پایان دور چهارم پامادورو به جای پنج دقیقه به پانزده دقیقه استراحت بپردازید.
ما در دانشگاه کسب و کار به شما پیشنهاد می‌کنیم که امتحان این روش جذاب را در برنامه ریزی روزانه خود دست کم نگیرید.
کلام آخر
برنامه ریزی روزانه یکی از مهم‌ترین اصول برای نظم دادن به روتین شبانه روزی شماست. افراد برای نظم دادن به کارها و ایجاد تعادل در روز کاری خود از برنامه ریزی استفاده می‌کنند. برنامه روزانه از استرس و اضطراب شما در جهت عقب افتادن و انباشته شدن کارها می‌کاهد. همچنین یک برنامه دقیق و حساب شده بازدهی شما را در طول روز بالا می‌برد. تکنیک‌های بسیاری برای برنامه ریزی و مدیریت زمان وجود دارند که ما در این مقاله به یکی از آن‌ها اشاره کرده‌ایم. دانشگاه کسب و کار به شما توصیه می‌کند که از فواید تدوین یک برنامه دقیق و اصولی برای روز خود غافل نشوید. کامنت‌های شما را در ارتباط با اصول یک برنامه ریزی روزانه موفق پذیرا هستیم.
